緊急準備：各部門現在可以採取的措施

1. 文件設施、設備及其他資產

立即拍攝部門設施、車輛、設備和其他資產的照片或影片。這些記錄將提供重要的基礎文件，用於災後進行損失評估、保險索賠和公共援助申請。

• 請參考以下最佳實務：
• 啟用地理標記功能，以取得位置和時間戳資訊。
• 記錄室內和室外狀況。
• 包括設施、設備、車輛、道路、圍欄、樹木和其他基礎設施。
• 將記錄保存在緊急情況發生後仍可存取的位置。

2. 確保文件完整且最新

事故發生前設施和設備的狀況有良好的記錄，這對於申請災害相關損失賠償至關重要。

有用的文件範例包括：

• 檢查報告
• 預防性維護記錄
• 服務請求
• 維修記錄
• 資產清單

請注意，沒有服務請求或維修記錄本身並不能證明資產在事故發生前處於正常工作狀態。

3. 審查採購卡（P卡）準備情況

各部門應審查其採購卡（P-Card）計劃，以確保其能夠應對潛在的緊急採購需求。

如果您的部門已有採購卡協調員，請審核持卡人分配和消費限額，並根據需要進行調整。有意建立採購卡項目的部門可參考審計長辦公室會計政策與程序第五章，以了解資格要求、合理使用方法和部門職責。

準確的文檔記錄是支持潛在成本回收索賠的最重要因素之一。

全市緊急專案和事件代碼僅在市長宣布全市進入緊急狀態並啟動緊急應變工作後，才發佈審計長辦公室發布。在此之前，各部門可使用部門項目代碼和相應的會計科目自行追蹤準備活動和與回應相關的支出。

在全市緊急聲明後，各部門必須仔細追蹤人工、設備、材料、用品、合約和其他與緊急情況相關的費用。各部門應確保已製定相應的程序和流程來追蹤緊急費用，具體​​如下：

勞動文件

各部門必須：

• 記錄雇員工時，並明確區分正常工時和加班工時。
• 保存為緊急應變活動僱用的臨時員工的相關證明文件。
• 如果財務總監辦公室要求，[MP1] 確保員工在線上填寫 ICS-214表格，以記錄每日緊急任務、活動和工作時間。

設備文件

維護用於緊急應變行動的市屬設備的使用日誌，包括：

• 操作員時間
• 里程
• 設備使用時間
• 其他必要的營運信息，以支持報銷申請

合約、發票和收據

保留所有與災害相關的採購和服務的完整文件，包括：

• 原始明細發票
• 收據
• 工作內容的詳細描述
• 服務日期
• 付款證明

各部門還必須確保供應商合約在整個合約期間符合 FEMA 和 Cal OES 的要求，包括透過SAM.gov核實供應商是否被暫停或取消資格。

確保及時開立帳單和付款

各部門應遵循市審計長辦公室會計政策和程序中概述的市採購付款要求，並確保與災害相關的貨物和服務及時、準確地開具帳單和付款。

公共援助資金無法保證到位

聯邦和州災害援助計劃，包括 FEMA 和 Cal OES 公共援助，都受到嚴格的資格要求和廣泛的文件標準約束。

即使報銷申請獲得批准：

• 賠償往往在災難發生數年後才會發放。
• 核准的資金很少能100%涵蓋與災害相關的費用。

因此，各部門應保存完整的記錄，並根據業務需求而不是預期的報銷情況做出營運決策。

第六章 各部門可宣布部門緊急狀態

第 6 章機構（SFDPW、SFPUC、SFMTA、機場、港口和娛樂與公園）的部門負責人根據行政法規第 6.60 條擁有緊急合約授權。

當部門宣布進入緊急狀態時，部門主管可以授權以最快捷的方式進行緊急工作，以應對當前情況。預計費用低於 25 萬美元的工作無需額外審批即可進行。預計費用超過 25 萬美元的工作，通常需要事先獲得市長和市參事會的書面批准；如果情況需要立即採取行動，則應盡快獲得批准。

鼓勵員工更新聯絡資訊

準確的雇員聯絡資訊有助於確保市府在需要時能夠迅速發布重要的緊急通知和應對指引。

各部門應鼓勵員工定期查看和更新​​聯絡資訊。

註冊接收緊急警報

員工應在其居住地和工作地註冊緊急通知服務。

三藩市居民和員工可透過三藩市註冊 AlertSF。

居住在三藩市以外的員工應透過Ready California註冊當地緊急警報系統，或將郵遞區號發送簡訊至 888-777。

應急準備工作應在事故發生前很久就開始。那些記錄資產、維護最新記錄、建立成本追蹤機制、審查採購準備並及時更新雇員資訊的部門，將更有能力有效應對災情，並在災後支持潛在的賠償申請。

今天在準備工作上進行少量投資，可以顯著減少災後恢復期間在營運、財務和行政方面的挑戰。