DỊCH VỤ

Quy trình khiếu nại

Quy trình khiếu nại của SOTF

Sunshine Ordinance Task Force

Những điều cần biết

Tài liệu này giải thích cách thức gửi khiếu nại đến SOTF, cách trình bày và chứng minh khiếu nại của bạn, cũng như quy trình mà SOTF tuân theo để xem xét và giải quyết khiếu nại của bạn. SOTF tồn tại để giúp công chúng tiếp cận các hồ sơ và cuộc họp công khai. Chúng tôi sẽ làm việc với bạn để giải quyết khiếu nại của bạn một cách không chính thức, và nếu cần thiết, sẽ lên lịch chính thức cho phiên điều trần trước toàn bộ nhóm công tác.

Phải làm gì

Ai có thể nộp đơn khiếu nại:

  • Nếu bạn cho rằng mình đã bị từ chối một cách không đúng cách quyền tiếp cận các hồ sơ công cộng hoặc các cuộc họp công cộng, bạn có thể liên hệ với Quản trị viên SOTF để thảo luận về vấn đề này. Quản trị viên sẽ cố gắng giải quyết vấn đề bằng cách hòa giải với cơ quan Thành phố hoặc Quận có thẩm quyền. Bạn có thể liên hệ với Quản trị viên qua điện thoại theo số 415-554-7724, qua email tại sotf@sfgov.org hoặc trực tiếp tại Sunshine Ordinance Task Force, City Hall, Phòng 244, 1 Dr. Carlton B. Goodlett Place, San Francisco, CA 94102-4683.
  • Nếu không thể đạt được thỏa thuận, Quản trị viên sẽ thông báo cho bạn về quyền nộp đơn kiến ​​nghị lên Giám sát viên Hồ sơ (Văn phòng Luật sư Thành phố) và nộp đơn khiếu nại chính thức lên SOTF.

Nộp đơn khiếu nại lên SOTF:

  1. Nếu người quản lý không thể đạt được giải pháp không chính thức, bạn có thể gửi đơn khiếu nại hoặc thư khiếu nại đến SOTF.
  2. Hãy xem xét kỹ các khuyến nghị dưới đây về cách trình bày khiếu nại của bạn. Để trình bày một khiếu nại hiệu quả, SOTF đặc biệt khuyến nghị bạn nên bao gồm những điều sau:
    1. Tên của cơ quan, phòng ban hoặc tổ chức chính phủ cấp thành phố hoặc quận là đối tượng của khiếu nại của bạn.
    2. Người (hoặc những người) đã xử lý yêu cầu của bạn tại cơ quan đó (ví dụ: John Smith tại Sở Cảnh sát).
    3. Mô tả rõ ràng và ngắn gọn về những gì đã xảy ra. Mô tả này có thể bao gồm những tài liệu nào đã được yêu cầu, phản hồi nào đã nhận được, ngày tháng yêu cầu và phản hồi, và các thông tin liên quan khác.
    4. Mô tả rõ ràng và ngắn gọn về việc vi phạm luật về hồ sơ công khai và/hoặc luật về các cuộc họp công khai. Bao gồm các tham chiếu đến các điều khoản liên quan của luật bất cứ khi nào có thể. (Ví dụ: nếu bạn cho rằng hồ sơ không được cung cấp kịp thời, hãy nêu rõ rằng chúng không được cung cấp trong vòng 10 ngày theo quy định và trích dẫn điều khoản áp dụng của luật nếu bạn biết (ví dụ: Sắc lệnh Minh bạch, Điều 67.21(a))).
    5. Tài liệu chứng minh trực tiếp hoặc cho thấy các vi phạm bị cáo buộc đã xảy ra (ví dụ: yêu cầu thông tin có ngày tháng của bạn và phản hồi có ngày tháng của cơ quan). Hãy lựa chọn tài liệu cẩn thận và tránh các tài liệu bổ sung không nêu rõ liệu luật về hồ sơ công khai và các cuộc họp có bị vi phạm hay không. Tài liệu tốt rất quan trọng để trình bày vụ việc của bạn một cách hiệu quả. Vui lòng chỉ gửi một (1) bản sao của mỗi tài liệu hỗ trợ, bao gồm cả các thư điện tử trao đổi.
    6. Thông tin về cách tốt nhất để chúng tôi liên lạc với bạn qua email, điện thoại và thư tín. Nếu bạn muốn giữ kín danh tính, vui lòng ghi “Ẩn danh” làm tên của bạn, sử dụng thông tin liên lạc ẩn danh khác và đảm bảo rằng nội dung bạn gửi không bao gồm thông tin có thể tiết lộ danh tính của bạn. Chúng tôi sẽ không chấp nhận việc sử dụng bí danh hoặc tên thay thế trong các khiếu nại, và chúng tôi không biên tập hoặc chỉnh sửa nội dung gửi. Tất cả nội dung gửi đều là hồ sơ công khai, có thể được công chúng xem xét. Bạn có trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân bí mật của mình.
  3. SOTF sẽ hợp tác với bạn để đảm bảo bạn trình bày được lập luận mạnh mẽ nhất có thể. Tuy nhiên, nếu lập luận của bạn thiếu thông tin cơ bản cần thiết để đưa ra quyết định hợp lý, chúng tôi có thể từ chối xem xét lập luận đó.
  4. Sau khi nhận được khiếu nại của bạn, chúng tôi sẽ gửi thông báo bằng văn bản qua email cho người bị khiếu nại nêu tên về khiếu nại và yêu cầu phản hồi trong vòng năm (5) ngày làm việc. Nếu không biết địa chỉ email hiện tại của người bị khiếu nại, thông báo sẽ được gửi đến người đứng đầu bộ phận hoặc cơ quan của họ, hoặc đến cơ quan công quyền mà họ đang/đã là thành viên. Việc không phản hồi khiếu nại SOTF hoặc không cung cấp các tài liệu được yêu cầu có thể dẫn đến việc xác định rằng cơ quan Thành phố hoặc Quận đã vi phạm Quy định về Minh bạch thông tin.
  5. Các khiếu nại nêu tên một thành viên duy nhất của SOTF, một ủy ban của SOTF, hoặc toàn bộ SOTF sẽ được xử lý theo cách sau:
    1. Đối với các khiếu nại nêu tên một thành viên duy nhất của SOTF, thành viên đó sẽ được yêu cầu trình bày vụ việc của mình trước SOTF với tư cách là người bị khiếu nại; ngoài ra, thành viên đó phải tự rút lui khỏi việc tham gia thảo luận về khiếu nại đó và khỏi việc bỏ phiếu về khiếu nại đó với tư cách là thành viên của SOTF.
    2. SOTF sẽ không tiến hành các phiên điều trần chính thức đối với các khiếu nại nêu tên một ủy ban của SOTF hoặc toàn bộ SOTF do xung đột lợi ích. Đối với những khiếu nại đó, Quản trị viên SOTF sẽ hướng dẫn người khiếu nại tham khảo Điều 67.35 của Quy chế Hành chính để biết thông tin về cách họ có thể khởi kiện để các cơ quan khác thực thi, và để thông báo thêm cho người khiếu nại rằng họ có thể gửi khiếu nại của mình cho Quản trị viên SOTF để thảo luận không chính thức, điều này có thể dẫn đến việc khắc phục; tuy nhiên, SOTF sẽ không ban hành Quyết định chính thức nào trong trường hợp này.

Quy trình điều trần công khai của SOTF

  1. Đơn kiến ​​nghị
    1. Xử lý ưu tiên các đơn khiếu nại theo Mục 67.21(b): Các đơn khiếu nại cáo buộc vi phạm Mục 67.21(b) của Bộ luật Hành chính SF sẽ được ưu tiên xử lý và ngay lập tức được đưa vào lịch xử lý khiếu nại của một ủy ban khi nhận được, nhằm đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về thời gian theo Mục 67.21(e) của Bộ luật Hành chính SF. Ủy ban sẽ được thông báo về ngày hết hạn 45 ngày theo quy định của Mục 67.21(e). Người khiếu nại và người bị khiếu nại phải có mặt khi ủy ban xem xét đơn khiếu nại.
      Ủy ban sẽ xem xét tất cả các đơn kiến ​​nghị theo Mục 67.21(b) và lên lịch xét xử trước toàn thể Nhóm Đặc nhiệm vào một ngày xét xử trước thời hạn 45 ngày áp dụng. Ủy ban sẽ xem xét để 1) xác định xem SOTF có thẩm quyền hay không và liệu hồ sơ có phải là hồ sơ công khai hay không và liệu khiếu nại là mới hay trùng lặp với khiếu nại trước đó của cùng một người khiếu nại; 2) xem xét nội dung của khiếu nại; và/hoặc 3) đưa ra báo cáo và/hoặc khuyến nghị cho SOTF. Trong trường hợp có bất kỳ cáo buộc nào theo Mục 67.21(b), Ủy ban sẽ đệ trình một quyết định đề xuất và, nếu có thể, một lệnh đề xuất, để đưa vào chương trình nghị sự đồng thuận của cuộc họp Nhóm Đặc nhiệm tiếp theo. Bất kỳ đơn kiến ​​nghị nào theo Mục 67.21(b)

