Guía para nuevos proveedores sobre cómo contratar con el Departamento de Salud Pública (CDTA)

Bienvenido al proceso de contratación con el Departamento de Salud Pública de San Francisco (DPH). Este documento tiene como objetivo brindarle a su agencia información pertinente para guiarlo a través del proceso de contratación junto con requisitos adicionales de varias secciones del DPH. Además, consulte la lista de verificación proporcionada para los nuevos directores ejecutivos para conocer las mejores prácticas. 

Por favor revise este documento cuidadosamente para evitar cualquier retraso que su agencia pueda encontrar durante el proceso de contratación.

Consejos útiles de contratación para nuevos proveedores

Una vez que su agencia haya obtenido un contrato del DPH y reciba una Notificación de Financiamiento (FN), se le asignará un Gerente de Programa de Desarrollo de Contratos y Asistencia Técnica (CDTA) como su principal punto de contacto. Su Gerente de Programa de Desarrollo de Contratos y Asistencia Técnica (CDTA) designado responderá todas las preguntas relacionadas con su contrato del DPH y, si no tiene una respuesta específica, se lo derivará a una de las secciones correspondientes del DPH.

Los gerentes de programas de CDTA trabajan en colaboración con varias unidades del DPH para garantizar que su contrato esté certificado y cumpla con todas las políticas y procedimientos del departamento. Estas unidades del DPH incluyen: 

• Sistemas de Atención (SOC)
• Presupuesto
• Informe fiscal/de costos
• Contratos
• Oficina Comercial de Cumplimiento de Contratos (BOCC)

Qué hacer como nuevo proveedor

Visite el sitio web del CDTA para acceder a recursos en línea relevantes (es decir, formularios, plantillas, instrucciones, políticas, procedimientos y regulaciones, y folletos de presentaciones anteriores).

Conozca y evite los obstáculos comunes que pueden ralentizar el proceso de desarrollo y certificación de contratos:

• Presentación tardía de documentos
• Uso de plantillas de documentos incorrectas
• No seguir las pautas y los requisitos de formato
• Certificados de seguro vencidos y otros documentos oficiales desactualizados
• Acuerdo de subcontratista no completado al momento de iniciar el contrato

Los nuevos proveedores de servicios deben tener copias actualizadas de los siguientes documentos disponibles a pedido:

• Carta de determinación del IRS o documento de constitución
• Número de Dun & Bradstreet (DUNS #)
• Estados financieros auditados más recientes
• Pólizas de seguro vigentes
• Organigrama actual de la Agencia
• Plan de asignación de costos (La Oficina del Contralor de la Ciudad y el Condado ofrece sesiones de capacitación sobre este tema)
• Una lista de funcionarios superiores, miembros de la Junta Directiva y el asistente ejecutivo del Director Ejecutivo con números de teléfono de oficina y celular; y posiblemente currículums o bibliografías de funcionarios superiores

Los siguientes requisitos administrativos son esenciales para el proceso de desarrollo y certificación del contrato: 

1. El Departamento de Salud Pública de San Francisco (DPH) exige que todos los proveedores/contratistas de servicios de salud tengan un NPI (Número Nacional de Identificación de Proveedor). Si aún no lo tiene, consulte con el Gerente de Programa (GP) de su CDTA o con el Gerente de Sistemas de Atención (SOC) sobre cómo solicitarlo; o bien, visite el sitio web del Sistema Nacional de Enumeración de Planes y Proveedores para obtener instrucciones específicas sobre la solicitud del NPI.
   
   Incluso si ya tiene un NPI#, debe consultar con su CDTA o SOC PM para determinar si se necesita otro.
    
2. Si tiene un contrato de servicios de salud conductual (BHS) y es un proveedor de servicios de salud mental o un proveedor de servicios de abuso de sustancias, el SFDPH exige que su agencia se registre en el estado de California y en la ciudad y el condado de San Francisco para fines de facturación electrónica. Esto es obligatorio incluso si no utiliza el sistema de facturación e información clínica de BHS conocido como AVATAR. Para obtener más orientación, comuníquese con el gerente del programa del sistema de atención (SOC PM).
    
3. Para evitar demoras innecesarias en el proceso de desarrollo y certificación del contrato, es importante que seleccione las plantillas correctas del Apéndice A (narrativa del programa) y del Apéndice B (presupuesto del programa y justificación del presupuesto) y envíe ambos documentos a su Gerente de Programa de CDTA antes de la fecha especificada en la Notificación de Financiamiento. Las instrucciones y plantillas de los Apéndices A y B se encuentran en el sitio web de CDTA en www.sfdph.org/cdta. Elija la plantilla adecuada seleccionando los Apéndices BHS o no BHS y, para obtener mejores resultados, descargue la lista de verificación del contrato, que se puede encontrar en el sitio web de CDTA. 
   1. Los contratos que incluyan gastos de subcontratistas/consultores deben presentar una copia de todos los contratos de subcontratistas al Gerente de Programa de CDTA para su revisión y aprobación, junto con el Anexo B (presupuesto del programa y justificación del presupuesto). El pago de las facturas se retendrá hasta que se archive una copia del contrato de subcontratistas/consultores en poder del Gerente de Programa de CDTA. Consulte la Política del DPH sobre Requisitos de Subcontratación .
       
