Layunin
Ang handbook na ito ay idinisenyo upang magbigay sa mga kandidato ng pangkalahatang impormasyon tungkol sa proseso ng clerical examination. Ang handbook ay binubuo ng kapaki-pakinabang na impormasyon upang matulungan ang mga kandidato na maghanda para sa pagsusulit.
Pangkalahatang-ideya ng Clerical Examination Plan
Ang nilalaman ng bagong plano sa pagsusuri ay batay sa mga gawain sa trabaho, at kaalaman, kasanayan at kakayahan na tinutukoy na kritikal sa pangkalahatang matagumpay na pagganap ng trabaho.
Ang clerical examination plan ay binubuo ng 12 knowledge, skill and ability (KSA) areas. Ang bawat isa sa 12 KSA ay tinukoy sa handbook ng kandidatong ito. Mahalagang maghanda ang mga kandidato para sa eksaminasyon sa pamamagitan ng pag-aaral ng clerical examination plan.
Mga Bagay sa Pagsusuri
Ang clerical examination ay naglalaman ng humigit-kumulang 85 na maramihang-pagpipiliang item. Magkakaroon ka ng humigit-kumulang 2 ½ oras upang kumpletuhin ang pagsusuri.
Mayroon lamang isang tamang sagot para sa bawat aytem. Ang mga "mali" na sagot ay karaniwang karaniwang mga pagkakamali at maling paniniwala, totoo ngunit hindi nauugnay na mga pahayag, o mga maling pahayag.
Mga Sample na Test Item
Nasa ibaba ang mga sample test item na nagbibigay-daan sa iyong maunawaan ang uri ng mga tanong na itatanong, pati na rin ang pag-format ng mga tanong sa pagsusulit. Ang mga halimbawang tanong na ito ay hindi isasama sa pagsusulit. Ang mga ito ay isinama sa handbook para magamit mo bilang sanggunian. Pakitandaan na walang mga sample na tanong para sa lahat ng bahagi ng nilalaman ng pagsusulit. Gayunpaman, ang bawat item na kasama sa pagsusuri ay magiging maramihang pagpipilian, may kasamang tanong at apat na sagot. Mayroon lamang isang tamang sagot sa bawat tanong. Ang tamang sagot para sa bawat halimbawang tanong sa ibaba ay naka-bold at naka-italicize.
Mga Sample na Item: Kakayahang magpasok ng data nang tumpak sa mga system.
Bilang bahagi ng responsibilidad ng isang klerk, siya ay kinakailangan na magpanatili ng isang talaan ng mga file na sinusuri ng ibang mga ahensya. Habang ang mga file ay nai-check out sa opisina, ang mga ito ay nakalista sa isang log sheet ng klerk. Papasok si Carroll Williams sa opisina ng 8:45 am upang tingnan ang isang file na naglalaman ng impormasyon ng police aide. Nagtatrabaho siya sa Sheriff's Department. Si Jill Jackson ay pumasok sa 8:50 am upang tingnan ang isang file na binubuo ng mga dokumento ng hukuman. Nagtatrabaho siya sa opisina ng Public Defender. Matapos ang dalawang drop-in na ito, walang pumasok ang klerk hanggang makalipas ang dalawang oras; pagkatapos, pumasok si Chad Lucky mula sa Police Department upang tingnan ang isang file na naglalaman ng impormasyon ng warrant. Isang kalahating oras lagpas 4:00 ng hapon, pinapasok ng klerk ang isang tao upang tingnan ang isang file. Sinuri ni Phil Hart ang isang file na naglalaman ng impormasyon sa probasyon. Nagtatrabaho siya sa Probation Department.
Ang tala para sa araw ay naitala ng klerk tulad ng sumusunod:
| Line | Time | Name of Person | File | Department |
|---|---|---|---|---|
AA | (1) 8:45 am | (2) Carroll Williams | (3) Police Aide | (4) Police Dept. |
BB | (5) 8:50 am | (6) __________ | (7) Court Documents | (8) __________ |
CC | (9) __________ | (10) | (11) Probation Info | (12) _________ |
DD | (13) _________ | (14) Phil Hart | (15) _________ | (16) Probation Dept. |
Alin sa mga sumusunod na entry sa linya AA ang mali?
A. (1)
B. (2)
C. (3)
D. (4)
Anong pangalan at departamento ang dapat na nakasaad sa linya ng BB?
A. Jill Jackson at Police Department
B. Jill Jackson at Public Defender's Office
C. Chad Lucky at Police Department
D. Chad Lucky at Public Defender's Office
Anong file ang sinuri ni Jill Jackson?
