Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira

Ang Department of Child Support Services ("DCSS") ay pinagtibay ang Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng Record na ito alinsunod sa Kabanata 8 ng Administrative Code ng San Francisco. Pinapalitan ng patakarang ito ang lahat ng nakaraang patakaran sa pagpapanatili at pagkasira ng rekord na inisyu ng DCSS. Sinasaklaw ng patakarang ito ang lahat ng mga rekord at dokumento, anuman ang pisikal na anyo o katangian, na ginawa o natanggap ng DCSS kaugnay ng transaksyon ng pampublikong negosyo. Ang layunin ng patakarang ito ay magbigay ng isang sistema para sa pamamahala ng mga talaan ng DCSS, upang ligtas na maimbak at mapanatili ang mga rekord na iyon na kailangang panatilihin, upang sumunod sa lahat ng naaangkop na legal na mga kinakailangan tungkol sa pagpapanatili at pagkasira ng dokumento, at upang tukuyin at magtatag ng mga alituntunin. para sa pagsira ng mga dokumentong iyon na hindi na ginagamit o kung saan ang pagpapanatili ay hindi kinakailangan. 

A. Iskedyul ng Pagpapanatili

Sa ilalim ng batas ng Lungsod at estado, dapat panatilihin ng DCSS ang anumang rekord para sa panahon ng agaran o kasalukuyang utility nito at pagkatapos noon ay maaaring sirain ang rekord maliban kung ang batas ng Lungsod o estado o mga obligasyong kontraktwal ay nag-aatas sa Lungsod na panatilihin ang rekord para sa isang partikular na panahon. Para sa mga layunin ng pagpapanatili at pagsira ng rekord, ang terminong "record" ay tinukoy bilang itinakda sa Seksyon 8.1 ng Administrative Code ng San Francisco tulad ng sumusunod: 

Ang "mga talaan," gaya ng ginamit sa Kabanatang ito, ay nangangahulugang tulad ng papel, libro, litrato, pelikula, · sound recording, mapa, drawing o iba pang dokumento, o anumang kopya nito, na ginawa o natanggap ng DCSS kaugnay ng transaksyon. ng pampublikong negosyo at maaaring pinanatili ng DCSS bilang katibayan ng mga aktibidad ng DCSS, para sa impormasyong nakapaloob dito, o upang protektahan ang mga legal o pinansiyal na karapatan ng Lungsod at County o ng mga taong direktang apektado ng mga aktibidad ng Lungsod at County. 

Ang email at iba pang mga elektronikong materyales ay "mga talaan" para sa mga layunin ng patakaran sa pagpapanatili ng dokumentong ito hanggang sa kung hindi man ay natutugunan nila ang kahulugan ng "mga talaan" sa Seksyon 8.1. Maaaring sirain ng DCSS ang mga dokumento at iba pang materyal na hindi kwalipikado bilang "mga talaan" sa ilalim ng Seksyon 8 .1, kabilang ang mga inilarawan sa ibaba sa Kategorya 4, kapag hindi na kailangan, maliban kung tinukoy sa ilalim ng Patakaran at Iskedyul ng Mga Tala ng DCSS. Dapat na uriin ng DCSS ang lahat ng mga tala sa ilalim ng isa sa sumusunod na apat na kategorya: 

Kategorya 1: Permanenteng Pagpapanatili

Mahahalagang talaan. Ang mga mahahalagang rekord ay mga rekord na kailangan para sa pagpapatuloy ng pamahalaan at sa proteksyon ng mga karapatan at interes ng mga indibidwal. Admin. Code Seksyon 8.9. Ang mga mahahalagang rekord ay dapat na nakaimbak sa parehong paraan tulad ng mga permanenteng talaan: sa pamamagitan ng microfilming ng mga tala o paglalagay sa kanila sa isang optical imaging storage system, paglalagay ng orihinal na pelikula o tape sa isang storage vault na inaprubahan ng Estado, at paghahatid ng isang kopya na inihatid sa DCSS. Admin. Mga Seksyon ng Code 8.9, 8.4. Kabilang sa mga halimbawa ng mahahalagang rekord ang mga sulat at opinyon ng payo, memorandum ng patakaran, mga permit sa gusali, mga lisensya sa negosyo, at mga materyales sa pagpapakahulugan tulad ng mga manwal. 

