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Procedimientos de quejas

Procedimientos de quejas ante SOTF

Sunshine Ordinance Task Force

Qué saber

Este documento explica cómo presentar una queja ante el SOTF, cómo presentarla y fundamentarla, y el proceso que sigue el SOTF para considerarla y resolverla. El SOTF existe para facilitar el acceso del público a registros y reuniones públicas. Colaboraremos con usted para resolver su queja de manera informal y, de ser necesario, programar formalmente una audiencia ante el grupo de trabajo en pleno.

¿Qué hacer?

¿Quién puede presentar una queja?

  • Si cree que se le ha negado indebidamente el acceso a registros públicos o reuniones públicas, puede contactar al Administrador del SOTF para tratar el asunto. El Administrador intentará resolverlo mediante la mediación con la agencia municipal o del condado correspondiente. Puede contactar al Administrador por teléfono al 415-554-7724, por correo electrónico a sotf@sfgov.org o en persona en el Grupo de Trabajo sobre la Ordenanza Sunshine, Ayuntamiento, Sala 244, 1 Dr. Carlton B. Goodlett Place, San Francisco, CA 94102-4683.
  • Si no se puede llegar a una resolución, el Administrador le informará de su derecho a presentar una petición ante el Supervisor de Registros (la Oficina del Fiscal de la Ciudad) y a presentar una queja formal ante el SOTF.

Presentar una queja ante el SOTF:

  1. Si el Administrador no puede obtener una resolución informal, puede enviar un formulario de queja o una carta al SOTF.
  2. Revise atentamente las recomendaciones a continuación sobre cómo presentar su queja. Para presentar una queja eficaz, el SOTF recomienda encarecidamente que incluya lo siguiente:
    1. El nombre de la agencia, departamento u organismo gubernamental de la ciudad o condado que es objeto de su queja.
    2. La(s) persona(s) que manejaron su solicitud en esa agencia (ejemplo: John Smith en el Departamento de Policía).
    3. Una descripción clara y concisa de lo ocurrido. Esta descripción puede incluir los documentos solicitados, la respuesta recibida, las fechas de la solicitud y la respuesta, y otra información pertinente.
    4. Una descripción clara y concisa de cómo se violaron los registros públicos o las leyes de reuniones públicas. Incluya referencias a las secciones pertinentes de la ley siempre que sea posible. (Por ejemplo, si cree que los registros no se entregaron oportunamente, indique que no se entregaron dentro del plazo de 10 días requerido y cite la sección aplicable de la ley si la conoce [ejemplo: Ordenanza Sunshine, Sección 67.21(a)]).
    5. Documentación que respalde o demuestre directamente que se produjeron las presuntas infracciones (por ejemplo, su solicitud de información fechada y la respuesta fechada de una agencia). Seleccione la documentación con cuidado y evite material complementario que no aclare si se infringieron las leyes sobre registros públicos y reuniones. Una buena documentación es fundamental para presentar su caso eficazmente. Envíe solo una (1) copia de cada documento justificativo, incluyendo los correos electrónicos.
    6. Información sobre cómo podemos contactarle por correo electrónico, teléfono y correo postal. Si desea permanecer anónimo, indique "Anónimo" como su nombre, utilice información de contacto anónima alternativa y asegúrese de que sus comunicaciones no incluyan información que pueda revelar su identidad. No aceptaremos el uso de alias ni nombres alternativos en las quejas, y no redactamos ni editamos las comunicaciones. Todas las comunicaciones son registros públicos, abiertos a la revisión pública. Es su responsabilidad proteger su información personal confidencial.
  3. SOTF trabajará con usted para garantizar que presente el caso más sólido posible. Sin embargo, si su caso carece de la información básica necesaria para tomar una decisión razonada, podríamos rechazar su solicitud.
  4. Una vez recibida su queja, le enviaremos al demandado una notificación por correo electrónico, junto con una solicitud de respuesta, en un plazo de cinco (5) días hábiles. Si desconocemos la dirección de correo electrónico actual del demandado, la notificación se enviará al director de su departamento o agencia, o al organismo público del que es o fue miembro. Si no responde a una queja de SOTF o no proporciona los documentos solicitados, se podrá determinar que la agencia de la Ciudad o del Condado infringió la Ordenanza Sunshine.
  5. Las quejas que nombren a un solo miembro del SOTF, a un comité del SOTF o al SOTF en pleno se manejarán de la siguiente manera:
    1. En el caso de quejas que nombren a un solo miembro del SOTF, se le indicará a ese miembro que presente su caso ante el SOTF como demandado; además, ese miembro debe recusarse de participar en la discusión de esa queja y de votar sobre ella como miembro del SOTF.
    2. El SOTF no realizará audiencias formales sobre quejas que nombren a un comité del SOTF o al SOTF en pleno debido a un conflicto de intereses. En el caso de estas quejas, el Administrador del SOTF remitirá a los demandantes al Código Administrativo 67.35 para obtener información sobre cómo pueden iniciar procedimientos de ejecución ante otras entidades, y para informarles además que pueden presentar sus quejas al Administrador del SOTF para una discusión informal que podría conducir a una corrección; sin embargo, el SOTF no emitirá una Orden de Determinación formal en tal caso.

