Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Talaan ng Tanggapan ng Administrator ng Lungsod
Ang Opisina ng Administrator ng Lungsod sa pamamagitan nito ay pinagtibay itong Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng Rekord (“Patakaran”) alinsunod sa Kabanata 8 ng Administrative Code ng San Francisco. Ang Patakarang ito ay pumapalit sa lahat ng nakaraang mga patakaran sa pagpapanatili at pagsira ng rekord na ibinigay ng tanggapang ito. Sinasaklaw ng Patakaran na ito ang lahat ng mga talaan at dokumento, anuman ang pisikal na anyo o katangian, na ginawa o natanggap ng Tanggapan ng Administrator ng Lungsod na may kaugnayan sa transaksyon ng pampublikong negosyo. Ang layunin ng patakarang ito ay magbigay ng isang sistema para sa pamamahala ng mga talaan ng City Administrator's Office, upang ligtas na iimbak at panatilihin ang mga rekord na iyon na kailangang panatilihin, upang sumunod sa lahat ng naaangkop na legal na mga kinakailangan tungkol sa pagpapanatili at pagkasira ng dokumento, at upang tukuyin at magtatag ng mga alituntunin para sa pagsira ng mga dokumentong iyon na lipas na o kung saan hindi kinakailangan ang pagpapanatili.
A. PATAKARAN SA RETENSIYON
Ang Opisina ng Administrator ng Lungsod ay dapat magpanatili ng mga dokumento para sa panahon ng kanilang agaran o kasalukuyang paggamit, maliban kung ang mas mahabang pagpapanatili ay kinakailangan para sa makasaysayang sanggunian, o upang sumunod sa mga kinakailangan sa kontraktwal o legal, o para sa iba pang mga layunin tulad ng nakasaad sa ibaba.
Para sa mga layunin ng pagpapanatili at pagsira ng rekord, ang terminong "record" ay binibigyang kahulugan bilang mga sumusunod alinsunod sa Seksyon 8.1 ng Administrative Code ng San Francisco:
“[Ang] papel, libro, litrato, pelikula, sound recording, mapa, drawing o iba pang dokumento, o anumang kopya nito, gaya ng ginawa o natanggap ng departamento na may kaugnayan sa transaksyon ng pampublikong negosyo at maaaring pinanatili ng departamento bilang ebidensya ng mga aktibidad ng departamento, para sa impormasyong nakapaloob dito, o para protektahan ang legal o pinansiyal na karapatan ng Lungsod at County o ng mga taong direktang apektado ng mga aktibidad ng Lungsod at County.”
Ang mga dokumento at iba pang materyal na hindi bumubuo ng "mga talaan" sa ilalim ng seksyong iyon, kabilang ang mga inilarawan sa ibaba sa Kategorya 4, ay maaaring sirain kapag hindi na kailangan, maliban kung tinukoy. Kung saan naaangkop, at sa nakasulat na pag-apruba ng City Attorney, ang mga departamento, dibisyon at opisina sa ilalim ng City Administrator's Office ay maaaring magtatag ng mga patakaran sa pagpapanatili ng koponan na humihiling ng pagpapanatili ng mga partikular na uri ng mga talaan para sa mga panahong mas mahaba kaysa sa naaangkop na panahon na itinakda sa patakarang ito.
Ang mga rekord at dokumento ng Opisina ng Administrator ng Lungsod ay dapat mauri para sa mga layunin ng pagpapanatili at pagkasira gaya ng sumusunod:
Kategorya 1: Permanenteng Pagpapanatili. Ang mga rekord na permanente o mahahalagang rekord ay dapat pangalagaan nang walang katiyakan.
- Mga permanenteng tala. Ang mga permanenteng rekord ay mga rekord na kinakailangan ng batas na permanenteng panatilihin at hindi karapat-dapat para sa pagkawasak maliban kung ang mga ito ay naka-microfilm o inilagay sa isang optical imaging system, kung saan ang pelikula o tape ay inilagay sa isang storage vault na inaprubahan ng Estado. (Admin. Code Section 8.4.) Kapag nasunod ang mga hakbang na ito, maaaring sirain ang orihinal na mga rekord ng papel. Maaaring sirain ang mga duplicate na kopya ng mga permanenteng talaan kapag hindi na kailangan para sa mahusay na operasyon ng City Administrator's Office. Kabilang sa mga halimbawa ng permanenteng talaan ang mga agenda, abiso at minuto ng mga pulong ng komisyon; taunang ulat ng departamento; mga indenture at ulat ng bono; at mga pagsipi ng Cal/OSHA.