Kategorya 2: Mga Kasalukuyang Tala

Maaaring uriin ng DCSS bilang kasalukuyang mga talaan ang mga rekord na pinananatili nito sa opisina o pasilidad para sa kaginhawahan ng empleyado, handa na sanggunian, o iba pang mga dahilan. Dapat panatilihin ng DCSS ang mga kasalukuyang talaan gaya ng sumusunod: 

• Kung ang naaangkop na batas ay nagsasaad ng panahon ng pagpapanatili. Dapat panatilihin ng DCSS ang mga kasalukuyang talaan alinsunod sa mga yugto ng panahon na tinukoy sa pederal, estado, o lokal na batas. Kabilang sa mga halimbawa ng mga talaan kung saan tinukoy ng batas ang mga partikular na panahon ng pagpapanatili ay ang Statement of Economic Interest Form 700 (kinakailangan ng California Government Code Section 81009(e)) at mga ulat sa Accident Injury.
   
• Kung ang naaangkop na batas ay hindi nagsasaad ng panahon ng pagpapanatili. Kung hindi tinukoy ng batas ang isang partikular na yugto ng panahon para sa pagpapanatili, ang DCSS ay dapat magpanatili ng mga talaan para sa mga yugto ng panahon na tinukoy sa Iskedyul (Tingnan ang Attachment A). Dapat panatilihin ng DCSS ang mga kasalukuyang talaan sa loob ng hindi bababa sa dalawang taon, bagama't ang mga naturang talaan ay maaaring ituring bilang "mga talaan ng imbakan" at nakaimbak sa labas ng lugar sa panahon ng naaangkop na panahon ng pagpapanatili. Kabilang sa mga halimbawa ng kasalukuyang mga tala ang mga invoice para sa mga pagbili ng mga supply, memorandum ng DCSS, at mga dokumento ng badyet.

Kategorya 3: Mga Tala sa Pag-iimbak

Maaaring uriin ng DCSS ang mga talaan bilang mga talaan ng imbakan at panatilihin ang mga ito sa labas ng lugar. Ang mga rekord na ito ay napapailalim sa parehong mga kinakailangan sa pagpapanatili gaya ng mga kasalukuyang talaan at makikita sa Iskedyul ng Pagpapanatili ng Mga Tala ng DCSS. Inaatasan ng California Department Child Support Services ang lahat ng lokal na ahensya ng suporta sa bata na panatilihin ang Title IV-D closed case records sa loob ng apat na taon at apat na buwan mula sa petsa ng pagsasara ng kaso ayon sa 22CCR 111450, at pag-purge mula sa lahat ng system maliban kung ang kaso ay napapailalim. sa isang bukas na federal o state audit, civil litigation, o isang utos ng hukuman na nagpapahaba sa panahon ng pagpapanatili.

Kategorya 4: Walang Kinakailangang Pagpapanatili

Maaaring uriin ng DCSS ang mga dokumento at iba pang materyal na hindi nakakatugon sa kahulugan ng isang "record" alinsunod sa Administrative Code Section 8.1 bilang mga Kategorya 4 na dokumento. Maliban kung iba ang sinasabi ng naaangkop na batas o ng Iskedyul, maaaring sirain ng DCSS ang mga naturang dokumento at materyales (kabilang ang mga orihinal at duplicate) na hindi na nito kailangan para gumana o magpatuloy sa pagpapatakbo. Kasama sa mga halimbawa ang mga materyales at dokumentong nabuo para sa kaginhawahan ng taong gumagawa ng mga ito, mga draft na dokumento (maliban sa mga draft na napapailalim sa pagbubunyag sa ilalim ng Administrative Code seksyon 67.24(a)) na pinapalitan ng mga kasunod na bersyon o ginawang moot ng aksyon ng DCSS, mga duplicate na kopya na hindi na kailangan, mga slip ng mensahe sa telepono, iba't ibang sulat na hindi nangangailangan ng follow-up o aksyon ng departamento, mga notepad, at mga email na hindi naglalaman ng impormasyon na kailangang panatilihin ng DCSS sa ilalim ng patakarang ito. 

B. Mga Uri ng Talaan

1. Mga Rekord na Hindi Natugunan sa Iskedyul ng Pagpapanatili

Maaaring sirain ng DCSS ang mga rekord at iba pang mga dokumento o materyales na hindi kinakailangang panatilihin ng batas at hindi hayagang tinutugunan sa Iskedyul, sa kondisyon na pinanatili ng DCSS ang mga dokumento para sa mga panahong itinakda para sa mga dokumentong halos kapareho. 

2. Mga Talaang Pangkasaysayan

Ang mga makasaysayang talaan ay mga talaan na hindi na ginagamit ng DCSS, ngunit maaaring may makasaysayang interes o kahalagahan dahil sa kanilang edad o halaga ng pananaliksik. Hindi maaaring sirain ng DCSS ang mga makasaysayang talaan maliban sa alinsunod sa mga pamamaraang itinakda sa Administrative Code Seksyon 8.7.

