Gabay ng mga bagong provider sa pagkontrata sa Department of Public Health (CDTA)

Maligayang pagdating sa pagkontrata sa San Francisco Department of Public Health (DPH). Nilalayon ng dokumentong ito na bigyan ang iyong ahensya ng mahalagang impormasyon upang gabayan ka sa proseso ng pagkontrata kasama ang mga karagdagang kinakailangan mula sa iba't ibang seksyon ng DPH. Bilang karagdagan, pakitingnan ang checklist na ibinigay para sa Mga Bagong Executive Director para sa pinakamahuhusay na kagawian. 

Mangyaring suriing mabuti ang dokumentong ito upang maiwasan ang anumang pagkaantala na maaaring makaharap ng iyong ahensya sa panahon ng proseso ng pagkontrata.

Nakatutulong na Mga Tip sa Pagkontrata para sa Mga Bagong Provider

Kapag ang iyong ahensya ay nabigyan ng kontrata ng DPH at nakatanggap ng Funding Notification (FN), isang Contract Development and Technical Assistance (CDTA) Program Manager (PM) ang itatalaga bilang iyong pangunahing punto ng pakikipag-ugnayan. Ilalagay ng iyong itinalagang CDTA PM ang lahat ng tanong tungkol sa iyong kontrata sa DPH, at kung wala siyang tiyak na sagot, ang isang referral ay gagawin sa isa sa naaangkop na mga seksyon ng DPH.

Ang mga Tagapamahala ng Programa ng CDTA ay nagtatrabaho sa pakikipagtulungan sa maraming mga yunit ng DPH upang matiyak na ang iyong kontrata ay sertipikado at sumusunod sa lahat ng mga patakaran at pamamaraan ng departamento. Kasama sa mga yunit ng DPH na ito ang: 

• System of Care (SOC)
• Badyet
• Ulat sa Piskal/Gastos
• Mga kontrata
• Business Office of Contract Compliance (BOCC)

Ano ang Gagawin Bilang Bagong Provider

Bisitahin ang website ng CDTA upang ma-access ang mga nauugnay na mapagkukunang on-line (ibig sabihin, mga form, template, tagubilin, patakaran, pamamaraan at regulasyon, at handout mula sa mga nakaraang presentasyon).

Alamin at iwasan ang mga karaniwang hadlang na maaaring makapagpabagal sa pagbuo ng kontrata at proseso ng sertipikasyon:

• Huling pagsusumite ng dokumento
• Paggamit ng mga maling template ng dokumento
• Hindi sumusunod sa mga alituntunin at kinakailangan sa pag-format
• Mga nag-expire na sertipiko ng seguro at iba pang opisyal na hindi napapanahon na mga dokumento
• Ang kasunduan sa subcontractor ay hindi nakumpleto sa oras ng pagsisimula ng kontrata

Ang mga Bagong Service Provider ay dapat magkaroon ng kasalukuyang mga kopya ng mga sumusunod na dokumento na makukuha kapag hiniling:

• IRS Determination Letter o Document of Incorporation
• Numero ng Dun at Bradstreet (DUNS #)
• Pinakabagong na-audit na financial statement
• Mga kasalukuyang patakaran sa seguro
• Ang kasalukuyang tsart ng organisasyon ng ahensya
• Plano ng paglalaan ng gastos (Nag-aalok ang Opisina ng Kontroler ng Lungsod at County ng mga sesyon ng pagsasanay sa paksang ito)
• Isang listahan ng mga nakatataas na opisyal, Lupon ng mga Direktor, at Executive Assistant ng Executive Director na may mga numero ng opisina at cell phone; at posibleng resume o bibliographies ng matataas na opisyal

Ang mga sumusunod na pangangailangang pang-administratibo ay mahalaga sa pagbuo ng kontrata at proseso ng sertipikasyon: 

1. Kinakailangan ng SF Department of Public Health (DPH) na ang lahat ng tagapagbigay ng serbisyong pangkalusugan/kontratista ay mayroong NPI# (National Provider Identifier Number). Kung wala ka pa nito, kumunsulta sa iyong CDTA Program Manager (PM) o Systems of Care (SOC) PM tungkol sa kung paano mag-aplay para dito; o, pumunta sa website ng National Plan and Provider Enumeration System para sa mga tahasang Tagubilin sa Aplikasyon ng NPI.
   