- Mahahalagang talaan. Ang mga mahahalagang rekord ay mga rekord na kailangan para sa pagpapatuloy ng pamahalaan at sa proteksyon ng mga karapatan at interes ng mga indibidwal. (Admin. Code Seksyon 8.9). Kabilang sa mga halimbawa ng mahahalagang rekord ang mga sulat at opinyon ng payo, memorandum ng patakaran, mga permit sa gusali, mga lisensya sa negosyo, at mga materyales sa pagpapakahulugan tulad ng mga manwal.
Kategorya 2: Mga Kasalukuyang Talaan. Ang mga kasalukuyang rekord ay mga talaan na para sa kaginhawahan ng empleyado, handa na sanggunian, o iba pang mga dahilan, ay pinananatili sa espasyo ng opisina at kagamitan ng Tanggapan ng Administrator ng Lungsod. Ang mga kasalukuyang tala ay dapat panatilihin tulad ng sumusunod:
- Kung saan tinukoy ng batas ang panahon ng pagpapanatili. Dapat panatilihin ng departamento ang mga kasalukuyang talaan alinsunod sa mga yugto ng panahon na tinukoy sa pederal, estado, o lokal na batas. Kabilang sa mga halimbawa ng mga talaan na tinukoy ng batas ang mga partikular na panahon ng pagpapanatili para sa Statement of Economic Interest Form 700 (kinakailangan ng California Government Code Section 81009(e)) at mga ulat sa Accident Injury.
- Kung saan hindi tinukoy ng batas ang panahon ng pagpapanatili. Kung hindi tinukoy ng batas ang isang partikular na yugto ng panahon para sa pagpapanatili, ang departamento ay susunod sa mga yugto ng panahon na tinukoy sa nakalakip na Iskedyul ng Pagpapanatili at Pagkasira ng mga Talaan ("Iskedyul"). Pananatilihin ng departamento ang mga kasalukuyang talaan sa loob ng hindi bababa sa dalawang taon, bagama't ang mga naturang talaan ay maaaring ituring bilang "mga talaan ng imbakan" at nakaimbak sa labas ng lugar sa panahon ng naaangkop na panahon ng pagpapanatili. Kabilang sa mga halimbawa ng kasalukuyang mga tala ang mga invoice para sa mga pagbili ng mga supply, memorandum ng departamento, at mga dokumento ng badyet.
Kategorya 3: Mga Tala sa Pag-iimbak. Ang mga talaan ng imbakan ay mga talaan na pinananatili sa labas ng lugar. Ang mga talaang ito ay napapailalim sa parehong mga kinakailangan sa pagpapanatili gaya ng mga kasalukuyang talaan.
Kategorya 4: Walang Kinakailangang Pagpapanatili. Ang mga rekord at iba pang materyal na hindi nakakatugon sa kahulugan ng isang “tala” alinsunod sa Administrative Code Seksyon 8.1 bilang mga dokumento ng Kategorya 4 ay hindi kailangang panatilihin maliban kung tinukoy ng lokal na batas. Maliban kung iba ang sinasabi ng naaangkop na batas o ng Iskedyul, maaaring sirain ng departamento ang mga naturang dokumento at materyales (kabilang ang mga orihinal at duplicate) na hindi na nito kailangan para gumana o magpatuloy sa pagpapatakbo. Maaaring walang legal na kahalagahan ang mga dokumentong ito. Kasama sa mga halimbawa ang mga materyales at dokumentong nabuo para sa kaginhawahan ng taong gumagawa ng mga iyon, mga draft na dokumento (maliban sa ilang partikular na kontrata) na pinapalitan ng mga kasunod na bersyon o ginawang pag-aalinlangan ng aksyon ng departamento, at mga duplicate na kopya na hindi na kailangan. Kasama sa mga partikular na halimbawa ang mga slip ng mensahe sa telepono, iba't ibang sulat na hindi nangangailangan ng follow-up o aksyon ng departamento, mga notepad, mga email na hindi naglalaman ng impormasyon na hindi kinakailangang panatilihin ng departamento sa ilalim ng patakarang ito, at mga kronolohikong file.
Sa limitadong mga pagbubukod, walang partikular na mga kinakailangan sa pagpapanatili ang itinalaga sa mga dokumento sa kategoryang ito. Sa halip, nasa sa nagmula o tatanggap kung kailan natapos na ang utility ng negosyo ng dokumento.
B. MGA RECORDS NA HINDI NA-ADDRESS SA RECORDS RETENTION SCHEDULE
Ang mga rekord at iba pang mga dokumento o materyales na hindi kinakailangang panatilihin ng batas, at hindi hayagang tinutugunan ng nakalakip na iskedyul ay maaaring sirain anumang oras sa kondisyon na ang mga ito ay pinanatili para sa mga panahon na inireseta para sa mga rekord na halos kapareho.
