Hướng dẫn cho nhà cung cấp mới về việc ký hợp đồng với Bộ Y tế Công cộng (CDTA)

Chào mừng bạn đến với hợp đồng với Sở Y tế Công cộng San Francisco (DPH). Tài liệu này nhằm mục đích cung cấp cho cơ quan của bạn thông tin có liên quan để hướng dẫn bạn trong suốt quá trình ký hợp đồng cùng với các yêu cầu bổ sung từ nhiều bộ phận khác nhau của DPH. Ngoài ra, vui lòng xem danh sách kiểm tra được cung cấp cho Giám đốc điều hành mới để biết các thông lệ tốt nhất. 

Vui lòng xem xét kỹ lưỡng tài liệu này để tránh mọi sự chậm trễ mà cơ quan của bạn có thể gặp phải trong quá trình ký hợp đồng.

Mẹo ký hợp đồng hữu ích cho nhà cung cấp mới

Sau khi cơ quan của bạn được trao hợp đồng DPH và nhận được Thông báo tài trợ (FN), một Quản lý chương trình (PM) Phát triển hợp đồng và hỗ trợ kỹ thuật (CDTA) sẽ được chỉ định làm đầu mối liên hệ chính của bạn. PM CDTA được chỉ định của bạn sẽ trả lời tất cả các câu hỏi liên quan đến hợp đồng DPH của bạn và nếu người đó không có câu trả lời cụ thể, thì sẽ chuyển đến một trong các bộ phận DPH phù hợp.

Các Quản lý Chương trình CDTA làm việc phối hợp với nhiều đơn vị DPH để đảm bảo hợp đồng của bạn được chứng nhận và tuân thủ tất cả các chính sách và quy trình của phòng ban. Các đơn vị DPH này bao gồm: 

• Hệ thống chăm sóc (SOC)
• Ngân sách
• Báo cáo tài chính/chi phí
• Hợp đồng
• Văn phòng Kinh doanh Tuân thủ Hợp đồng (BOCC)

Những việc cần làm khi là nhà cung cấp mới

Truy cập trang web của CDTA để truy cập các tài nguyên trực tuyến có liên quan (ví dụ: biểu mẫu, mẫu, hướng dẫn, chính sách, thủ tục và quy định, cũng như tài liệu phát tay từ các bài thuyết trình trước).

Biết và tránh những trở ngại phổ biến có thể làm chậm quá trình phát triển và chứng nhận hợp đồng:

• Nộp hồ sơ trễ
• Sử dụng mẫu tài liệu không đúng
• Không tuân theo các hướng dẫn và yêu cầu định dạng
• Giấy chứng nhận bảo hiểm đã hết hạn và các giấy tờ chính thức khác đã lỗi thời
• Thỏa thuận thầu phụ chưa được hoàn thành tại thời điểm bắt đầu hợp đồng

Nhà cung cấp dịch vụ mới phải có sẵn các bản sao hiện tại của các tài liệu sau đây khi được yêu cầu:

• Thư xác định của IRS hoặc Văn bản thành lập
• Số Dun & Bradstreet (DUNS #)
• Báo cáo tài chính đã kiểm toán gần đây nhất
• Các chính sách bảo hiểm hiện tại
• Sơ đồ tổ chức hiện tại của cơ quan
• Kế hoạch phân bổ chi phí (Văn phòng Kiểm toán Thành phố và Quận cung cấp các buổi đào tạo về chủ đề này)
• Danh sách các cán bộ cấp cao, Hội đồng quản trị và Trợ lý điều hành của Giám đốc điều hành cùng số điện thoại văn phòng và điện thoại di động; và có thể là sơ yếu lý lịch hoặc danh mục tài liệu tham khảo của các cán bộ cấp cao

Các yêu cầu hành chính sau đây rất cần thiết cho quá trình phát triển và chứng nhận hợp đồng: 

1. Sở Y tế Công cộng San Francisco (DPH) yêu cầu tất cả các nhà cung cấp/nhà thầu dịch vụ y tế phải có Mã số Nhận dạng Nhà cung cấp Quốc gia (NPI). Nếu bạn chưa có mã số này, hãy tham khảo ý kiến ​​của Quản lý Chương trình CDTA (PM) hoặc Quản lý Chương trình Hệ thống Chăm sóc (SOC) về cách đăng ký; hoặc truy cập trang web Hệ thống Liệt kê Kế hoạch và Nhà cung cấp Quốc gia để xem Hướng dẫn Đăng ký NPI cụ thể.
   