A. Mga Dokumento ng Hukuman
B. Impormasyon sa warrant
C. Impormasyon sa pagsubok
D. Impormasyon ng police aide
Mga Sample na Item: Kakayahang gumamit ng mga mathematical formula (hal., pagbabawas, pagdaragdag, pagpaparami) upang magsagawa ng mga kalkulasyon at pagsusuri
Ang mga suweldo at benepisyo ng isang departamento ay umaabot sa 42.5% ng kabuuang badyet ng departamento. Kung 28 milyon ang budget ng departamento, anong bahagi ng budget ang inilalaan para sa mga gastusin maliban sa suweldo at benepisyo?
A. $1,190,000
B. $ 11,900,000
C. $1,600,000
D. $16,100,000
Sa isang linggo ng trabaho, nagtatrabaho ang isang klerk sa mga sumusunod na oras; Lunes - 8 oras, Martes - 8 oras, Miyerkules - 9 na oras, Huwebes - 9 na oras, at Biyernes - 9 1/2 na oras. Kung ang isang normal na linggo ng trabaho ay 40 oras, ilang oras ng overtime ang nagtrabaho ang klerk ngayong linggo?
A. 2 oras
B. 2 1/2 oras
C. 3 oras
D. 3 1/2 oras
Mga Sample na Item: Kakayahang gumamit ng iba't ibang programa ng software ng computer (hal., pagpoproseso ng salita, excel, power-point).
Hinihiling sa isang klerk na mag-input ng data na binubuo ng impormasyon tulad ng mga address, numero ng telepono, numero ng social security, at petsa ng kapanganakan sa isang computer program. Gagamitin ang program na ito upang kunin ang data, magpatakbo ng mga ulat at impormasyon sa cross reference. Alin sa mga sumusunod na uri ng mga programa ang pinakaangkop para sa ganitong uri ng impormasyon?
A. Programa sa Internet
B. Programa ng database
C. Programa ng spreadsheet
D. Programa sa pagpoproseso ng salita
Nais ng isang klerk na italicize ang isang seksyon ng isang dokumento ng Word gamit ang shortcut key. Aling utos ang magpapahintulot para sa pagpapaandar na ito?
A. I-highlight ang text, pindutin ang Ctrl + P
B. I-highlight ang text, pindutin ang Ctrl + E
C. I-highlight ang text, pindutin ang Ctrl + S
D. I-highlight ang text, pindutin ang Ctrl + I
Mga Sample na Item: Kaalaman sa paggamit ng filing system (hal., alphabetical, numerical, chronological) upang ayusin ang impormasyon.
Alin sa mga sumusunod na numero ang isasampa sa pagitan ng social security number na 444-64-4664 kung gumagamit ng numerical filing system?
A. 444-46-4040 at 444-64-6644
B. 444-46-4404 at 444-64-4640
C. 444-64-4646 at 444-64-4663
D. 444-64-4666 at 444-64-6446
Kung ang mga pangalan nina Dan Perren, Aldo Pierie, Donald Pierotti, at Frank Pierpoint ay isinaayos para sa alphabetical filing, anong posisyon kaya si Frank Pierpoint?
A. Una
B. Pangalawa
C. Pangatlo
D. Ikaapat
Sample na Item: Kakayahang ayusin ang oras at mga materyales nang naaayon upang gumana nang mas mahusay.
Ang isang klerk ay binibigyan ng isang takdang-aralin na dapat tapusin nang tumpak at sa isang napapanahong paraan. Paano dapat magsimula ang klerk sa sitwasyong ito?
A. Tapusin ang takdang-aralin at agad na isumite ang gawain
B. Kumpletuhin ang takdang-aralin at i-verify ang gawain bago ito isumite
C. Kumpletuhin ang takdang-aralin at humiling ng isang katrabaho upang suriin ang gawain
D. Kumpletuhin ang takdang-aralin at hilingin sa superbisor na suriin ang gawain
Plano ng Clerical Examination
Ang mga sumusunod na pahina ay naglalaman ng detalyadong impormasyon tungkol sa nilalaman ng clerical examination. Ang isang kahulugan ng bawat KSA ay ibinigay. Mahalaga para sa mga kandidato na gamitin ang seksyong ito bilang gabay sa pag-aaral, dahil ang bawat aytem sa pagsusulit ay naka-link sa nilalamang ito.
