Patakaran at Pamamaraan sa Pagbabago ng Badyet ng HSH

Kinikilala ng HSH na maaaring kailanganin ng mga provider na gumawa ng mga neutral na pagbabago sa badyet sa panahon ng taon ng pananalapi upang maiakma sa mga agarang at umuusbong na pangangailangan ng programa. Ang Appendix C – Paraan ng Pagbabayad* na kasama sa lahat ng kasunduan sa HSH ay nagbibigay-daan sa kakayahang umangkop sa pag-invoice para sa mga provider na mag-invoice ng higit sa 100 porsyento ng mga patuloy na lokal na pinopondohan na linya ng mga item sa kondisyon na ang kabuuang gastos ay hindi lalampas sa halaga ng kategorya ng badyet (ibig sabihin, Mga Sahod, Operasyon, Hindi Direkta o Kapital).

Mga Uri ng Pagbabago sa Badyet:

Simula sa petsa ng pag-apruba ng patakarang ito, papayagan ng HSH ang tatlong uri ng mga pagbabago sa badyet na hindi magpapataas sa kabuuang badyet:

1. Paglipat ng mga hindi nagastos na pondo mula sa isang kategorya ng badyet patungo sa isa pa (hal., Operasyon patungo sa mga Sahod);
2. Paggalaw ng mga pondo sa loob ng isang kategorya ng badyet; o
3. Paglipat ng mga pondo mula sa isang aytem o kategorya ng badyet patungo sa isang bagong aytem na hindi kasama sa orihinal na inaprubahang badyet ngunit natukoy ng HSH na makatwirang gastos na may kaugnayan sa programa.

Mga Programang Pinopondohan ng Lokal:

Ang mga programang HSH na pinopondohan ng mga lokal na pondo (ibig sabihin, Pangkalahatang Pondo, Prop C) ay maaaring mag-invoice ng higit sa 100 porsyento laban sa mga umiiral na naka-badyet na line item nang walang rebisyon sa badyet, ngunit hindi maaaring lumampas sa kabuuang halaga ng kategorya ng kanilang badyet. Ang mga rebisyon sa badyet upang magdagdag ng mga bagong line item ay dapat sundin ang prosesong nakabalangkas sa ibaba.

Mga Programang Pinopondohan ng Pederal:

Ang mga programang pinopondohan sa pamamagitan ng mga mapagkukunan maliban sa Pangkalahatang Pondo o Prop C ay maaaring sumailalim sa mga karagdagang kinakailangan. Alinsunod sa mga alituntunin ng pederal , ang mga paglihis mula sa badyet ay nangangailangan ng paunang pag-apruba mula sa mga ahensya ng pederal na nagbibigay ng award.**

Para sa mga programang pinopondohan ng Continuum of Care (CoC) ng US Departamento of Housing and urban Development (HUD), dapat maabisuhan ang HUD tungkol sa isang Pagbabago na mas mababa sa 10 porsyento ng mga pondo ng CoC mula sa isang inaprubahang aktibidad (ibig sabihin, Pagpapaupa, Operasyon, Mga Serbisyo sa Suporta, Tulong sa Pag-renta , Admin) patungo sa isa pa. Ang mga pangunahing pagbabago sa CoC, isang paglipat sa loob ng isang taon na higit sa 10 porsyento ng kabuuang halagang iginawad, ay nangangailangan ng pag-apruba ng HUD.***

Para sa mga programang pinopondohan ng HUD CoC, ang mga tagapagbigay ng serbisyo ay dapat humiling ng rebisyon sa badyet alinsunod sa prosesong nakabalangkas sa ibaba.

Ang mga tagapagbigay ng serbisyo na pinopondohan sa pamamagitan ng HUD CoC at ang mga may mga tuntunin ng kasunduan na hindi kasabay ng taon ng pananalapi, ay dapat magsumite ng mga pagbabago sa badyet bago ang huling tatlong buwan ng kanilang taunang termino.

Karagdagang Impormasyon tungkol sa mga Pagbabago sa Badyet:

• Dapat kumpleto ang mga kahilingan upang maituring na naisumite bago ang itinakdang oras.
• Inaasahan ng HSH na ang mga pagbabago sa badyet na humihiling ng paggamit ng mga ipon mula sa mga pansamantalang walang puwestong posisyon ng kawani ay gagastusin sa mga minsanang gastusin lamang.
• Ang mga pagbabago sa badyet ay maaari lamang maging retroaktibo hanggang isang buwan bago ang pagsusumite ng rebisyon. Halimbawa, ang isang kahilingang isinumite noong Marso ay maaaring maging epektibo nang hindi mas maaga sa Pebrero.
• Dapat na napapanahon ang mga provider sa kanilang pag-invoice upang masuri ang kahilingan.
• Nakalaan sa HSH ang karapatang tanggihan ang anumang kahilingan at maaaring mangailangan ng karagdagang oras at mga hakbang para sa mga programang hindi sakop ng Pangkalahatang Pondo.

