Sáng kiến Hiệu quả của Chính quyền San Francisco Đẩy nhanh Việc tuyển dụng, Giúp Lấp đầy Các vị trí tuyển dụng

San Francisco, CA – Một hoạt động nâng cao hiệu quả của chính quyền do Thị trưởng London N. Breed khởi xướng và do Văn phòng Quản lý Thành phố, Kiểm soát viên và Sở Nhân sự (DHR) lãnh đạo đã dẫn đến những cải thiện đáng kể về thời gian tuyển dụng trong năm rưỡi qua. Ngoài ra, hoạt động này đã cải thiện hoạt động hợp đồng và tài chính, giúp chính quyền Thành phố hiệu quả hơn trong việc cung cấp dịch vụ cho cư dân.

Nhóm Sáng kiến phục hồi hoạt động của chính phủ (Gov Ops) bao gồm các nhân viên từ Quản trị viên thành phố, Kiểm soát viên và DHR làm việc quanh năm về các sáng kiến có mục tiêu nhằm cải thiện hiệu quả.  

Các sáng kiến tuyển dụng của Gov Ops đã mang lại những cải thiện so với năm ngoái:

• Gần 50% số lượng ứng viên nộp đơn xin việc vào các vị trí còn trống tại Thành phố tăng
• Tăng hơn 25% số lượng tuyển dụng được thực hiện  
• Giảm 25% thời gian tuyển dụng vị trí còn trống
• Tỷ lệ chỗ trống giảm gần 30%  

Sáng kiến này cũng giúp giảm 50% thời gian cần thiết để Văn phòng Quản lý Hợp đồng xem xét và phê duyệt các hợp đồng của phòng ban đối với các dịch vụ chuyên nghiệp, cũng như các cải tiến hiệu quả khác trong hoạt động ký kết hợp đồng và tài chính. Ngoài ra, sáng kiến này đã hợp nhất và cung cấp tính minh bạch hơn vào các cơ hội ký kết hợp đồng trong tương lai cho các doanh nghiệp để giúp họ lập kế hoạch trước.  

"Việc làm cho chính quyền hiệu quả và hiệu suất hơn đòi hỏi sự tập trung liên tục và nỗ lực liên tục, thường là trong các lĩnh vực không được chú ý nhiều", Thị trưởng London Breed cho biết . "Chúng tôi đang nỗ lực mỗi ngày để vượt qua các trở ngại về thủ tục hành chính để cung cấp dịch vụ nhanh hơn và đáng tin cậy hơn. Tôi muốn cảm ơn Quản trị viên thành phố, Kiểm soát viên và Giám đốc Nhân sự, những người đã dẫn đầu những nỗ lực này. Nhờ công việc của họ và của các Sở của thành phố, chúng tôi đang thấy những cải thiện trong hoạt động tuyển dụng, ký hợp đồng và chính quyền, điều đó có nghĩa là dịch vụ tốt hơn cho cư dân, người lao động và doanh nghiệp của chúng tôi".    

“Trong năm qua, nhóm Hoạt động của Chính phủ đã nỗ lực xác định và thực hiện các thay đổi để cải thiện cách chúng tôi tuyển dụng, mua hàng hóa và dịch vụ cũng như thanh toán”, Quản trị viên Thành phố Carmen Chu cho biết . “Mặc dù những nỗ lực này có vẻ nhàm chán, nhưng chúng là các quy trình hoạt động cốt lõi gây khó khăn cho mọi phòng ban và có tác động tích lũy rất lớn đến cách chúng tôi cung cấp các dịch vụ công. Mỗi thay đổi tích cực, dù nhỏ đến đâu, đều tạo ra sự khác biệt—điền vào các vị trí cốt lõi nhanh hơn, có đủ vật tư và thiết bị cần thiết để làm việc và đảm bảo các nhà cung cấp và nhân viên của chúng tôi được trả lương hoặc hoàn trả kịp thời, tất cả đều có ý nghĩa”.

“Thật khó để nói quá về mức độ nghiêm trọng mà năng lực cung cấp dịch vụ của Thành phố bị ảnh hưởng bởi tình trạng khẩn cấp về sức khỏe cộng đồng”, Kiểm soát viên Ben Rosenfield cho biết . “Đó là lý do tại sao việc hợp tác với các sở ban ngành của Thành phố để thực hiện hàng chục cải tiến xung quanh việc hợp lý hóa việc tuyển dụng, ký hợp đồng và các quy trình tồn đọng nghiêm trọng khác lại là một nỗ lực to lớn như vậy. Công việc của chúng tôi vẫn chưa hoàn thành, nhưng chúng tôi nên cảm thấy tự hào về những tiến bộ hữu hình mà chúng tôi đã đạt được, điều này đã có tác động tích cực đến ngân sách của Thành phố và cuộc sống của mọi người”.

“Chúng tôi tập trung cao độ vào việc cải cách một hệ thống đã được tạo ra cách đây hơn 120 năm để phù hợp hơn với nhu cầu hiện đại của Thành phố”, Giám đốc Carol Isen cho biết . “Thông qua sự hợp tác của Gov Ops, chúng tôi đã thấy những cải thiện đáng kể trong mốc thời gian tuyển dụng và hoạt động chung của mình. Chúng tôi đang số hóa các quy trình của mình, loại bỏ các rào cản không cần thiết và cung cấp nhiều sự linh hoạt hơn cho các vai trò khó tuyển dụng, đồng thời vẫn duy trì tính toàn vẹn của hệ thống đánh giá năng lực. Vẫn còn nhiều việc phải làm, nhưng xu hướng đều đang đi đúng hướng — khối lượng đơn đăng ký tăng lên, khối lượng tuyển dụng tăng lên và thời gian tuyển dụng giảm xuống — điều đó có nghĩa là nhân viên Thành phố có thể hỗ trợ lẫn nhau tốt hơn và Thành phố có thể cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn cho cư dân San Francisco”.