Procedimientos de audiencia pública de SOTF

  1. Peticiones
    1. Tramitación prioritaria de peticiones según la Sección 67.21(b): Las peticiones que aleguen infracciones a la Sección 67.21(b) del Código Administrativo de San Francisco se asignarán a tramitación prioritaria y, tras su recepción, se asignarán a un calendario de quejas de un comité para cumplir con los plazos establecidos en la Sección 67.21(e) del Código Administrativo de San Francisco. Se informará al comité de la fecha del plazo de 45 días aplicable, establecido en la Sección 67.21(e). El peticionario y el demandado deberán estar presentes cuando el comité revise la petición.
      El Comité revisará todas las peticiones de la Sección 67.21(b) y las asignará para una audiencia ante el Grupo de Trabajo en pleno en una fecha de audiencia antes del plazo aplicable de 45 días. El Comité revisará para 1) determinar si el SOTF tiene jurisdicción y los registros son públicos, y si la queja es nueva o duplica una queja anterior del mismo demandante; 2) revisar los méritos de la queja; y/o 3) emitir un informe y/o recomendación al SOTF. En caso de cualquier alegación de la Sección 67.21(b), el Comité presentará una propuesta de determinación y, cuando corresponda, una propuesta de orden, que se incluirá en la agenda de consentimiento de la próxima reunión del Grupo de Trabajo. Cualquier petición de la Sección 67.21(b)

      El Comité no remitirá la agenda de consenso, la cual se programará en la siguiente reunión del SOTF. El Comité instruirá a las partes para que proporcionen cualquier información adicional que pueda fundamentar la decisión y orden completa del SOTF o aclarar cuestiones legales importantes.

      Este proceso de prioridad no alterará el proceso para decidir otros tipos de peticiones/quejas como se establece a continuación en 1B.

    2. Calendario de Audiencias del Comité (excepto Peticiones de la Sección 67.21(b): A discreción del Presidente, todas las demás quejas se remitirán al siguiente Comité disponible para celebrar una audiencia con el fin de 1) determinar si el SOTF tiene jurisdicción y si la queja es nueva o duplica una queja anterior del mismo demandante; 2) revisar el fondo de la queja; y/o 3) emitir un informe y/o recomendación al SOTF. El Demandante y el Demandado deben asistir a la audiencia del Comité para revisar la queja.
  2. Todos los miembros del SOTF son responsables de estar familiarizados con los temas de la queja antes de la audiencia del comité. El Fiscal Municipal Adjunto del SOTF o el Administrador del SOTF pueden preparar, a pedido del SOTF, un memorando para ayudar al SOTF a comprender los temas.
  3. El Administrador notificará al denunciante y al departamento/agencia afectado la fecha, hora y lugar de las reuniones del Comité y/o del Grupo de Trabajo en Pleno donde se tratará la denuncia. El Administrador informará a ambas partes sobre la fecha límite para presentar la documentación de respaldo. Ambas partes deberán cumplir con el plazo establecido: cinco (5) días hábiles antes de la audiencia.
  4. Tras recibir la remisión/recomendación de sus Comités, el SOTF llevará a cabo una audiencia pública. Se espera que los miembros del público que asistan a las reuniones del Grupo de Trabajo sobre la Ordenanza de Transparencia se comporten de forma responsable y respetuosa. Cualquier miembro del Grupo de Trabajo sobre la Ordenanza de Transparencia podrá exigir decoro debido a la conducta desordenada de los participantes en la reunión. Se podrá pedir a las personas que presenten un comportamiento amenazante o intimidatorio que se retiren. Esta disposición complementa las normas y políticas adoptadas por el Ayuntamiento, la Oficina del Sheriff o la Junta de Supervisores en materia de decoro, conductas o actividades prohibidas, ruido, etc., y no pretende ser exhaustiva.
  5. Tras escuchar todos los testimonios, el grupo de trabajo determinará si se han producido violaciones a la Ordenanza de Transparencia y/o emitirá otras directivas según sea necesario. Las órdenes emitidas al término de la audiencia de queja del grupo de trabajo entran en vigor de inmediato y deben cumplirse dentro de los 5 días hábiles siguientes a la audiencia. El grupo de trabajo también notificará a las partes por correo electrónico sobre sus órdenes el día hábil siguiente a la audiencia. El grupo de trabajo podrá emitir posteriormente un memorando que resuma el razonamiento de la decisión y la orden.
  6. Documentación:
    Para garantizar que el Grupo de Trabajo pueda revisar la documentación antes de la reunión, se solicita que la documentación de respaldo se proporcione al menos cinco (5) días hábiles antes de la fecha de la audiencia, tanto al Grupo de Trabajo como a la parte contraria (Demandado o Demandante). Cualquier documento u otra prueba presentada con menos de cinco días de antelación a la reunión no podrá ser revisada ni admitida como prueba.

