Política de retención y destrucción

El Departamento de Servicios de Manutención Infantil ("DCSS") adopta por la presente esta Política de Retención y Destrucción de Registros de conformidad con el Capítulo 8 del Código Administrativo de San Francisco. Esta política reemplaza todas las políticas de retención y destrucción de registros anteriores emitidas por el DCSS. Esta política cubre todos los registros y documentos, independientemente de su forma física o características, realizados o recibidos por el DCSS en relación con la transacción de negocios públicos. El propósito de esta política es proporcionar un sistema para administrar los registros del DCSS, almacenar y retener de manera segura aquellos registros que deben conservarse, cumplir con todos los requisitos legales aplicables con respecto a la retención y destrucción de documentos e identificar y establecer pautas para la destrucción de aquellos documentos que están obsoletos o para los cuales no se requiere la retención de otra manera. 

A. Programa de retención

Según la ley de la ciudad y del estado, el DCSS debe conservar cualquier registro durante el período de su utilidad inmediata o actual y, a partir de entonces, puede destruir el registro a menos que la ley de la ciudad o del estado o las obligaciones contractuales exijan que la ciudad conserve el registro durante un período específico. A los efectos de la conservación y destrucción de registros, el término "registro" se define como se establece en la Sección 8.1 del Código Administrativo de San Francisco, de la siguiente manera: 

"Registros", como se utiliza en este Capítulo, significará cualquier papel, libro, fotografía, película, grabación de sonido, mapa, dibujo u otro documento, o cualquier copia de los mismos, que haya sido realizado o recibido por DCSS en relación con la transacción de negocios públicos y que pueda haber sido retenido por DCSS como evidencia de las actividades de DCSS, para la información contenida en ellos o para proteger los derechos legales o financieros de la Ciudad y el Condado o de las personas directamente afectadas por las actividades de la Ciudad y el Condado. 

El correo electrónico y otros materiales electrónicos son "registros" a los efectos de esta política de retención de documentos en la medida en que cumplan con la definición de "registros" de la Sección 8.1. El DCSS puede destruir documentos y otros materiales que no califiquen como "registros" según la Sección 8.1, incluidos los que se describen a continuación en la Categoría 4, cuando ya no sean necesarios, a menos que se especifique lo contrario en la Política y el Anexo de Registros del DCSS. El DCSS debe clasificar todos los registros en una de las siguientes cuatro categorías: 

Categoría 1: Retención permanente

Registros esenciales. Los registros esenciales son registros necesarios para la continuidad del gobierno y la protección de los derechos e intereses de las personas. Código Administrativo, Sección 8.9. Los registros esenciales deben almacenarse de la misma manera que los registros permanentes: microfilmándolos o colocándolos en un sistema de almacenamiento de imágenes ópticas, colocando la película o cinta original en una bóveda de almacenamiento aprobada por el Estado y entregando una copia al DCSS. Código Administrativo, Secciones 8.9, 8.4. Algunos ejemplos de registros esenciales incluyen cartas de asesoramiento y opiniones, memorandos de políticas, permisos de construcción, licencias comerciales y materiales interpretativos como manuales. 

Categoría 2: Registros actuales

El DCSS puede clasificar como registros actualizados aquellos registros que conserva en la oficina o instalación para conveniencia de los empleados, referencia rápida u otros motivos. El DCSS conservará los registros actualizados de la siguiente manera: 

• Cuando la ley aplicable especifique un período de retención, el DCSS conservará los registros actuales de acuerdo con los períodos de tiempo especificados en la ley federal, estatal o local. Entre los ejemplos de registros para los que la ley especifica períodos de retención particulares se incluyen el Formulario 700 de Declaración de interés económico (requerido por la Sección 81009(e) del Código de Gobierno de California) y los informes de lesiones por accidente.
   
• Cuando la ley aplicable no especifique un período de retención. Si la ley no especifica un período de tiempo particular para la retención, el DCSS conservará los registros durante los períodos de tiempo especificados en el Anexo (consulte el Anexo A). El DCSS conservará los registros actuales durante un mínimo de dos años, aunque dichos registros pueden tratarse como "registros de almacenamiento" y almacenarse fuera del sitio durante el período de retención aplicable. Algunos ejemplos de registros actuales incluyen facturas de compras de suministros, memorandos del DCSS y documentos presupuestarios.

