Chuẩn bị ứng phó tình huống khẩn cấp: Các bước mà các sở ban ngành có thể thực hiện ngay bây giờ.

1. Ghi chép về cơ sở vật chất, thiết bị và các tài sản khác.

Hãy chụp ảnh hoặc quay video các cơ sở vật chất, phương tiện, thiết bị và các tài sản khác của sở ngay bây giờ. Những hình ảnh và video này sẽ cung cấp tài liệu cơ bản quan trọng cần thiết để hỗ trợ việc đánh giá thiệt hại, yêu cầu bồi thường bảo hiểm và các yêu cầu hỗ trợ công cộng sau thảm họa.

• Hãy xem xét những thực tiễn tốt nhất sau đây:
• Bật tính năng gắn thẻ địa lý để thu thập thông tin về vị trí và thời gian.
• Ghi chép lại cả tình trạng bên trong và bên ngoài.
• Bao gồm các cơ sở vật chất, thiết bị, phương tiện, đường sá, hàng rào, cây cối và các cơ sở hạ tầng khác.
• Lưu trữ hồ sơ ở một địa điểm mà bạn vẫn có thể dễ dàng tiếp cận sau khi xảy ra sự cố khẩn cấp.

2. Đảm bảo hồ sơ tài liệu được cập nhật và đầy đủ.

Việc lưu giữ hồ sơ đầy đủ, chứng minh tình trạng của các cơ sở vật chất và thiết bị trước khi xảy ra sự cố là rất cần thiết khi yêu cầu bồi thường thiệt hại do thiên tai gây ra.

Một số ví dụ về tài liệu hữu ích bao gồm:

• Báo cáo kiểm tra
• Hồ sơ bảo trì phòng ngừa
• Yêu cầu dịch vụ
• Lịch sử sửa chữa
• Hàng tồn kho tài sản

Cần lưu ý rằng việc không có yêu cầu bảo trì hoặc sửa chữa không tự nó chứng minh rằng tài sản đó hoạt động bình thường trước khi xảy ra sự cố.

3. Rà soát sự sẵn sàng của Thẻ mua sắm (P-Card)

Các phòng ban nên xem xét lại chương trình Thẻ mua sắm (P-Card) của mình để đảm bảo họ đã chuẩn bị sẵn sàng cho các nhu cầu mua sắm khẩn cấp tiềm tàng.

Nếu phòng ban của bạn đã có Điều phối viên Thẻ tín dụng doanh nghiệp (P-Card), hãy xem xét lại việc phân công chủ thẻ và hạn mức chi tiêu, sau đó điều chỉnh cho phù hợp. Các phòng ban quan tâm đến việc thiết lập chương trình Thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể tham khảo Chương 5 của Chính sách và Quy trình Kế toán của Văn phòng Kế toán trưởng để biết các yêu cầu về điều kiện, cách sử dụng phù hợp và trách nhiệm của từng phòng ban.

Việc lập hồ sơ chính xác là một trong những yếu tố quan trọng nhất để hỗ trợ các yêu cầu bồi thường chi phí tiềm năng.

Mã dự án và sự cố khẩn cấp toàn thành phố chỉ được Văn phòng Kiểm toán ban hành sau khi Thị trưởng tuyên bố tình trạng khẩn cấp của thành phố và các nỗ lực ứng phó khẩn cấp bắt đầu. Cho đến lúc đó, các phòng ban có thể tự theo dõi các hoạt động chuẩn bị và chi phí liên quan đến ứng phó bằng cách sử dụng mã dự án của phòng ban và các trường biểu đồ thích hợp.

Sau khi tuyên bố tình trạng khẩn cấp toàn thành phố, các phòng ban sẽ phải theo dõi cẩn thận chi phí nhân công, thiết bị, vật liệu, vật tư, hợp đồng và các chi phí liên quan đến tình trạng khẩn cấp khác. Các phòng ban cần đảm bảo có các thủ tục và quy trình để theo dõi chi phí khẩn cấp như sau:

Hồ sơ lao động

Các phòng ban phải:

• Theo dõi giờ làm việc của nhân viên và phân biệt rõ ràng giữa giờ làm việc bình thường và giờ làm thêm.
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh cho nhân viên tạm thời được thuê cho các hoạt động ứng phó khẩn cấp.
• Nếu được Văn phòng Kiểm toán yêu cầu, [MP1] hãy đảm bảo nhân viên hoàn thành các biểu mẫu ICS-214 trực tuyến để ghi lại các nhiệm vụ, hoạt động và giờ làm việc khẩn cấp hàng ngày.