      Nếu Ủy ban không chuyển tiếp vào chương trình nghị sự đồng thuận thì vấn đề này sẽ được lên lịch tại cuộc họp SOTF tiếp theo. Ủy ban sẽ chỉ thị các bên cung cấp thêm bất kỳ thông tin nào có thể giúp đưa ra quyết định và phán quyết đầy đủ của SOTF hoặc làm rõ các vấn đề pháp lý quan trọng.

      Quy trình ưu tiên này sẽ không làm thay đổi quy trình quyết định các loại đơn kiến ​​nghị/khiếu nại khác như đã nêu ở mục 1B bên dưới.

    2. Lịch trình phiên điều trần của Ủy ban (ngoài các đơn kiến ​​nghị theo Mục 67.21(b)): Theo quyết định của Chủ tịch, tất cả các khiếu nại khác sẽ được chuyển đến Ủy ban tiếp theo có sẵn để tiến hành phiên điều trần nhằm 1) xác định xem SOTF có thẩm quyền hay không và liệu khiếu nại đó là mới hay trùng lặp với khiếu nại trước đó của cùng một người khiếu nại; 2) xem xét nội dung của khiếu nại; và/hoặc 3) đưa ra báo cáo và/hoặc khuyến nghị cho SOTF. Người khiếu nại và người bị khiếu nại bắt buộc phải tham dự phiên điều trần của Ủy ban để xem xét khiếu nại.
  2. Tất cả các thành viên của SOTF đều có trách nhiệm nắm rõ các vấn đề khiếu nại trước khi ủy ban tiến hành phiên điều trần. Phó luật sư thành phố hoặc quản trị viên của SOTF có thể chuẩn bị một bản ghi nhớ theo yêu cầu của SOTF để hỗ trợ SOTF hiểu rõ các vấn đề.
  3. Quản trị viên sẽ thông báo cho người khiếu nại và bộ phận/cơ quan bị ảnh hưởng về ngày, giờ và địa điểm của các cuộc họp của Ủy ban và/hoặc Nhóm đặc nhiệm đầy đủ mà tại đó khiếu nại sẽ được thảo luận. Quản trị viên sẽ thông báo cho cả hai bên về thời hạn nộp bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào. Cả hai bên phải tuân thủ thời hạn đã nêu: năm (5) ngày làm việc trước phiên điều trần.
  4. Sau khi nhận được đề xuất/kiến nghị từ các Ủy ban, Nhóm Đặc nhiệm về Quy định Minh bạch (SOTF) sẽ tổ chức một phiên điều trần công khai. Những người tham dự các cuộc họp của Nhóm Đặc nhiệm về Quy định Minh bạch được kỳ vọng sẽ cư xử có trách nhiệm và tôn trọng. Bất kỳ thành viên nào của Nhóm Đặc nhiệm về Quy định Minh bạch đều có thể yêu cầu giữ trật tự do hành vi gây rối của người tham dự cuộc họp. Những người có hành vi đe dọa và/hoặc hăm dọa có thể bị yêu cầu rời khỏi cuộc họp. Điều khoản này bổ sung cho các quy tắc và chính sách được Tòa thị chính, Văn phòng Cảnh sát trưởng hoặc Hội đồng Giám sát thông qua liên quan đến trật tự, hành vi hoặc hoạt động bị cấm, tiếng ồn, v.v. và không nhằm mục đích bao quát toàn diện.
  5. Sau khi nghe tất cả các lời khai, SOTF sẽ xác định xem có vi phạm Quy định về Minh bạch thông tin hay không và/hoặc đưa ra các chỉ thị khác nếu cần thiết. Các lệnh được nêu tại phiên điều trần khiếu nại của SOTF có hiệu lực ngay lập tức và yêu cầu tuân thủ trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày điều trần. Nhóm đặc nhiệm cũng sẽ thông báo cho các bên qua email về các lệnh của họ vào ngày làm việc tiếp theo sau phiên điều trần. Một bản ghi nhớ tóm tắt lý do đằng sau quyết định và lệnh có thể được Nhóm đặc nhiệm ban hành vào một ngày sau đó.
  6. Tài liệu:
    Để đảm bảo SOTF có thể xem xét tài liệu trước khi họp, yêu cầu cung cấp tài liệu hỗ trợ ít nhất năm (5) ngày làm việc trước ngày diễn ra phiên điều trần cho cả Nhóm Đặc nhiệm và bên đối lập (Bên bị đơn hoặc Bên khiếu nại). Bất kỳ tài liệu hoặc bằng chứng nào khác được cung cấp ít hơn năm ngày trước cuộc họp có thể không được xem xét hoặc không được chấp nhận làm bằng chứng.