4. La Declaración de Cumplimiento es una atestación por parte de los contratistas de que su programa cumple con las normas y reglamentos establecidos por las distintas unidades del DPH. Por lo tanto, todos los proveedores de servicios son responsables de: mantener una Carpeta Administrativa con todos los formularios, políticas y declaraciones de cumplimiento; exhibir carteles y avisos informativos de manera destacada para que los vean los clientes; y cumplir con las normas relacionadas con los clientes.
   
   Para obtener más información sobre los requisitos de la Declaración de Cumplimiento del DPH, comuníquese con la Oficina Comercial – Cumplimiento de Contratos al (415) 255-3697.
    
5. Todos los proveedores deben mantener un mecanismo aceptable para realizar un seguimiento de las horas de trabajo del personal y otros requisitos de nómina y recursos humanos estipulados en las regulaciones del contrato de servicio del DPH para evitar problemas de reembolso (es decir, planillas de horas de los empleados, licencias por enfermedad/vacaciones y permisos sin goce de sueldo, etc.).
    
6. Completar las capacitaciones obligatorias para todos los proveedores nuevos, que incluyen como mínimo capacitación HIPAA, capacitación sobre prevención del acoso y capacitación sobre privacidad y cumplimiento.
    
7. Asistir a los talleres de asistencia técnica y clases de capacitación de desarrollo de personal pertinentes del SFDPH patrocinados por el Departamento de Salud Pública y/o la Ciudad y el Condado de San Francisco.

Lista de verificación para el nuevo director ejecutivo 

¡Felicitaciones por su nuevo puesto como Director Ejecutivo de su organización! El SFDPH espera continuar con nuestra colaboración para cumplir nuestra misión de proteger y promover la salud de todos los habitantes de San Francisco. 

El liderazgo del SFDPH se compromete a garantizar que usted tenga todos los recursos a su disposición para garantizar su éxito y el éxito continuo de su organización. A continuación, se incluye una lista de componentes organizacionales integrales que el SFDPH recomienda que todos los nuevos directores ejecutivos revisen lo antes posible. Si tiene alguna pregunta, no dude en comunicarse con su punto de contacto principal, su gerente de programa CDTA, quien podrá ayudarlo. Además, si desea programar una reunión de presentación formal, notifique a su gerente de programa CDTA, quien trabajará para programar una reunión con el personal del DPH. 

General

¿Tiene una copia del informe más reciente de la organización? 

• ¿Informe anual?
• ¿Plan estratégico, si aplica?
• ¿Hoja de contacto del personal de emergencia, incluidos los voluntarios?
• Inventario de tecnología: ¿qué se compró con fondos del DPH frente a qué se compró con fondos de la agencia?
• ¿Carta de determinación del IRS? 

Junta Directiva

• ¿Hay vacantes en la Junta Directiva? ¿Se acerca el vencimiento de los mandatos? ¿Existe un plan de contratación vigente? 

¿Tienes lo siguiente? 

• ¿Lista de miembros de la junta e información de contacto (correo electrónico/teléfono/dirección)?
• ¿Políticas y procedimientos de la junta?
• ¿Estatutos de la junta directiva?
• ¿Horario de reuniones de Junta Directiva? 

Recursos humanos

Tiene: 

• ¿Formularios de evaluación de desempeño?
• ¿Revisiones de desempeño anteriores del personal? 

Financiero 

(para revisar con su Director Financiero) 

• Formulario de supervisión estándar de revisión de contratistas sin fines de lucro
• ¿Están todas las pólizas de seguro actualizadas?
• ¿Se han enviado al DPH todas las facturas hasta la fecha?
• ¿Tiene una reserva de tres meses para cubrir todos los gastos de la organización en caso de emergencia?

Recaudación de fondos

• ¿Tiene una lista de sus principales donantes?
• ¿Tiene una matriz de financiamiento (con el nombre del financiador, los montos y los plazos de presentación de informes)? 
• ¿Tiene usted un plan de desarrollo de fondos? 
• ¿Ha recibido copias de solicitudes recientes de financiación (exitosas o no)? 

Requisitos del DPH

Debes tener y revisar: 

• Sus contratos actuales con el DPH 
• El “Formulario de declaración de cumplimiento del proveedor” del DPH correspondiente a su organización. Consulte la Sección 1, Punto n.° 4 para obtener más información. 
• Por favor, envíe un nuevo Formulario de Autorización de Firma como Director Ejecutivo si aún no lo ha hecho. El SFDPH no puede certificar su contrato ni liberar ningún tipo de pago hasta que se complete este proceso.

El gerente de su programa CDTA debe tener el nombre y el número de teléfono/correo electrónico de su asistente ejecutivo y su número de teléfono celular.

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