   Ngay cả khi bạn đã có mã số NPI, bạn vẫn nên tham khảo ý kiến ​​của CDTA hoặc SOC PM để xác định xem có cần thêm mã số khác hay không.
    
2. Nếu bạn có Hợp đồng Dịch vụ Sức khỏe Hành vi (BHS) và là Nhà cung cấp Dịch vụ Sức khỏe Tâm thần và/hoặc Nhà cung cấp Dịch vụ Lạm dụng Chất gây nghiện, SFDPH yêu cầu cơ quan của bạn phải đăng ký với Tiểu bang California và Thành phố và Quận San Francisco cho mục đích thanh toán điện tử. Điều này là bắt buộc ngay cả khi bạn không sử dụng hệ thống thông tin lâm sàng và thanh toán BHS được gọi là AVATAR. Để biết thêm hướng dẫn, vui lòng liên hệ với Quản lý Chương trình Hệ thống Chăm sóc (SOC PM) của bạn.
    
3. Để tránh sự chậm trễ không cần thiết trong quá trình phát triển và chứng nhận hợp đồng, điều quan trọng là bạn phải chọn đúng mẫu Phụ lục A (tường thuật chương trình) và Phụ lục B (ngân sách chương trình và lý do ngân sách) và nộp cả hai tài liệu cho Quản lý chương trình CDTA của bạn trước hoặc vào ngày được chỉ định trên Thông báo tài trợ. Hướng dẫn và mẫu Phụ lục A và B có trên trang web của CDTA tại www.sfdph.org/cdta. Vui lòng chọn mẫu phù hợp bằng cách chọn Phụ lục BHS hoặc Phụ lục không phải BHS và để có kết quả tốt nhất, hãy tải xuống danh sách kiểm tra hợp đồng, có thể tìm thấy trên trang web CDTA. 
   1. Các hợp đồng có bao gồm chi phí nhà thầu phụ/tư vấn phải nộp bản sao tất cả các hợp đồng nhà thầu phụ cho Quản lý Chương trình CDTA để xem xét và phê duyệt cùng với Phụ lục B (ngân sách chương trình và giải trình ngân sách). Việc thanh toán hóa đơn sẽ bị tạm giữ cho đến khi bản sao hợp đồng nhà thầu phụ/tư vấn được lưu trữ tại Quản lý Chương trình CDTA. Vui lòng xem lại Chính sách về Yêu cầu Hợp đồng phụ của DPH .
       
4. Tuyên bố tuân thủ là lời chứng thực của các nhà thầu rằng chương trình của họ tuân thủ các quy tắc và quy định do nhiều đơn vị DPH đặt ra. Do đó, tất cả các nhà cung cấp dịch vụ đều có trách nhiệm: duy trì một Bìa hành chính với tất cả các biểu mẫu, chính sách và tuyên bố tuân thủ; trưng bày nổi bật các áp phích và thông báo thông tin để khách hàng xem; và tuân thủ các quy định liên quan đến khách hàng.
   
   Để tìm hiểu thêm về các yêu cầu trong Tuyên bố tuân thủ của DPH, hãy liên hệ với Văn phòng kinh doanh – Tuân thủ hợp đồng theo số (415) 255-3697.
    
5. Tất cả Nhà cung cấp phải duy trì một cơ chế chấp nhận được để theo dõi giờ làm việc của nhân viên và các yêu cầu khác về bảng lương và nguồn nhân lực được quy định trong các quy định về hợp đồng dịch vụ của DPH để tránh các vấn đề hoàn trả (ví dụ: bảng chấm công của nhân viên, nghỉ ốm/nghỉ phép và nghỉ phép, v.v.).
    
6. Hoàn thành các khóa đào tạo bắt buộc dành cho tất cả nhà cung cấp mới, bao gồm tối thiểu Đào tạo HIPAA, Đào tạo phòng chống quấy rối và Đào tạo về quyền riêng tư và tuân thủ.
    