Cải tiến tuyển dụng quan trọng

Truyền bá thông tin. Để đảm bảo nhiều ứng viên tiềm năng tìm hiểu về các cơ hội việc làm của chúng tôi và hiểu rõ hơn về chúng, Sở Nhân sự đang nỗ lực tiếp thị tốt hơn các công việc của Thành phố. Bao gồm phát triển và ra mắt trang nghề nghiệp mới , thực hiện các bước để đảm bảo các vị trí tuyển dụng của chúng tôi có thể dễ dàng được liệt kê trên các trang web việc làm lớn và cung cấp hướng dẫn cho các phòng ban về cách viết mô tả công việc hiệu quả. Những nỗ lực này đang góp phần vào mức tăng 50% về số lượng ứng viên mà chúng tôi đã thấy trong năm qua.

Ra mắt thử nghiệm và tuyển dụng trực tuyến liên tục. Các ứng viên có nhiều sự linh hoạt hơn và có thể thử nghiệm và đủ điều kiện trong danh sách tuyển dụng ở các khoảng thời gian thường xuyên hơn, thay vì phải chờ đến hạn chót nộp đơn và phải tham gia các quy trình thử nghiệm trực tiếp hàng loạt. Các sở ban ngành của thành phố cũng được hưởng lợi từ danh sách đang hoạt động thường xuyên được làm mới với các ứng viên đủ điều kiện và quan tâm.

Tự động kiểm tra tham chiếu . Trước khi triển khai, nhân viên sẽ gọi điện thủ công cho các ứng viên để liên hệ tham chiếu và theo dõi những liên hệ đó để xác nhận và xác minh kinh nghiệm. Thông qua các công cụ mới, các ứng viên được tự động liên hệ và cung cấp liên kết trực tuyến để tải thông tin liên hệ tham chiếu lên và hệ thống tự động liên hệ với người tham chiếu để cung cấp thông tin xác minh và thông tin. Hiện tại, việc hoàn thành tham chiếu bằng công cụ này trung bình mất 30 giờ so với 5-10 ngày thông qua quy trình thủ công.

Ra mắt hoạt động phân tích toàn thành phố. Phù hợp với các nhà tuyển dụng hiện đại—Thành phố đã ra mắt nhóm Phân tích nhân sự để đưa ra những hiểu biết sâu sắc về tình hình tuyển dụng của chúng tôi. Thành phố hiện có nhiều bảng thông tin cho biết câu chuyện về các ứng dụng, tuyển dụng, việc làm, thời gian cần thiết để tuyển dụng và trạng thái tuyển dụng hiện tại. Các bảng thông tin này cung cấp cho các phòng ban thông tin họ cần để đảm bảo rằng các nỗ lực tuyển dụng của họ là kịp thời và đúng tiến độ.

Các sáng kiến tuyển dụng bổ sung tập trung vào việc hỗ trợ các phòng ban tuyển dụng trong các phân loại cụ thể, ưu tiên cao khác, bao gồm các phòng ban về an toàn và sức khỏe cộng đồng.

Cải thiện hoạt động tài chính và hợp đồng chính

Đã phát triển một cổng thông tin trực tuyến chuẩn hóa duy nhất cho các yêu cầu miễn trừ hợp đồng và xem xét/phê duyệt hợp đồng. Cổng thông tin này tạo ra một danh sách kiểm tra rõ ràng cho quy trình mua sắm và cung cấp thông tin thời gian thực về trạng thái phê duyệt. Cổng thông tin mới và những thay đổi trong quy trình kinh doanh đã giảm 50% thời gian phê duyệt của OCA.

Cho phép các phòng ban chia thời gian của nhân viên hợp đồng để tăng hiệu quả thông qua nhóm Hỗ trợ hợp đồng và mua sắm (CAPS). Điều này cho phép các phòng ban nhỏ hơn chia sẻ nhân viên hợp đồng trong khi vẫn được hưởng lợi từ sự giám sát của nhóm mua sắm trung tâm của Thành phố. Điều này giúp các phòng ban nhỏ hơn với số lượng nhân viên hạn chế ký hợp đồng hiệu quả hơn.

Cảnh báo các doanh nghiệp về các cơ hội sắp tới để họ có thể lập kế hoạch trước. Hợp tác với Bộ phận Giám sát Hợp đồng, Gov Ops đã phát triển một cửa hàng một cửa hợp nhất trên SF.gov liên kết các nhà cung cấp tiềm năng với các dự báo mua sắm do các phòng ban mua sắm lớn phát triển. Dự báo mua sắm giúp các doanh nghiệp hiểu được những cơ hội hợp đồng nào có thể đến để họ có thể lập kế hoạch trước. Gov Ops đã hợp tác với OCA để tạo và công bố dự báo đầu tiên của họ cho hàng hóa và dịch vụ chung .

Đẩy nhanh quá trình phê duyệt và giảm gánh nặng cho nhân viên trong hoạt động tài chính của Thành phố , mang lại kết quả nhanh hơn cho các dịch vụ của Thành phố. Điều này bao gồm giảm yêu cầu về tài liệu của nhân viên, giảm công việc trùng lặp và hợp lý hóa các quy trình trong phần mềm của Thành phố để tuyển dụng, mua sắm và hoàn trả, và đảm bảo các thay đổi về mặt pháp lý để nới lỏng một số biện pháp kiểm soát ngân sách rủi ro thấp.

###