Chính sách lưu giữ và hủy bỏ
Sở Dịch vụ Hỗ trợ Trẻ em ("DCSS") thông qua Chính sách Lưu giữ và Hủy hồ sơ này theo Chương 8 của Bộ luật Hành chính San Francisco. Chính sách này thay thế tất cả các chính sách lưu giữ và hủy hồ sơ trước đây do DCSS ban hành. Chính sách này bao gồm tất cả các hồ sơ và tài liệu, bất kể hình thức vật lý hoặc đặc điểm, được DCSS tạo ra hoặc nhận được liên quan đến giao dịch công việc công. Mục đích của chính sách này là cung cấp một hệ thống để quản lý hồ sơ của DCSS, lưu trữ và giữ lại an toàn những hồ sơ cần được lưu giữ, tuân thủ tất cả các yêu cầu pháp lý hiện hành liên quan đến việc lưu giữ và hủy tài liệu, và xác định và thiết lập các hướng dẫn để hủy những tài liệu đã lỗi thời hoặc không cần lưu giữ.
A. Lịch trình lưu giữ
Theo luật của Thành phố và tiểu bang, DCSS phải lưu giữ bất kỳ hồ sơ nào trong thời gian sử dụng tức thời hoặc hiện tại và sau đó có thể hủy hồ sơ trừ khi luật của Thành phố hoặc tiểu bang hoặc nghĩa vụ hợp đồng yêu cầu Thành phố phải lưu giữ hồ sơ trong một thời gian cụ thể. Đối với mục đích lưu giữ và hủy hồ sơ, thuật ngữ "hồ sơ" được định nghĩa như quy định trong Mục 8.1 của Bộ luật Hành chính San Francisco như sau:
"Hồ sơ", theo cách sử dụng trong Chương này, có nghĩa là giấy tờ, sách, ảnh, phim, bản ghi âm, bản đồ, bản vẽ hoặc tài liệu khác, hoặc bất kỳ bản sao nào của chúng, được DCSS tạo ra hoặc nhận được liên quan đến giao dịch công việc công và có thể được DCSS lưu giữ làm bằng chứng về các hoạt động của DCSS, để cung cấp thông tin trong đó hoặc để bảo vệ các quyền hợp pháp hoặc tài chính của Thành phố và Quận hoặc của những người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi các hoạt động của Thành phố và Quận.
Email và các tài liệu điện tử khác là "hồ sơ" cho mục đích của chính sách lưu giữ tài liệu này trong phạm vi chúng đáp ứng định nghĩa về "hồ sơ" trong Mục 8.1. DCSS có thể hủy các tài liệu và tài liệu khác không đủ điều kiện là "hồ sơ" theo Mục 8.1, bao gồm các tài liệu được mô tả bên dưới trong Danh mục 4, khi không còn cần thiết nữa, trừ khi được quy định khác theo Chính sách và Biểu hồ sơ của DCSS. DCSS phải phân loại tất cả hồ sơ theo một trong bốn danh mục sau:
Thể loại 1: Giữ lại vĩnh viễn
Hồ sơ thiết yếu. Hồ sơ thiết yếu là hồ sơ cần thiết cho sự liên tục của chính phủ và bảo vệ quyền và lợi ích của cá nhân. Bộ luật Hành chính Mục 8.9. Hồ sơ thiết yếu phải được lưu trữ theo cùng cách như hồ sơ cố định: bằng cách chụp vi phim hồ sơ hoặc đặt chúng vào hệ thống lưu trữ hình ảnh quang học, đặt phim hoặc băng gốc vào kho lưu trữ được Nhà nước phê duyệt và gửi một bản sao đến DCSS. Bộ luật Hành chính Mục 8.9, 8.4. Ví dụ về hồ sơ thiết yếu bao gồm thư tư vấn và ý kiến, biên bản ghi nhớ chính sách, giấy phép xây dựng, giấy phép kinh doanh và tài liệu giải thích như sổ tay hướng dẫn.