7. Tham dự các hội thảo Hỗ trợ kỹ thuật SFDPH có liên quan và các lớp đào tạo phát triển nhân viên do Sở Y tế Công cộng và/hoặc Thành phố và Quận San Francisco tài trợ.

Danh sách kiểm tra giám đốc điều hành mới 

Xin chúc mừng vị trí mới của bạn với tư cách là Giám đốc điều hành của tổ chức! SFDPH mong muốn tiếp tục hợp tác để hoàn thành sứ mệnh bảo vệ và thúc đẩy sức khỏe của tất cả người dân San Francisco. 

Ban lãnh đạo SFDPH cam kết đảm bảo rằng bạn có mọi nguồn lực theo ý mình để đảm bảo thành công của bạn và sự thành công liên tục của tổ chức bạn. Dưới đây là danh sách các thành phần tổ chức không thể thiếu mà SFDPH khuyến khích tất cả các Giám đốc điều hành mới xem xét càng sớm càng tốt. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với Người liên hệ chính của bạn, Quản lý chương trình CDTA của bạn, người sẽ có thể hỗ trợ bạn. Ngoài ra, nếu bạn muốn lên lịch họp giới thiệu chính thức, vui lòng thông báo cho Quản lý chương trình CDTA của bạn, người sẽ lên lịch họp với nhân viên DPH. 

Tổng quan

Bạn có bản sao tài liệu mới nhất của tổ chức không: 

• Báo cáo thường niên?
• Kế hoạch chiến lược, nếu có?
• Phiếu liên lạc của nhân viên khẩn cấp, bao gồm cả tình nguyện viên?
• Hàng tồn kho công nghệ – những gì được mua bằng quỹ DPH so với những gì được mua bằng quỹ của cơ quan?
• Thư xác nhận của IRS? 

Hội đồng quản trị

• Có vị trí nào còn trống trong Hội đồng quản trị không? Nhiệm kỳ sắp hết hạn? Có kế hoạch tuyển dụng đang hoạt động không? 

Bạn có những điều sau đây không? 

• Danh sách thành viên hội đồng quản trị và thông tin liên lạc (email/điện thoại/địa chỉ)?
• Chính sách và thủ tục của hội đồng quản trị?
• Điều lệ của hội đồng quản trị?
• Lịch họp của Hội đồng quản trị? 

Nguồn nhân lực

Bạn có: 

• Biểu mẫu đánh giá hiệu suất?
• Đánh giá hiệu suất làm việc trước đây của nhân viên? 

Tài chính 

(sẽ được xem xét với Giám đốc tài chính của bạn) 

• Đánh giá nhà thầu phi lợi nhuận, Biểu mẫu giám sát tiêu chuẩn
• Có phải tất cả các chính sách bảo hiểm đều còn hiệu lực không?
• Tất cả các hóa đơn cho đến nay đã được nộp cho DPH chưa?
• Bạn có quỹ dự trữ ba tháng để trang trải mọi chi phí tổ chức trong trường hợp khẩn cấp không?

gây quỹ

• Bạn có danh sách những nhà tài trợ hàng đầu của mình không?
• Bạn có ma trận tài trợ (có tên nhà tài trợ, số tiền và thời hạn báo cáo) không? 
• Bạn có kế hoạch phát triển quỹ không? 
• Bạn đã nhận được bản sao của các đơn xin tài trợ gần đây (thành công hay không) chưa? 

Yêu cầu của DPH

Bạn nên có và xem lại: 

• Hợp đồng hiện tại của bạn với DPH 
• “Mẫu Tuyên bố tuân thủ của nhà cung cấp” của DPH dành cho tổ chức của bạn. Xem Mục 1, Mục #4 để biết thêm thông tin. 
• Vui lòng nộp lại Mẫu Giấy Ủy Quyền Chữ Ký với tư cách Giám đốc Điều hành nếu quý vị chưa làm điều này trước đây. SFDPH không thể chứng nhận hợp đồng của quý vị và giải ngân bất kỳ khoản thanh toán nào cho đến khi thủ tục này hoàn tất.

Quản lý Chương trình CDTA của bạn phải có tên, số điện thoại/email của Trợ lý điều hành và số điện thoại di động của bạn.

Phiên bản in