    (Si los documentos se proporcionan menos de cinco (5) días hábiles antes de la audiencia, la audiencia de queja puede continuar a menos que la parte contraria acepte permitir la aceptación tardía de la nueva evidencia. El Grupo de Trabajo se reserva el derecho de determinar si cualquier presentación tardía de documentos tendrá un impacto en las audiencias de queja y tomar las medidas necesarias).
  7. Asistencia y requisitos para el demandante y el demandado:
    1. Salvo disposición en contrario en estos procedimientos, el Demandante y el Demandado deben asistir a las audiencias relativas a las quejas. Sin embargo, a discreción del SOTF o de sus Comités, se podrán realizar adaptaciones en respuesta a circunstancias especiales o solicitudes del Demandante o del Demandado.
    2. Si el denunciante no comparece a una audiencia del SOTF o del Comité sobre su denuncia sin comunicación previa, el asunto podrá ser archivado y desestimado sin perjuicio. Las denuncias desestimadas sin perjuicio se consideran cerradas y no se tomarán medidas adicionales. Se notificará al denunciante sobre la medida y podrá solicitar la reapertura de su denuncia por escrito si lo solicita dentro de los 60 días. El denunciante también podrá volver a presentar la denuncia en una fecha posterior. El SOTF o su Presidente determinarán si la denuncia debe reabrirse.
    3. El denunciante podrá autorizar a una persona con conocimiento para que lo represente en las audiencias del SOTF. La carta firmada que autoriza a un representante debe presentarse con la siguiente información: número de expediente y declaración de que el tercero está autorizado para representar al denunciante. El SOTF se reserva el derecho de verificar la información según sea necesario.
    4. Tras una comparecencia inicial en persona, el denunciante podrá autorizar al SOTF a proceder con la audiencia en ausencia sobre la denuncia, sin su presencia. La única información que se considerará del denunciante serán los documentos escritos presentados o la información proporcionada en audiencias anteriores. El denunciante renuncia a su derecho a testificar si autoriza al SOTF a proceder sin su presencia.
  8. Continuaciones:
    1. El demandante puede renunciar a la regla de los 45 días y solicitar una prórroga. Si la solicitud se recibe con cinco (5) días hábiles de antelación a la audiencia programada, se concederá. En el caso de solicitudes presentadas con menos de cinco días hábiles de antelación o para solicitudes de prórrogas posteriores, la solicitud podrá concederse por mayoría simple de los votos de los miembros presentes.
    2. Si el demandado presenta una solicitud de prórroga con al menos cinco días hábiles de antelación, se concederá la prórroga con el acuerdo del demandante. Si el demandante no está de acuerdo con la prórroga, no presenta la solicitud dentro de los cinco días hábiles o solicita una prórroga posterior, esta se concederá por mayoría simple de los votos de los miembros presentes.
    3. Para emitir resoluciones oportunamente, el SOTF programará la audiencia de las quejas lo antes posible, a discreción del Presidente. Si el demandante no puede o se niega a asistir a una audiencia programada en una fecha específica dentro de 120 días, el SOTF podrá programar una audiencia para considerar no tomar medidas adicionales y cerrar el expediente por inactividad.
    4. La política será conceder prórrogas si el Demandante las solicita por primera vez. El Presidente del SOTF y su designado están autorizados a conceder una primera solicitud de prórroga a su discreción. Las prórrogas posteriores quedan a discreción del Presidente.
  9. Autoridad del administrador para archivar/cerrar archivos:
    A discreción del Administrador del Grupo de Trabajo, las audiencias de quejas pueden retrasarse o programarse ante el SOTF para que se considere archivar el asunto si el Demandante no responde a los intentos de comunicación.
    Transcurridos seis meses, y a discreción del Administrador, este podrá informar al Demandante que los expedientes de queja se archivarán, a menos que confirme su intención de asistir a una audiencia en una fecha específica. Se le notificará al Demandante sobre la intención de archivar/cerrar los expedientes de queja y el asunto se programará ante el SOTF para que considere archivar/cerrar la queja por inactividad.
  10. Combinación de peticiones/quejas:
    El Comité de Quejas u otro comité autorizado para procesar quejas revisará y determinará si se deben combinar las quejas en una sola audiencia antes de programarla ante el Grupo de Trabajo. Sin embargo, en la audiencia del Grupo de Trabajo, los miembros podrán solicitar que ciertos puntos o quejas se separen y se examinen por separado. Si una queja se separa en la audiencia, las partes, con la aprobación del Grupo de Trabajo, podrán solicitar la prórroga del punto separado.

    Para determinar si las quejas deben combinarse a efectos de audiencia se utilizarán los siguientes criterios:
    • Mismo núcleo de hechos
    • El mismo demandante y demandado
    • Misma Sección de Quejas y/o Códigos Administrativos en cuestión
    • Los problemas o violaciones deben presentarse dentro de los 90 días siguientes a la presentación de la queja inicial.
  11. Limitar el número de quejas por peticionario/demandante que se programarán en cada reunión:
    El SOTF y sus Comités limitarán el número máximo de quejas por peticionario/demandante a dos (2) por reunión. El Presidente del SOTF o sus Comités podrán, a su discreción, superar el número máximo de quejas por peticionario/demandante por reunión.