Mục đích
Sổ tay này được thiết kế để cung cấp cho các ứng viên thông tin chung về quy trình thi tuyển nhân viên văn phòng. Sổ tay bao gồm thông tin hữu ích giúp các ứng viên chuẩn bị cho kỳ thi.
Tổng quan về Kế hoạch Kiểm tra Văn thư
Nội dung của kế hoạch thi mới dựa trên nhiệm vụ công việc, kiến thức, kỹ năng và khả năng được xác định là quan trọng đối với hiệu suất công việc nói chung.
Kế hoạch thi tuyển nhân viên văn thư bao gồm 12 lĩnh vực kiến thức, kỹ năng và năng lực (KSA). Mỗi lĩnh vực trong số 12 lĩnh vực KSA được định nghĩa trong sổ tay dành cho ứng viên này. Điều quan trọng là ứng viên phải chuẩn bị cho kỳ thi bằng cách nghiên cứu kế hoạch thi tuyển nhân viên văn thư.
Các hạng mục kiểm tra
Kỳ thi hành chính có khoảng 85 câu hỏi trắc nghiệm. Bạn sẽ có khoảng 2 tiếng rưỡi để hoàn thành bài thi.
Chỉ có một câu trả lời đúng cho mỗi mục. Các câu trả lời "không đúng" thường là những lỗi và quan niệm sai lầm phổ biến, các câu đúng nhưng không liên quan hoặc các câu không đúng.
Mẫu bài kiểm tra
Dưới đây là các mục kiểm tra mẫu cho phép bạn hiểu loại câu hỏi sẽ được hỏi, cũng như định dạng của các câu hỏi trong bài kiểm tra. Các câu hỏi mẫu này sẽ không được đưa vào bài kiểm tra. Chúng đã được đưa vào sổ tay hướng dẫn để bạn sử dụng làm tài liệu tham khảo. Xin lưu ý rằng không có câu hỏi mẫu cho tất cả các lĩnh vực nội dung của bài kiểm tra. Tuy nhiên, mỗi mục có trong bài kiểm tra sẽ là trắc nghiệm, bao gồm một câu hỏi và bốn câu trả lời. Mỗi câu hỏi chỉ có một câu trả lời đúng. Câu trả lời đúng cho mỗi câu hỏi mẫu dưới đây được in đậm và in nghiêng.
Các mục mẫu: Khả năng nhập dữ liệu chính xác vào hệ thống.
Là một phần trách nhiệm của nhân viên thư ký, anh ta/cô ta được yêu cầu duy trì nhật ký các tập tin được các cơ quan khác kiểm tra. Khi các tập tin được kiểm tra bên ngoài văn phòng, chúng được nhân viên thư ký liệt kê trên một tờ nhật ký. Carroll Williams đến văn phòng lúc 8:45 sáng để kiểm tra một tập tin bao gồm thông tin trợ lý cảnh sát. Cô ấy làm việc cho Sở Cảnh sát trưởng. Jill Jackson đến lúc 8:50 sáng để kiểm tra một tập tin bao gồm các tài liệu của tòa án. Cô ấy làm việc cho văn phòng Luật sư bào chữa công. Sau hai lần ghé thăm này, nhân viên thư ký không có ai đến cho đến hai giờ sau đó; sau đó, Chad Lucky từ Sở Cảnh sát đến để kiểm tra một tập tin bao gồm thông tin lệnh. Nửa giờ sau 4:00 chiều, nhân viên thư ký đã cử một người đến để kiểm tra một tập tin. Phil Hart đã kiểm tra một tập tin bao gồm thông tin quản chế. Anh ta làm việc cho Sở Quản chế.
Nhật ký trong ngày được nhân viên ghi lại như sau:
| Line | Time | Name of Person | File | Department |
|---|---|---|---|---|
AA | (1) 8:45 am | (2) Carroll Williams | (3) Police Aide | (4) Police Dept. |
BB | (5) 8:50 am | (6) __________ | (7) Court Documents | (8) __________ |
CC | (9) __________ | (10) | (11) Probation Info | (12) _________ |
DD | (13) _________ | (14) Phil Hart | (15) _________ | (16) Probation Dept. |
Trong các mục sau ở dòng AA, mục nào là sai?
A. (1)
B. (2)
C. (3)
D. (4)
Tên và phòng ban nào cần được ghi rõ trong dòng BB?
