目的
本手冊旨在為考生提供有關文書考試流程的一般資訊。手冊包含有用的信息，可幫助考生準備考試。
文書考試計劃概述
新考試計劃的內容是基於工作任務以及對整體成功工作表現至關重要的知識、技能和能力。
文職考試計劃包括 12 個知識、技能和能力 (KSA) 領域。本候選人手冊對 12 個 KSA 進行了定義。考生透過學習文職考試計劃來準備考試非常重要。
考試項目
文書考試包含約 85 個選擇題。您將有大約 2 個半小時的時間來完成考試。
每題只有一個正確答案。 「不正確」的答案通常是常見的錯誤和誤解、正確但不相關的陳述或不正確的陳述。
樣本測試項目
以下是樣題，可讓您了解考試中的問題類型以及問題的格式。這些樣題將不會包含在考試中。它們已包含在手冊中，供您參考。請注意，考試的所有內容領域並沒有相應的樣題。但是，考試中的每個題目都是選擇題，包括一個問題和四個答案。每題只有一個正確答案。以下每個範例問題的正確答案均以粗體和斜體顯示。
範例項目：能夠準確地將資料輸入系統。
作為文員職責的一部分，他/她需要維護其他機構簽出的文件日誌。當文件從辦公室取出時，職員會將其列在記錄表上。卡羅爾威廉斯於上午 8:45 來到辦公室查看一份包含警察助理資訊的文件。她在警長部門工作。吉爾傑克遜 (Jill Jackson) 於上午 8:50 來查看一份包含法庭文件的檔案。她在公設辯護人辦公室工作。在這兩次拜訪之後，直到兩個小時後店員才有人來；然後，警察局的查德·拉基 (Chad Lucky) 進來查看一份包含逮捕令信息的文件。下午四點半，店員請一個人進來查看一份文件。菲爾哈特查看了一份包含緩刑資訊的文件。他在緩刑部門工作。
書記官記錄了當天的日誌如下：
| Line | Time | Name of Person | File | Department |
|---|---|---|---|---|
AA | (1) 8:45 am | (2) Carroll Williams | (3) Police Aide | (4) Police Dept. |
BB | (5) 8:50 am | (6) __________ | (7) Court Documents | (8) __________ |
CC | (9) __________ | (10) | (11) Probation Info | (12) _________ |
DD | (13) _________ | (14) Phil Hart | (15) _________ | (16) Probation Dept. |
下列 AA 行中的哪些項目是錯誤的？
答：（1）
B. (2)
C. (3)
D. (4)
BB 行該填什麼姓名和部門？
A. 吉爾傑克森和警察局
B. 吉爾傑克森與公共辯護人辦公室
C. Chad Lucky 和警察局
D. Chad Lucky 與公共辯護人辦公室
吉爾傑克森檢出了什麼文件？
A. 法院文件
B. 逮捕令訊息
C. 緩刑資訊
D. 警察助理訊息
範例項目：使用數學公式（例如減法、加法、乘法）進行計算和分析的能力
一個部門的薪資福利佔該部門總預算的42.5%。如果該部門的預算為 2800 萬美元，那麼除了工資和福利之外，預算中還有多少部分用於其他費用？
A. 1,190,000 美元
B. 11,900,000 美元
C. 1,600,000 美元
D.16,100,000 美元
在一個工作週內，文員的工作時間如下；週一 - 8 小時，週二 - 8 小時，週三 - 9 小時，週四 - 9 小時，週五 - 9 1/2 小時。如果每周正常工作時間為40小時，那麼該職員本週加班了多少小時？
A. 2小時
B. 2 1/2 小時
C. 3小時
D. 3個半小時
範例項目：能夠使用各種電腦軟體程式（例如文字處理、Excel、PowerPoint）。
要求職員將地址、電話號碼、社會保險號碼和出生日期等資訊輸入電腦程式。該程式將用於提取數據、運行報告和交叉引用資訊。下列哪種類型的程序最適合此類資訊？
A. 網路計劃
B.資料庫程式
C.電子表格程序
D.文字處理程式
職員想要使用快捷鍵將 Word 文件的某個部分設為斜體。哪個命令可以實現此功能？
A. 反白文本，按 Ctrl + P
B. 反白文本，按 Ctrl + E
C. 反白文本，按 Ctrl + S
D. 反白文本，按 Ctrl + I
範例專案：利用檔案系統（例如字母、數字、時間順序）來組織資訊的知識。
若使用數位歸檔系統，社會安全號碼 444-64-4664 將被歸檔在下列哪一個號碼之間？
A.444-46-4040 和 444-64-6644
B.444-46-4404 及 444-64-4640
C.444-64-4646 和 444-64-4663
D.444-64-4666 和 444-64-6446
如果將 Dan Perren、Aldo Pierie、Donald Pierotti 和 Frank Pierpoint 的名字按字母順序排列，那麼 Frank Pierpoint 會處於什麼位置？
A. 首先
B. 第二
C. 第三
D. 第四
範例項目：能夠相應地組織時間和材料以便更有效地工作。
