INFORME
Manual del candidato al examen administrativo
Objetivo
Este manual está diseñado para proporcionar a los candidatos información general sobre el proceso de examen administrativo. Contiene información útil para ayudarles a prepararse para el examen.
Descripción general del plan de examen administrativo
El contenido del nuevo plan de exámenes se basa en las tareas laborales y en los conocimientos, habilidades y capacidades que se consideran fundamentales para un desempeño laboral exitoso en general.
El plan de examen administrativo consta de 12 áreas de conocimientos, habilidades y aptitudes (KSA). Cada una de estas 12 KSA se define en este manual del candidato. Es importante que los candidatos se preparen para el examen estudiando el plan de examen administrativo.
Elementos del examen
El examen administrativo consta de aproximadamente 85 preguntas de opción múltiple. Dispondrá de aproximadamente dos horas y media para completarlo.
Solo hay una respuesta correcta para cada pregunta. Las respuestas "incorrectas" suelen ser errores y conceptos erróneos comunes, afirmaciones verdaderas pero irrelevantes o afirmaciones incorrectas.
Elementos de prueba de muestra
A continuación, se presentan ejemplos de preguntas que le permitirán comprender el tipo de preguntas que se formularán, así como su formato. Estas preguntas de ejemplo no se incluirán en el examen. Se han incluido en el manual para su consulta. Tenga en cuenta que no hay ejemplos de preguntas para todas las áreas de contenido del examen. Sin embargo, cada pregunta del examen será de opción múltiple e incluirá una pregunta y cuatro respuestas. Solo hay una respuesta correcta por pregunta. La respuesta correcta para cada una de las preguntas de ejemplo a continuación aparece en negrita y cursiva.
Elementos de muestra: Capacidad para ingresar datos con precisión en los sistemas.
Como parte de la responsabilidad de un secretario, se le requiere mantener un registro de los archivos que son retirados por otras agencias. A medida que los archivos son retirados de la oficina, el secretario los anota en una hoja de registro. Carroll Williams llega a la oficina a las 8:45 a.m. para retirar un archivo que contiene información de auxiliares de policía. Ella trabaja para el Departamento del Sheriff. Jill Jackson llega a las 8:50 a.m. para retirar un archivo que contiene documentos judiciales. Ella trabaja para la oficina del Defensor Público. Después de estas dos visitas, el secretario no permitió que nadie entrara hasta dos horas después; entonces, Chad Lucky del Departamento de Policía entró para retirar un archivo que contenía información sobre órdenes judiciales. Media hora después de las 4:00 p.m., el secretario hizo que una persona entrara para retirar un archivo. Phil Hart retiró un archivo que contenía información sobre libertad condicional. Él trabaja para el Departamento de Libertad Condicional.
El secretario registró el registro del día de la siguiente manera:
| Line | Time | Name of Person | File | Department |
|---|---|---|---|---|
AA | (1) 8:45 am | (2) Carroll Williams | (3) Police Aide | (4) Police Dept. |
BB | (5) 8:50 am | (6) __________ | (7) Court Documents | (8) __________ |
CC | (9) __________ | (10) | (11) Probation Info | (12) _________ |
DD | (13) _________ | (14) Phil Hart | (15) _________ | (16) Probation Dept. |
¿Cuáles de las siguientes entradas en la línea AA son incorrectas?
A. (1)
B. (2)
C. (3)
D. (4)
¿Qué nombre y departamento se debería haber indicado en la línea BB?
A. Jill Jackson y el Departamento de Policía
B. Jill Jackson y la Oficina del Defensor Público
C. Chad Lucky y el Departamento de Policía
D. Chad Lucky y la Oficina del Defensor Público
¿Qué archivo revisó Jill Jackson?
A. Documentos judiciales
B. Información de la orden judicial
C. Información sobre libertad condicional
D. Información del asistente policial
Elementos de muestra: Capacidad para utilizar fórmulas matemáticas (por ejemplo, resta, suma, multiplicación) para realizar cálculos y análisis.
Los salarios y prestaciones de un departamento representan el 42,5 % de su presupuesto total. Si el presupuesto del departamento es de 28 millones, ¿qué parte del presupuesto se destina a gastos distintos a salarios y prestaciones?
A. $1,190,000
B. $ 11.900.000
C. $1,600,000
D. $16.100.000
Durante una semana laboral, un empleado trabaja las siguientes horas: lunes: 8 horas, martes: 8 horas, miércoles: 9 horas, jueves: 9 horas y viernes: 9 horas y media. Si una semana laboral normal es de 40 horas, ¿cuántas horas extras ha trabajado el empleado esta semana?
A. 2 horas
B. 2 1/2 horas
C. 3 horas
D. 3 1/2 horas
Elementos de muestra: Capacidad para utilizar varios programas informáticos (por ejemplo, procesamiento de textos, Excel, PowerPoint).
Se le pide a un empleado que introduzca datos como direcciones, números de teléfono, números de la Seguridad Social y fechas de nacimiento en un programa informático. Este programa se utilizará para extraer datos, generar informes y contrastar información. ¿Cuál de los siguientes tipos de programas sería el más adecuado para este tipo de información?
A. Programa de Internet
B. Programa de base de datos
C. Programa de hoja de cálculo
D. Programa de procesamiento de textos
Un empleado quiere poner en cursiva una sección de un documento de Word usando la tecla de acceso directo. ¿Qué comando permitiría esta función?