C. PAG-IISIP NG MGA RECORD
Ang mga rekord ay maaaring itago sa opisina o kagamitan ng City Administrator kung ang mga talaan ay aktibong ginagamit o pinananatili para sa kaginhawahan o mabilis na sanggunian. Kabilang sa mga halimbawa ng mga aktibong file na maaaring mapanatili ng departamento sa site ang mga aktibong kronolohikong file, mga file ng pagsasaliksik at sanggunian, mga file sa pagbalangkas ng lehislatibo, mga file ng nakabinbing reklamo, mga file na pang-administratibo, at mga file ng tauhan.
Ang Opisina ng Administrator ng Lungsod ay maaaring magpadala ng mga hindi aktibong talaan sa pasilidad ng imbakan sa labas ng lugar ng Lungsod o sa pasilidad ng imbakan ng departamento kung ang paggamit o pagtukoy ng departamento sa ay sapat na nabawasan upang pahintulutan ang pagtanggal. Ang lahat ng mga kahon na ipinadala sa pasilidad ng imbakan ng Lungsod ay dapat na may tatak ng petsa ng pagkasira. Ang mga rekord na ipinadala sa imbakan sa loob ng parehong kahon ay dapat lahat ay may parehong petsa ng pagkasira. Ang pagtatakda ng petsa ng pagkasira ay dapat naka-key sa katapusan ng taon ng pananalapi kung saan ginawa ang dokumento maliban kung tinukoy.
D. MGA TALAANG KASAYSAYAN
Ang mga makasaysayang talaan ay mga talaan na hindi na ginagamit ng Opisina ng Administrator ng Lungsod, ngunit maaaring may makasaysayang interes o kahalagahan dahil sa kanilang edad o halaga ng pananaliksik. Ang mga makasaysayang talaan ay hindi maaaring sirain maliban sa alinsunod sa mga pamamaraang itinakda sa Administrative Code Seksyon 8.7.
E. NABIBIBING MGA PAG-ANGKIN AT LITIGATION
Ang mga panahon ng pagpapanatili na itinakda sa nakalakip na Iskedyul ay hindi nalalapat sa mga materyal na may kaugnayan sa isang nakabinbing paghahabol o paglilitis laban sa Lungsod, kahit na ang mga talaan ay karapat-dapat para sa pagkawasak.
Kapag nalaman na ng City Administrator's Office ang pagkakaroon ng claim o paglilitis laban sa Lungsod, aabisuhan ng departamento ang City Attorney's Office. Sa kabila ng Iskedyul, pananatilihin ng departamento ang lahat ng mga dokumento at iba pang materyal na nauugnay sa paghahabol o paglilitis hanggang sa iulat ng Opisina ng Abugado ng Lungsod na ang paghahabol o paglilitis ay sa wakas ay nalutas na.
F. MGA BACKUP TAPES O KATULAD NA ARCHIVAL SYSTEMS
Ang Opisina ng Administrator ng Lungsod ay maaaring gumamit ng mga backup na tape o katulad na mga sistema ng archival na nagsisilbi sa limitadong layunin ng pagbibigay ng paraan ng pagbawi sa mga kaso ng sakuna, pagkabigo ng sistema ng departamento, o hindi awtorisadong pagtanggal. Maaaring hindi ma-access ng departamento ang mga backup tape o mga katulad na sistema ng archival maliban sa mga limitadong sitwasyong ito. Ang mga elektronikong rekord tulad ng mga email na wastong natanggal ng isang empleyado sa ilalim ng Iskedyul ng departamento ngunit nananatili sa mga backup na tape o katulad na sistema ng archival ay kahalintulad sa mga rekord ng papel na ayon sa batas na itinapon ng departamento ngunit maaaring matagpuan sa isang dumpster na pag-aari ng Lungsod. Ni ang Public Records Act o ang Sunshine Ordinance ay hindi nag-aatas sa Lungsod na maghanap sa basurahan para sa naturang mga talaan, papel man o elektroniko.
G. EMAIL SYSTEM
Hindi tinutupad ng email system ang mga obligasyon sa pagpapanatili ng rekord ng departamento. Ang departamento ay nagbibigay ng isang email system sa mga empleyado nito bilang isang maginhawa at mahusay na daluyan ng komunikasyon. Gayunpaman, ang sistema ng email ay hindi isang daluyan para sa pag-imbak ng impormasyon o alinman sa mga talaan ng departamento.
