舊金山政府效率計畫加快招募速度，幫助填補空缺

加州舊金山——倫敦 N. 布里德市長發起並由城市行政長官辦公室、財務總監和人力資源部 (DHR) 領導的政府效率行動在過去一年中顯著縮短了招聘時間，並在一半。此外，這項業務還改善了承包和財務業務，使市政府更有效率、更有效地為居民提供服務。

政府營運恢復計畫 (Gov Ops) 團隊由來自城市管理員、財務總監和 DHR 的工作人員組成，全年致力於實施有針對性的舉措，以提高效率。  

與去年相比，政府營運部門的招募措施有所改善：

• 申請城市空缺職位的人數增加了近 50%
• 招聘人數增加超過 25%  
• 填補空缺職位的時間減少 25%
• 空置率下降近30%  

這項措施也使合約管理辦公室審查和批准專業服務部門合約所需的時間減少了 50%，並提高了合約和財務營運的其他效率。此外，該計劃還鞏固了企業未來的承包機會並提供了更大的透明度，以幫助他們提前規劃。  

市長倫敦·布里德 (London Breed) 表示：「提高政府效率和效力需要持續關注和持續努力，尤其是在那些不太受關注的領域。我們每天都在努力克服官僚主義障礙，以更快、更可靠地提供服務我要感謝我們的市行政長官、財務總監和人力資源總監，感謝他們和市政府各部門的工作，我們的招聘、合約和政府運作得到了改善，這意味著更好。為我們的居民、工人和企業提供服務。    

「在過去的一年裡，政府營運團隊一直在努力確定並做出改變，以改善我們僱用、購買商品和服務以及付款的方式，」市行​​政長官 Carmen Chu 說。 「雖然這些努力可能聽起來很無聊，但它們是核心營運流程，是每個部門的痛點，並對我們提供公共服務的方式產生巨大的累積影響。每一個積極的變化，無論多麼小，都會產生影響——更快地填補核心空缺，擁有工作所需的用品和設備，並確保我們的供應商和員工及時得到報酬或報銷，所有這些加在一起都會產生影響。

「公共衛生緊急事件對本市服務提供能力的影響有多嚴重，怎麼強調都不為過，」財務總監 Ben Rosenfield 說。 「這就是為什麼與市政府部門合作，圍繞簡化招聘、合約和其他嚴重的流程積壓實施數十項改進是一項艱鉅的任務。我們的工作尚未完成，但我們應該為我們所取得的切實進展感到自豪，這對紐約市的預算和人們的生活產生了積極影響。

「我們專注於改革 120 多年前創建的系統，以更好地滿足城市的當代需求，」主任卡羅爾·伊森 (Carol Isen) 說。 「透過與政府營運部門的合作，我們看到招聘時間表和整體運作有了顯著改善。我們正在數位化我們的流程，消除不必要的障礙，並為難以填補的職位提供更大的靈活性，同時保持績效體系的完整性。還有更多工作要做，但趨勢都在朝著正確的方向發展——申請量增加、招聘量增加、招聘時間縮短——這意味著市政府員工能夠更好地相互支持和支持市政府能夠更有效地為舊金山居民提供服務。

關鍵招募改進

把話說出來。為了確保更多潛在候選人發現並了解我們的工作機會，人力資源部正在努力更好地推銷本市的工作機會。其中包括開發和推出新的職業頁面，採取措施確保我們的職缺可以輕鬆地在主要招聘網站上列出，以及為各部門提供如何編寫有效的職位描述的指導。這些努力使得去年申請者數量增加了 50%。

啟動持續的線上測驗和招募。候選人擁有更大的靈活性，能夠更頻繁地進行測試並獲得招聘名單上的資格，而不必等待申請截止日期並被要求參加大規模的現場測試流程。市政府部門也受益於經常更新的合格且有興趣的候選人的活躍名單。

自動化背景調查。在推出之前，工作人員會手動致電候選人以獲取參考聯絡人，並跟進這些聯絡人以確認和驗證經驗。透過新工具，候選人可以自動聯繫，並提供線上連結來上傳推薦人聯繫訊息，系統自動聯繫推薦人以提供驗證和資訊。現在，使用此工具完成參考文獻平均需要 30 小時，而手動過程需要 5-10 天。

啟動全市分析實踐。與現代雇主保持一致，該市成立了人員分析團隊，以深入了解我們招募流程的健康狀況。紐約市現在擁有大量儀表板，講述我們的申請、僱用、職位空缺、填補職位所需的時間以及當前招聘的狀態。這些儀表板可以更好地為各部門提供所需的信息，以確保其招聘工作及時且步入正軌。

其他招募措施主要圍繞著支持其他特定、高優先級類別的招募部門，包括公共安全和健康領域的招募部門。

關鍵承包和財務營運改進

開發了一個用於合約豁免和合約審查/批准請求的單一標準化線上入口網站。此入口網站為採購流程建立了清晰的清單，並提供有關審批狀態的即時資訊。新的入口網站和業務流程變更使 OCA 的審批時間縮短了 50%。

讓各部門透過合約和採購支援 (CAPS) 團隊分配合約人員的時間以提高效率。這使得較小的部門可以共享合約人員，同時受益於市中央採購團隊的監督。 這有助於人員有限的較小部門更有效地簽訂合約。

提醒企業即將到來的機會，以便他們可以提前規劃。 Gov Ops 與合約監控部門合作，在 SF.gov 上開發了一個綜合的一站式商店，將可能的供應商與主要採購部門製定的採購預測聯繫起來。採購預測可以幫助企業了解可能出現的承包機會，以便他們可以提前規劃。 Gov Ops 與 OCA 合作創建並發布了他們的首個商品和一般服務預測。

加快了審批速度，減輕了城市金融業務員工的負擔，從而為城市服務帶來更快的成果。這包括減少員工文件要求，減少重複工作，簡化城市軟體的招募、採購和報銷流程，以及確保立法變革以放鬆某些低風險預算控制。

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