Categoría 3: Registros de almacenamiento

El DCSS puede clasificar los registros como registros de almacenamiento y conservarlos fuera del sitio. Estos registros están sujetos a los mismos requisitos de retención que los registros actuales y se reflejan en el Programa de retención de registros del DCSS. El Departamento de Servicios de Manutención de Menores de California requiere que todas las agencias locales de manutención de menores mantengan los registros de casos cerrados del Título IV-D durante un período de cuatro años y cuatro meses a partir de la fecha de cierre del caso según 22CCR 111450, y los eliminen de todos los sistemas a menos que el caso esté sujeto a una auditoría federal o estatal abierta, un litigio civil o una orden judicial que extienda el período de retención.

Categoría 4: No se requiere retención

El DCSS puede clasificar documentos y otros materiales que no cumplan con la definición de "registro" de conformidad con la Sección 8.1 del Código Administrativo como documentos de Categoría 4. A menos que la ley aplicable o el Anexo indiquen lo contrario, el DCSS puede destruir dichos documentos y materiales (incluidos los originales y duplicados) que ya no necesite para funcionar o continuar operando. Algunos ejemplos incluyen materiales y documentos generados para la conveniencia de la persona que los genera, borradores de documentos (que no sean borradores sujetos a divulgación según la Sección 67.24(a) del Código Administrativo) que sean reemplazados por versiones posteriores o queden sin efecto por una acción del DCSS, copias duplicadas que ya no sean necesarias, notas de mensajes telefónicos, correspondencia miscelánea que no requiera seguimiento ni acción departamental, cuadernos de notas y correos electrónicos que no contengan información que el DCSS esté obligado a conservar según esta política. 

B. Tipos de registros

1. Registros no contemplados en el programa de conservación

El DCSS puede destruir registros y otros documentos o materiales cuya conservación no esté requerida por ley y que no estén expresamente contemplados en el Anexo, siempre que el DCSS haya conservado los documentos durante los períodos prescritos para documentos sustancialmente similares. 

2. Registros históricos

Los registros históricos son registros que el DCSS ya no utiliza, pero que pueden ser de interés o importancia histórica debido a su antigüedad o valor de investigación. El DCSS no puede destruir registros históricos excepto de conformidad con los procedimientos establecidos en la Sección 8.7 del Código Administrativo.

3. Registros relacionados con reclamaciones y litigios pendientes

Los períodos de retención establecidos en el Anexo no se aplican a los materiales que sean relevantes a un reclamo o litigio pendiente contra la Ciudad, incluso si los registros son elegibles para su destrucción. Una vez que el DCSS tenga conocimiento de la existencia de un reclamo o litigio contra la Ciudad, debe notificar a la Oficina del Procurador de la Ciudad, quien a su vez deberá notificar a todos los departamentos afectados de la Ciudad. No obstante lo dispuesto en el Anexo, los departamentos respectivos deben conservar todos los documentos y otros materiales relacionados con el reclamo o litigio hasta que la oficina del Procurador de la Ciudad informe que el reclamo o litigio se ha resuelto definitivamente. 

4. Cintas de respaldo y sistemas de archivo similares

Será política del DCSS que las cintas de respaldo y sistemas de archivo similares sirvan para el propósito limitado de proporcionar un medio de recuperación en casos de desastre, falla del sistema departamental o eliminación no autorizada. No están disponibles para uso departamental excepto en estas situaciones limitadas. Los registros electrónicos, como los correos electrónicos que un empleado ha eliminado correctamente según la política de retención y destrucción de registros del departamento, pero que permanecen en cintas de respaldo o sistemas de archivo similares, son análogos a los registros en papel que el departamento ha descartado legalmente pero que pueden encontrarse en un contenedor de basura propiedad de la Ciudad. Ni la Ley de Registros Públicos ni la Ordenanza de Transparencia exigen que la Ciudad busque dichos registros en la basura, ya sean en papel o electrónicos.

5. Registros relacionados con emergencias y desastres y recuperación de costos

El DCSS debe conservar todos los registros relacionados con emergencias/desastres y recuperación de costos para los programas y actividades de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA) y la Oficina de Servicios de Emergencia del Gobernador de California (CAL OES) que se rigen por el Título 44 del CFR §13.42. Título 44. La Sección 13.42 del Código de Reglamentos Federales requiere que el DCSS conserve todos los registros que documenten los costos en los que incurre al responder a una emergencia o desastre durante tres años. El Código de Reglamentos de California requiere que el DCSS conserve todos los registros financieros y de programas relacionados con los costos o gastos elegibles para la asistencia financiera estatal durante tres años (19 CCR § 2980(e)). El período de retención de tres años comienza en la fecha en que el archivo de la Hoja de trabajo del proyecto se cierra oficialmente mediante la recepción de una carta de cierre del Estado de California. Debido a que las regulaciones estatales y federales cambian de vez en cuando, la Oficina del Contralor emitirá reglas específicas para la retención de archivos en cualquier desastre determinado que reflejen los requisitos de retención más actualizados. 

