Preparación para emergencias: Medidas que los departamentos pueden tomar ahora

1. Documentar instalaciones, equipos y otros activos

Tome fotografías o videos de las instalaciones, vehículos, equipos y demás bienes del departamento ahora mismo. Estos registros constituyen la documentación básica fundamental que se necesitará para respaldar las evaluaciones de daños, las reclamaciones de seguros y las solicitudes de asistencia pública tras un desastre.

• Considere las siguientes buenas prácticas:
• Habilita el geoetiquetado para capturar información de ubicación y fecha y hora.
• Documentar tanto el estado interior como el exterior.
• Incluir instalaciones, equipos, vehículos, carreteras, cercas, árboles y demás infraestructura.
• Guarde los documentos en un lugar que permanezca accesible después de una emergencia.

2. Asegúrese de que la documentación esté actualizada y completa.

Contar con registros bien mantenidos que demuestren el estado de las instalaciones y los equipos antes de un incidente es fundamental para solicitar el reembolso de los daños relacionados con un desastre.

Algunos ejemplos de documentación útil son:

• Informes de inspección
• Registros de mantenimiento preventivo
• Solicitudes de servicio
• Historiales de reparaciones
• inventarios de activos

Tenga en cuenta que la ausencia de solicitudes de servicio o reparaciones no demuestra, por sí sola, que un activo estuviera en buen estado de funcionamiento antes de un incidente.

3. Revisar la preparación de la tarjeta de compras (tarjeta P)

Los departamentos deben revisar sus programas de tarjetas de compra (P-Card) para asegurarse de estar preparados para posibles necesidades de compra de emergencia.

Si su Departamentos ya cuenta con un coordinador de tarjetas de compra, revise las asignaciones de titulares de tarjetas y los límites de gasto, y realice los ajustes necesarios. Los departamentos interesados ​​en establecer un programa de tarjetas de compra pueden consultar el Capítulo 5 de las Políticas y Procedimientos Contables de la Oficina del Contralor para conocer los requisitos de elegibilidad, el uso apropiado y las responsabilidades departamentales.

La documentación precisa es uno de los factores más importantes para respaldar posibles reclamaciones de recuperación de costes.

La Oficina del Contralor emitido por los códigos de emergencia para proyectos e incidentes a nivel municipal solo después de que el alcalde declare el estado de emergencia en la ciudad y comiencen las labores de respuesta. Hasta entonces, los departamentos pueden realizar el seguimiento de las actividades de preparación y los gastos relacionados con la respuesta utilizando sus propios códigos de proyecto y los campos contables correspondientes.

Tras la declaración de emergencia en toda la ciudad, los departamentos deberán realizar un seguimiento minucioso de la mano de obra, el equipo, los materiales, los suministros, los contratos y otros costos relacionados con la emergencia. Los departamentos deben asegurarse de contar con los procedimientos y procesos necesarios para el seguimiento de los costos de emergencia, como se detalla a continuación:

Documentación laboral

Los departamentos deben:

• Controla las horas de los empleado y distingue claramente entre el tiempo normal y las horas extras.
• Mantenga la documentación justificativa de los empleados temporales contratados para actividades de respuesta a emergencias.
• Si lo requiere la Oficina del Contralor, [MP1] asegúrese de que los empleados completen los formularios ICS-214 en línea para documentar las asignaciones de emergencia diarias, las actividades y las horas trabajadas.

Documentación del equipo

Mantener registros de uso de los equipos propiedad de la ciudad que se utilizan en operaciones de respuesta a emergencias, incluyendo:

• Horas del operador
• Kilometraje
• Tiempo de uso del equipo
• Otra información operativa necesaria para respaldar las solicitudes de reembolso.

Contratos, facturas y recibos

Conserve la documentación completa de todas las compras y servicios relacionados con el desastre, incluyendo:

• Facturas originales detalladas
• Ingresos
• Descripciones detalladas del trabajo realizado
• Fechas de servicio
• Comprobante de pago

Los departamentos también deben asegurarse de que los contratos con los proveedores cumplan con los requisitos de FEMA y Cal OES durante toda la vigencia del contrato, incluida la verificación de que los proveedores no estén suspendidos o inhabilitados a través de SAM.gov .

Garantizar la facturación y el pago puntuales.

Los departamentos deben cumplir con los requisitos de adquisición y pago de la ciudad, tal como se describen en las Políticas y Procedimientos Contables de la Oficina del Contralor , y garantizar que los bienes y servicios relacionados con desastres se facturen y paguen de manera rápida y precisa.

La financiación mediante asistencia pública no está garantizada.

Los programas federal y estatales de asistencia en casos de desastre, incluidos FEMA y Cal OES Public Assistance, están sujetos a estrictos requisitos de elegibilidad y a amplios estándares de documentación.

Incluso cuando se aprueba el reembolso:

• El reembolso suele producirse años después de un desastre.
• Los fondos aprobados rara vez cubren el 100 por ciento de los costos relacionados con los desastres.

Por lo tanto, los departamentos deben mantener registros exhaustivos y tomar decisiones operativas basadas en las necesidades del negocio, en lugar de en los reembolsos previstos.

Capítulo 6 Los departamentos pueden declarar una emergencia departamental

Los jefes de Departamentos de las agencias del Capítulo 6 (SFDPW, SFPUC, SFMTA, Aeropuerto, Puerto y Recreación y Parques) tienen autoridad para realizar contratos de emergencia según la Sección 6.60 del Código Administrativo .

Cuando se declara una emergencia departamental, el jefe de Departamentos puede autorizar trabajos de emergencia con la mayor celeridad posible para resolver la situación. Los trabajos cuyo costo estimado sea inferior a $250,000 pueden llevarse a cabo sin necesidad de aprobaciones adicionales. Para trabajos cuyo costo estimado supere los $250,000, generalmente se requiere la aprobación por escrito del alcalde y la Junta de Supervisores antes de proceder, o tan pronto como sea posible si las circunstancias exigen una acción inmediata.

Anime a los empleados a actualizar su información de contacto.

Contar con información de contacto precisa de los empleado ayuda a garantizar que la Ciudad pueda distribuir rápidamente notificaciones de emergencia importantes e instrucciones de respuesta cuando sea necesario.

Los departamentos deben animar al personal a revisar y actualizar su información de contacto periódicamente.

Regístrate para recibir alertas de emergencia.

Los empleados deben registrarse en los servicios de notificación de emergencias del lugar donde viven y trabajan.

Para los residentes y empleados de San Francisco , regístrense en AlertSF a través de San Francisco .

Los empleados que vivan fuera de San Francisco deben registrarse en los sistemas locales de alerta de emergencia a través de Ready California o enviando un mensaje de texto con su código postal al 888-777.

La preparación para emergencias comienza mucho antes de que ocurra un incidente. Los departamentos que documentan sus activos, mantienen registros actualizados, establecen prácticas de seguimiento de costos, revisan su capacidad de compra y mantienen al día la información de empleado estarán mejor preparados para responder eficazmente y respaldar posibles reclamaciones de reembolso tras un desastre.

Una pequeña inversión en preparación hoy puede reducir significativamente los desafíos operativos, financieros y administrativos durante la recuperación.