3. Mga Rekord na May Kaugnayan sa Mga Nakabinbing Claim at Litigation

Ang mga panahon ng pagpapanatili na itinakda sa Iskedyul ay hindi nalalapat sa mga materyal na nauugnay sa isang nakabinbing paghahabol o paglilitis laban sa Lungsod, kahit na ang mga talaan ay karapat-dapat para sa pagkawasak. Kapag nalaman ng DCSS ang pagkakaroon ng isang paghahabol o paglilitis laban sa Lungsod, dapat itong ipaalam sa Opisina ng Abugado ng Lungsod, na pagkatapos ay aabisuhan ang lahat ng apektadong departamento ng Lungsod. Sa kabila ng Iskedyul, dapat panatilihin ng kaukulang mga departamento ang lahat ng mga dokumento at iba pang materyal na may kaugnayan sa paghahabol o paglilitis hanggang sa iulat ng opisina ng Abugado ng Lungsod na ang paghahabol o paglilitis ay sa wakas ay nalutas na. 

4. Mga Backup Tape at Katulad na Archival System

Patakaran ng DCSS na ang mga back-up tape at katulad na mga archival system ay nagsisilbi sa limitadong layunin ng pagbibigay ng paraan ng pagbawi sa mga kaso ng kalamidad, pagkabigo ng sistema ng departamento, o hindi awtorisadong pagtanggal. Hindi magagamit ang mga ito para sa paggamit ng departamento maliban sa mga limitadong sitwasyong ito. Ang mga elektronikong rekord tulad ng mga e-mail na wastong natanggal ng isang empleyado sa ilalim ng patakaran sa pagpapanatili at pagsira ng mga rekord ng departamento ngunit nananatili sa mga back-up na tape o katulad na mga archival system ay kahalintulad sa mga rekord ng papel na ayon sa batas na itinapon ng departamento ngunit maaaring matagpuan sa isang Dumpster na pagmamay-ari ng lungsod. Ni ang Public Records Act o ang Sunshine Ordinance ay hindi nag-aatas sa Lungsod na maghanap sa basurahan para sa naturang mga talaan, papel man o elektroniko.

5. Mga Rekord na May Kaugnayan sa Mga Emergency at Sakuna at Pagbawi sa Gastos

Dapat panatilihin ng DCSS ang lahat ng mga rekord na may kaugnayan sa mga emerhensiya/sakuna at pagbawi ng gastos para sa mga programa at aktibidad ng Federal Emergency Management Agency (FEMA) at California Governor's Office of Emergency Services (CAL OES) na pinamamahalaan ng 44 CFR §13.42. Titulo 44. Ang Seksyon 13.42 ng Kodigo ng mga Pederal na Regulasyon ay nangangailangan ng DCSS na panatilihin ang anumang mga talaan na nagdodokumento ng mga gastos na natamo nito sa pagtugon sa isang emergency o kalamidad sa loob ng tatlong taon. Ang Kodigo ng Mga Regulasyon ng California ay nangangailangan ng DCSS na panatilihin ang lahat ng mga rekord sa pananalapi at programa na may kaugnayan sa gastos o mga paggasta na karapat-dapat para sa tulong pinansyal ng estado sa loob ng tatlong taon (19 CCR§ 2980(e)). Ang tatlong taong panahon ng pagpapanatili ay magsisimula sa petsa na opisyal na isinara ang file ng Project Worksheet sa pamamagitan ng pagtanggap ng sulat ng pagsasara mula sa Estado ng California. Dahil ang mga regulasyon ng estado at pederal ay nagbabago paminsan-minsan, ang Opisina ng Controller ay maglalabas ng mga partikular na panuntunan para sa pagpapanatili ng file sa anumang partikular na sakuna na magpapakita ng pinaka-napapapanahon na mga kinakailangan sa pagpapanatili. 

6. Mga Rekord na May Kaugnayan sa Mga Usaping Pananalapi

Dapat aprubahan ng Opisina ng Kontroler ang pagsira sa lahat ng mga rekord na nauukol sa mga usapin sa pananalapi bago ito sirain ng DCSS. Admin. Code Seksyon 8.3. Sinusuri at inaaprubahan ng Opisina ng Controller ang Iskedyul ng bawat departamento. Maaaring sirain ng mga departamento ang mga dokumentong naaayon sa Iskedyul. Ang DCSS ay dapat kumuha ng pag-apruba mula sa Opisina ng Controller upang sirain ang mga dokumento na nauukol sa mga bagay na pinansyal na hindi kasama sa Iskedyul.