A. Jill Jackson và Sở Cảnh sát
B. Jill Jackson và Văn phòng Luật sư Công
C. Chad Lucky và Sở Cảnh Sát
D. Chad Lucky và Văn phòng Luật sư Công
Jill Jackson đã kiểm tra tập tin nào?
A. Tài liệu của Tòa án
B. Thông tin lệnh
C. Thông tin thử việc
D. Thông tin trợ lý cảnh sát
Các mục mẫu: Khả năng sử dụng các công thức toán học (ví dụ, phép trừ, phép cộng, phép nhân) để thực hiện các phép tính và phân tích
Lương và phúc lợi của một phòng ban chiếm 42,5% tổng ngân sách của phòng ban đó. Nếu ngân sách của phòng ban đó là 28 triệu, thì phần nào trong ngân sách được phân bổ cho các chi phí khác ngoài lương và phúc lợi?
A. 1.190.000 đô la
B. 11.900.000 đô la
C. 1.600.000 đô la
D. 16.100.000 đô la
Trong một tuần làm việc, một nhân viên văn phòng làm việc theo giờ sau: Thứ Hai - 8 giờ, Thứ Ba - 8 giờ, Thứ Tư - 9 giờ, Thứ Năm - 9 giờ và Thứ Sáu - 9 giờ rưỡi. Nếu một tuần làm việc bình thường là 40 giờ, thì nhân viên văn phòng đã làm thêm bao nhiêu giờ trong tuần này?
A. 2 giờ
B. 2 giờ rưỡi
C. 3 giờ
D. 3 giờ rưỡi
Các mục mẫu: Khả năng sử dụng nhiều chương trình phần mềm máy tính khác nhau (ví dụ: xử lý văn bản, excel, power-point).
Một nhân viên được yêu cầu nhập dữ liệu bao gồm thông tin như địa chỉ, số điện thoại, số an sinh xã hội và ngày sinh vào một chương trình máy tính. Chương trình này sẽ được sử dụng để trích xuất dữ liệu, chạy báo cáo và thông tin tham chiếu chéo. Loại chương trình nào sau đây sẽ phù hợp nhất với loại thông tin này?
A. Chương trình Internet
B. Chương trình cơ sở dữ liệu
C. Chương trình bảng tính
D. Chương trình xử lý văn bản
Một nhân viên muốn in nghiêng một phần của tài liệu Word bằng phím tắt. Lệnh nào sẽ cho phép thực hiện chức năng này?
A. Đánh dấu văn bản, nhấn Ctrl + P
B. Bôi đen văn bản, nhấn Ctrl + E
C. Đánh dấu văn bản, nhấn Ctrl + S
D. Đánh dấu văn bản, nhấn Ctrl + I
Các mục mẫu: Kiến thức về việc sử dụng hệ thống lưu trữ (ví dụ: chữ cái, số, thời gian) để sắp xếp thông tin.
Số an sinh xã hội 444-64-4664 sẽ được lưu trữ trong số nào sau đây nếu sử dụng hệ thống lưu trữ số?
A. 444-46-4040 và 444-64-6644
B. 444-46-4404 và 444-64-4640
C. 444-64-4646 và 444-64-4663
D. 444-64-4666 và 444-64-6446
Nếu tên của Dan Perren, Aldo Pierie, Donald Pierotti và Frank Pierpoint được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, thì Frank Pierpoint sẽ ở vị trí nào?
A. Đầu tiên
B. Thứ hai
C. Thứ ba
D. Thứ tư
Mẫu câu: Khả năng sắp xếp thời gian và vật liệu phù hợp để làm việc hiệu quả hơn.
Một nhân viên được giao một nhiệm vụ phải hoàn thành chính xác và đúng thời hạn. Nhân viên ban đầu nên tiến hành như thế nào trong tình huống này?