A. Resalte el texto, presione Ctrl + P
B. Resalte el texto, presione Ctrl + E
C. Resalte el texto, presione Ctrl + S
D. Resalte el texto, presione Ctrl + I
Elementos de muestra: Conocimiento del uso de un sistema de archivo (por ejemplo, alfabético, numérico, cronológico) para organizar la información.
¿Entre cuál de los siguientes números se archivaría el número de seguro social 444-64-4664 si se utilizara un sistema de archivo numérico?
A. 444-46-4040 y 444-64-6644
B. 444-46-4404 y 444-64-4640
C. 444-64-4646 y 444-64-4663
D. 444-64-4666 y 444-64-6446
Si los nombres de Dan Perren, Aldo Pierie, Donald Pierotti y Frank Pierpoint se ordenaran alfabéticamente, ¿en qué posición estaría Frank Pierpoint?
A. Primero
B. Segundo
C. Tercero
D. Cuarto
Elemento de muestra: Capacidad para organizar el tiempo y los materiales adecuadamente para trabajar de manera más eficiente.
A un empleado se le asigna una tarea que debe completar con precisión y puntualidad. ¿Cómo debe proceder inicialmente en esta situación?
A. Complete la tarea y envíe inmediatamente el trabajo.
B. Complete la tarea y verifique el trabajo antes de enviarlo.
C. Completar la tarea y exigir a un compañero de trabajo que revise el trabajo.
D. Completar la tarea y exigir al supervisor que revise el trabajo.
Plan de examen administrativo
Las siguientes páginas contienen información detallada sobre el contenido del examen administrativo. Se proporciona una definición de cada KSA. Es importante que los candidatos utilicen esta sección como guía de estudio, ya que cada elemento del examen está vinculado a este contenido.
| KSA # | KSA Category |
|---|---|
1 | Ability to establish and maintain effective and cooperative working relationships and to effectively work with others. |
2 | Ability to communicate effectively, professionally and courteously with others in a clear, concise, and understandable manner. |
3 | Ability to enter data accurately into systems. |
4 | Ability to prepare, organize and maintain records (e.g., clerical, office). |
5 | Knowledge of utilizing a filing system (e.g., alphabetical, numerical, chronological) to organize information and ability to effectively manage a filing system for record keeping of information and/or other documentation. |
6 | Ability to use office machines and equipment (e.g., scanner, photocopy machine, calculator) for office operational needs. |
7 | Ability to type information (e.g., documents, forms, reports) accurately and efficiently. |
8 | Ability to communicate written information in a clear, concise and understandable manner. |
9 | Ability to understand information to assist in following directions. |
10 | Ability to utilize various computer software programs (e.g., word processing, excel, power-point). |
11 | Ability to organize time and materials accordingly in order to work more efficiently |
12 | Ability to use mathematical formulas (e.g., subtraction, addition, multiplication) to perform calculations and analysis. |
Descripción general del proceso de desarrollo del examen
La siguiente información se proporciona a aquellos interesados en comprender el proceso de desarrollo del examen utilizado para el examen administrativo.
El desarrollo del programa de examen administrativo comenzó con un estudio de análisis de trabajo, completado recientemente por los Servicios de Reclutamiento y Evaluación, Departamento de Recursos Humanos en 2017. Un análisis de trabajo es un método para identificar las tareas realizadas en un trabajo y los conocimientos, habilidades y capacidades (KSAs) necesarios para desempeñar ese trabajo.
Los resultados del estudio de análisis de puestos forman la base del examen administrativo, lo que demuestra que este está relacionado con el puesto. El análisis de puestos de 2017 evaluó las clasificaciones administrativas utilizadas en la ciudad. Los titulares actuales de las clases recibieron un cuestionario que constaba de tareas laborales y conocimientos, habilidades y capacidades. En el cuestionario, se les pidió a los titulares que calificaran las tareas laborales según la frecuencia con la que se realizan y su importancia para el desempeño general exitoso en el trabajo. También se les pidió que calificaran los conocimientos, habilidades y capacidades según si se esperan al ingresar al puesto y en qué grado y cuán importantes son dichos conocimientos, habilidades y capacidades para el desempeño general del trabajo. El cuestionario se envió por correo electrónico a través de SurveyMonkey a los titulares permanentes de puestos administrativos de la función pública. Un grupo de expertos en la materia (por ejemplo, supervisores de clasificaciones administrativas) revisó los resultados del cuestionario. Estas PYME luego establecieron el contenido del nuevo plan de examen basado en las tareas laborales y los conocimientos, habilidades y capacidades que se determinaron como críticos para el desempeño laboral exitoso en general, formando así un plan de examen administrativo válido.
El examen administrativo es desarrollado y mantenido por los Servicios de Reclutamiento y Evaluación (RAS) del Departamento de Recursos Humanos. El personal de RAS está capacitado para desarrollar y analizar exámenes de clasificación. El personal de RAS lleva a cabo reuniones de redacción y revisión de preguntas con expertos en la materia (por ejemplo, titulares actuales o supervisores de clasificaciones administrativas y secretariales) y realiza análisis de preguntas para validar el contenido del examen. Todas las preguntas del examen han sido redactadas y revisadas por expertos en la materia y se basan en los conocimientos, habilidades y capacidades laborales del plan de examen.