歡迎與舊金山公共衛生部 (DPH) 簽訂合約。本文件旨在為您的機構提供相關信息，以指導您完成簽約流程以及 DPH 各部門的其他要求。此外，請參閱為新執行董事提供的清單以了解最佳實踐。
請仔細閱讀本文件，以避免您的機構在簽約過程中可能遇到的任何延誤。
針對新提供者的有用簽約技巧
一旦您的機構獲得 DPH 合約並收到資助通知 (FN)，就會指定合約開發和技術援助 (CDTA) 專案經理 (PM) 作為您的主要聯絡人。您指定的 CDTA PM 將回答有關您的 DPH 合約的所有問題，如果他/她沒有具體答案，則將轉介至相應的 DPH 部分之一。
CDTA 專案經理與多個 DPH 單位合作，確保您的合約經過認證並符合所有部門政策和程序。這些 DPH 單位包括：
- 護理系統 (SOC)
- 預算
- 財務/成本報告
- 合約
- 合約合規業務辦公室（BOCC）
作為新提供者應該做什麼
造訪 CDTA 網站以存取相關線上資源（即表格、範本、說明、政策、程序和規定以及過去簡報的講義）。
了解並避免可能減慢合約開發和認證流程的常見障礙：
- 遲交文件
- 使用不正確的文檔模板
- 不遵循指南和格式要求
- 過期的保險證明和其他過時的官方文件
- 合約啟動時分包商協議未完成
新服務提供者應根據要求提供以下文件的最新副本：
- IRS 決定函或公司註冊文件
- 鄧白氏編號 (DUNS #)
- 最近經審計的財務報表
- 現行保單
- 機構目前的組織架構圖
- 成本分配計劃（市縣主計長辦公室提供有關此主題的培訓課程）
- 高級官員、董事會和執行董事的執行助理名單，並附有辦公室和手機號碼；以及可能的高級官員的簡歷或參考書目
以下管理要求對於合約開發和認證過程至關重要：
- 舊金山公共衛生局 (DPH) 要求所有醫療服務提供者/承包商必須擁有 NPI#（國家醫療服務提供者識別號碼）。如果您尚未擁有 NPI#，請諮詢您的 CDTA 專案經理 (PM) 或醫療系統 (SOC) 專案經理，以了解如何申請；或者，請造訪國家計畫和提供者編號系統網站，以取得詳細的 NPI 申請指南。
即使您已經擁有 NPI 號，也應該諮詢您的 CDTA 或 SOC PM，以確定是否需要另一個 NPI 號。
- 如果您有行為健康服務 (BHS) 合約並且是心理健康服務提供者和/或藥物濫用服務提供者，則 SFDPH 要求您的機構向加州以及舊金山市和縣註冊，以取得電子帳單目的。即使您不使用稱為 AVATAR 的 BHS 計費和臨床資訊系統，這也是必需的。如需進一步指導，請聯絡您的護理系統專案經理 (SOC PM)。
- 為了避免合約制定和認證過程中出現不必要的延誤，請務必選擇正確的附錄A（專案說明）和附錄B（專案預算和預算理由）模板，並在合約簽訂之前或之前將這兩份文件提交給您的CDTA 專案經理。附錄 A 和 B 說明和範本位於 CDTA 網站 www.sfdph.org/cdta。請透過選擇 BHS 或非 BHS 附錄來選擇適當的模板，為了獲得最佳結果，請下載合約清單（可在 CDTA 網站上找到）。
- 凡涉及分包商/顧問費用的合同，均須將所有分包商合約副本連同附錄B（專案預算及預算說明）一併提交給其所在地區的CDTA專案經理審核批准。在CDTA專案經理收到分包商/顧問合約副本之前，發票款項將暫緩支付。請查閱DPH的《分包要求政策》 。
- 凡涉及分包商/顧問費用的合同，均須將所有分包商合約副本連同附錄B（專案預算及預算說明）一併提交給其所在地區的CDTA專案經理審核批准。在CDTA專案經理收到分包商/顧問合約副本之前，發票款項將暫緩支付。請查閱DPH的《分包要求政策》 。
- 合規聲明是承包商證明其計劃符合 DPH 各單位制定的規則和條例的證明。因此，所有服務提供者都有責任： 維護包含所有表格、政策和合規聲明的管理活頁夾；在顯眼位置張貼海報和訊息通知供顧客查看；並遵守客戶相關法規。
要了解有關 DPH 合規聲明要求的更多信息，請聯繫業務辦公室 - 合約合規部，電話 (415) 255-3697。
- 所有提供者必須維持可接受的機制來追蹤 DPH 服務合約法規中規定的人員工作時間以及其他工資和人力資源要求，以避免報銷問題（即員工時間表、病假/休假和休假等）。
- 完成所有新提供者所需的培訓，其中至少包括 HIPAA 培訓、騷擾預防培訓以及隱私與合規培訓。
- 參加由公共衛生部和/或舊金山市縣主辦的相關 SFDPH 技術援助研討會和員工發展培訓課程。
新執行董事清單
恭喜您擔任貴組織執行董事的新職位！ SFDPH 期待我們繼續合作，以履行我們保護和促進所有舊金山人健康的使命。
SFDPH 領導層致力於確保您擁有可使用的所有資源，以確保您的成功以及您的組織的持續成功。以下列出了 SFDPH 鼓勵所有新執行董事盡快審查的完整組織組成部分的清單。如果您有任何疑問，請隨時聯絡您的主要聯絡人、您的 CDTA 專案經理，他們將為您提供協助。此外，如果您想安排一次正式的介紹會議，請通知您的 CDTA 專案經理，他將努力安排與 DPH 工作人員的會議。
一般的
您是否擁有該組織最新的副本：
- 年報？
- 戰略計劃（如果適用）？
- 緊急應變人員聯絡表，包括志工？
- 技術庫存 – 使用 DPH 資金購買的內容與使用機構資金購買的內容？
- 國稅局決定信？
董事會
- 董事會有空缺嗎？條款即將到期？是否有積極的招聘計劃？
您有以下情況嗎？
- 董事會名冊和聯絡資訊（電子郵件/電話/地址）？
- 董事會政策和程序？
- 董事會章程？
- 董事會會議日程？
人力資源
你有沒有：
- 績效評估表格？
- 員工過去的績效評估？
金融的
（由您的財務長審查）
- 非營利承包商審查，標準監控表
- 所有保單都是有效的嗎？
- 迄今為止所有發票是否已提交給 DPH？
- 您是否有三個月的儲備金來支付緊急情況下的所有組織費用？
募款
- 您有最大捐款者的名單嗎？
- 您是否有資助矩陣（包含資助者名稱、金額和報告截止日期）？
- 您有基金發展計畫嗎？
- 您是否收到最近的資助申請副本（成功與否）？
DPH 需求
您應該擁有並審查：
- 您目前與DPH簽訂的合約
- 您所在組織的 DPH「提供者合規聲明表」。有關詳細信息，請參閱第 1 節第 4 項。
- 如果您尚未提交，請以執行長的身分提交一份新的簽署授權書。在此之前，舊金山公共衛生局無法認證您的合約並支付任何類型的款項。
您的 CDTA 專案經理應該有您的行政助理的姓名和電話號碼/電子郵件以及您的手機號碼。