Dapat tukuyin ng kawani ng City Administrator patungkol sa bawat email o attachment kung ang nakalakip na Iskedyul ng Pagpapanatili at Pagkasira ay nangangailangan ng pagpapanatili ng isang partikular na tala. Kung ang Iskedyul ay nangangailangan ng pagpapanatili ng email, ang mga kawani ay dapat na panatilihin ito alinsunod sa Iskedyul at tanggalin ito mula sa email system. Kung ang Iskedyul ay hindi nangangailangan ng pagpapanatili ng email, maaaring tanggalin ito ng staff sa sandaling hindi na ito kinakailangan para sa agarang pagtupad sa mga opisyal na tungkulin o iimbak ito sa ibang lugar hangga't sa tingin ng kawani ay naaangkop. Sa anumang kaso, kung tutugunan man ang mga obligasyon sa pagpapanatili ng mga rekord o para lamang magsilbi sa mga pangangailangang administratibo, hindi dapat iimbak ng kawani ang komunikasyon sa email sa email system
H. MGA RECORD NA MAY KAUGNAYAN SA MGA EMERHENSYA/SAKUNA AT PAGBABAWI NG GASTOS
Ang mga rekord na may kaugnayan sa Mga Emerhensiya/Sakuna at Pagbawi ng Gastos para sa Federal Emergency Management Agency (FEMA) at mga programa at aktibidad ng Opisina ng mga Serbisyong Pang-emerhensiya ng Gobernador ng California (CAL OES) ay pinamamahalaan ng Kodigo ng mga Pederal na Regulasyon 44 CFR § 13.42. Alinsunod sa 44 CFR § 13.42, ang Opisina ng Administrator ng Lungsod ay dapat magtago ng anuman at lahat ng mga rekord na may kaugnayan sa dokumentasyon sa pagbawi sa gastos na natamo sa panahon ng isang emergency o sakuna sa loob ng tatlong (3) taon pagkatapos isara ng Estado ang paghahabol ng Lungsod. Ang Kodigo ng Mga Regulasyon ng California ay nangangailangan din ng pagpapanatili ng lahat ng mga rekord sa pananalapi at programa na may kaugnayan sa gastos o mga paggasta na karapat-dapat para sa tulong pinansyal ng estado sa loob ng tatlong taon. (19 CCR § 2980(e)). Dapat panatilihin ng Opisina ng Administrator ng Lungsod ang lahat ng mga rekord na may kaugnayan sa mga gastos sa pagbawi ng emerhensiya/sakuna sa loob ng tatlong (3) taon mula sa petsa na opisyal na isinara ang file ng Project Worksheet sa pamamagitan ng pagtanggap ng sulat ng pagsasara mula sa Estado ng California. Gayunpaman, kung ang Estado o Pederal na pamahalaan ay nangangailangan ng mas mahabang panahon ng pagpapanatili, ang Opisina ng Controller ay maglalabas ng mga partikular na tuntunin para sa pagpapanatili ng file sa anumang partikular na sakuna.
I. MGA RECORD NA MAY KAUGNAYAN SA MGA PANANALAPI
Dapat aprubahan ng Opisina ng Controller ang lahat ng mga rekord na nauukol sa mga usapin sa pananalapi na iminungkahi para sirain bago sirain ng departamento ang mga ito. (Admin. Code Seksyon 8.3). Sinusuri at inaaprubahan ng Opisina ng Controller ang Iskedyul ng bawat departamento. Ang Opisina ng Administrator ng Lungsod ay kukuha ng pag-apruba mula sa Opisina ng Kontroler upang sirain ang mga dokumentong nauukol sa mga bagay na pinansyal na hindi kasama sa Iskedyul.
J. MGA RECORD NA KAUGNAY SA MGA RECORD NG PAYROLL
Dapat aprubahan ng Retirement Board ang lahat ng mga rekord na nauukol sa mga tseke sa payroll, mga time card, at mga kaugnay na dokumento na iminungkahi para sirain bago sirain ng departamento ang mga ito. (Admin. Code Seksyon 8.3). Sinusuri at inaaprubahan ng Retirement Board ang Iskedyul ng bawat departamento. Ang Opisina ng Administrator ng Lungsod ay kukuha ng pag-apruba mula sa Lupon ng Pagreretiro upang sirain ang mga dokumentong nauukol sa mga tseke sa payroll, mga time card, at mga kaugnay na dokumento na hindi kasama sa Iskedyul.
K. MGA RECORD NA NAGLALAMAN NG LEGAL NA KAHALAGAHAN
Dapat aprubahan ng Opisina ng Abugado ng Lungsod ang lahat ng mga rekord na naglalaman ng legal na kahalagahan na iminungkahi para sirain bago sirain ng departamento ang mga ito. (Admin. Code Seksyon 8.3). Ang Opisina ng Abugado ng Lungsod ay nagsusuri at nag-aaprubahan sa Iskedyul ng bawat departamento. Ang City Administrator's Office ay kukuha ng pag-apruba mula sa City Attorney's Office para sirain ang mga dokumentong naglalaman ng legal na kahalagahan na hindi kasama sa Iskedyul. Iskedyul ng Administrator ng Lungsod
ATTACHMENT- Iskedyul ng Administrator ng Lungsod
Tingnan ang Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng Mga Tala bilang isang PDF dito.