保留和銷毀政策
兒童扶養服務部 (“DCSS”) 特此根據《舊金山行政法》第 8 章採用本記錄保留和銷毀政策。該政策取代 DCSS 先前發布的所有記錄保留和銷毀政策。本政策涵蓋 DCSS 製作或收到的與公共業務交易有關的所有記錄和文件，無論其物理形式或特徵如何。本政策的目的是提供一個管理 DCSS 記錄的系統，安全儲存和保留需要保留的記錄，遵守有關文件保留和銷毀的所有適用法律要求，並確定和建立指南銷毀那些過時的或不需要保留的文件。
A. 保留時間表
根據市和州法律，DCSS 必須在其立即或當前使用期間保留任何記錄，此後可以銷毀該記錄，除非市或州法律或合約義務要求市在特定期限內保留該記錄。出於記錄保留和銷毀的目的，「記錄」一詞的定義如《舊金山行政法典》第 8.1 條所述：
本章中使用的「記錄」是指 DCSS 製作或收到的與交易相關的紙張、書籍、照片、影片、錄音、地圖、繪圖或其他文件或其任何副本。作為DCSS 活動的證據，以獲取其中包含的信息，或保護市和縣或受市和縣活動直接影響的人員的法律或財務權利。
就本文檔保留政策而言，電子郵件和其他電子資料在符合第 8.1 節中「記錄」定義的範圍內屬於「記錄」。當不再需要時，DCSS 可以銷毀不符合第8 .1 條規定的「記錄」的文件和其他資料，包括下文第4 類中所述的文件和其他資料，除非DCSS 的記錄政策和附表中另有規定。 DCSS 必須將所有記錄分類為以下四個類別之一：
第一類：永久保留
重要記錄。基本記錄是政府連續性和保護個人權益所必需的記錄。行政。代碼第 8.9 節。基本記錄應以與永久記錄相同的方式儲存：對記錄進行縮微膠片或將其放置在光學成像儲存系統上，將原始膠片或磁帶放置在國家批准的儲存庫中，並將副本交付給 DCSS。行政。規範第 8.9、8.4 節。基本記錄的範例包括建議信和意見、政策備忘錄、建築許可證、營業執照以及手冊等解釋資料。
第 2 類：目前記錄
出於員工方便、隨時參考或其他原因，DCSS 可能會將其保留在辦公室或設施中的記錄分類為當前記錄。 DCSS 應保留如下目前記錄：
- 如果適用法律規定了保留期限。 DCSS 應根據聯邦、州或地方法律規定的時間段保留當前記錄。法律規定特定保留期限的記錄範例包括經濟利益表 700（加州政府法典第 81009(e) 條要求）和事故傷害報告。
- 如果適用法律沒有規定保留期限。如果法律沒有規定具體的保留期限，DCSS 應按照附表中規定的期限保留記錄（請參閱附件 A）。 DCSS 應將當前記錄保留至少兩年，儘管此類記錄可能被視為「儲存記錄」並在適用的保留期內異地儲存。目前記錄的範例包括物資採購發票、DCSS 備忘錄和預算文件。
第三類：儲存記錄
DCSS 可以將記錄分類為儲存記錄並保留在異地。這些記錄須遵守與目前記錄相同的保留要求，並反映在 DCSS 記錄保留表中。加州兒童扶養服務部要求所有當地兒童扶養機構根據 22CCR 111450 將 Title IV-D 結案案件記錄保存自結案之日起四年零四個月，並從所有系統中清除，除非案件受到限制公開的聯邦或州審計、民事訴訟或延長保留期限的法院命令。
第 4 類：無需保留
DCSS 可以將不符合《管理法》第 8.1 條規定的「記錄」定義的文件和其他資料分類為第 4 類文件。除非適用法律或附表另有規定，DCSS 可以銷毀其運作或繼續運作不再需要的文件和資料（包括原件和副本）。例如，為方便生成者而產生的材料和文件、被後續版本取代或因 DCSS 行動而變得毫無意義的草稿文件（根據《行政法》第 67.24(a) 條規定須披露的草稿除外）、不再需要的、電話留言單、不需要後續或部門行動的雜項信件、記事本以及不包含DCSS 根據本政策保留的資訊的電子郵件。
B. 記錄類型
1. 保留表中未提及的記錄
DCSS 可以銷毀法律不要求保留且附表中未明確提及的記錄和其他文件或資料，前提是 DCSS 已按照實質上類似文件規定的期限保留這些文件。
2.歷史記載
歷史記錄是 DCSS 不再使用的記錄，但由於其年代或研究價值而可能具有歷史意義或意義。 DCSS 不得銷毀歷史記錄，除非依照《行政法》第 8.7 條規定的程序。
3. 與未決索賠和訴訟相關的記錄
