Lịch trình lưu giữ và hủy bỏ hồ sơ

Lịch trình lưu giữ và hủy bỏ hồ sơ – Văn phòng Thư ký Hội đồng

Được Hội đồng Giám sát thông qua ngày 29 tháng 4 năm 2014 (Nghị quyết M14-077)

Các Lịch trình Lưu giữ và Hủy bỏ Hồ sơ sau đây dành cho các cơ quan thuộc Văn phòng Thư ký Hội đồng được cung cấp theo Chương 8 của Bộ luật Hành chính San Francisco §8.3, yêu cầu mỗi người đứng đầu bộ phận phải xây dựng một chính sách bằng văn bản quy định lịch trình lưu giữ và hủy bỏ hồ sơ một cách có hệ thống của bộ phận đó. Chính sách này hiện hành và thay thế tất cả các chính sách lưu giữ và hủy bỏ hồ sơ trước đây do Văn phòng Thư ký Hội đồng ban hành, và bao gồm tất cả các hồ sơ và tài liệu, bất kể hình thức hoặc đặc điểm vật lý, được tạo ra hoặc nhận được bởi Văn phòng Thư ký liên quan đến việc thực hiện công việc công.

LỊCH TRÌNH LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ HỒ SƠ

CÁC BẢN GHI ĐƯỢC ĐỊNH NGHĨA

Để phục vụ mục đích lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ, thuật ngữ "hồ sơ" được định nghĩa như quy định tại Điều 8.1 của Bộ luật Hành chính, bao gồm bất kỳ giấy tờ, sách, ảnh chụp, phim, bản ghi âm, bản đồ, bản vẽ hoặc tài liệu nào khác, hoặc bất kỳ bản sao nào của chúng, được tạo ra hoặc nhận được bởi bộ phận liên quan đến việc thực hiện công việc công cộng và có thể được bộ phận lưu giữ với mục đích 1) làm bằng chứng về các hoạt động của bộ phận, 2) vì thông tin chứa trong đó, hoặc 3) để bảo vệ các quyền pháp lý hoặc tài chính của Thành phố và Quận San Francisco hoặc của những người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi các hoạt động của Thành phố và Quận. Các tài liệu và vật liệu khác không cấu thành "hồ sơ" theo điều khoản đó, bao gồm cả những tài liệu được mô tả bên dưới, có thể bị tiêu hủy khi không còn cần thiết, trừ khi có quy định khác.

Các tài liệu và vật liệu khác (bao gồm bản gốc và bản sao) mà không bắt buộc phải lưu giữ, không cần thiết cho hoạt động hoặc sự liên tục của Văn phòng Thư ký Hội đồng, và không có ý nghĩa pháp lý có thể bị tiêu hủy khi không còn cần thiết. Ví dụ bao gồm các tài liệu và văn bản được tạo ra để thuận tiện cho người tạo ra chúng, các bản dự thảo (ngoại trừ một số hợp đồng và luật) đã bị thay thế bởi các phiên bản sau đó hoặc bị Văn phòng Thư ký bác bỏ, và các bản sao hồ sơ không còn cần thiết. Các ví dụ cụ thể bao gồm phiếu ghi chú điện thoại, thư từ linh tinh không cần sự chú ý hoặc hành động của bộ phận, sổ tay và các tạp chí hoặc ấn phẩm không có ý nghĩa lịch sử (Nguồn: Hướng dẫn Quản trị Tốt ).

THỜI GIAN LƯU TRỮ HỒ SƠ

Theo Điều 8.3 của Quy chế Hành chính, các hồ sơ hiện hành và hồ sơ lưu trữ có thời hạn dưới năm năm có thể bị tiêu hủy hoặc xử lý theo cách khác nếu việc tiêu hủy hoặc xử lý đó trong thời gian ngắn hơn không gây bất lợi cho Thành phố và Quận hoặc làm thất bại bất kỳ mục đích công cộng nào và nếu mô tả cụ thể về các hồ sơ đó và thời hạn lưu giữ áp dụng cho chúng được nêu rõ trong lịch trình lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ một cách có hệ thống do người đứng đầu bộ phận lập ra, được Thị trưởng hoặc người được Thị trưởng ủy quyền, hoặc hội đồng hoặc ủy ban có liên quan phê duyệt, và được Luật sư Thành phố phê duyệt đối với các hồ sơ có ý nghĩa pháp lý, được Kiểm toán viên phê duyệt đối với các hồ sơ liên quan đến vấn đề tài chính, được Hội đồng Hưu trí phê duyệt đối với bảng chấm công, thẻ chấm công, phiếu lương và các vấn đề liên quan.

Các bộ phận và cơ quan có thể lựa chọn lưu giữ hồ sơ trong thời gian dài hơn nếu thấy cần thiết và phù hợp với hoạt động công vụ.

PHÂN LOẠI HỒ SƠ

"Hồ sơ hiện hành" là những hồ sơ được lưu giữ trong văn phòng và thiết bị của bộ phận liên quan vì lý do thuận tiện, để dễ dàng tra cứu hoặc vì lý do khác.

"Hồ sơ lưu trữ" là những hồ sơ không cần phải được lưu giữ trong văn phòng và thiết bị của bộ phận liên quan, nhưng phải được hoặc nên được bảo quản cẩn thận trong một thời gian hoặc vĩnh viễn tại trung tâm lưu trữ hồ sơ, như được quy định trong phần tiếp theo.

"Hồ sơ vĩnh viễn" hay hồ sơ thiết yếu là những hồ sơ mà pháp luật yêu cầu phải được lưu giữ vĩnh viễn. Trừ khi pháp luật hoặc quy định có quy định khác, hồ sơ vĩnh viễn phải được lưu trữ bằng cách sao chụp vi phim các hồ sơ giấy hoặc đưa chúng vào hệ thống lưu trữ hình ảnh quang học, đặt bản phim hoặc băng gốc vào kho lưu trữ được Nhà nước phê duyệt và giao một bản sao cho cơ quan có thẩm quyền. Sau đó, các hồ sơ giấy có thể được tiêu hủy.

Để biết thêm thông tin liên quan đến phân loại hồ sơ, vui lòng tham khảo Quy chế hành chính §8.4 & §8.9.