Paghahanda sa Emergency: Mga Hakbang na Magagawa Ngayon ng mga Departamento

1. Mga Pasilidad, Kagamitan, at Iba Pang Ari-arian ng Dokumento

Kumuha ng mga litrato o video ng mga pasilidad, sasakyan, kagamitan, at iba pang ari-arian ng departamento ngayon. Ang mga rekord na ito ay nagbibigay ng mahahalagang dokumentasyon para sa mga pangunahing pangangailangan na kakailanganin upang suportahan ang mga pagtatasa ng pinsala, mga paghahabol sa seguro, at mga kahilingan para sa Tulong Pampubliko pagkatapos ng isang sakuna.

• Isaalang-alang ang mga sumusunod na pinakamahusay na kasanayan:
• Paganahin ang geotagging upang makuha ang impormasyon ng lokasyon at timestamp.
• Idokumento ang parehong panloob at panlabas na mga kondisyon.
• Kabilang dito ang mga pasilidad, kagamitan, sasakyan, kalsada, bakod, puno, at iba pang imprastraktura.
• Itabi ang mga rekord sa isang lokasyon na maa-access pagkatapos ng isang emergency.

2. Tiyaking napapanahon at kumpleto ang dokumentasyon

Mahalaga ang mga rekord na maayos na napanatili na nagpapakita ng kondisyon ng mga pasilidad at kagamitan bago ang isang insidente kapag humihingi ng kabayaran para sa pinsalang nauugnay sa sakuna.

Kabilang sa mga halimbawa ng kapaki-pakinabang na dokumentasyon ang:

• Mga ulat ng inspeksyon
• Mga talaan ng pagpapanatiling pang-iwas
• Mga kahilingan sa serbisyo
• Mga kasaysayan ng pagkukumpuni
• Mga imbentaryo ng asset

Tandaan na ang kawalan ng mga kahilingan sa serbisyo o pagkukumpuni ay hindi, sa ganang sarili, nagpapakita na ang isang asset ay nasa wastong kondisyon ng paggana bago ang isang insidente.

3. Suriin ang Kahandaan ng Procurement Card (P-Card)

Dapat repasuhin ng mga departamento ang kanilang mga programa sa Procurement Card (P-Card) upang matiyak na handa sila para sa mga potensyal na pangangailangan sa pagbili sa mga emergency.

Kung ang inyong Departamento ay mayroon nang P-Card Coordinator, suriin ang mga pagtatalaga at limitasyon sa paggastos ng mga may-ari ng card at gumawa ng mga pagsasaayos kung naaangkop. Ang mga departamentong interesado sa pagtatatag ng isang programang P-Card ay maaaring sumangguni sa Kabanata 5 ng Mga Patakaran at Pamamaraan sa Accounting ng Opisina ng Controller para sa mga kinakailangan sa pagiging karapat-dapat, naaangkop na paggamit, at mga responsibilidad ng departamento.

Ang wastong dokumentasyon ay isa sa pinakamahalagang salik sa pagsuporta sa mga potensyal na paghahabol sa pagbawi ng gastos.

Ang mga code para sa mga proyektong pang-emerhensya at mga insidente sa buong lungsod ay pinalabas ni ng Opisina ng Controller pagkatapos magdeklara ang Alkalde ng isang emerhensya sa Lungsod at magsimula ang mga pagsisikap sa Pagtugon sa Emergency. Hanggang sa panahong iyon, maaaring subaybayan mismo ng mga departamento ang mga aktibidad sa paghahanda at mga gastusin na may kaugnayan sa pagtugon gamit ang mga code ng proyekto ng departamento at mga naaangkop na chartfield.

Pagkatapos ng deklarasyon sa emergency sa buong Lungsod, kailangang maingat na subaybayan ng mga departamento ang paggawa, kagamitan, materyales, suplay, kontrata, at iba pang gastos na may kaugnayan sa emergency. Dapat tiyakin ng mga departamento na mayroon silang mga pamamaraan at proseso upang subaybayan ang mga gastos sa emergency tulad ng sumusunod:

Dokumentasyon sa Paggawa

Ang mga departamento ay dapat:

• Subaybayan ang mga oras ng empleyado at malinaw na pag-iibain ang regular na oras mula sa overtime.
• Panatilihin ang mga sumusuportang dokumento para sa mga pansamantalang empleyadong kinuha para sa mga aktibidad ng pagtugon sa emerhensya.
• Kung kinakailangan ng Tanggapan ng Kontroler, tiyakin ng [MP1] na kukumpletuhin ng mga empleyado ang mga online na form ng ICS-214 upang idokumento ang mga pang-araw-araw na takdang-aralin sa emerhensiya, mga aktibidad, at mga oras na nagtrabaho.