Mga Takdang Panahon:

Dapat sikaping iwasan ng mga tagapagbigay ng serbisyo ang mga kahilingan sa pagbabago ng badyet sa huling quarter ng taon ng pananalapi upang maiwasan ang anumang pagkaantala sa pagproseso ng kahilingan dahil sa abalang panahon ng pag-renew ng kontrata.

Mga Pagbabago sa Badyet, Mga Kahilingan sa Pag-usad at Iba Pang Mga Kahilingan:

Ang mga pagbabago sa badyet ay hindi nagpapataas ng badyet. Ang mga kahilingang nagpapataas sa kabuuang halaga ng badyet (hal., mga pagbabago sa badyet) o mga kahilingang ilipat (hal., ilipat) ang mga hindi nagastos na pondo mula sa isang taon patungo sa susunod ay sumusunod sa magkakahiwalay na proseso at napapailalim sa mga karagdagang pag-apruba. Ang mga kahilingan para sa mga Pagbabago sa Badyet at/o mga Ilipat ay dapat isumite sa itinalagang HSH Program Manager at Contract Analyst.

Proseso ng Paghiling ng Pagbabago sa Badyet****:

1. Hiniling na Sinimulan sa pamamagitan ng Email: Ang tagapagbigay ng serbisyo ay humihiling ng rebisyon sa badyet sa pamamagitan ng pagpapadala ng email sa kanilang itinalagang Contract Analyst at Program Manager na malinaw na nagbabalangkas sa mga hiniling na pagbabago. Kung mas malinaw ang kahilingan, mas mabilis itong mapoproseso. Tinutukoy ng Contract Analyst ang bilang ng mga rebisyon na naganap sa programa bawat taon ng pananalapi, at kasama ang Program Manager, maaaring magsimula ng isang follow-up na tawag sa telepono para sa karagdagang impormasyon.

2. Apendiks B, Ginawa ang Form para sa Pagbabago ng Badyet: Sinusuri ng Program Manager at Contract Analyst ang kahilingan batay sa mga sumusunod:

• Impakt sa mga serbisyo sa kliyente
• Mga kinakailangan sa pinagmumulan ng pondo
• Paano plano ng programa na gamitin ang mga pondo
• Impakt sa programa kung tatanggihan

Kung ang hiniling na rebisyon ay maaprubahan ng Program Manager, ipapadala ng Contract Analyst sa provider ang pinakabagong naaprubahang Appendix B at tuturuan silang i-update ang mga kolum na "Rebisyon". Ang binagong badyet ay dapat kumpletuhin at ibalik sa pamamagitan ng email sa loob ng tatlong araw ng negosyo.

3. Apendiks B na Binago: Sinusuri at binabago ng tagapagbigay ng serbisyo ang Apendiks B sa pamamagitan ng pagpuno sa kolum(mga kolum) na "Pagbabago" sa naaangkop na mga taon ng pananalapi sa naaangkop na mga tab na Salary, Operating at/o Capital Detail at nagbibigay ng mga detalye sa mga pagbabago sa badyet sa tab na Budget Narrative (kabilang ang kung bakit inililipat ang mga pondo) at mga email sa Contract Analyst at Program Manager sa loob ng tatlong araw ng negosyo mula sa pagkatanggap.

4. Sinuri/Inaprubahan ang Apendiks B: Sa loob ng dalawang araw mula sa pagtanggap, susuriin ng Contract Analyst at Program Manager ang rebisyon sa Apendiks B upang matiyak na ang mga pagbabago ay:

• Neutral sa gastos
• I-clear
• Tumpak (hal., gumagana ang mga pormula)
• Alinsunod sa mga kinakailangan sa pagpopondo at mga aktibidad na pinondohan

Sa anumang punto, maaaring humingi ng karagdagang impormasyon ang Contract Analyst o Program Manager.

5. Na-update na Badyet sa Apendiks B: Sa loob ng isang araw ng negosyo mula sa pagkakatanggap, ise-save ng Contract Analyst ang pinal at inaprubahang binagong Apendiks B sa file folder ng provider at sa invoicing system ng HSH bilang ang pinakabagong Apendiks B. Ipapadala ng Contract Analyst sa email ng provider at sa opisyal na abiso ng Program Manager na na-update o na-unlock na ang CARBON, kasama ang anumang kinakailangang (mga) instruksyon, at ikakabit ang pinal na Apendiks B.

_______________________________________

*Mag-email sa iyong itinalagang Contracts Analyst o sa hshcontracts@sfgov.org upang matanggap ang mapagkukunang ito

** https://www.gpo.gov/fdsys/pkg/CFR-2014-title2-vol1/pdf/CFR-2014-title2-vol1-sec200-308.pdf

***Ayon sa 24 CFR bahagi 578.105, repasuhin ang Gabay sa Gumagamit ng CoC Program Grants Administration

****Ang proseso ay maaaring Pagbabago at ang mga takdang panahon ay mga layunin lamang