2012年7月1日核准
根據舊金山市和縣行政法規的規定，資訊資源是舊金山市和縣的戰略資產，將由資訊科技委員會 (COIT) 進行管理。
因此，制定本政策旨在概述舊金山市和縣 (CCSF) 電子郵件系統的使用和管理標準。
目的和範圍
COIT 電子郵件政策的目的是建立適用於舊金山所有市縣部門的技術標準、政策和操作流程。雖然目前並非所有部門都遵守該政策，但該政策的目的是為該領域的運作和技術的未來方向設定方向。
政策聲明
目前，舊金山市批准用於電子郵件傳輸的技術軟體標準是 Lotus Notes 和 Microsoft Exchange。資訊科技委員會 (COIT) 已批准舊金山城市學院 (CCSF) 將遷移到託管式 Microsoft Exchange，作為全市新的電子郵件策略。舊金山市於 2011 年夏季開始向託管式 Exchange 進行轉換。
市政府的主要 Lotus Notes 電子郵件系統被視為一項關鍵的全市業務系統，由技術部門 (DT) 為所有市政府用戶管理。在託管式 Microsoft Exchange 部署完成之前，DT 將繼續管理目前的 Lotus Notes 郵件環境。隨著部署的推進，DT 電子郵件管理員和其他經批准的市政府機構管理員將繼續在 Microsoft Exchange 雲端平台上管理市政府的電子郵件服務。對於目前自行管理和維護內部 Exchange 本機環境的機構，他們將繼續自行管理和維護，直到達成過渡到託管式 Exchange 模式的協定。
DT將根據與各部門簽訂的個別服務等級協議提供此服務。
經部門申請，COIT 可以批准對該標準的例外情況。
電子郵件系統的使用受《舊金山市和縣員工手冊》中概述的準則和部門政策的約束。
以下部門目前均維護自己的電子郵件系統：
- 公共事業委員會 - MS Exchange
- 圖書館 - MS Exchange
- 公共工程 - MS Exchange
- SFMTA - MS Exchange
- 機場 - MS Exchange
- 人力服務機構 - Lotus Notes 郵件
- 市檢察官辦公室 - Lotus Notes 郵件