La iniciativa de eficiencia del gobierno de San Francisco acelera la contratación y ayuda a cubrir vacantes

San Francisco, CA – Una operación de eficiencia gubernamental lanzada por la alcaldesa London N. Breed y dirigida por la Oficina del Administrador de la Ciudad, el Contralor y el Departamento de Recursos Humanos (DHR) ha llevado a mejoras significativas en los tiempos de contratación durante el último año y medio. Además, esta operación ha mejorado las operaciones financieras y de contratación, haciendo que el gobierno de la ciudad sea más eficiente y eficaz en la prestación de servicios a los residentes.

El equipo de Iniciativa de Recuperación de Operaciones Gubernamentales (Gov Ops) está formado por personal del Administrador de la Ciudad, el Contralor y el DHR que trabajan durante todo el año en iniciativas específicas para mejorar la eficiencia.  

Las iniciativas de contratación de Gov Ops han generado mejoras en comparación con el año pasado:

• Aumento de casi el 50% en solicitantes para puestos vacantes en la ciudad
• Más del 25% de aumento en las contrataciones realizadas  
• Disminución del 25% en el tiempo para cubrir puestos vacantes
• Disminución de casi el 30% en la tasa de vacantes  

Esta iniciativa también ha permitido reducir en un 50% el tiempo que la Oficina de Administración de Contratos necesita para revisar y aprobar los contratos departamentales de servicios profesionales, así como otras mejoras en la eficiencia de las operaciones financieras y de contratación. Además, la iniciativa ha consolidado y proporcionado mayor transparencia a las futuras oportunidades de contratación para las empresas, ayudándolas a planificar con anticipación.  

"Hacer que el gobierno sea más eficiente y eficaz requiere un enfoque constante y un esfuerzo continuo, a menudo en áreas que no reciben mucha atención", dijo la alcaldesa London Breed . "Estamos trabajando todos los días para superar los obstáculos burocráticos para brindar servicios de manera más rápida y confiable. Quiero agradecer a nuestro Administrador de la Ciudad, al Contralor y al Director de Recursos Humanos, quienes han estado liderando estos esfuerzos. Gracias a su trabajo y al de nuestros Departamentos de la Ciudad, estamos viendo mejoras en nuestras contrataciones, contrataciones y operaciones gubernamentales, lo que significa un mejor servicio para nuestros residentes, trabajadores y empresas".    

“Durante el último año, el equipo de Operaciones del Gobierno ha estado trabajando para identificar y realizar cambios para mejorar la forma en que contratamos, compramos bienes y servicios y realizamos pagos”, dijo la administradora de la ciudad, Carmen Chu . “Si bien estos esfuerzos pueden sonar aburridos, son procesos operativos centrales que son puntos críticos para cada departamento y tienen un gran impacto acumulativo en la forma en que brindamos servicios públicos. Cada cambio positivo, sin importar cuán pequeño sea, marca la diferencia: cubrir las vacantes principales más rápido, tener los suministros y el equipo que necesita para trabajar y asegurarse de que nuestros proveedores y empleados reciban el pago o el reembolso de manera oportuna, todo suma”.

“Es difícil exagerar la gravedad con la que la emergencia de salud pública afectó la capacidad de prestación de servicios de la ciudad”, dijo el contralor Ben Rosenfield . “Es por eso que asociarnos con los departamentos de la ciudad para implementar docenas de mejoras en torno a la agilización de las contrataciones y otros procesos atrasados ha sido una tarea enorme. Nuestro trabajo no ha terminado, pero debemos sentirnos orgullosos del progreso tangible que hemos logrado, que ha tenido un impacto positivo en el presupuesto de la ciudad y en la vida de las personas”.

“Estamos totalmente concentrados en reformar un sistema que se creó hace más de 120 años para que se adapte mejor a las necesidades contemporáneas de la ciudad”, dijo la directora Carol Isen . “A través de la colaboración con Gov Ops, hemos visto mejoras significativas en nuestro cronograma de contratación y operaciones generales. Estamos digitalizando nuestros procesos, eliminando barreras innecesarias y brindando más flexibilidad para los puestos que son difíciles de cubrir, todo mientras mantenemos la integridad del sistema de méritos. Hay más trabajo por hacer, pero las tendencias van en la dirección correcta: el volumen de solicitudes ha aumentado, el volumen de contratación ha aumentado y el tiempo de contratación ha disminuido, lo que significa que los empleados de la ciudad pueden apoyarse mejor entre sí y la ciudad puede brindar servicios de manera más efectiva a los residentes de San Francisco”.

