市行政辦公室檔案保存與銷毀政策
舊金山市行政辦公室特此依據《舊金山行政法規》第八章制定本《檔案保存與銷毀政策》（以下簡稱「本政策」）。本政策取代本辦公室先前發布的所有檔案保存與銷毀政策。本政策涵蓋市行政辦公室在處理公共事務過程中製作或接收的所有檔案和文件，無論其物理形式或特徵如何。本政策旨在為市行政辦公室的檔案管理提供一套系統，以安全地存儲和保存需要保存的檔案，遵守所有關於檔案保存和銷毀的適用法律要求，並確定和製定銷毀已過時或無需保存的檔案的準則。
A. 保留政策
市行政辦公室應將文件保留至其當前或立即使用期間，除非出於歷史參考、遵守合約或法律要求或出於下述其他目的需要更長的保留時間。
為便於記錄保存和銷毀，根據《舊金山行政法規》第 8.1 條，「記錄」一詞的定義如下：
「[本部門]在處理公共事務過程中製作或收到的紙張、書籍、照片、膠片、錄音、地圖、圖紙或其他文件，或其任何副本，本部門可能已將其保留，作為本部門活動的證據，用於其中包含的信息，或用於保護市縣或受市縣活動直接影響的人員的合法權益或經濟權益。」
除另有規定外，不屬於該條款所指「記錄」的文件和其他資料（包括下文第4類所述資料）在不再需要時可以銷毀。在適當情況下，經市律師書面批准，市行政辦公室下屬的各部門、處室和辦公室可以製定團隊保存政策，要求特定類型的記錄保存期限超過本政策規定的適用期限。
市行政辦公室的檔案和文件應按以下方式分類，以便於保存和銷毀：
第一類：永久保存。永久性或重要性記錄應無限期保存。
- 永久記錄。永久記錄是指法律要求永久保存且不得銷毀的記錄，除非將其製成縮微膠片或儲存在光學成像系統中，並將膠片或磁帶存放於州政府批准的儲存庫中。 （行政法規第 8.4 條）一旦採取了這些措施，即可銷毀紙本原件。永久記錄的副本在不再需要用於市行政辦公室高效運作時，即可銷毀。永久記錄的例子包括委員會會議的議程、通知和會議記錄；部門年度報告；債券契約和報告；以及加州職業安全與健康管理局 (Cal/OSHA) 的處罰通知。
- 重要記錄。重要記錄是指為保障政府正常運作和保護個人權利與利益所需的記錄。 （行政法規第8.9條）。重要記錄的例子包括諮詢信函和意見、政策備忘錄、建築許可證、營業執照以及手冊等解釋性資料。
第二類：現行記錄。現行記錄是指為方便員工查閱、便於查閱或其他原因而保存在市府行政辦公室辦公室和設備中的記錄。現行記錄的保存方式如下：
- 凡法律規定了保質期的，部門均應依照聯邦、州或地方法律規定的期限保存現有記錄。法律規定了特定保存期限的記錄範例包括經濟利益聲明表 700（加州政府法典第 81009(e) 條要求）和事故傷害報告。
- 如果法律未明確規定保存期限，則本部門將遵守附件《檔案保存和銷毀時間表》（「時間表」）中規定的期限。本部將至少保存現有檔案兩年，但此類檔案在適用的保存期限內可視為「儲存檔案」並異地存放。現有檔案的範例包括採購用品發票、部門備忘錄和預算文件。
第三類：儲存記錄。儲存記錄是指異地保存的記錄。這些記錄與現行記錄一樣，須遵守相同的保存要求。
第四類：無需保存。根據《行政法規》第 8.1 條，不符合「記錄」定義的第四類文件，除非地方法律另有規定，否則無需保存。除非適用法律或附表另有規定，部門可以銷毀其不再需要用於運作或繼續運營的文件和材料（包括原件和副本）。這些文件可能不具法律意義。例如，為方便起見而產生的資料和文件、已被後續版本取代或因部門行為而失效的草稿文件（某些合約除外）以及不再需要的副本。具體範例包括電話留言單、無需後續跟進或部門採取行動的雜項信函、便箋簿、不包含本政策規定部門無需保留的信息的電子郵件以及按時間順序排列的文件。
除少數例外情況外，此類文件沒有具體的保質期要求。相反，文件的發起人或接收人可以自行決定文件的商業用途何時終止。
B. 未列入檔案保存計畫的檔案
法律未要求保留的記錄和其他文件或資料，以及未在附件清單中明確列出的記錄和其他文件或資料，只要其保質期與實質上類似的記錄的保質期相同，即可隨時銷毀。
C. 記錄的存儲
