Chính sách email

Theo các điều khoản của bộ luật hành chính Thành phố và Quận San Francisco, nguồn thông tin là tài sản chiến lược của Thành phố và Quận San Francisco, sẽ được quản lý theo chỉ đạo của Ủy ban Công nghệ Thông tin (COIT).

Do đó, chính sách này được thiết lập để nêu rõ các tiêu chuẩn về việc sử dụng và quản lý hệ thống email trong Thành phố và Quận San Francisco (CCSF).

Mục đích của chính sách email COIT là thiết lập các tiêu chuẩn kỹ thuật, chính sách và quy trình hoạt động áp dụng cho tất cả các sở ban ngành của Thành phố và Quận San Francisco. Mặc dù hiện tại không phải tất cả các sở ban ngành đều tuân thủ chính sách này, nhưng mục đích của chính sách này là thiết lập định hướng cho định hướng tương lai cho hoạt động và công nghệ trong lĩnh vực này.

Tiêu chuẩn phần mềm kỹ thuật được phê duyệt để gửi email trong Thành phố hiện nay là Lotus Notes và Microsoft Exchange. COIT đã phê duyệt việc CCSF chuyển sang sử dụng Microsoft Exchange được lưu trữ trên máy chủ làm chiến lược email toàn thành phố mới. Thành phố đã bắt đầu quá trình chuyển đổi sang Exchange được lưu trữ trên máy chủ vào mùa hè năm 2011.

Việc quản lý hệ thống email Lotus Notes chính của Thành phố được coi là một hệ thống kinh doanh quan trọng trên toàn thành phố, do Sở Công nghệ (DT) quản lý cho tất cả người dùng Thành phố. DT sẽ tiếp tục quản lý môi trường email Lotus Notes chính hiện tại cho đến khi hoàn tất việc triển khai Microsoft Exchange trên nền tảng đám mây. Khi quá trình triển khai diễn ra, các quản trị viên email của DT và các quản trị viên được phê duyệt từ các cơ quan Thành phố khác sẽ tiếp tục quản lý các dịch vụ email cho Thành phố, trong môi trường đám mây Microsoft Exchange. Đối với các cơ quan hiện đang quản lý và hỗ trợ môi trường Exchange nội bộ tại chỗ của riêng họ, họ sẽ tiếp tục làm như vậy cho đến khi đạt được thỏa thuận chuyển đổi sang mô hình Exchange trên nền tảng đám mây.

DT sẽ cung cấp dịch vụ này cho các phòng ban dựa trên các thỏa thuận cấp độ dịch vụ riêng lẻ.

COIT có thể cho phép ngoại lệ đối với tiêu chuẩn này theo yêu cầu của từng bộ phận.

Việc sử dụng hệ thống email tuân theo các hướng dẫn được nêu trong Sổ tay Nhân viên Thành phố và Quận San Francisco và các chính sách của Phòng ban.

Các phòng ban sau đây hiện đang tự duy trì hệ thống email riêng của mình:

• Ủy ban Tiện ích Công cộng - Sàn giao dịch MS
• Thư viện - MS Exchange
• Công trình công cộng - MS Exchange
• SFMTA - Sàn giao dịch MS
• Sân bay - Sàn giao dịch MS
• Cơ quan Dịch vụ Nhân sinh - Thư điện tử Lotus Notes
• Văn phòng Luật sư Thành phố - Thư điện tử Lotus Notes