    (Nếu tài liệu được cung cấp ít hơn năm (5) ngày làm việc trước phiên điều trần, phiên điều trần khiếu nại có thể bị hoãn lại trừ khi bên đối lập đồng ý cho phép chấp nhận bằng chứng mới muộn. Nhóm đặc trách có quyền quyết định liệu việc nộp tài liệu muộn có ảnh hưởng đến các phiên điều trần khiếu nại hay không và thực hiện các hành động cần thiết.)
  7. Điều kiện và yêu cầu đối với người khiếu nại và người bị khiếu nại:
    1. Trừ khi có quy định khác trong các thủ tục này, người khiếu nại và người bị khiếu nại bắt buộc phải tham dự các phiên điều trần liên quan đến khiếu nại. Tuy nhiên, theo quyết định của SOTF hoặc các Ủy ban của SOTF, có thể có những điều chỉnh để đáp ứng các trường hợp đặc biệt hoặc yêu cầu do người khiếu nại và/hoặc người bị khiếu nại đưa ra.
    2. Nếu người khiếu nại không xuất hiện tại phiên điều trần của SOTF hoặc Ủy ban liên quan đến khiếu nại của họ mà không có thông báo trước, vụ việc có thể được lưu hồ sơ và bác bỏ mà không ảnh hưởng đến quyền khởi kiện lại. Các khiếu nại bị bác bỏ mà không ảnh hưởng đến quyền khởi kiện lại được coi là đã khép lại và không có hành động nào khác được thực hiện. Người khiếu nại sẽ được thông báo về hành động này và có thể yêu cầu mở lại khiếu nại của họ bằng văn bản nếu yêu cầu trong vòng 60 ngày. Người khiếu nại cũng có thể nộp lại khiếu nại vào một ngày khác. SOTF hoặc Chủ tịch của SOTF sẽ quyết định liệu khiếu nại có được mở lại hay không.
    3. Người khiếu nại có thể ủy quyền cho một người có thẩm quyền đại diện cho mình tại các phiên điều trần của SOTF. Thư ủy quyền đại diện đã ký phải được nộp kèm theo các thông tin sau: Số hồ sơ và tuyên bố rằng bên thứ ba được ủy quyền đại diện cho người khiếu nại. SOTF có quyền xác minh thông tin khi cần thiết.
    4. Sau lần trình diện trực tiếp ban đầu, người khiếu nại có thể ủy quyền cho SOTF tiến hành phiên điều trần vắng mặt mà không cần sự có mặt của người khiếu nại tại phiên điều trần. Thông tin duy nhất được xem xét từ người khiếu nại sẽ là các tài liệu bằng văn bản đã nộp hoặc thông tin được cung cấp tại các phiên điều trần trước đó. Người khiếu nại từ bỏ quyền cung cấp lời khai nếu họ ủy quyền cho SOTF tiến hành mà không có sự tham dự của họ.
  8. Sự tiếp nối:
    1. Người khiếu nại có thể từ bỏ quy tắc 45 ngày và yêu cầu hoãn phiên tòa. Nếu yêu cầu được nhận trước năm (5) ngày làm việc so với ngày xét xử đã lên lịch, yêu cầu sẽ được chấp thuận. Đối với các yêu cầu được gửi ít hơn năm ngày làm việc trước hoặc đối với các yêu cầu hoãn phiên tòa sau đó, yêu cầu có thể được chấp thuận bằng đa số phiếu đơn giản của các thành viên có mặt.
    2. Nếu bên bị đơn gửi yêu cầu hoãn phiên họp ít nhất năm ngày làm việc trước đó, nếu bên khiếu nại đồng ý thì yêu cầu hoãn sẽ được chấp thuận. Nếu bên khiếu nại không đồng ý hoãn, yêu cầu hoãn không được gửi trong vòng năm ngày làm việc, hoặc bên bị đơn yêu cầu hoãn phiên họp lần thứ hai, thì việc hoãn sẽ được chấp thuận bằng đa số phiếu đơn giản của các thành viên có mặt.