若檔案正在使用中，或僅為方便查閱而保存，則可將其存放於市行政官辦公室的辦公室或設備中。該部門可適當在現場保存的常用檔案範例包括：按時間順序排列的常用檔案、研究和參考檔案、立法起草檔案、待處理投訴檔案、行政檔案和人事檔案。
如果部門對已不再使用的檔案的使用或引用已減少到足以移除的程度，市行政辦公室可以將這些檔案送到市政府的異地儲存設施或部門的儲存設施。所有送往市政府儲存設施的箱子都必須標明銷毀日期。同一箱子內的所有檔案必須標明相同的銷毀日期。除非另有規定，否則銷毀日期應與檔案創建所在財政年度的結束日期相對應。
D. 歷史記錄
歷史記錄是指市行政辦公室不再使用，但因其年代久遠或研究價值而具有歷史意義或重要性的記錄。除依《行政法規》第8.7條規定的程序外，不得銷毀歷史記錄。
E. 未決索賠和訴訟
附件附表中規定的保存期限不適用於與針對市政府的待決索賠或訴訟相關的資料，即使這些記錄在其他方面符合銷毀條件。
一旦市行政辦公室獲悉存在針對市政府的索賠或訴訟，該部門將立即通知市律師辦公室。儘管有上述規定，該部門仍將保留與該索賠或訴訟相關的所有文件和其他資料，直到市府律師辦公室報告該索賠或訴訟已最終解決。
F. 備份磁帶或類似歸檔系統
市行政辦公室可以使用備份磁帶或類似的歸檔系統，但其用途僅限於在災難、部門系統故障或未經授權刪除的情況下提供復原手段。除上述有限情況外，該部門不得存取備份磁帶或類似的歸檔系統。員工已根據部門規定妥善刪除但仍保留在備份磁帶或類似歸檔系統中的電子記錄（例如電子郵件），類似於該部門已合法丟棄但仍可能在市屬垃圾箱中發現的紙本記錄。 《公共記錄法》和《陽光法案》均未要求市政府在垃圾箱中搜尋此類記錄，無論是紙本或電子形式。
G. 電子郵件系統
此電子郵件系統不符合本部的記錄保存義務。部門為員工提供電子郵件系統，旨在提供便利且有效率的溝通方式。然而，該電子郵件系統並非用於儲存資訊或部門任何記錄的媒介。
城市行政人員必須針對每封電子郵件或附件，判斷其所附的《保留和銷毀時間表》是否要求保留特定記錄。如果時間表要求保留該電子郵件，工作人員必須按照時間表進行保留，並將其從電子郵件系統中刪除。如果時間表不要求保留該電子郵件，工作人員可以在不再需要立即履行公務時將其刪除，或將其儲存在其他地方，儲存時間長短由工作人員自行決定。無論出於履行記錄保留義務或僅出於行政需要，工作人員都不得將電子郵件通訊內容儲存在電子郵件系統中。
H. 與緊急情況/災害和成本回收相關的記錄
與聯邦緊急事務管理局 (FEMA) 和加州州長緊急服務辦公室 (CAL OES) 的緊急/災害及成本回收相關的記錄受《聯邦法規彙編》第 44 篇第 13.42 條的管轄。根據該條規定，市行政辦公室必須保留所有與緊急或災害期間產生的成本回收文件相關的記錄，直到州政府結案後三年。加州法規也要求保留所有與符合州財政援助條件的成本或支出相關的財務和項目記錄三年（19 CCR § 2980(e)）。市行政辦公室應自收到加州政府的結案函，正式關閉專案工作表文件之日起，保留所有與緊急/災害復原成本相關的記錄三年。但是，如果州政府或聯邦政府要求更長的保存期限，審計長辦公室將針對任何特定災害發布文件保存的具體規則。
一、財務相關記錄
在財務部門銷毀所有擬銷毀的財務記錄前，必須先獲得審計長辦公室的批准（行政法規第8.3條）。審計長辦公室負責審核並批准各部門的銷毀計畫。對於未列入銷毀計畫的財務文件，市行政辦公室需獲得審計長辦公室的核准者可銷毀。
J. 與薪資記錄相關的記錄
退休委員會必須批准所有擬銷毀的薪資支票、考勤卡及相關文件記錄，方可由相關部門銷毀（行政法規第8.3條）。退休委員會負責審核並批准各部門的銷毀計劃。對於不屬於銷毀計畫範圍的薪資支票、考勤卡及相關文件，市府行政辦公室需獲得退休委員會的核准者可銷毀。
K. 具有法律意義的記錄
市檢察官辦公室必須批准所有擬銷毀的具有法律意義的記錄，相關部門方可銷毀這些記錄（行政法規第 8.3 條）。市檢察官辦公室負責審核並批准各部門的銷毀計畫。對於不屬於銷毀計畫範圍內的具有法律意義的文件，市行政官辦公室需獲得市檢察官辦公室的批准方可銷毀。市行政官銷毀計劃
附件 -市行政長官日程表