7. Mga Rekord na May Kaugnayan sa Payroll

Dapat aprubahan ng Retirement Board ang pagsira sa lahat ng mga rekord na nauukol sa mga tseke ng payroll, time card, at mga kaugnay na dokumento na iminungkahi para sirain bago sirain ng DCSS ang mga ito. Admin. Code Seksyon 8.3. Sinusuri at inaaprubahan ng Retirement Board ang Iskedyul ng bawat departamento. Maaaring sirain ng DCSS ang mga dokumentong naaayon sa Iskedyul maliban kung hihilingin ng Retirement Board na ipadala sa kanila ang mga dokumento. Ang DCSS ay dapat kumuha ng pag-apruba mula sa Retirement Board upang sirain ang mga dokumento na nauukol sa mga tseke sa payroll, time card, at mga kaugnay na dokumento na hindi kasama sa Iskedyul.

8. Mga Rekord na may Legal na Kahalagahan

Dapat aprubahan ng Opisina ng Abugado ng Lunsod ang pagsira sa lahat ng mga talaan na may legal na kahalagahan na iminungkahi para sirain bago sirain ng DCSS ang mga ito. (Admin. Code Seksyon 8.3). Ang Opisina ng Abugado ng Lungsod ay nagsusuri at nag-aaprubahan sa Iskedyul ng bawat departamento. Maaaring sirain ng mga DCSS ang mga dokumentong naaayon sa Iskedyul. Ang DCSS ay dapat kumuha ng pag-apruba mula sa City Attorney's Office para sirain ang mga dokumentong naglalaman ng legal na kahalagahan na hindi kasama sa Iskedyul.

C. Sistema ng Email 

Hindi tinutupad ng email system ang mga obligasyon sa pagpapanatili ng rekord ng DCSS. Nagbibigay ang DCSS ng email system sa mga empleyado nito bilang isang maginhawa at mahusay na daluyan ng komunikasyon. Gayunpaman, ang email system ay hindi isang daluyan para sa pag-iimbak ng impormasyon o alinman sa mga talaan ng DCSS. Kung ang Iskedyul ng DCSS ay nangangailangan ng pagpapanatili ng isang email mismo, isang attachment sa email, o isang link sa email, maaaring hindi umasa ang DCSS sa email system upang matugunan ang kinakailangan sa pagpapanatili. Dapat matukoy ng kawani ng DCSS patungkol sa bawat email o attachment kung ang Iskedyul ng DCSS ay nangangailangan ng pagpapanatili ng isang partikular na tala. Kung ang Iskedyul ay nangangailangan ng pagpapanatili ng email, ang mga kawani ay dapat na panatilihin ito sa isang form sa labas ng email system (ibig sabihin, na-scan at nai-save sa mga electronic file o iba pang mga storage system na ginagamit ng DCSS) alinsunod sa Iskedyul. Kung ang Iskedyul ay hindi nangangailangan ng pagpapanatili ng email, maaaring tanggalin ito ng staff sa sandaling hindi na ito kinakailangan para sa agarang pagtupad sa mga opisyal na tungkulin o iimbak ito sa ibang lugar hangga't sa tingin ng kawani ay naaangkop. Sa anumang kaso, kung upang matugunan ang mga obligasyon sa pagpapanatili ng mga talaan o para lamang maghatid ng mga pangangailangang administratibo, hindi dapat iimbak ng kawani ang komunikasyon sa email sa email system.

D. Imbakan ng mga Tala 

Ang mga rekord ay maaaring itago sa opisina o kagamitan ng DCSS kung ang mga rekord ay aktibong ginagamit o pinananatili sa opisina para sa kaginhawahan o handa na sanggunian. Ang mga halimbawa ng mga aktibong file na naaangkop na pinananatili sa espasyo ng opisina o kagamitan ng DCSS ay kinabibilangan ng mga aktibong kronolohikal na file, mga file ng pagsasaliksik at sanggunian, mga file ng aktibong paglilitis, mga file na pang-administratibo at mga file ng tauhan. Ang mga hindi aktibong rekord, kung saan ang paggamit o reference ay sapat na nabawasan upang pahintulutan ang pag-alis mula sa opisina o kagamitan ng DCSS, ay maaaring ipadala sa pasilidad ng imbakan sa labas ng lugar ng Lungsod o mapanatili sa pasilidad ng imbakan ng DCSS. 

Ang pag-iimbak ng mga talaan ay nagpapataw ng malaking gastos sa DCSS. Alinsunod dito, ang mga rekord ay dapat na itago lamang kung kinakailangan, at dapat na agad na sirain kapag lumipas na ang naaangkop na panahon ng pagpapanatili at ang mga talaan ay hindi na kailangan.

Tingnan ang nakalakip na dokumento para sa mga pag-apruba.