Thể loại 2: Hồ sơ hiện tại
DCSS có thể phân loại hồ sơ hiện hành là hồ sơ lưu giữ tại văn phòng hoặc cơ sở để thuận tiện cho nhân viên, tham khảo dễ dàng hoặc các lý do khác. DCSS sẽ lưu giữ hồ sơ hiện hành như sau:
- Khi luật áp dụng quy định thời hạn lưu giữ. DCSS sẽ lưu giữ hồ sơ hiện tại theo thời hạn quy định trong luật liên bang, tiểu bang hoặc địa phương. Ví dụ về hồ sơ mà luật quy định thời hạn lưu giữ cụ thể bao gồm Biểu mẫu Báo cáo Lợi ích Kinh tế 700 (bắt buộc theo Bộ luật Chính quyền California Mục 81009(e)) và Báo cáo Thương tích do Tai nạn.
- Trong trường hợp luật áp dụng không chỉ định thời hạn lưu giữ. Nếu luật không chỉ định thời hạn lưu giữ cụ thể, DCSS sẽ lưu giữ hồ sơ trong thời hạn được chỉ định trong Biểu (Xem Phụ lục A). DCSS sẽ lưu giữ hồ sơ hiện tại trong tối thiểu hai năm, mặc dù hồ sơ đó có thể được coi là "hồ sơ lưu trữ" và được lưu trữ ngoài cơ sở trong thời hạn lưu giữ áp dụng. Ví dụ về hồ sơ hiện tại bao gồm hóa đơn mua vật tư, biên bản ghi nhớ của DCSS và tài liệu ngân sách.
Thể loại 3: Hồ sơ lưu trữ
DCSS có thể phân loại hồ sơ là hồ sơ lưu trữ và lưu giữ chúng ngoài cơ sở. Những hồ sơ này phải tuân theo các yêu cầu lưu giữ giống như hồ sơ hiện tại và được phản ánh trên Biểu lưu giữ hồ sơ của DCSS. Sở Dịch vụ Hỗ trợ Trẻ em California yêu cầu tất cả các cơ quan hỗ trợ trẻ em địa phương phải lưu giữ hồ sơ vụ án đã đóng theo Tiêu đề IV-D trong thời hạn bốn năm và bốn tháng kể từ ngày đóng vụ án theo 22CCR 111450 và xóa khỏi tất cả các hệ thống trừ khi vụ án phải chịu sự kiểm toán liên bang hoặc tiểu bang mở, tố tụng dân sự hoặc lệnh của tòa án kéo dài thời gian lưu giữ.
Thể loại 4: Không cần giữ lại
DCSS có thể phân loại các tài liệu và các tài liệu khác không đáp ứng định nghĩa về "hồ sơ" theo Mục 8.1 của Bộ luật Hành chính là các tài liệu Loại 4. Trừ khi luật hiện hành hoặc Biểu quy định khác, DCSS có thể hủy các tài liệu và tài liệu đó (bao gồm cả bản gốc và bản sao) mà DCSS không còn cần nữa để hoạt động hoặc tiếp tục hoạt động. Các ví dụ bao gồm các tài liệu và tài liệu được tạo ra để thuận tiện cho người tạo ra chúng, các tài liệu dự thảo (trừ các bản thảo phải được tiết lộ theo Mục 67.24(a) của Bộ luật Hành chính) bị thay thế bởi các phiên bản tiếp theo hoặc bị vô hiệu hóa bởi hành động của DCSS, các bản sao trùng lặp không còn cần thiết, các biên lai tin nhắn điện thoại, các thư từ hỗn hợp không yêu cầu theo dõi hoặc hành động của phòng ban, sổ tay và email không chứa thông tin mà DCSS phải lưu giữ theo chính sách này.
B. Các loại hồ sơ
1. Hồ sơ không được đề cập trong Lịch trình lưu giữ
DCSS có thể hủy hồ sơ và các tài liệu hoặc vật liệu khác không bắt buộc phải lưu giữ theo luật định và không được nêu rõ trong Phụ lục, với điều kiện DCSS đã lưu giữ các tài liệu đó trong thời hạn quy định đối với các tài liệu tương tự về cơ bản.
2. Hồ sơ lịch sử
Hồ sơ lịch sử là hồ sơ mà DCSS không còn sử dụng nữa, nhưng có thể có giá trị hoặc ý nghĩa lịch sử vì tuổi đời hoặc giá trị nghiên cứu của chúng. DCSS không được phép hủy hồ sơ lịch sử trừ khi tuân thủ theo các thủ tục được quy định trong Mục 8.7 của Bộ luật Hành chính.