一名職員被賦予了一項任務，必須準確及時地完成。在這種情況下，店員最初該如何處理？
A. 完成作業並立即提交
B. 完成作業並在提交前驗證作業
C. 完成作業並請同事檢查
D. 完成作業並請主管檢查工作
文書考試計劃
以下頁麵包含有關文書考試內容的詳細資訊。提供了每個 KSA 的定義。考生將此部分作為學習指南非常重要，因為考試中的每個項目都與此內容相關。
| KSA # | KSA Category |
|---|---|
1 | Ability to establish and maintain effective and cooperative working relationships and to effectively work with others. |
2 | Ability to communicate effectively, professionally and courteously with others in a clear, concise, and understandable manner. |
3 | Ability to enter data accurately into systems. |
4 | Ability to prepare, organize and maintain records (e.g., clerical, office). |
5 | Knowledge of utilizing a filing system (e.g., alphabetical, numerical, chronological) to organize information and ability to effectively manage a filing system for record keeping of information and/or other documentation. |
6 | Ability to use office machines and equipment (e.g., scanner, photocopy machine, calculator) for office operational needs. |
7 | Ability to type information (e.g., documents, forms, reports) accurately and efficiently. |
8 | Ability to communicate written information in a clear, concise and understandable manner. |
9 | Ability to understand information to assist in following directions. |
10 | Ability to utilize various computer software programs (e.g., word processing, excel, power-point). |
11 | Ability to organize time and materials accordingly in order to work more efficiently |
12 | Ability to use mathematical formulas (e.g., subtraction, addition, multiplication) to perform calculations and analysis. |
考試開發流程概述
以下資訊是為有興趣了解文書考試的考試發展過程的人提供的。
文職考試計劃的製定始於一項工作分析研究，最近一項研究由人力資源部招聘和評估服務處於 2017 年完成。工作分析是一種確定工作任務以及完成工作所需的知識、技能和能力 (KSA) 的方法。
工作分析研究的結果構成了文職考試的基礎，顯示考試與工作有關。 2017 年的職位分析評估了該市使用的文職分類。班級現任成員收到了一份包含工作任務和知識、技能和能力的問卷。在問卷中，任職者被要求對工作任務的執行頻率以及這些任務對整體工作成功表現的重要性進行評分。他們也被要求對知識、技能和能力進行評分，看這些知識、技能和能力是否是入職時的必備素質，以及這些知識、技能和能力對工作整體表現的重要性程度和重要性。問卷透過 Survey Monkey 透過電子郵件發送給常任公務員文職人員。一組主題專家（SMEs）（例如，文職分類主管）審查了問卷的結果。然後，這些 SME 根據工作任務以及對整體成功工作表現至關重要的知識、技能和能力製定新考試計劃的內容，從而形成有效的文書考試計劃。
文職考試由人力資源部招募和評估服務處（RAS）開發和維護。 RAS 工作人員接受過開發和分析分類考試的訓練。 RAS 工作人員與主題專家（例如，現任人員和/或文書和秘書分類的主管）進行專案編寫和審查會議，並進行專案分析以驗證考試內容。考試的所有主題均由學科專家編寫和審查，並基於考試計劃中包含的與工作相關的知識、技能和能力。