| KSA # | KSA Category |
|---|---|
1 | Ability to establish and maintain effective and cooperative working relationships and to effectively work with others. |
2 | Ability to communicate effectively, professionally and courteously with others in a clear, concise, and understandable manner. |
3 | Ability to enter data accurately into systems. |
4 | Ability to prepare, organize and maintain records (e.g., clerical, office). |
5 | Knowledge of utilizing a filing system (e.g., alphabetical, numerical, chronological) to organize information and ability to effectively manage a filing system for record keeping of information and/or other documentation. |
6 | Ability to use office machines and equipment (e.g., scanner, photocopy machine, calculator) for office operational needs. |
7 | Ability to type information (e.g., documents, forms, reports) accurately and efficiently. |
8 | Ability to communicate written information in a clear, concise and understandable manner. |
9 | Ability to understand information to assist in following directions. |
10 | Ability to utilize various computer software programs (e.g., word processing, excel, power-point). |
11 | Ability to organize time and materials accordingly in order to work more efficiently |
12 | Ability to use mathematical formulas (e.g., subtraction, addition, multiplication) to perform calculations and analysis. |
Pangkalahatang-ideya ng Proseso ng Pagbuo ng Pagsusulit
Ang sumusunod na impormasyon ay ibinigay para sa mga interesadong maunawaan ang proseso ng pagbuo ng pagsusulit na ginagamit para sa clerical na pagsusuri.
Ang pagbuo ng clerical examination program ay nagsimula sa isang job analysis study, na pinakakamakailan ay natapos ng Recruitment and Assessment Services, Department of Human Resources noong 2017. Ang job analysis ay isang paraan para sa pagtukoy ng mga gawaing ginagampanan sa isang trabaho at ang kaalaman, kasanayan, at kakayahan (KSA) na kailangan upang maisagawa ang trabahong iyon.
Ang mga resulta mula sa pag-aaral ng pagsusuri sa trabaho ay bumubuo ng batayan ng clerical na pagsusuri, na nagpapakita na ang pagsusuri ay may kaugnayan sa trabaho. Sinuri ng pagsusuri sa trabaho noong 2017 ang mga klerikal na klasipikasyon na ginamit sa Lungsod. Ang mga kasalukuyang nanunungkulan sa mga klase ay nakatanggap ng talatanungan na binubuo ng mga gawain sa trabaho at kaalaman, kasanayan, at kakayahan. Sa palatanungan, ang mga nanunungkulan ay hiniling na i-rate ang mga gawain sa trabaho sa kung gaano kadalas sila ginagampanan at kung gaano ka kritikal ang mga ito sa pangkalahatang matagumpay na pagganap sa trabaho. Hiniling din sa kanila na i-rate ang kaalaman, kasanayan, at kakayahan kung sila ay inaasahan sa pagpasok sa trabaho at sa anong antas at gaano kahalaga ang kaalaman, kasanayan, at kakayahan sa pangkalahatang pagganap ng trabaho. Ang questionnaire ay na-email sa pamamagitan ng Survey Monkey sa mga permanenteng nanunungkulan sa serbisyong sibil na clerical. Isang pangkat ng mga eksperto sa paksa (SMEs) (hal., mga superbisor ng klerikal na pag-uuri) ang nagrepaso sa mga resulta ng talatanungan. Itinatag ng mga SME na ito ang nilalaman ng bagong plano sa eksaminasyon batay sa mga gawain sa trabaho, at kaalaman, kasanayan, at kakayahan na tinutukoy na kritikal sa pangkalahatang matagumpay na pagganap ng trabaho, samakatuwid, na bumubuo ng isang wastong clerical na plano sa pagsusuri.
Ang clerical examination ay binuo at pinananatili ng Recruitment and Assessment Services (RAS), Department of Human Resources. Ang mga kawani ng RAS ay sinanay upang bumuo at magsuri ng mga pagsusuri sa klasipikasyon. Ang mga kawani ng RAS ay nagsasagawa ng mga pagpupulong sa pagsulat at pagsusuri ng mga bagay kasama ng mga eksperto sa paksa (hal., kasalukuyang mga nanunungkulan at/o mga superbisor ng mga klasipikasyon ng klerikal at sekretarya) at nagsasagawa ng pagsusuri ng item upang patunayan ang nilalaman ng pagsusulit. Ang lahat ng mga item sa pagsusulit ay isinulat at sinuri ng mga eksperto sa paksa at batay sa kaalaman, kasanayan, at kakayahan na may kaugnayan sa trabaho na nilalaman sa plano ng pagsusulit.