Ang San Francisco Government Efficiency Initiative ay Pinapabilis ang Pag-hire, Tumutulong na Punan ang mga Bakante

San Francisco, CA – Ang isang operasyon ng kahusayan ng pamahalaan na inilunsad ni Mayor London N. Breed at pinamumunuan ng Office of the City Administrator, Controller, at Department of Human Resources (DHR) ay humantong sa makabuluhang pagpapabuti sa mga oras ng pag-hire noong nakaraang taon at isang kalahati. Bilang karagdagan, ang operasyong ito ay nagpabuti ng mga operasyon sa pagkontrata at pananalapi, na ginagawang mas mahusay at epektibo ang pamahalaang Lungsod sa paghahatid ng mga serbisyo para sa mga residente.

Ang Government Operations Recovery Initiative (Gov Ops) Team ay binubuo ng mga kawani mula sa City Administrator, Controller at DHR na nagtatrabaho sa buong taon sa mga target na hakbangin upang mapabuti ang kahusayan.  

Ang pagkuha ng mga inisyatiba ng Gov Ops ay humantong sa mga pagpapabuti kumpara noong nakaraang taon:

• Halos 50% na pagtaas sa mga aplikante para sa mga bakanteng posisyon sa Lungsod
• Higit sa 25% na pagtaas sa mga ginawang hire  
• 25% na pagbaba sa oras para punan ang mga bakanteng posisyon
• Halos 30% ang pagbaba sa vacancy rate  

Ang inisyatiba na ito ay humantong din sa isang 50% na pagbaba sa oras na kailangan para sa Office of Contract Administration upang suriin at aprubahan ang mga kontrata ng departamento para sa mga propesyonal na serbisyo, pati na rin ang iba pang mga pagpapabuti ng kahusayan sa pagkontrata at mga operasyong pinansyal. Bilang karagdagan, ang inisyatiba ay pinagsama at nagbigay ng higit na transparency sa hinaharap na mga pagkakataon sa pagkontrata para sa mga negosyo upang matulungan silang magplano nang maaga.  

"Ang paggawa ng gobyerno na mas mahusay at epektibo ay nangangailangan ng patuloy na pagtuon at patuloy na pagsisikap, kadalasan sa mga lugar na hindi gaanong binibigyang pansin," sabi ni Mayor London Breed . "Kami ay nagtatrabaho araw-araw upang malampasan ang mga burukratikong hadlang upang makapaghatid ng mga serbisyo nang mas mabilis at mas maaasahan . Nais kong pasalamatan ang ating City Administrator, Controller at Direktor ng Human Resources, na nangunguna sa mga pagsisikap na ito Salamat sa kanilang trabaho at ng ating mga Departamento ng Lungsod, nakikita natin ang mga pagpapabuti sa ating pagkuha, pagkontrata at pamahalaan mga operasyon, na nangangahulugan ng mas mahusay na serbisyo para sa ating mga residente, manggagawa at negosyo.”    

“Sa nakalipas na taon, ang Government Operations team ay nagsusumikap na tukuyin at gumawa ng mga pagbabago para mapabuti kung paano kami umupa, bumili ng mga produkto at serbisyo at magbayad,” sabi ni City Administrator Carmen Chu . "Bagaman ang mga pagsisikap na ito ay maaaring mukhang nakakainip, ang mga ito ay mga pangunahing proseso ng pagpapatakbo na mga punto ng sakit para sa bawat departamento at may malaking pinagsama-samang epekto sa kung paano kami naghahatid ng mga pampublikong serbisyo. Ang bawat positibong pagbabago, gaano man kaliit, ay nagdudulot ng pagkakaiba—pagpupuno sa mga pangunahing bakante nang mas mabilis, pagkakaroon ng mga supply at kagamitan na kailangan mo para magtrabaho, at pagtiyak na ang aming mga vendor at empleyado ay binabayaran o nababayaran sa isang napapanahong bagay, lahat ay nagdaragdag."