Tài liệu thiết bị

Duy trì nhật ký sử dụng các thiết bị thuộc sở hữu của thành phố được sử dụng trong các hoạt động ứng phó khẩn cấp, bao gồm:

• Giờ vận hành
• Số dặm
• Thời gian sử dụng thiết bị
• Các thông tin hoạt động khác cần thiết để hỗ trợ yêu cầu hoàn trả

Hợp đồng, hóa đơn và biên lai

Lưu giữ đầy đủ hồ sơ về tất cả các khoản mua sắm và dịch vụ liên quan đến thiên tai, bao gồm:

• Hóa đơn chi tiết gốc
• Biên lai
• Mô tả chi tiết công việc đã thực hiện
• Ngày cung cấp dịch vụ
• Bằng chứng thanh toán

Các bộ phận cũng phải đảm bảo các hợp đồng với nhà cung cấp tuân thủ các yêu cầu của FEMA và Cal OES trong suốt thời hạn hợp đồng, bao gồm cả việc xác minh rằng các nhà cung cấp không bị đình chỉ hoặc cấm tham gia đấu thầu thông qua SAM.gov .

Đảm bảo lập hóa đơn và thanh toán đúng hạn

Các phòng ban cần tuân thủ các yêu cầu về quy trình mua sắm và thanh toán của Thành phố được nêu trong Chính sách và Quy trình Kế toán của Văn phòng Kiểm toán và đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ liên quan đến thiên tai được lập hóa đơn và thanh toán kịp thời và chính xác.

Nguồn tài trợ hỗ trợ công cộng không được đảm bảo.

Các chương trình hỗ trợ thiên tai của liên bang và tiểu bang, bao gồm FEMA và Cal OES Public Assistance, đều tuân thủ các yêu cầu về điều kiện tham gia nghiêm ngặt và các tiêu chuẩn về hồ sơ chi tiết.

Ngay cả khi được chấp thuận hoàn trả chi phí:

• Việc bồi hoàn thường diễn ra nhiều năm sau khi thảm họa xảy ra.
• Nguồn kinh phí được phê duyệt hiếm khi đủ để trang trải 100% chi phí liên quan đến thiên tai.

Do đó, các phòng ban nên duy trì hồ sơ đầy đủ và đưa ra các quyết định hoạt động dựa trên nhu cầu kinh doanh chứ không phải dựa trên dự đoán về khoản bồi hoàn.

Chương 6 Các bộ phận có thể tuyên bố tình trạng khẩn cấp của bộ phận

Các trưởng phòng của các cơ quan thuộc Chương 6 (SFDPW, SFPUC, SFMTA, Sân bay, Cảng và Giải trí và Công viên) có thẩm quyền ký kết hợp đồng khẩn cấp theo Mục 6.60 của Bộ luật Hành chính .

Khi có tình trạng khẩn cấp trong bộ phận được tuyên bố, Trưởng bộ phận có thể cho phép thực hiện công việc khẩn cấp theo cách nhanh nhất có thể để giải quyết tình huống. Công việc có chi phí ước tính dưới 250.000 đô la có thể tiến hành mà không cần phê duyệt thêm. Đối với công việc có chi phí ước tính vượt quá 250.000 đô la, thường cần có sự phê duyệt bằng văn bản từ Thị trưởng và Hội đồng Giám sát trước khi tiến hành, hoặc càng sớm càng tốt nếu hoàn cảnh yêu cầu hành động ngay lập tức.

Khuyến khích nhân viên cập nhật thông tin liên lạc.

Thông tin liên lạc chính xác của nhân viên giúp đảm bảo Thành phố có thể nhanh chóng phân phát các thông báo khẩn cấp quan trọng và hướng dẫn ứng phó khi cần thiết.

Các phòng ban nên khuyến khích nhân viên thường xuyên xem xét và cập nhật thông tin liên lạc của mình .

Đăng ký nhận thông báo khẩn cấp

Nhân viên nên đăng ký dịch vụ thông báo khẩn cấp tại nơi họ sinh sống và làm việc.

Đối với cư dân và nhân viên của San Francisco, hãy đăng ký nhận thông báo AlertSF qua https://sf.gov/alerts .

Những nhân viên sống bên ngoài San Francisco nên đăng ký hệ thống cảnh báo khẩn cấp địa phương thông qua Ready California hoặc bằng cách nhắn tin mã bưu chính của họ đến số 888-777.

Công tác chuẩn bị ứng phó khẩn cấp bắt đầu từ rất lâu trước khi sự cố xảy ra. Các bộ phận ghi chép tài sản, duy trì hồ sơ hiện hành, thiết lập các quy trình theo dõi chi phí, xem xét sự sẵn sàng mua sắm và cập nhật thông tin nhân viên sẽ có vị thế tốt hơn để ứng phó hiệu quả và hỗ trợ các yêu cầu bồi thường tiềm năng sau thảm họa.

Một khoản đầu tư nhỏ vào công tác chuẩn bị ngay hôm nay có thể giảm thiểu đáng kể các thách thức về vận hành, tài chính và quản lý trong giai đoạn phục hồi.