HSH預算修訂政策和程序

HSH 承認，服務提供者可能需要在財政年度內進行預算中性調整，以適應當前和新出現的專案需求。所有 HSH 協議中包含的附錄 C – 付款方式* 允許服務提供者靈活開立發票，開立的金額可以超過持續性本地資助項目的 100%，前提是總支出不超過預算類別金額（例如，工資、營運、間接或資本支出）。

預算修訂類型：

自本政策批准之日起，HSH將允許三種不會增加總預算的預算修訂類型：

1. 將未使用的資金從一個預算類別轉移到另一個預算類別（例如，從營運支出轉移到薪資支出）；
2. 預算類別內的資金流動；或
3. 將資金從一個預算項目或類別轉移到一個新的預算項目，該預算項目未包含在最初批准的預算中，但 HSH 已確定該預算項目是合理的與計劃相關的成本。

地方資助計畫：

由地方資金（例如，一般基金、C提案）資助的HSH項目，其發票金額可超過現有預算項目的100%，無需修改預算，但不得超過其所屬預算類別的總金額。如需修改預算以新增項目，則必須遵循以下流程。

聯邦政府資助的計畫：

由一般基金或C提案以外的資金來源資助的項目可能需要滿足額外要求。根據聯邦指導方針，任何預算偏差均需事先獲得聯邦撥款機構的批准。

對於由美國住房和城市發展部門(HUD) 資助的「持續關懷計畫」(CoC) 項目，如果一項已批准的活動（例如租賃、營運、支援服務、租賃援助、行政管理）的資金更改幅度小於 10%，則必須通知 HUD。如果 CoC 資金在一年內發生重大變更，且變更幅度超過總撥款金額的 10%，則需要獲得 HUD 的批准。 ***

對於由 HUD CoC 資助的項目，提供者必須按照以下概述的流程申請預算修訂。

透過 HUD CoC 獲得資助的供應商以及協議期限與財政年度不一致的供應商，必須在年度期限的最後三個月之前提交預算修訂。

預算修訂詳情：

• 申請資料必須齊全，方可視為在截止日期前提交。
• HSH 預計，要求將暫時空缺的職位所節省的資金用於一次性支出的預算修訂案將用於此目的。
• 預算修訂最多只能追溯至修訂申請前一個月。例如，3月提交的申請最早只能在2月生效。
• 供應商必須及時更新發票訊息，申請才能審核。
• HSH保留拒絕任何申請的權利，並且對於非一般基金項目，可能需要額外的時間和步驟。

時間軸：

供應商應盡量避免在財政年度的最後一個季度提出預算修改請求，以免因合約續約繁忙而導致請求處理延誤。

預算修改、結轉申請及其他申請：

預算修訂不會增加預算總額。增加預算總額的申請（例如，預算修改）或將未使用的資金從上一年結轉到下一年的申請（例如，結轉）需遵循不同的流程，並需獲得額外批准。預算修改和/或結轉申請必須提交給指定的 HSH 專案經理和合約分析師。

預算修訂申請流程****：

1. 透過電子郵件發起請求：供應商可透過向其指定的合約分析師和專案經理發送電子郵件來請求預算修訂，郵件中需清楚列明所需的變更。請求越清晰，處理速度就越快。合約分析師會統計該專案在本財年內的修訂次數，並可能與專案經理一起發起後續電話溝通，以獲取更多資訊。

2. 附錄 B，預算修訂表已建立：專案經理和合約分析師根據以下內容評估申請：

• 對客戶服務的影響
• 資金來源需求
• 該項目計劃如何使用資金
• 如果拒絕，對專案的影響

如果專案經理批准了所請求的修訂，合約分析員會將最新批准的附錄B發送給供應商，並指示其更新「修訂」欄。修訂後的預算必須在三個工作天內填寫完畢並透過電子郵件回覆。

3. 附錄 B 修訂：供應商審查並修訂附錄 B，方法是在相應的薪資、營運和/或資本明細標籤頁中填寫適用財政年度的「修訂」列，並在預算說明標籤頁中提供預算變更的詳細資訊（包括資金轉移的原因），並在收到後的三個工作日內透過將資訊發送給合約分析師和專案經理。

4. 附錄 B 審核/核准：合約分析員和專案經理在收到附錄 B 修訂稿後兩天內進行審核，以確保變更內容符合以下要求：

• 成本中性
• 清除
• 準確（例如，公式有效）
• 根據資金需求和資助活動

合約分析員或專案經理可隨時要求提供補充資訊。

5. 附錄B預算更新：合約分析員在收到最終批准的修訂版附錄B後的一個工作天內，將其保存到供應商的文件資料夾和HSH的開票系統中，作為最新的附錄B。合約分析員透過電子郵件向供應商和專案經理發送正式通知，告知CARBON系統已更新或解鎖，並附上任何必要的指引，同時附上最終的附錄B。

_______________________________________

*請發送電子郵件至您指定的合約分析師或hshcontracts@sfgov.org以取得此資源。

** https://www.gpo.gov/fdsys/pkg/CFR-2014-title2-vol1/pdf/CFR-2014-title2-vol1-sec200-308.pdf

***依據《聯邦法規》第24篇第578.105條，請查閱CoC專案撥款管理使用者指南

流程可能會有所更改，時間表僅供參考。