   Kahit na mayroon ka nang NPI#, dapat kang kumonsulta sa iyong CDTA o SOC PM upang matukoy kung kailangan ng isa pa.
    
2. Kung mayroon kang Kontrata sa Behavioral Health Services (BHS) at isa kang Mental Health Services Provider at/o Substance Abuse Services Provider, ang iyong ahensya ay inaatasan ng SFDPH na magparehistro sa Estado ng California at sa Lungsod at County ng San Francisco para sa mga layunin ng elektronikong pagsingil. Ito ay kinakailangan kahit na hindi mo ginagamit ang BHS billing at clinical information system na kilala bilang AVATAR. Para sa karagdagang gabay, mangyaring makipag-ugnayan sa iyong System of Care Program Manager (SOC PM).
    
3. Upang maiwasan ang mga hindi kinakailangang pagkaantala sa proseso ng pagbuo ng kontrata at sertipikasyon, mahalagang piliin mo ang tamang Appendix A (sinalaysay ng programa) at Appendix B (badyet ng programa at pagbibigay-katwiran sa badyet) at isumite ang parehong mga dokumento sa iyong CDTA Program Manager bago o bago ang petsang tinukoy sa Notification ng Pagpopondo. Ang Appendix A at B na mga tagubilin at template ay matatagpuan sa website ng CDTA sa www.sfdph.org/cdta. Mangyaring piliin ang naaangkop na template sa pamamagitan ng pagpili sa alinman sa BHS o hindi BHS Appendice at para sa pinakamahusay na mga resulta, i-download ang checklist ng kontrata, na makikita sa website ng CDTA. 
   1. Ang mga kontratang naglalaman ng mga gastusin ng subcontractor/consultant ay dapat magsumite ng kopya ng lahat ng kontrata ng subcontractor sa kanilang CDTA Program Manager para sa pagsusuri at pag-apruba kasama ang pagsusumite ng Appendix B (badyet ng programa at pagbibigay-katwiran sa badyet). Ang mga bayad sa invoice ay ipagpapaliban hanggang sa ang isang kopya ng kontrata ng subcontractor/consultant ay nasa file na ng CDTA Program Manager. Pakisuri ang Patakaran ng DPH sa mga Kinakailangan sa Subcontracting .
       
4. Ang Deklarasyon ng Pagsunod ay isang pagpapatunay ng mga kontratista na ang kanilang programa ay sumusunod sa mga tuntunin at regulasyong itinakda ng iba't ibang mga yunit ng DPH. Samakatuwid, ang lahat ng mga service provider ay may pananagutan para sa: pagpapanatili ng Administrative Binder kasama ang lahat ng mga form, patakaran at mga pahayag ng pagsunod; kitang-kitang pagpapakita ng mga poster at abiso ng impormasyon para sa pagtingin ng kliyente; at, pagsunod sa mga regulasyong nauugnay sa kliyente.
   
   Upang matuto nang higit pa tungkol sa mga kinakailangan sa Deklarasyon ng Pagsunod ng DPH, makipag-ugnayan sa Business Office – Contract Compliance sa (415) 255-3697.
    
5. Ang lahat ng Provider ay dapat magpanatili ng isang katanggap-tanggap na mekanismo upang subaybayan ang mga oras ng trabaho ng mga tauhan at iba pang mga kinakailangan sa payroll at human resource na itinakda sa mga regulasyon sa kontrata ng serbisyo ng DPH upang maiwasan ang mga isyu sa reimbursement (ibig sabihin, mga timesheet ng empleyado, bakasyon sa pagkakasakit/bakasyon, at furlough, atbp.).
    
6. Kumpletuhin ang mga kinakailangang pagsasanay na ipinag-uutos para sa lahat ng bagong provider, na kaunting kasama ang HIPAA Training, Harassment Prevention Training, at Privacy & Compliance Training.
    
7. Dumalo sa may-katuturang mga workshop sa Tulong Teknikal ng SFDPH at mga klase ng pagsasanay sa pagpapaunlad ng kawani na itinataguyod ng Kagawaran ng Pampublikong Kalusugan at/o ng Lungsod at County ng San Francisco.

