Chính sách và quy trình điều chỉnh ngân sách HSH

HSH thừa nhận rằng các nhà cung cấp có thể cần thực hiện các điều chỉnh trung lập về ngân sách trong năm tài chính để điều chỉnh cho các nhu cầu chương trình trước mắt và phát sinh. Phụ lục C – Phương thức thanh toán* được bao gồm trong tất cả các thỏa thuận của HSH cho phép các nhà cung cấp linh hoạt trong việc lập hóa đơn, cho phép họ lập hóa đơn cho hơn 100% các khoản mục được tài trợ tại địa phương đang diễn ra, miễn là tổng chi tiêu không vượt quá số tiền của hạng mục ngân sách (ví dụ: Lương, Chi phí hoạt động, Chi phí gián tiếp hoặc Vốn đầu tư).

Các loại điều chỉnh ngân sách:

Kể từ ngày chính sách này được phê duyệt, HSH sẽ cho phép ba loại điều chỉnh ngân sách mà không làm tăng tổng ngân sách:

1. Việc chuyển khoản tiền chưa sử dụng từ hạng mục ngân sách này sang hạng mục ngân sách khác (ví dụ: từ chi phí hoạt động sang chi phí lương);
2. Việc chuyển đổi nguồn vốn trong một hạng mục ngân sách; hoặc
3. Việc chuyển kinh phí từ một khoản mục hoặc hạng mục ngân sách sang một khoản mục mới không nằm trong ngân sách đã được phê duyệt ban đầu nhưng được HSH xác định là chi phí hợp lý liên quan đến chương trình.

Các chương trình được tài trợ bởi địa phương:

Các chương trình HSH được tài trợ bằng nguồn kinh phí địa phương (ví dụ: Quỹ chung, Đề án C) có thể lập hóa đơn vượt quá 100% so với các khoản mục ngân sách hiện có mà không cần điều chỉnh ngân sách, nhưng không được vượt quá tổng số tiền của hạng mục ngân sách đó. Việc điều chỉnh ngân sách để thêm các khoản mục mới phải tuân theo quy trình được nêu dưới đây.

Các chương trình được tài trợ bởi chính phủ liên bang:

Các chương trình được tài trợ từ các nguồn khác ngoài Quỹ Chung hoặc Đề án C có thể phải tuân thủ các yêu cầu bổ sung. Theo hướng dẫn của liên bang, việc sai lệch so với ngân sách cần phải được sự chấp thuận trước từ các cơ quan cấp vốn liên bang.**

Đối với các chương trình được Bộ Nhà ở và Phát triển Đô thị Hoa Kỳ (HUD) tài trợ theo chương trình Continuum of Care (CoC), HUD phải được thông báo về bất kỳ sự thay đổi nào dưới 10% kinh phí CoC từ một hoạt động đã được phê duyệt (ví dụ: Cho thuê, Vận hành, Dịch vụ hỗ trợ, Hỗ trợ thuê nhà, Quản lý) sang một hoạt động khác. Những thay đổi lớn về CoC, tức là sự thay đổi trong một năm vượt quá 10% tổng số tiền được cấp, cần phải có sự phê duyệt của HUD.***

Đối với các chương trình được tài trợ bằng nguồn vốn HUD CoC, các nhà cung cấp phải yêu cầu điều chỉnh ngân sách theo quy trình được nêu dưới đây.

Các nhà cung cấp được tài trợ thông qua HUD CoC và những nhà cung cấp có điều khoản thỏa thuận không trùng với năm tài chính, phải nộp bản sửa đổi ngân sách trước ba tháng cuối cùng của nhiệm kỳ hàng năm.

Thông tin chi tiết hơn về việc điều chỉnh ngân sách:

• Các yêu cầu phải đầy đủ thông tin mới được xem là đã nộp trước thời hạn.
• HSH kỳ vọng rằng các điều chỉnh ngân sách yêu cầu sử dụng khoản tiết kiệm từ các vị trí nhân viên tạm thời còn trống sẽ được chi cho các khoản chi tiêu một lần.
• Việc điều chỉnh ngân sách chỉ có thể có hiệu lực hồi tố tối đa một tháng trước ngày nộp bản điều chỉnh. Ví dụ, yêu cầu được nộp vào tháng 3 chỉ có hiệu lực không sớm hơn tháng 2.
• Các nhà cung cấp phải cập nhật đầy đủ hóa đơn của mình thì yêu cầu mới được xem xét.
• HSH có quyền từ chối bất kỳ yêu cầu nào và có thể yêu cầu thêm thời gian và các bước bổ sung đối với các chương trình không thuộc Quỹ Chung.

Dòng thời gian:

Các nhà cung cấp nên cố gắng tránh gửi yêu cầu điều chỉnh ngân sách trong quý cuối cùng của năm tài chính để tránh bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc xử lý yêu cầu do mùa gia hạn hợp đồng bận rộn.

