Iskedyul ng Pagpapanatili at Pagsira ng mga Rekord – Tanggapan ng Kalihim ng Lupon
Inaprubahan ng Lupon ng mga Superbisor noong Abril 29, 2014 (Mosyon M14-077)
Ang mga sumusunod na Iskedyul ng Pagpapanatili at Pagsira ng mga Rekord para sa Tanggapan ng Klerk ng mga ahensya ng Lupon ay ibinibigay alinsunod sa Kabanata 8 ng Kodigo Administratif ng San Francisco §8.3, na nag-aatas sa bawat pinuno ng departamento na bumuo ng isang nakasulat na patakaran na nagtatakda ng isang nakasulat na iskedyul para sa sistematikong pagpapanatili at pagsira ng mga rekord ng departamento. Ang patakarang ito ay napapanahon at pumapalit sa lahat ng nakaraang mga patakaran sa pagpapanatili at pagsira ng mga rekord na inisyu ng Tanggapan ng Klerk ng Lupon, at sumasaklaw sa lahat ng mga rekord at dokumento, anuman ang pisikal na anyo o mga katangian, na ginawa o natanggap ng Tanggapan ng Klerk kaugnay ng transaksyon ng pampublikong gawain.
MGA ISKEDYUL NG PAGTITIPID AT PAGSIRA NG MGA REKORD
- Tanggapan ng Kalihim ng Komisyon sa Pagbuo ng Lupon at Lokal na Ahensya (LAFCO)
- Lupon ng Apelasyon sa Pagtatasa (AAB)
- Sunshine Ordinance Task Force (SOTF)
- Komisyon ng Kabataan (YC)
MGA RECORD NA TINIYAK
Para sa mga layunin ng pagpapanatili at pagsira ng rekord, ang terminong "rekord" ay binibigyang kahulugan gaya ng nakasaad sa Administrative Code §8.1, at kabilang dito ang anumang papel, libro, litrato, pelikula, sound recording, mapa, drowing o iba pang dokumento, o anumang kopya nito, na ginawa o natanggap ng departamento kaugnay ng transaksyon ng pampublikong negosyo at maaaring itinago ng departamento bilang 1) ebidensya ng mga aktibidad ng departamento, 2) para sa impormasyong nakapaloob dito, o 3) upang protektahan ang mga legal o pinansyal na karapatan ng Lungsod at County ng San Francisco o ng mga taong direktang apektado ng mga aktibidad ng Lungsod at County. Ang mga dokumento at iba pang materyales na hindi bumubuo ng "mga rekord" sa ilalim ng seksyong iyon, kabilang ang mga inilarawan sa ibaba, ay maaaring sirain kapag hindi na kailangan, maliban kung tinukoy.
Ang mga dokumento at iba pang materyales (kabilang ang mga orihinal at duplikado) na hindi naman kinakailangang panatilihin, ay hindi kinakailangan para sa paggana o pagpapatuloy ng Tanggapan ng Klerk ng Lupon, at walang legal na kahalagahan ay maaaring sirain kapag hindi na kailangan. Kabilang sa mga halimbawa ang mga materyales at dokumentong nabuo para sa kaginhawahan ng taong bubuo ng mga ito, mga draft na dokumento (maliban sa ilang mga kontrata at batas) na napalitan na ng mga kasunod na bersyon o ginawang walang saysay ng aksyon ng Tanggapan ng Klerk, at mga duplikadong kopya ng mga rekord na hindi na kailangan. Kabilang sa mga partikular na halimbawa ang mga message slip sa telepono, iba't ibang sulat na hindi nangangailangan ng atensyon o aksyon ng departamento, mga notepad, at mga peryodiko o publikasyon na walang makasaysayang kahalagahan (Pinagmulan: Gabay sa Mabuting Pamahalaan ).
MGA TAGAL NG PAG-IINGAT NG MGA RECORD
Alinsunod sa Administrative Code §8.3, ang mga kasalukuyang rekord at mga rekord na nakaimbak na wala pang limang taong gulang ay maaaring sirain o itapon kung ang kanilang pagkasira o iba pang pagtatapon sa loob ng mas maikling panahon ay hindi makakasama sa Lungsod at County o makakasira sa anumang pampublikong layunin at kung ang isang tiyak na paglalarawan ng mga naturang rekord at ang panahon ng pagpapanatili na naaangkop sa mga ito ay nakasaad sa isang iskedyul para sa sistematikong pagpapanatili at pagkasira ng mga rekord na inihanda ng pinuno ng departamento, inaprubahan ng Mayor o ng itinalaga ng Mayor, o ng lupon o komisyon na kinauukulan, at inaprubahan ng Abugado ng Lungsod tungkol sa mga rekord na may legal na kahalagahan, ng Controller tungkol sa mga rekord na may kaugnayan sa mga bagay na pinansyal, ng Retirement Board tungkol sa mga time roll, time card, payroll check at mga kaugnay na bagay.
Maaaring piliin ng departamento at mga ahensya na panatilihin ang mga rekord nang mas matagal na panahon kung sa tingin nila ay mahalaga at naaangkop sa takbo ng pampublikong gawain.
MGA KLASIPIKASYON NG MGA RECORD
Ang "mga kasalukuyang rekord" ay mga rekord na para sa kaginhawahan, madaling magamit, o iba pang dahilan ay itinatago sa espasyo ng opisina at kagamitan ng sangkot na departamento.
Ang "mga rekord ng imbakan" ay mga rekord na hindi kailangang itago sa espasyo ng opisina at kagamitan ng sangkot na departamento, ngunit dapat, o dapat, maingat na pangalagaan nang pansamantala o permanente sa mga pasilidad ng isang sentro ng mga rekord, gaya ng tinukoy sa sumusunod na seksyon.
Ang "mga permanenteng rekord" o mahahalagang rekord ay mga rekord na hinihiling ng batas na permanenteng itago. Maliban kung may ibang hinihiling ang batas o regulasyon, ang mga permanenteng rekord ay dapat iimbak sa pamamagitan ng pag-microfilm sa mga rekord na papel o paglalagay ng mga ito sa isang optical imaging storage system, paglalagay ng orihinal na film o tape sa isang storage vault na inaprubahan ng Estado at paghahatid ng isang kopya sa departamento. Ang mga rekord na papel ay maaaring sirain.
Para sa karagdagang impormasyon na may kinalaman sa mga klasipikasyon ng mga rekord, mangyaring sumangguni sa Administrative Code §8.4 at §8.9.