Bagong Checklist ng Executive Director 

Binabati kita sa iyong bagong posisyon bilang Executive Director ng iyong organisasyon! Inaasahan ng SFDPH ang aming patuloy na pakikipagtulungan upang matupad ang aming misyon na protektahan at itaguyod ang kalusugan ng lahat ng San Francisco. 

Ang pamunuan ng SFDPH ay nakatuon sa pagtiyak na mayroon kang lahat ng mga mapagkukunan sa iyong pagtatapon upang magarantiya ang iyong tagumpay at ang patuloy na tagumpay ng iyong organisasyon. Ang nakabalangkas sa ibaba ay isang listahan ng mga mahalagang bahagi ng organisasyon na hinihikayat ng SFDPH sa lahat ng bagong Executive Director na suriin sa lalong madaling panahon. Kung mayroon kang anumang mga katanungan, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa iyong Principal Point of Contact, ang iyong CDTA Program Manager, na makakatulong sa iyo. Gayundin, kung gusto mong mag-iskedyul ng isang pormal na pagpupulong sa pagpapakilala, mangyaring abisuhan ang iyong CDTA Program Manager, na magtatrabaho upang mag-iskedyul ng isang pulong sa mga kawani ng DPH. 

Heneral

Mayroon ka bang kopya ng pinakabago ng organisasyon: 

• Taunang ulat?
• Madiskarteng plano, kung naaangkop?
• Contact sheet ng Emergency Staff, kabilang ang mga boluntaryo?
• Imbentaryo ng teknolohiya – ano ang binili gamit ang mga pondo ng DPH kumpara sa kung ano ang binili gamit ang mga pondo ng ahensya?
• IRS determination letter? 

Lupon ng mga Direktor

• Mayroon bang mga bakante sa Board? Mga tuntuning dapat mag-expire? Mayroon bang aktibong plano sa recruitment na nakalagay? 

Mayroon ka bang sumusunod? 

• Board roster at impormasyon sa pakikipag-ugnayan (email/telepono/address)?
• Mga patakaran at pamamaraan ng lupon?
• Mga tuntunin ng lupon?
• Iskedyul ng mga pulong ng Lupon? 

Human Resources

Mayroon ka bang: 

• Mga form ng Pagsusuri sa Pagganap?
• Mga nakaraang Pagsusuri ng Pagganap ng mga tauhan? 

Pananalapi 

(para masuri kasama ng iyong Chief Financial Officer) 

• Nonprofit Contractor Review, Standard Monitoring Form
• Ang lahat ba ng mga patakaran sa seguro ay napapanahon?
• Ang lahat ba ng mga invoice hanggang ngayon ay isinumite sa DPH?
• Mayroon ka bang tatlong buwang reserba para mabayaran ang lahat ng gastusin sa organisasyon kung sakaling magkaroon ng emergency?

pangangalap ng pondo

• Mayroon ka bang listahan ng iyong mga nangungunang donor?
• Mayroon ka bang funding matrix (na may pangalan ng funder, mga halaga, at mga deadline ng ulat)? 
• Mayroon ka bang plano sa Pagpapaunlad ng Pondo? 
• Nakatanggap ka na ba ng mga kopya ng kamakailang mga aplikasyon para sa pagpopondo (matagumpay o hindi)? 

Mga Kinakailangan sa DPH

Dapat kang magkaroon at suriin: 

• Ang iyong kasalukuyang kontrata/mga kontrata sa DPH 
• Ang DPH na “Provider Declaration of Compliance Form” para sa iyong organisasyon. Tingnan ang Seksyon 1, Item #4 para sa higit pang impormasyon. 
• Mangyaring magsumite ng bagong Signature Authority Form bilang Executive Director kung hindi mo pa ito nagagawa. Hindi maaaring sertipikahan ng SFDPH ang iyong kontrata at magpakawala ng anumang uri ng pagbabayad hangga't hindi ito nakukumpleto.

Ang iyong CDTA Program Manager ay dapat mayroong pangalan at numero ng telepono/email ng iyong Executive Assistant at numero ng iyong cell phone.

I-print na bersyon