檔案保存與銷毀時間表 – 董事會書記官辦公室
經監事會於2014年4月29日批准（動議M14-077）
以下為舊金山行政法規第8章第8.3條所規定的委員會書記官辦公室下屬機構的檔案保存和銷毀時間表。該條款要求各部門負責人制定書面政策，明確規定部門檔案的系統性保存和銷毀時間表。本政策現行有效，取代委員會書記官辦公室先前發布的所有檔案保存和銷毀政策，涵蓋書記官辦公室在處理公共事務過程中製作或接收的所有檔案和文件，無論其物理形式或特徵如何。
檔案保存和銷毀計劃
已定義的記錄
就記錄保存和銷毀而言，「記錄」一詞的定義請參閱《行政法規》第8.1條，包括任何紙本文件、書籍、照片、膠片、錄音、地圖、圖紙或其他文件，或其任何副本，只要是部門在處理公共事務過程中製作或收到的，並且部門可能出於以下目的保留這些文件：1）作為部門活動的證據；2）用於獲取其中包含的信息；或3）用於保護舊金山市和縣或受舊金山市和縣活動直接影響的個人的合法權益或經濟利益。除另有規定外，不屬於該條所指「記錄」的文件和其他資料（包括下文所述的材料）在不再需要時可以銷毀。
無需另行保存、對董事會書記官辦公室的運作或持續性並非必要、且不具有法律意義的文件和其他資料（包括原件和副本），在不再需要時可以銷毀。例如，為方便起見而製作的材料和文件、已被後續版本取代或因書記官辦公室的行動而失效的文件草稿（某些合約和立法除外），以及不再需要的記錄副本。具體範例包括電話留言單、無需部門關注或處理的各種信函、便箋簿以及不具有歷史意義的期刊或出版物（資料來源： 《良好政府指南》）。
記錄保存期限
根據行政法規第 8.3條，如果銷毀或以其他方式處置五年以內的現有記錄和存儲記錄不會對市縣造成損害或妨礙任何公共目的，並且如果由部門負責人編制、經市長或市長指定人員或相關委員會批准、並經市律師批准（針對具有法律意義的記錄）、經審計長批准（針對與財務事項、考勤記錄）、經費委員會記錄（針對考勤記錄委員會記錄）。
部門和機構可根據自身情況，選擇將記錄保留更長時間，只要他們認為這些記錄與公共事務相關且適用。
檔案分類
「現行記錄」是指為了方便查閱或其他原因而保存在相關部門辦公室和設備中的記錄。
「儲存記錄」是指不必保留在相關部門的辦公室和設備中的記錄，但必須或應按照以下章節的規定，謹慎地在檔案中心的設施中保存一段時間或永久保存。
「永久記錄」或重要記錄是指法律要求永久保存的記錄。除非法律或法規另有規定，永久記錄應以縮微膠片或光學影像儲存系統的形式保存，並將原始膠片或磁帶存放於州政府批准的保險庫中，同時向相關部門提交一份副本。紙本記錄隨後即可銷毀。
有關記錄分類的更多信息，請參閱行政法規第 8.4 節和第 8.9 節。