Programa de conservación y destrucción de registros – Oficina del Secretario de la Junta
Aprobado por la Junta de Supervisores el 29 de abril de 2014 (Moción M14-077)
Los siguientes Calendarios de Retención y Destrucción de Registros para las agencias de la Oficina del Secretario de la Junta se proporcionan de conformidad con el Capítulo 8 del Código Administrativo de San Francisco, §8.3, que exige que cada jefe de departamento desarrolle una política escrita que establezca un calendario para la retención y destrucción sistemática de los registros del departamento. Esta política está vigente y reemplaza todas las políticas previas de retención y destrucción de registros emitidas por la Oficina del Secretario de la Junta, y abarca todos los registros y documentos, independientemente de su forma o características físicas, que se hayan elaborado o recibido en la Oficina del Secretario en relación con la gestión de asuntos públicos.
PROGRAMAS DE RETENCIÓN Y DESTRUCCIÓN DE REGISTROS
- Oficina del Secretario de la Junta y Comisión de Formación de Agencias Locales (LAFCO)
- Junta de Apelaciones de Evaluación (AAB)
- Grupo de trabajo sobre la ordenanza de la luz solar (SOTF)
- Comisión de la Juventud (YC)
REGISTROS DEFINIDOS
A efectos de la conservación y destrucción de registros, el término "registro" se define según lo establecido en el Código Administrativo, §8.1, e incluye cualquier papel, libro, fotografía, película, grabación de sonido, mapa, dibujo u otro documento, o cualquier copia del mismo, que haya sido elaborado o recibido por el departamento en relación con la gestión de asuntos públicos y que haya sido conservado por el departamento como 1) prueba de sus actividades, 2) por la información que contiene, o 3) para proteger los derechos legales o financieros de la Ciudad y el Condado de San Francisco o de las personas directamente afectadas por las actividades de la Ciudad y el Condado. Los documentos y otros materiales que no constituyan "registros" según dicha sección, incluidos los que se describen a continuación, podrán destruirse cuando ya no sean necesarios, a menos que se especifique lo contrario.
Los documentos y otros materiales (incluidos originales y duplicados) que no se requiera conservar, que no sean necesarios para el funcionamiento o la continuidad de la Oficina del Secretario de la Junta y que no tengan relevancia legal podrán destruirse cuando ya no se necesiten. Algunos ejemplos incluyen materiales y documentos generados para la conveniencia de la persona que los generó, borradores de documentos (excepto algunos contratos y legislación) que hayan sido reemplazados por versiones posteriores o que hayan sido declarados irrelevantes por la Oficina del Secretario, y copias duplicadas de registros que ya no se necesiten. Algunos ejemplos específicos incluyen notas de mensajes telefónicos, correspondencia miscelánea que no requiera atención o acción departamental, blocs de notas y publicaciones periódicas o publicaciones que no tengan relevancia histórica (Fuente: Guía de Buen Gobierno ).
DURACIÓN DE LA RETENCIÓN DE REGISTROS
Según el Código Administrativo §8.3, los registros actuales y los registros de almacenamiento de menos de cinco años de antigüedad pueden destruirse o eliminarse de otra manera si su destrucción u otra disposición dentro de un período de tiempo más corto no será perjudicial para la Ciudad y el Condado ni frustrará ningún propósito público y si una descripción definitiva de dichos registros y el período de retención aplicable a ellos se establecen en un cronograma para la retención y destrucción sistemática de registros que es preparado por el jefe del departamento, aprobado por el Alcalde o la persona designada por el Alcalde, o la junta o comisión correspondiente, y aprobado por el Fiscal de la Ciudad en cuanto a los registros de importancia legal, por el Contralor en cuanto a los registros relacionados con asuntos financieros, por la Junta de Jubilación en cuanto a las listas de tiempo, tarjetas de tiempo, cheques de nómina y asuntos relacionados.
El departamento y las agencias pueden optar por conservar los registros durante períodos más largos según lo consideren relevante y aplicable al curso de los negocios públicos.
CLASIFICACIONES DE REGISTROS
Los "registros actuales" son registros que, por conveniencia, fácil referencia u otra razón, se conservan en el espacio de oficina y en el equipo del departamento involucrado.
Los "registros de almacenamiento" son registros que no necesitan conservarse en el espacio de oficina y el equipo del departamento involucrado, pero que deben o deben conservarse prudentemente durante un tiempo o de manera permanente en las instalaciones de un centro de registros, como se especifica en la siguiente sección.
Los registros permanentes o esenciales son aquellos que la ley exige conservar de forma permanente. Salvo que la ley o el reglamento exijan lo contrario, se conservarán mediante microfilmación de los registros en papel o en un sistema de almacenamiento de imágenes ópticas, guardando la película o cinta original en una bóveda de almacenamiento autorizada por el Estado y entregando una copia al departamento. Los registros en papel podrán ser destruidos.
Para obtener información adicional sobre las clasificaciones de registros, consulte el Código Administrativo §8.4 y §8.9.