Política de retención y destrucción de registros de la Oficina del Administrador de la Ciudad
La Oficina del Administrador Municipal adopta esta Política de Retención y Destrucción de Registros (la "Política") de conformidad con el Capítulo 8 del Código Administrativo de San Francisco. Esta Política reemplaza todas las políticas previas de retención y destrucción de registros emitidas por esta oficina. Esta Política abarca todos los registros y documentos, independientemente de su forma o características físicas, elaborados o recibidos por la Oficina del Administrador Municipal en relación con la gestión de asuntos públicos. El propósito de esta política es proporcionar un sistema para la gestión de los registros de la Oficina del Administrador Municipal, almacenar y conservar de forma segura los registros que deban conservarse, cumplir con todos los requisitos legales aplicables en materia de retención y destrucción de documentos, e identificar y establecer directrices para la destrucción de documentos obsoletos o cuya conservación no sea necesaria.
A. POLÍTICA DE RETENCIÓN
La Oficina del Administrador de la Ciudad conservará los documentos durante el período de su uso inmediato o actual, a menos que sea necesaria una conservación más prolongada para referencia histórica, o para cumplir con requisitos contractuales o legales, o para otros fines como se establece a continuación.
Para fines de retención y destrucción de registros, el término “registro” se define de la siguiente manera de conformidad con la Sección 8.1 del Código Administrativo de San Francisco:
“[T]al papel, libro, fotografía, película, grabación de sonido, mapa, dibujo u otro documento, o cualquier copia de los mismos, que haya sido realizado o recibido por el departamento en relación con la transacción de negocios públicos y que el departamento haya podido conservar como evidencia de las actividades del departamento, para la información contenida en los mismos o para proteger los derechos legales o financieros de la Ciudad y el Condado o de las personas directamente afectadas por las actividades de la Ciudad y el Condado”.
Los documentos y otros materiales que no constituyan "registros" según dicha sección, incluidos los descritos a continuación en la Categoría 4, podrán destruirse cuando ya no sean necesarios, a menos que se especifique lo contrario. Cuando corresponda, y con la aprobación por escrito del Fiscal Municipal, los departamentos, divisiones y oficinas de la Oficina del Administrador Municipal podrán establecer políticas de conservación de equipos que exijan la conservación de determinados tipos de registros durante períodos superiores al plazo aplicable establecido en esta política.
Los registros y documentos de la Oficina del Administrador de la Ciudad se clasificarán para fines de retención y destrucción de la siguiente manera:
Categoría 1: Conservación permanente. Los registros permanentes o esenciales se conservarán indefinidamente.
- Registros permanentes. Los registros permanentes son aquellos que, por ley, deben conservarse permanentemente y que no pueden destruirse a menos que se microfilmen o se almacenen en un sistema de imágenes ópticas, y la película o cinta se guarde en una bóveda de almacenamiento aprobada por el Estado (Código Administrativo, Sección 8.4). Una vez cumplidas estas medidas, los registros originales en papel podrán destruirse. Las copias duplicadas de los registros permanentes podrán destruirse cuando ya no sean necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina del Administrador Municipal. Entre los ejemplos de registros permanentes se incluyen las agendas, los avisos y las actas de las reuniones de las comisiones; los informes anuales departamentales; los contratos e informes de bonos; y las citaciones de Cal/OSHA.
- Registros esenciales. Los registros esenciales son necesarios para la continuidad del gobierno y la protección de los derechos e intereses de las personas (Código Administrativo, Sección 8.9). Entre los ejemplos de registros esenciales se incluyen cartas de asesoramiento y opiniones, memorandos de políticas, permisos de construcción, licencias comerciales y materiales interpretativos, como manuales.
Categoría 2: Registros vigentes. Los registros vigentes son aquellos que, para comodidad de los empleados, para su fácil consulta u otros motivos, se conservan en las oficinas y equipos de la Oficina del Administrador Municipal. Los registros vigentes se conservarán de la siguiente manera:
- Cuando la ley especifique el período de retención. El departamento conservará los registros actualizados de acuerdo con los plazos especificados en la legislación federal, estatal o local. Entre los ejemplos de registros para los que la ley especifica períodos de retención específicos se incluyen el Formulario 700 de Declaración de Interés Económico (requerido por el Código de Gobierno de California, Sección 81009(e)) y los informes de lesiones por accidente.
