Política y procedimiento de revisión presupuestaria de HSH

HSH reconoce que los proveedores podrían necesitar realizar revisiones presupuestarias sin afectar el presupuesto durante el año fiscal para ajustarse a las necesidades inmediatas y emergentes del programa. El Apéndice C – Método de Pago* incluido en todos los acuerdos de HSH permite a los proveedores flexibilidad en la facturación para facturar más del 100 por ciento de las partidas presupuestarias locales en curso, siempre que el total de gastos no exceda el monto de la categoría presupuestaria (es decir, Sueldos, Gastos Operativos, Gastos Indirectos o Gastos de Capital).

Tipos de revisión presupuestaria:

A partir de la fecha de aprobación de esta política, HSH permitirá tres tipos de revisiones presupuestarias que no aumenten el presupuesto general:

1. Traslado de fondos no gastados de una categoría presupuestaria a otra (por ejemplo, de gastos operativos a sueldos);
2. Movimiento de fondos dentro de una categoría presupuestaria; o
3. Traslado de fondos de una partida o categoría presupuestaria a una nueva partida que no estaba incluida en el presupuesto aprobado originalmente, pero que HSH ha determinado que son costos razonables relacionados con el programa.

Programas financiados localmente:

Los programas HSH financiados con fondos locales (es decir, el Fondo General, la Propuesta C) pueden facturar más del 100 % de las partidas presupuestarias existentes sin necesidad de una revisión presupuestaria, pero no pueden exceder el monto total de su categoría presupuestaria. Las revisiones presupuestarias para agregar nuevas partidas deben seguir el proceso que se describe a continuación.

Programas financiados por el gobierno federal:

Los programas financiados con fondos distintos al Fondo General o la Propuesta C pueden estar sujetos a requisitos adicionales. De acuerdo con las directrices federal , cualquier desviación del presupuesto requiere la aprobación previa de las agencias federal que otorgan las subvenciones.

Para los programas financiados por el Continuum of Care (CoC) del Departamentos de Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD), se debe notificar al HUD sobre cualquier Cambiar que represente menos del 10 % de los fondos del CoC entre una actividad aprobada (por ejemplo, Arrendamiento, Operaciones, Servicios de Apoyo, Asistencia De alquiler , Administración) y otra. Los cambios importantes en el CoC, es decir, cualquier modificación en un solo año que supere el 10 % del monto total otorgado, requieren la aprobación del HUD.***

Para los programas financiados con HUD CoC, los proveedores deben solicitar una revisión presupuestaria de acuerdo con el proceso que se describe a continuación.

Los proveedores financiados a través del HUD CoC y aquellos cuyos términos de acuerdo no coinciden con el año fiscal, deben presentar revisiones presupuestarias antes de los últimos tres meses de su período anual.

Más información sobre las revisiones presupuestarias:

• Las solicitudes deben estar completas para que se consideren presentadas dentro del plazo establecido.
• HSH prevé que las revisiones presupuestarias que solicitan que los ahorros derivados de puestos de personal temporalmente vacantes se destinen a gastos puntuales.
• Las revisiones presupuestarias solo podrán tener efecto retroactivo hasta un mes antes de su presentación. Por ejemplo, una solicitud presentada en marzo no podrá entrar en vigor antes de febrero.
• Los proveedores deben tener su facturación al día para que la solicitud sea revisada.
• HSH se reserva el derecho de rechazar cualquier solicitud y puede requerir tiempo y pasos adicionales para los programas que no se financien con fondos generales.

Cronogramas:

Los proveedores deben intentar evitar las solicitudes de revisión presupuestaria durante el último trimestre del año fiscal para evitar retrasos en la tramitación de la solicitud debido a la ajetreada temporada de renovación de contratos.

Modificaciones presupuestarias, solicitudes de arrastre de saldos y otras solicitudes:

Las revisiones presupuestarias no incrementan el presupuesto. Las solicitudes de aumento del monto total del presupuesto (por ejemplo, modificaciones presupuestarias) o las solicitudes para transferir fondos no utilizados de un año a otro siguen procesos distintos y requieren aprobaciones adicionales. Las solicitudes de modificaciones presupuestarias o transferencias de fondos deben presentarse al gerente del programa HSH y al analista de contratos asignados.

Proceso de solicitud de revisión presupuestaria****:

1. Solicitud iniciada por correo electrónico: El proveedor solicita una revisión presupuestaria enviando un correo electrónico a su analista de contratos y gerente de programa asignados, detallando claramente los cambios solicitados. Cuanto más clara sea la solicitud, más rápido se procesará. El analista de contratos determina la cantidad de revisiones que ha tenido el programa durante el año fiscal y, junto con el gerente de programa, puede realizar una llamada de seguimiento para obtener más información.

2. Apéndice B, Formulario de revisión presupuestaria creado: El gerente del programa y el analista de contratos evalúan la solicitud en función de lo siguiente:

• Impacto en los servicios al cliente
• Requisitos de la fuente de financiación
• Cómo planea el programa utilizar los fondos
• Impacto en el programa si se deniega

Si el gerente del programa aprueba la revisión solicitada, el analista de contratos envía al proveedor el Anexo B aprobado más reciente y le indica que actualice las columnas de "Revisión". El presupuesto revisado debe completarse y devolverse por correo electrónico en un plazo de tres días hábiles.

3. Apéndice B revisado: El proveedor revisa y modifica el Apéndice B rellenando la(s) columna(s) "Revisión" en los años fiscales correspondientes en las pestañas Salario, Operación y/o Detalle de Capital apropiadas y proporciona detalles sobre los cambios presupuestarios en la pestaña Narrativa del presupuesto (incluyendo por qué se transfieren los fondos) y envía correos electrónicos al Analista de Contratos y al Gerente del Programa dentro de los tres días hábiles posteriores a su recepción.

4. Apéndice B revisado/aprobado: Dentro de los dos días posteriores a su recepción, el analista de contratos y el gerente del programa revisan la revisión del Apéndice B para asegurarse de que los cambios sean:

• Costo neutral
• Claro
• Preciso (por ejemplo, las fórmulas funcionan)
• De conformidad con los requisitos de financiación y las actividades financiadas.

En cualquier momento, el analista de contratos o el gerente del programa pueden solicitar información adicional.

5. Presupuesto del Apéndice B actualizado: Dentro de un día hábil después de su recepción, el Analista de Contratos guarda el Apéndice B revisado final y aprobado en la carpeta de archivos del proveedor y en el sistema de facturación de HSH como el Apéndice B más reciente. El Analista de Contratos envía por correo electrónico al proveedor y al Gerente del Programa una notificación oficial de que CARBON se ha actualizado o desbloqueado, con las instrucciones necesarias, y adjunta el Apéndice B final.

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*Envíe un correo electrónico a su analista de contratos asignado o a hshcontracts@sfgov.org para recibir este recurso.

** https://www.gpo.gov/fdsys/pkg/CFR-2014-title2-vol1/pdf/CFR-2014-title2-vol1-sec200-308.pdf

***Según 24 CFR parte 578.105, consulte la Guía del usuario para la administración de subvenciones del programa CoC.

****El proceso está sujeto a Cambiar y los plazos son objetivos.