Dokumentasyon ng Kagamitan

Panatilihin ang mga talaan ng paggamit para sa mga kagamitang pag-aari ng lungsod na ginagamit sa mga operasyon ng pagtugon sa emerhensya, kabilang ang:

• Mga oras ng operator
• Mileage
• Oras ng paggamit ng kagamitan
• Iba pang impormasyon sa pagpapatakbo na kinakailangan upang suportahan ang mga kahilingan sa pagbabayad

Mga Kontrata, Invoice, at Resibo

Panatilihin ang kumpletong dokumentasyon para sa lahat ng mga pagbili at serbisyong may kaugnayan sa sakuna, kabilang ang:

• Mga orihinal na naka-itemize na invoice
• Mga Resibo
• Mga detalyadong paglalarawan ng gawaing isinagawa
• Mga petsa ng serbisyo
• Patunay ng pagbabayad

Dapat ding tiyakin ng mga departamento na ang mga kontrata ng vendor ay sumusunod sa mga kinakailangan ng FEMA at Cal OES sa buong buhay ng kontrata, kabilang ang pagpapatunay na ang mga vendor ay hindi sinuspinde o binabawalan sa pamamagitan ng SAM.gov .

Tiyakin ang Napapanahong Pagsingil at Pagbabayad

Dapat sundin ng mga departamento ang mga kinakailangan ng Lungsod tungkol sa "procure-to-pay" na nakabalangkas sa Mga Patakaran at Pamamaraan sa Accounting ng Opisina ng Controller at tiyaking ang mga produkto at serbisyong may kaugnayan sa sakuna ay sinisingil at nababayaran nang maagap at tumpak.

Hindi Garantisado ang Pondo ng Tulong Pampubliko

Ang mga programang pederal at pang-estadong tulong sa sakuna, kabilang ang FEMA at Cal OES Public Assistance, ay napapailalim sa mahigpit na mga kinakailangan sa pagiging kwalipikado at malawak na pamantayan sa dokumentasyon.

Kahit na naaprubahan ang reimbursement:

• Ang pagbabayad ay kadalasang nangyayari ilang taon pagkatapos ng isang sakuna.
• Bihirang masakop ng inaprubahang pondo ang 100 porsyento ng mga gastos na may kaugnayan sa sakuna.

Samakatuwid, dapat magpanatili ang mga departamento ng masusing rekord at gumawa ng mga desisyon sa operasyon batay sa mga pangangailangan ng negosyo sa halip na sa inaasahang reimbursement.

Kabanata 6 Maaaring Magdeklara ang mga Kagawaran ng Emergency ng Kagawaran

Ang mga Pinuno ng Departamento ng mga ahensya ng Kabanata 6 (SFDPW, SFPUC, SFMTA, Paliparan, Daungan, at Libangan at Parke) ay may awtoridad sa pagkontrata para sa mga emerhensiya sa ilalim ng Seksyon 6.60 ng Kodigo Administratif .

Kapag idineklara ang isang emergency ng departamento, maaaring pahintulutan ng Pinuno ng Departamento ang gawaing pang-emergency sa pinakamabilis na paraan na kinakailangan upang matugunan ang sitwasyon. Ang trabahong tinatayang mas mababa sa $250,000 ay maaaring magpatuloy nang walang karagdagang pag-apruba. Para sa trabahong tinatayang lalampas sa $250,000, ang nakasulat na pag-apruba mula sa Mayor at Board of Supervisors ay karaniwang kinakailangan bago magpatuloy, o sa lalong madaling panahon kung ang mga pangyayari ay nangangailangan ng agarang aksyon.

Hikayatin ang mga Empleyado na I-update ang Impormasyon sa Pakikipag-ugnayan

Ang tumpak na impormasyon sa pakikipag-ugnayan sa empleyado ay nakakatulong upang matiyak na mabilis na maipamahagi ng Lungsod ang mahahalagang abiso sa emerhensiya at (mga) instruksyon sa pagtugon kung kinakailangan.

Dapat hikayatin ng mga departamento ang mga kawani na regular na repasuhin at i-update ang kanilang impormasyon sa pakikipag-ugnayan .

Mag-sign Up para sa mga Alerto sa Emerhensya

Dapat magparehistro ang mga empleyado para sa mga serbisyo ng abiso para sa emerhensiya kung saan sila nakatira at nagtatrabaho.

Para sa mga residente at empleyado ng San Francisco , mag-sign up para sa AlertSF sa pamamagitan ng San Francisco .

Ang mga empleyadong nakatira sa labas ng San Francisco ay dapat magparehistro para sa mga lokal na sistema ng alerto sa emerhensya sa pamamagitan ng Ready California o sa pamamagitan ng pag-text ng kanilang ZIP Code sa 888-777.

Ang kahandaan sa emerhensiya ay nagsisimula bago pa man mangyari ang isang insidente. Ang mga departamentong nagdodokumento ng mga ari-arian, nagpapanatili ng mga kasalukuyang rekord, nagtatatag ng mga kasanayan sa pagsubaybay sa gastos, sumusuri sa kahandaan sa pagbili, at nagpapanatiling napapanahon ng impormasyon ng empleyado ay mas nasa posisyon upang epektibong tumugon at suportahan ang mga potensyal na paghahabol sa reimbursement pagkatapos ng isang sakuna.

Ang isang maliit na pamumuhunan sa paghahanda ngayon ay maaaring makabuluhang makabawas sa mga hamon sa operasyon, pananalapi, at administratibo sa panahon ng pagbangon.