“Mahirap palakihin kung gaano kalubha ang mga kakayahan sa paghahatid ng serbisyo ng Lungsod na naapektuhan ng emerhensiyang pampublikong kalusugan,” sabi ni Controller Ben Rosenfield . “Kaya ang pakikipagsosyo sa mga departamento ng Lungsod upang ipatupad ang dose-dosenang mga pagpapabuti sa paligid ng pag-streamline ng pagkuha, pagkontrata, at iba pang seryosong backlog sa proseso ay naging napakalaking gawain. Hindi pa tapos ang ating trabaho, ngunit dapat nating ipagmalaki ang nakikitang pag-unlad na nagawa natin, na may positibong epekto sa badyet ng Lungsod, at sa buhay ng mga tao.”

“Kami ay laser focused sa reporma ng isang sistema na nilikha higit sa 120 taon na ang nakaraan upang mas mahusay na tumugma sa mga kontemporaryong pangangailangan ng Lungsod,” sabi ni Direktor Carol Isen . “Sa pamamagitan ng pagtutulungan ng Gov Ops, nakita namin ang mga makabuluhang pagpapabuti sa aming timeline sa pag-hire at pangkalahatang mga operasyon. Dini-digitize namin ang aming mga proseso, inaalis ang mga hindi kinakailangang hadlang, at nagbibigay ng higit na kakayahang umangkop para sa mga tungkuling mahirap punan, habang pinapanatili ang integridad ng merit system. Marami pang gawaing dapat gawin, ngunit ang mga uso ay patungo sa tamang direksyon — tumataas ang dami ng aplikasyon, tumataas ang dami ng pag-hire, at humihina ang oras ng pag-hire — na nangangahulugang mas nasusuportahan ng mga empleyado ng Lungsod ang isa't isa at ang Nagagawa ng lungsod na mas epektibong maghatid ng mga serbisyo sa mga residente ng San Francisco.”

Mga Pangunahing Pagpapabuti sa Pag-hire

Paglabas ng salita. Upang matiyak na mas maraming potensyal na kandidato ang makakaalam tungkol sa ating mga pagkakataon sa trabaho at maunawaan ang mga ito, ang Kagawaran ng Human Resources ay gumagawa ng mga hakbang upang mas mahusay na i-market ang mga trabaho ng Lungsod. Kabilang dito ang pagbuo at paglulunsad ng bagong pahina ng karera , paggawa ng mga hakbang upang matiyak na madaling mailista ang aming mga pagbubukas ng trabaho sa mga pangunahing website ng trabaho, at pagbibigay ng gabay sa mga departamento kung paano magsulat ng mga epektibong paglalarawan sa trabaho. Ang mga pagsisikap na ito ay nag-aambag sa 50% na pagtaas ng mga aplikante na nakita natin sa nakalipas na taon.

Paglulunsad ng tuluy-tuloy na online na pagsubok at pagkuha. Ang mga kandidato ay may higit na kakayahang umangkop at nagagawang sumubok at maging kwalipikado sa isang listahan ng pag-hire sa mas madalas na mga pagitan, sa halip na maghintay para sa mga deadline ng pagsasara ng aplikasyon at kinakailangang dumalo sa mass in-person na proseso ng pagsubok. Nakikinabang din ang mga departamento ng lungsod mula sa mga aktibong listahan na madalas na nire-refresh sa mga kwalipikado at interesadong kandidato.

Pag-automate ng mga pagsusuri sa sanggunian . Bago ilunsad, manu-manong tatawagan ng kawani ang mga kandidato para sa mga sangguniang contact at follow-up sa mga contact na iyon upang kumpirmahin at i-verify ang karanasan. Sa pamamagitan ng mga bagong tool, awtomatikong nakikipag-ugnayan ang mga kandidato at binibigyan ng online na link upang mag-upload ng impormasyon sa pakikipag-ugnayan ng sanggunian at awtomatikong nakikipag-ugnayan ang system sa mga sanggunian upang magbigay ng pagpapatunay at impormasyon. Ngayon, ang pagkumpleto para sa mga sanggunian gamit ang tool na ito ay may average na 30 oras kumpara sa 5-10 araw sa pamamagitan ng manu-manong proseso.