Điều chỉnh ngân sách, yêu cầu chuyển tiếp ngân sách và các yêu cầu khác:

Việc điều chỉnh ngân sách không làm tăng ngân sách. Các yêu cầu làm tăng tổng số tiền ngân sách (ví dụ: điều chỉnh ngân sách) hoặc các yêu cầu chuyển tiếp (ví dụ: chuyển số dư) các khoản tiền chưa sử dụng từ năm này sang năm khác phải tuân theo các quy trình riêng biệt và cần được phê duyệt thêm. Các yêu cầu điều chỉnh ngân sách và/hoặc chuyển tiếp ngân sách phải được gửi đến Quản lý Chương trình HSH và Chuyên viên Phân tích Hợp đồng được chỉ định.

Quy trình yêu cầu điều chỉnh ngân sách****:

1. Yêu cầu được khởi xướng qua email: Nhà cung cấp yêu cầu điều chỉnh ngân sách bằng cách gửi email cho cả Chuyên viên Phân tích Hợp đồng và Quản lý Chương trình được chỉ định, trong đó nêu rõ những thay đổi được yêu cầu. Yêu cầu càng rõ ràng, quá trình xử lý càng nhanh chóng. Chuyên viên Phân tích Hợp đồng sẽ xác định số lần điều chỉnh ngân sách của chương trình trong năm tài chính và cùng với Quản lý Chương trình, có thể gọi điện thoại để hỏi thêm thông tin.

2. Phụ lục B, Biểu mẫu sửa đổi ngân sách được tạo: Người quản lý chương trình và chuyên viên phân tích hợp đồng đánh giá yêu cầu dựa trên các tiêu chí sau:

• Tác động đến dịch vụ khách hàng
• Yêu cầu về nguồn tài trợ
• Chương trình dự định sử dụng nguồn kinh phí như thế nào?
• Ảnh hưởng đến chương trình nếu bị từ chối

Nếu yêu cầu sửa đổi được Quản lý Chương trình chấp thuận, Chuyên viên Phân tích Hợp đồng sẽ gửi cho nhà cung cấp Phụ lục B đã được phê duyệt mới nhất và hướng dẫn họ cập nhật cột “Sửa đổi”. Ngân sách đã sửa đổi phải được hoàn thiện và gửi lại qua email trong vòng ba ngày làm việc.

3. Phụ lục B đã sửa đổi: Nhà cung cấp xem xét và sửa đổi Phụ lục B bằng cách điền vào cột “Sửa đổi” trong các năm tài chính áp dụng ở các tab Chi tiết Lương, Chi phí Hoạt động và/hoặc Chi phí Vốn tương ứng và cung cấp chi tiết về các thay đổi ngân sách trong tab Bản tường thuật Ngân sách (bao gồm lý do chuyển tiền) và gửi email cho Chuyên viên Phân tích Hợp đồng và Quản lý Chương trình trong vòng ba ngày làm việc kể từ khi nhận được.

4. Phụ lục B được xem xét/phê duyệt: Trong vòng hai ngày kể từ khi nhận được, Chuyên viên Phân tích Hợp đồng và Quản lý Chương trình sẽ xem xét bản sửa đổi Phụ lục B để đảm bảo các thay đổi là:

• Không phát sinh chi phí
• Thông thoáng
• Chính xác (ví dụ: công thức hoạt động đúng)
• Phù hợp với các yêu cầu về kinh phí và các hoạt động được tài trợ.

Bất cứ lúc nào, chuyên viên phân tích hợp đồng hoặc quản lý chương trình đều có thể yêu cầu thêm thông tin.

5. Phụ lục B Cập nhật Ngân sách: Trong vòng một ngày làm việc kể từ khi nhận được, Chuyên viên Phân tích Hợp đồng lưu Phụ lục B đã được sửa đổi và phê duyệt cuối cùng vào thư mục hồ sơ của nhà cung cấp và hệ thống lập hóa đơn của HSH dưới dạng Phụ lục B mới nhất. Chuyên viên Phân tích Hợp đồng gửi email thông báo chính thức cho nhà cung cấp và Quản lý Chương trình rằng CARBON đã được cập nhật hoặc mở khóa, kèm theo bất kỳ hướng dẫn cần thiết nào, và đính kèm Phụ lục B cuối cùng.

_______________________________________

*Vui lòng gửi email cho Chuyên viên Phân tích Hợp đồng được chỉ định hoặc đến địa chỉ hshcontracts@sfgov.org để nhận tài liệu này.

** https://www.gpo.gov/fdsys/pkg/CFR-2014-title2-vol1/pdf/CFR-2014-title2-vol1-sec200-308.pdf

***Theo quy định tại 24 CFR phần 578.105, vui lòng xem Hướng dẫn sử dụng quản lý tài trợ chương trình CoC.

****Quy trình có thể thay đổi và thời gian biểu chỉ là mục tiêu.