    3. Để đưa ra quyết định kịp thời, SOTF sẽ lên lịch xét xử các khiếu nại càng sớm càng tốt theo quyết định của Chủ tịch. Nếu người khiếu nại không thể hoặc từ chối tham dự phiên điều trần đã được lên lịch vào một ngày cụ thể trong vòng 120 ngày, SOTF có thể lên lịch phiên điều trần để xem xét việc không thực hiện thêm hành động nào và đóng hồ sơ do không có hoạt động.
    4. Theo chính sách, việc gia hạn sẽ được chấp thuận nếu người khiếu nại yêu cầu lần đầu tiên. Chủ tịch SOTF và người được ủy quyền có quyền chấp thuận yêu cầu gia hạn lần đầu tiên theo quyết định của họ. Các lần gia hạn tiếp theo tùy thuộc vào quyết định của Chủ tịch.
  9. Quyền hạn của người quản trị trong việc tạm dừng/đóng hồ sơ:
    Theo quyết định của Quản trị viên Lực lượng Đặc nhiệm, các phiên điều trần khiếu nại có thể bị trì hoãn hoặc được lên lịch trước SOTF để xem xét hoãn lại vụ việc nếu người khiếu nại không phản hồi các nỗ lực liên lạc.
    Sau sáu tháng trôi qua và theo quyết định của Người quản lý, Người quản lý có thể thông báo cho Người khiếu nại rằng hồ sơ khiếu nại sẽ bị đóng lại trừ khi họ xác nhận ý định tham dự phiên điều trần vào một ngày cụ thể. Người khiếu nại sẽ được thông báo về ý định tạm hoãn/đóng hồ sơ khiếu nại và vấn đề sẽ được lên lịch trước SOTF để xem xét việc tạm hoãn/đóng khiếu nại do không có hoạt động.
  10. Kết hợp các đơn kiến ​​nghị/khiếu nại:
    Ủy ban Khiếu nại hoặc Ủy ban khác được ủy quyền xử lý khiếu nại sẽ xem xét và quyết định có nên gộp các khiếu nại lại để tiến hành một phiên điều trần duy nhất hay không trước khi lên lịch cho Nhóm Đặc nhiệm. Tuy nhiên, tại phiên điều trần của Nhóm Đặc nhiệm, các thành viên có thể yêu cầu tách một số mục/khiếu nại nhất định và tiến hành điều trần riêng. Nếu một khiếu nại bị tách ra tại thời điểm điều trần, các bên, với sự chấp thuận của Nhóm Đặc nhiệm, có thể yêu cầu hoãn phiên điều trần đối với mục đã bị tách ra.

    Các tiêu chí sau đây sẽ được sử dụng để xác định xem các khiếu nại có nên được gộp lại để phục vụ mục đích xét xử hay không:
    • Cùng một nhóm các sự kiện cốt lõi
    • Cùng một người khiếu nại và người bị khiếu nại
    • Cùng một khiếu nại và/hoặc phần quy định hành chính được đề cập
    • Các vấn đề hoặc vi phạm phải xảy ra trong vòng 90 ngày kể từ ngày nộp đơn khiếu nại ban đầu.
  11. Giới hạn số lượng khiếu nại được lên lịch tại mỗi cuộc họp cho mỗi người khiếu nại/người yêu cầu:
    SOTF và các Ủy ban của SOTF sẽ giới hạn mỗi Người thỉnh cầu/Người khiếu nại tối đa hai (2) khiếu nại mỗi cuộc họp. Chủ tịch SOTF hoặc các Ủy ban của SOTF có thể vượt quá số lượng khiếu nại tối đa cho mỗi Người thỉnh cầu/Người khiếu nại mỗi cuộc họp theo quyết định của họ.