Paglulunsad ng isang Citywide analytics practice. Alinsunod sa mga modernong tagapag-empleyo—naglunsad ang Lungsod ng People Analytics team upang magdala ng mga insight sa kalusugan ng aming proseso sa pag-hire. Ang Lungsod ay mayroon na ngayong maraming dashboard na nagsasabi ng kuwento ng aming mga aplikasyon, pag-hire, mga bakante, oras na kinakailangan upang punan ang mga posisyon, at katayuan ng mga kasalukuyang recruitment. Ang mga dashboard na ito ay mas mahusay na nagbibigay sa mga departamento ng impormasyong kailangan nila upang matiyak na ang kanilang mga pagsusumikap sa pag-hire ay napapanahon at on-track.

Ang mga karagdagang hakbangin sa pag-hire ay nakasentro sa pagsuporta sa mga departamento ng pag-hire sa iba pang partikular, mataas na priyoridad na klasipikasyon, kabilang ang mga nasa pampublikong kaligtasan at kalusugan.

Mga Pangunahing Pagpapabuti sa Pagkontrata at Pagpapatakbo ng Pinansyal

Bumuo ng isang solong standardized na online portal para sa mga waiver sa pagkontrata at mga kahilingan sa pagsusuri/pag-apruba ng kontrata. Lumilikha ang portal na ito ng isang malinaw na checklist para sa proseso ng pagkuha at nagbibigay ng real-time na impormasyon sa katayuan ng mga pag-apruba. Ang bagong portal at mga pagbabago sa proseso ng negosyo ay nagbawas ng oras ng pag-apruba ng OCA ng 50%.

Pahintulutan ang mga kagawaran na hatiin ang oras ng mga kawani sa pagkontrata upang mapataas ang kahusayan sa pamamagitan ng pangkat ng Contract and Procurement Support (CAPS). Nagbibigay-daan ito sa mas maliit na Departamento na magbahagi ng mga kawani sa pagkontrata habang nakikinabang mula sa pangangasiwa mula sa sentrong pangkat ng pagbili ng Lungsod. Tinutulungan nito ang mas maliliit na departamento na may limitadong kawani na mas epektibong makipagkontrata.

Alerto ang mga negosyo sa paparating na mga pagkakataon para makapagplano sila nang maaga. Sa pakikipagtulungan sa Contract Monitoring Division, bumuo ang Gov Ops ng pinagsama-samang one-stop-shop sa SF.gov na nag-uugnay sa mga posibleng vendor sa mga pagtataya sa pagkuha na binuo ng mga pangunahing departamento ng pagbili. Ang mga pagtataya sa pagkuha ay nakakatulong sa mga negosyo na maunawaan kung anong mga pagkakataon sa pagkontrata ang maaaring darating para makapagplano sila nang maaga. Nakipagtulungan ang Gov Ops sa OCA upang lumikha at mag-publish ng kanilang unang pagtataya para sa mga kalakal at pangkalahatang serbisyo .

Pinabilis ang mga pag-apruba at binabawasan ang mga pasanin sa mga empleyado sa mga operasyong pinansyal ng Lungsod , na nagbubunga ng mas mabilis na mga resulta para sa mga serbisyo ng Lungsod. Kabilang dito ang pagbabawas ng mga kinakailangan sa dokumentasyon ng empleyado, pagbabawas ng dobleng trabaho at pag-streamline ng mga proseso sa software ng Lungsod para sa pag-hire, pagbili, at pag-reimburse, at pag-secure ng mga pagbabago sa pambatasan upang paluwagin ang ilang mga kontrol sa badyet na mababa ang panganib.

###