6. Registros relacionados con cuestiones financieras

La Oficina del Contralor debe aprobar la destrucción de todos los registros relacionados con asuntos financieros antes de que el DCSS los destruya. Sección 8.3 del Código Administrativo. La Oficina del Contralor revisa y aprueba el Programa de cada departamento. Los departamentos pueden destruir documentos de acuerdo con el Programa. El DCSS debe obtener la aprobación de la Oficina del Contralor para destruir documentos relacionados con asuntos financieros que no estén incluidos en el Programa.

7. Registros relacionados con la nómina

La Junta de Jubilación debe aprobar la destrucción de todos los registros relacionados con cheques de nómina, tarjetas de tiempo y documentos relacionados propuestos para su destrucción antes de que el DCSS los destruya. Sección 8.3 del Código Administrativo. La Junta de Jubilación revisa y aprueba el Programa de cada departamento. El DCSS puede destruir documentos de acuerdo con el Programa a menos que la Junta de Jubilación solicite que se les envíen los documentos. El DCSS debe obtener la aprobación de la Junta de Jubilación para destruir documentos relacionados con cheques de nómina, tarjetas de tiempo y documentos relacionados que no se encuentren dentro del Programa.

8. Registros con significado legal

La Oficina del Fiscal de la Ciudad debe aprobar la destrucción de todos los registros que tengan importancia legal y que se proponga destruir antes de que el DCSS los destruya. (Sección 8.3 del Código Administrativo). La Oficina del Fiscal de la Ciudad revisa y aprueba el Programa de cada departamento. Los DCSS pueden destruir documentos de acuerdo con el Programa. El DCSS debe obtener la aprobación de la Oficina del Fiscal de la Ciudad para destruir documentos que tengan importancia legal y que no estén incluidos en el Programa.

C. Sistema de correo electrónico 

El sistema de correo electrónico no cumple con las obligaciones de retención de registros del DCSS. El DCSS proporciona un sistema de correo electrónico a sus empleados como un medio de comunicación conveniente y eficiente. Sin embargo, el sistema de correo electrónico no es un medio para almacenar información ni ninguno de los registros del DCSS. Si el Anexo del DCSS requiere la retención de un correo electrónico en sí, un archivo adjunto al correo electrónico o un enlace en el correo electrónico, el DCSS no puede confiar en el sistema de correo electrónico para satisfacer el requisito de retención. El personal del DCSS debe determinar con respecto a cada correo electrónico o archivo adjunto si el Anexo del DCSS requiere la retención de un registro en particular. Si el Anexo requiere la retención del correo electrónico, el personal debe retenerlo en un formato fuera del sistema de correo electrónico (es decir, escaneado y guardado en archivos electrónicos u otros sistemas de almacenamiento utilizados por el DCSS) de acuerdo con el Anexo. Si el Anexo no requiere la retención del correo electrónico, el personal puede eliminarlo tan pronto como ya no sea necesario para el cumplimiento inmediato de los deberes oficiales o almacenarlo en otro lugar durante el tiempo que el personal considere apropiado. En cualquier caso, ya sea para satisfacer las obligaciones de retención de registros o simplemente para satisfacer necesidades administrativas, el personal no debe almacenar la comunicación por correo electrónico en el sistema de correo electrónico.

D. Almacenamiento de registros 

Los registros pueden almacenarse en el espacio de oficina o el equipo del DCSS si están en uso activo o se mantienen en la oficina para conveniencia o referencia rápida. Algunos ejemplos de archivos activos que se mantienen adecuadamente en el espacio de oficina o el equipo del DCSS incluyen archivos cronológicos activos, archivos de investigación y referencia, archivos de litigios activos, archivos administrativos y archivos de personal. Los registros inactivos, cuyo uso o referencia ha disminuido lo suficiente como para permitir su remoción del espacio de oficina o el equipo del DCSS, pueden enviarse a la instalación de almacenamiento fuera del sitio de la Ciudad o mantenerse en la instalación de almacenamiento del DCSS. 

El almacenamiento de registros supone costos considerables para el DCSS. Por lo tanto, los registros deben almacenarse solo cuando sea necesario y deben destruirse rápidamente una vez que haya transcurrido el período de retención aplicable y ya no sean necesarios.

Ver documento adjunto para aprobaciones.

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