- Cuando la ley no especifique un período de retención. Si la ley no especifica un período de retención específico, el departamento cumplirá con los plazos especificados en el Programa de Retención y Destrucción de Registros adjunto (el "Programa"). El departamento conservará los registros actualizados durante un mínimo de dos años, aunque dichos registros podrán considerarse "registros de almacenamiento" y almacenarse fuera de las instalaciones durante el período de retención aplicable. Entre los ejemplos de registros actualizados se incluyen las facturas de compra de suministros, los memorandos departamentales y los documentos presupuestarios.
Categoría 3: Registros de almacenamiento. Los registros de almacenamiento se conservan fuera de las instalaciones. Están sujetos a los mismos requisitos de conservación que los registros actuales.
Categoría 4: No se requiere retención. Los registros y otros materiales que no cumplan con la definición de "registro" de conformidad con la Sección 8.1 del Código Administrativo como documentos de Categoría 4 no necesitan ser retenidos a menos que la ley local especifique lo contrario. A menos que la ley aplicable o el Anexo indiquen lo contrario, el departamento puede destruir dichos documentos y materiales (incluyendo originales y duplicados) que ya no necesite para funcionar o continuar operando. Estos documentos pueden no tener relevancia legal. Los ejemplos incluyen materiales y documentos generados para la conveniencia de la persona que los genera, borradores de documentos (excepto ciertos contratos) que son reemplazados por versiones posteriores o se vuelven irrelevantes por acción departamental, y copias duplicadas que ya no son necesarias. Ejemplos específicos incluyen notas de mensajes telefónicos, correspondencia miscelánea que no requiere seguimiento o acción departamental, blocs de notas, correos electrónicos que no contienen información que el departamento no está obligado a retener bajo esta política y archivos cronológicos.
Con pocas excepciones, no se aplican requisitos específicos de conservación a los documentos de esta categoría. En cambio, es responsabilidad del originador o del destinatario determinar cuándo finaliza su utilidad comercial.
B. REGISTROS NO ABORDADOS EN EL PROGRAMA DE RETENCIÓN DE REGISTROS
Los registros y otros documentos o materiales cuya conservación no esté obligada por ley y que no estén expresamente contemplados en el programa adjunto podrán destruirse en cualquier momento, siempre que se hayan conservado durante los períodos prescritos para registros sustancialmente similares.
C. ALMACENAMIENTO DE REGISTROS
Los registros pueden almacenarse en la oficina o el equipo del Administrador Municipal si se utilizan activamente o se mantienen para mayor comodidad o consulta rápida. Entre los archivos activos que el departamento puede mantener adecuadamente en sus instalaciones se incluyen los archivos cronológicos activos, los archivos de investigación y referencia, los archivos de redacción legislativa, los archivos de quejas pendientes, los archivos administrativos y los archivos de personal.
La Oficina del Administrador Municipal podrá enviar registros inactivos al almacén externo de la Ciudad o al almacén del departamento si el uso o la consulta por parte del departamento ha disminuido lo suficiente como para permitir su retiro. Todas las cajas enviadas al almacén de la Ciudad deben estar etiquetadas con la fecha de destrucción. Los registros enviados dentro de la misma caja deben tener la misma fecha de destrucción. La fecha de destrucción debe coincidir con el final del año fiscal en el que se creó el documento, a menos que se especifique lo contrario.
D. REGISTROS HISTÓRICOS
Los registros históricos son aquellos que la Oficina del Administrador Municipal ya no utiliza, pero que pueden ser de interés o importancia histórica debido a su antigüedad o valor para la investigación. No se pueden destruir, salvo de conformidad con los procedimientos establecidos en el Artículo 8.7 del Código Administrativo.
E. RECLAMACIONES Y LITIGIOS PENDIENTES
Los períodos de retención establecidos en el Anexo adjunto no se aplican a los materiales que sean relevantes para un reclamo o litigio pendiente contra la Ciudad, incluso si los registros son elegibles para su destrucción.
Una vez que la Oficina del Administrador Municipal tenga conocimiento de la existencia de una reclamación o litigio contra la Ciudad, el departamento notificará a la Fiscalía Municipal. Sin perjuicio del Anexo, el departamento conservará todos los documentos y demás materiales relacionados con la reclamación o litigio hasta que la Fiscalía Municipal informe que se ha resuelto definitivamente.
F. CINTAS DE RESPALDO O SISTEMAS DE ARCHIVO SIMILARES
La Oficina del Administrador Municipal puede usar cintas de respaldo o sistemas de archivo similares que tienen como propósito limitado proporcionar un medio de recuperación en casos de desastre, falla del sistema departamental o eliminación no autorizada. El departamento no puede acceder a las cintas de respaldo ni a sistemas de archivo similares, excepto en estas situaciones limitadas. Los registros electrónicos, como los correos electrónicos que un empleado haya eliminado correctamente según el Anexo del departamento, pero que permanezcan en cintas de respaldo o en un sistema de archivo similar, son análogos a los registros en papel que el departamento haya desechado legalmente, pero que puedan encontrarse en un contenedor de basura municipal. Ni la Ley de Registros Públicos ni la Ordenanza de Transparencia exigen que el Ayuntamiento busque dichos registros en la basura, ya sean impresos o electrónicos.