3. Hồ sơ liên quan đến các khiếu nại đang chờ xử lý và kiện tụng
Các thời hạn lưu giữ được nêu trong Biểu không áp dụng cho các tài liệu có liên quan đến khiếu nại hoặc vụ kiện đang chờ xử lý đối với Thành phố, ngay cả khi các hồ sơ đủ điều kiện để hủy. Khi DCSS biết được sự tồn tại của khiếu nại hoặc vụ kiện chống lại Thành phố, họ phải thông báo cho Văn phòng Luật sư Thành phố, sau đó Văn phòng này sẽ thông báo cho tất cả các phòng ban của Thành phố bị ảnh hưởng. Bất chấp Biểu, các phòng ban tương ứng phải lưu giữ tất cả các tài liệu và tài liệu khác liên quan đến khiếu nại hoặc vụ kiện cho đến khi Văn phòng Luật sư Thành phố báo cáo rằng khiếu nại hoặc vụ kiện đã được giải quyết cuối cùng.
4. Băng sao lưu và các hệ thống lưu trữ tương tự
Chính sách của DCSS là băng sao lưu và các hệ thống lưu trữ tương tự phục vụ mục đích hạn chế là cung cấp phương tiện phục hồi trong trường hợp thảm họa, lỗi hệ thống của sở hoặc xóa trái phép. Chúng không có sẵn để sở sử dụng ngoại trừ trong những tình huống hạn chế này. Hồ sơ điện tử như email mà nhân viên đã xóa đúng theo chính sách lưu giữ và hủy hồ sơ của sở nhưng vẫn còn trên băng sao lưu hoặc các hệ thống lưu trữ tương tự tương tự như hồ sơ giấy mà sở đã hợp pháp loại bỏ nhưng có thể được tìm thấy trong thùng rác do Thành phố sở hữu. Đạo luật Hồ sơ Công cộng cũng như Sắc lệnh Ánh dương không yêu cầu Thành phố phải tìm kiếm những hồ sơ như vậy trong thùng rác, dù là hồ sơ giấy hay hồ sơ điện tử.
5. Hồ sơ liên quan đến tình trạng khẩn cấp và thảm họa và phục hồi chi phí
DCSS phải lưu giữ tất cả hồ sơ liên quan đến các trường hợp khẩn cấp/thảm họa và thu hồi chi phí cho các chương trình và hoạt động của Cơ quan Quản lý Tình trạng Khẩn cấp Liên bang (FEMA) và Văn phòng Dịch vụ Khẩn cấp của Thống đốc California (CAL OES) được quản lý bởi 44 CFR §13.42. Tiêu đề 44. Mục 13.42 của Bộ luật Quy định Liên bang yêu cầu DCSS phải lưu giữ mọi hồ sơ ghi lại chi phí mà họ phải chịu để ứng phó với trường hợp khẩn cấp hoặc thảm họa trong ba năm. Bộ luật Quy định của California yêu cầu DCSS phải lưu giữ tất cả hồ sơ tài chính và chương trình liên quan đến chi phí hoặc chi tiêu đủ điều kiện nhận hỗ trợ tài chính của tiểu bang trong ba năm (19 CCR§ 2980(e)). Thời hạn lưu giữ ba năm bắt đầu từ ngày tệp Bảng tính Dự án được chính thức đóng lại khi nhận được thư đóng hồ sơ từ Tiểu bang California. Do các quy định của tiểu bang và liên bang thay đổi theo thời gian, Văn phòng Kiểm soát sẽ ban hành các quy tắc cụ thể về việc lưu giữ hồ sơ đối với bất kỳ thảm họa nào phản ánh các yêu cầu lưu giữ mới nhất.
6. Hồ sơ liên quan đến vấn đề tài chính
Văn phòng Kiểm soát phải chấp thuận việc hủy tất cả hồ sơ liên quan đến các vấn đề tài chính trước khi DCSS hủy chúng. Bộ luật quản lý Mục 8.3. Văn phòng Kiểm soát xem xét và chấp thuận Biểu mẫu của từng phòng ban. Các phòng ban có thể hủy các tài liệu phù hợp với Biểu mẫu. DCSS phải xin chấp thuận từ Văn phòng Kiểm soát để hủy các tài liệu liên quan đến các vấn đề tài chính không nằm trong Biểu mẫu.