Mejoras clave en la contratación

Difundir información. Para garantizar que más candidatos potenciales conozcan nuestras oportunidades laborales y las comprendan, el Departamento de Recursos Humanos está haciendo grandes esfuerzos para promocionar mejor los empleos de la ciudad. Estos incluyen el desarrollo y lanzamiento de una nueva página de empleos , la adopción de medidas para garantizar que nuestras ofertas de empleo puedan incluirse fácilmente en los principales sitios web de empleo y la orientación a los departamentos sobre cómo redactar descripciones de puestos eficaces. Estos esfuerzos están contribuyendo al aumento del 50 % en la cantidad de solicitantes que hemos visto durante el año pasado.

Lanzamiento de pruebas y contrataciones en línea continuas. Los candidatos tienen más flexibilidad y pueden realizar pruebas y calificar en una lista de contratación con mayor frecuencia, en lugar de esperar hasta la fecha límite de solicitud y tener que asistir a procesos de pruebas masivas en persona. Los departamentos de la ciudad también se benefician de listas activas que se actualizan con frecuencia con candidatos calificados e interesados.

Automatización de las verificaciones de referencias . Antes de la implementación, el personal llamaba manualmente a los candidatos para obtener contactos de referencia y hacía un seguimiento de esos contactos para confirmar y verificar la experiencia. A través de nuevas herramientas, se contacta automáticamente a los candidatos y se les proporciona un enlace en línea para cargar la información de contacto de referencia y el sistema se comunica automáticamente con las referencias para proporcionar verificación e información. Ahora, completar las referencias utilizando esta herramienta ha tomado un promedio de 30 horas en comparación con los 5 a 10 días mediante un proceso manual.

Lanzamiento de una práctica de análisis en toda la ciudad. En línea con los empleadores modernos, la ciudad lanzó un equipo de análisis de personas para obtener información sobre la salud de nuestro proceso de contratación. La ciudad ahora cuenta con una serie de paneles que cuentan la historia de nuestras solicitudes, contrataciones, vacantes, tiempo necesario para cubrir puestos y estado de las contrataciones actuales. Estos paneles brindan a los departamentos la información que necesitan para garantizar que sus esfuerzos de contratación sean oportunos y estén encaminados.

Las iniciativas de contratación adicionales se han centrado en apoyar a los departamentos de contratación en otras clasificaciones específicas de alta prioridad, incluidas aquellas de seguridad y salud públicas.

Mejoras clave en contratación y operaciones financieras

Se desarrolló un portal en línea estandarizado único para las exenciones de contratación y las solicitudes de revisión/aprobación de contratos. Este portal crea una lista de verificación clara para el proceso de contratación y brinda información en tiempo real sobre el estado de las aprobaciones. El nuevo portal y los cambios en el proceso comercial han reducido el tiempo de aprobación de OCA en un 50 %.

Permitir que los departamentos dividan el tiempo del personal de contratación para aumentar la eficiencia a través del equipo de Apoyo a la contratación y las adquisiciones (CAPS). Esto permite que los departamentos más pequeños compartan el personal de contratación y se beneficien de la supervisión del equipo de compras central de la ciudad. Esto ayuda a los departamentos más pequeños con personal limitado a realizar contrataciones de manera más eficaz.

Alerte a las empresas sobre las oportunidades que se avecinan para que puedan planificar con anticipación. En asociación con la División de Monitoreo de Contratos, Gov Ops desarrolló una ventanilla única consolidada en SF.gov que vincula a los posibles proveedores con los pronósticos de adquisiciones desarrollados por los principales departamentos de compras. Los pronósticos de adquisiciones ayudan a las empresas a comprender qué oportunidades de contratación pueden surgir para que puedan planificar con anticipación. Gov Ops trabajó con OCA para crear y publicar su primer pronóstico para productos básicos y servicios generales .

Se aceleraron las aprobaciones y se redujeron las cargas de trabajo de los empleados en las operaciones financieras de la ciudad , lo que produce resultados más rápidos para los servicios de la ciudad. Esto incluye la reducción de los requisitos de documentación de los empleados, la reducción del trabajo duplicado y la agilización de los procesos en el software de la ciudad para la contratación, las compras y los reembolsos, y la obtención de cambios legislativos para flexibilizar ciertos controles presupuestarios de bajo riesgo.

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