G. SISTEMA DE CORREO ELECTRÓNICO
El sistema de correo electrónico no cumple con las obligaciones de conservación de registros del departamento. El departamento proporciona un sistema de correo electrónico a sus empleados como un medio de comunicación conveniente y eficiente. Sin embargo, el sistema de correo electrónico no es un medio para almacenar información ni registros del departamento.
El personal del Administrador Municipal debe determinar, respecto a cada correo electrónico o archivo adjunto, si el Programa de Retención y Destrucción adjunto exige la conservación de un registro específico. Si el Programa exige la conservación del correo electrónico, el personal debe conservarlo de acuerdo con él y eliminarlo del sistema de correo electrónico. Si el Programa no exige la conservación del correo electrónico, el personal puede eliminarlo tan pronto como deje de ser necesario para el desempeño inmediato de sus funciones oficiales o almacenarlo en otro lugar durante el tiempo que considere oportuno. En cualquier caso, ya sea para cumplir con las obligaciones de conservación de registros o simplemente para atender necesidades administrativas, el personal no debe almacenar la comunicación por correo electrónico en el sistema de correo electrónico.
H. REGISTROS RELACIONADOS CON EMERGENCIAS/DESASTRES Y RECUPERACIÓN DE COSTOS
Los registros relacionados con Emergencias/Desastres y Recuperación de Costos para los programas y actividades de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA) y la Oficina de Servicios de Emergencia del Gobernador de California (CAL OES) se rigen por el Código de Regulaciones Federales 44 CFR § 13.42. De conformidad con 44 CFR § 13.42, la Oficina del Administrador de la Ciudad debe conservar todos los registros relacionados con la documentación de recuperación de costos incurridos durante una emergencia o desastre durante tres (3) años después de que el Estado haya cerrado la reclamación por parte de la Ciudad. El Código de Regulaciones de California también requiere la conservación de todos los registros financieros y del programa relacionados con los costos o gastos elegibles para la asistencia financiera estatal durante tres años. (19 CCR § 2980(e)). La Oficina del Administrador de la Ciudad conservará todos los registros relacionados con los costos de recuperación de emergencia/desastre durante tres (3) años a partir de la fecha en que el archivo de la Hoja de Trabajo del Proyecto se cierre oficialmente mediante la recepción de una carta de cierre del Estado de California. Sin embargo, si el gobierno estatal o federal requiere un período de retención más largo, la Oficina del Contralor emitirá reglas específicas para la retención de archivos en cualquier desastre determinado.
I. REGISTROS RELATIVOS A ASUNTOS FINANCIEROS
La Oficina del Contralor debe aprobar todos los registros financieros propuestos para su destrucción antes de que el departamento los destruya (Código Administrativo, Sección 8.3). La Oficina del Contralor revisa y aprueba el Anexo de cada departamento. La Oficina del Administrador Municipal obtendrá la aprobación de la Oficina del Contralor para destruir documentos financieros que no estén incluidos en el Anexo.
J. REGISTROS RELATIVOS A LOS REGISTROS DE NÓMINA
La Junta de Jubilación debe aprobar todos los registros de nóminas, tarjetas de tiempo y documentos relacionados que se propongan destruir antes de que el departamento los destruya (Código Administrativo, Sección 8.3). La Junta de Jubilación revisa y aprueba el Programa de cada departamento. La Oficina del Administrador Municipal obtendrá la aprobación de la Junta de Jubilación para destruir los documentos de nóminas, tarjetas de tiempo y documentos relacionados que no se encuentren dentro del Programa.
K. REGISTROS QUE CONTIENEN IMPORTANCIA JURÍDICA
La Fiscalía Municipal debe aprobar todos los registros con importancia legal cuya destrucción se proponga antes de que el departamento los destruya (Sección 8.3 del Código Administrativo). La Fiscalía Municipal revisa y aprueba el Anexo de cada departamento. La Oficina del Administrador Municipal obtendrá la aprobación de la Fiscalía Municipal para destruir documentos con importancia legal que no estén incluidos en el Anexo. Anexo del Administrador Municipal
ANEXO - Horario del Administrador de la Ciudad
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