A. Hoàn thành bài tập và nộp bài ngay
B. Hoàn thành bài tập và kiểm tra lại bài trước khi nộp
C. Hoàn thành bài tập và yêu cầu đồng nghiệp kiểm tra bài làm
D. Hoàn thành bài tập và yêu cầu người giám sát kiểm tra bài làm
Kế hoạch kiểm tra văn thư
Các trang sau đây chứa thông tin chi tiết về nội dung kỳ thi hành chính. Định nghĩa của từng KSA được cung cấp. Điều quan trọng là các ứng viên phải sử dụng phần này như một hướng dẫn học tập, vì mỗi mục trong kỳ thi đều được liên kết với nội dung này.
| KSA # | KSA Category |
|---|---|
1 | Ability to establish and maintain effective and cooperative working relationships and to effectively work with others. |
2 | Ability to communicate effectively, professionally and courteously with others in a clear, concise, and understandable manner. |
3 | Ability to enter data accurately into systems. |
4 | Ability to prepare, organize and maintain records (e.g., clerical, office). |
5 | Knowledge of utilizing a filing system (e.g., alphabetical, numerical, chronological) to organize information and ability to effectively manage a filing system for record keeping of information and/or other documentation. |
6 | Ability to use office machines and equipment (e.g., scanner, photocopy machine, calculator) for office operational needs. |
7 | Ability to type information (e.g., documents, forms, reports) accurately and efficiently. |
8 | Ability to communicate written information in a clear, concise and understandable manner. |
9 | Ability to understand information to assist in following directions. |
10 | Ability to utilize various computer software programs (e.g., word processing, excel, power-point). |
11 | Ability to organize time and materials accordingly in order to work more efficiently |
12 | Ability to use mathematical formulas (e.g., subtraction, addition, multiplication) to perform calculations and analysis. |
Tổng quan về quá trình phát triển kỳ thi
Những thông tin sau đây được cung cấp cho những người quan tâm đến việc tìm hiểu quy trình phát triển kỳ thi được sử dụng cho kỳ thi hành chính.
Quá trình phát triển chương trình thi tuyển nhân viên văn phòng bắt đầu bằng một nghiên cứu phân tích công việc, gần đây nhất được Dịch vụ tuyển dụng và đánh giá, Bộ phận nhân sự hoàn thành vào năm 2017. Phân tích công việc là phương pháp xác định các nhiệm vụ được thực hiện trong một công việc và kiến thức, kỹ năng và khả năng (KSA) cần thiết để thực hiện công việc đó.
Kết quả từ nghiên cứu phân tích công việc tạo thành cơ sở cho kỳ thi nhân viên văn phòng, chứng minh rằng kỳ thi này có liên quan đến công việc. Phân tích công việc năm 2017 đã đánh giá các phân loại nhân viên văn phòng được sử dụng trong Thành phố. Những người đương nhiệm hiện tại trong các lớp học đã nhận được một bảng câu hỏi bao gồm các nhiệm vụ công việc và kiến thức, kỹ năng và khả năng. Trong bảng câu hỏi, những người đương nhiệm được yêu cầu đánh giá các nhiệm vụ công việc về tần suất thực hiện và mức độ quan trọng của chúng đối với hiệu suất thành công chung của công việc. Họ cũng được yêu cầu đánh giá kiến thức, kỹ năng và khả năng về việc liệu chúng có được mong đợi khi vào làm việc hay không và ở mức độ nào và mức độ quan trọng như thế nào đối với hiệu suất chung của công việc. Bảng câu hỏi đã được gửi qua email thông qua Survey Monkey tới những người đương nhiệm là nhân viên văn phòng trong công chức lâu năm. Một nhóm chuyên gia về chủ đề (SME) (ví dụ: người giám sát các phân loại nhân viên văn phòng) đã xem xét kết quả của bảng câu hỏi. Các SME này sau đó thiết lập nội dung của kế hoạch kiểm tra mới dựa trên nhiệm vụ công việc, kiến thức, kỹ năng và khả năng được xác định là quan trọng đối với hiệu suất công việc nói chung, do đó hình thành nên một kế hoạch kiểm tra nhân viên hành chính hợp lệ.
Kỳ thi hành chính được phát triển và duy trì bởi Dịch vụ tuyển dụng và đánh giá (RAS), Bộ phận nguồn nhân lực. Nhân viên RAS được đào tạo để phát triển và phân tích các kỳ thi phân loại. Nhân viên RAS tiến hành các cuộc họp biên soạn và đánh giá mục với các chuyên gia về chủ đề (ví dụ: những người đương nhiệm và/hoặc giám sát viên hiện tại của các phân loại hành chính và thư ký) và thực hiện phân tích mục để xác thực nội dung của kỳ thi. Tất cả các mục trong kỳ thi đều được biên soạn và đánh giá bởi các chuyên gia về chủ đề và dựa trên kiến thức, kỹ năng và khả năng liên quan đến công việc có trong kế hoạch thi.