7. Hồ sơ liên quan đến bảng lương
Hội đồng Hưu trí phải chấp thuận việc hủy tất cả các hồ sơ liên quan đến séc trả lương, thẻ chấm công và các tài liệu liên quan được đề xuất hủy trước khi DCSS hủy chúng. Bộ luật hành chính Mục 8.3. Hội đồng Hưu trí xem xét và chấp thuận Biểu mẫu của từng phòng ban. DCSS có thể hủy các tài liệu phù hợp với Biểu mẫu trừ khi Hội đồng Hưu trí yêu cầu gửi các tài liệu đó cho họ. DCSS phải xin phép Hội đồng Hưu trí để hủy các tài liệu liên quan đến séc trả lương, thẻ chấm công và các tài liệu liên quan không nằm trong Biểu mẫu.
8. Hồ sơ có ý nghĩa pháp lý
Văn phòng Luật sư Thành phố phải chấp thuận việc hủy tất cả các hồ sơ có ý nghĩa pháp lý được đề xuất hủy trước khi DCSS hủy chúng. (Mục 8.3 của Bộ luật Hành chính). Văn phòng Luật sư Thành phố xem xét và chấp thuận Biểu mẫu của từng phòng ban. DCSS có thể hủy các tài liệu phù hợp với Biểu mẫu. DCSS phải xin chấp thuận từ Văn phòng Luật sư Thành phố để hủy các tài liệu có ý nghĩa pháp lý không nằm trong Biểu mẫu.
C. Hệ thống Email
Hệ thống email không đáp ứng nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ của DCSS. DCSS cung cấp hệ thống email cho nhân viên của mình như một phương tiện giao tiếp thuận tiện và hiệu quả. Tuy nhiên, hệ thống email không phải là phương tiện lưu trữ thông tin hoặc bất kỳ hồ sơ nào của DCSS. Nếu Biểu mẫu của DCSS yêu cầu lưu giữ chính email, tệp đính kèm vào email hoặc liên kết trong email, DCSS không được dựa vào hệ thống email để đáp ứng yêu cầu lưu giữ. Nhân viên DCSS phải xác định xem Biểu mẫu của DCSS có yêu cầu lưu giữ một hồ sơ cụ thể nào đó đối với từng email hoặc tệp đính kèm hay không. Nếu Biểu mẫu yêu cầu lưu giữ email, nhân viên phải lưu giữ email đó ở dạng bên ngoài hệ thống email (tức là quét và lưu vào tệp điện tử hoặc các hệ thống lưu trữ khác do DCSS sử dụng) theo Biểu mẫu. Nếu Biểu mẫu không yêu cầu lưu giữ email, nhân viên có thể xóa email đó ngay khi không còn cần thiết để thực hiện ngay nhiệm vụ chính thức hoặc lưu trữ ở nơi khác trong thời gian mà nhân viên cho là phù hợp. Trong mọi trường hợp, cho dù để đáp ứng nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ hay chỉ để phục vụ nhu cầu hành chính, nhân viên không được lưu trữ thông tin liên lạc qua email trên hệ thống email.
D. Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ có thể được lưu trữ trong không gian văn phòng hoặc thiết bị của DCSS nếu hồ sơ đang được sử dụng tích cực hoặc được lưu giữ trong văn phòng để thuận tiện hoặc dễ tham khảo. Ví dụ về các tệp đang hoạt động được lưu giữ phù hợp trong không gian văn phòng hoặc thiết bị của DCSS bao gồm các tệp theo trình tự thời gian đang hoạt động, các tệp nghiên cứu và tham khảo, các tệp tố tụng đang hoạt động, các tệp hành chính và các tệp nhân sự. Các hồ sơ không hoạt động, đối với những hồ sơ đã giảm việc sử dụng hoặc tham khảo đủ để cho phép loại bỏ khỏi không gian văn phòng hoặc thiết bị của DCSS, có thể được gửi đến cơ sở lưu trữ ngoài khuôn viên của Thành phố hoặc được lưu giữ tại cơ sở lưu trữ của DCSS.
Việc lưu trữ hồ sơ gây ra chi phí đáng kể cho DCSS. Theo đó, hồ sơ chỉ nên được lưu trữ khi cần thiết và phải được hủy ngay khi thời hạn lưu trữ áp dụng đã qua và hồ sơ không còn cần thiết nữa.
Xem tài liệu đính kèm để biết thông tin phê duyệt.