附表中規定的保留期不適用於與針對市政府的未決索賠或訴訟相關的資料，即使這些記錄符合銷毀條件。一旦 DCSS 得知存在針對市政府的索賠或訴訟，它必須通知市檢察官辦公室，然後檢察官辦公室應通知所有受影響的市政府部門。儘管有附表，各部門必須保留與索賠或訴訟相關的所有文件和其他資料，直到市檢察官辦公室報告索賠或訴訟最終解決為止。
4. 備份磁帶和類似的檔案系統
DCSS 的政策是，備份磁帶和類似的檔案系統僅用於在發生災難、部門系統故障或未經授權的刪除時提供復原手段的有限目的。除這些有限情況外，它們不可供部門使用。員工根據部門的記錄保留和銷毀政策正確刪除但仍保留在備份磁帶或類似檔案系統上的電子記錄（例如電子郵件）類似於部門合法丟棄的紙本記錄，但可能會在城市擁有的垃圾箱。 《公共記錄法》和《陽光條例》都沒有要求市政府在垃圾中搜查此類記錄，無論是紙本或電子記錄。
5. 與緊急情況、災難和成本回收有關的記錄
DCSS 必須保留與聯邦緊急事務管理局 (FEMA) 和加州州長緊急服務辦公室 (CAL OES) 受 44 CFR §13.42 管轄的計劃和活動的緊急情況/災難和成本回收相關的所有記錄。第 44 章。加州法規要求 DCSS 將與符合州財政援助資格的成本或支出相關的所有財務和計劃記錄保留三年 (19 CCR§ 2980(e))。三年保留期自計畫工作表文件收到加州的結案信正式結案之日起算。由於州和聯邦法規會不時發生變化，財務總監辦公室將針對任何特定災難發布文件保留的具體規則，以反映最新的保留要求。
6. 與財務事項有關的記錄
在 DCSS 銷毀所有與財務事項有關的記錄之前，必須獲得主計長辦公室的批准。行政。代碼第 8.3 節。主計長辦公室審查並批准每個部門的時間表。各部門可以依附表銷毀文件。 DCSS 必須獲得主計長辦公室的批准才能銷毀與不屬於附表範圍內的財務事項有關的文件。
7. 與薪資相關的記錄
在 DCSS 銷毀之前，退休委員會必須批准銷毀與薪資支票、考勤卡和擬銷毀的相關文件有關的所有記錄。行政。代碼第 8.3 節。退休委員會審查並批准每個部門的時間表。 DCSS 可以銷毀符合附表的文件，除非退休委員會要求將文件發送給他們。 DCSS 必須獲得退休委員會的批准才能銷毀與薪資支票、考勤卡以及不屬於附表範圍內的相關文件有關的文件。
8. 具有法律意義的記錄
在 DCSS 銷毀所有具有法律意義的記錄之前，市檢察官辦公室必須批准銷毀這些記錄。 （管理規範第 8.3 節）。市檢察官辦公室審查並批准各部門的時間表。 DCSS 可以銷毀符合附表的文件。 DCSS 必須獲得市檢察官辦公室的批准才能銷毀包含不屬於附表範圍內的具有法律意義的文件。
C、電子郵件系統
電子郵件系統不履行 DCSS 的記錄保留義務。 DCSS 為其員工提供電子郵件系統，作為便利且有效率的溝通媒介。但是，電子郵件系統不是儲存資訊或任何 DCSS 記錄的媒體。如果 DCSS 的時間表要求保留電子郵件本身、電子郵件的附件或電子郵件中的鏈接，則 DCSS 可能不會依賴電子郵件系統來滿足保留要求。 DCSS 工作人員必須針對每封電子郵件或附件確定 DCSS 的時間表是否要求保留特定記錄。如果附表要求保留電子郵件，工作人員必須根據附表以電子郵件系統以外的形式保留該電子郵件（即掃描並保存到電子文件或 DCSS 使用的其他儲存系統）。如果時間表不要求保留電子郵件，工作人員可以在立即履行公務不再需要時立即將其刪除，或者在工作人員認為適當的情況下將其儲存在其他地方。無論如何，無論是為了履行記錄保留義務還是僅僅為了滿足管理需要，工作人員都不得將電子郵件通訊儲存在電子郵件系統上。
D. 記錄的存儲
如果記錄正在使用中，或為了方便或隨時參考而保存在辦公室中，則記錄可以儲存在 DCSS 的辦公空間或設備中。在 DCSS 的辦公空間或設備中適當維護的活動文件的範例包括按時間順序排列的活動文件、研究和參考文件、活動訴訟文件、行政文件和人事文件。對於使用或引用已充分減少以允許從 DCSS 辦公空間或設備中移除的不活動記錄，可以將其發送至市外儲存設施或保存在 DCSS 的儲存設施中。
記錄的儲存為 DCSS 帶來了相當大的成本。因此，記錄應僅在必要時保存，一旦超過適用的保質期且不再需要記錄，應立即銷毀。
請參閱隨附的核准文件。