Chính sách lưu giữ và hủy hồ sơ của Văn phòng Quản trị viên Thành phố
Văn phòng Quản trị Thành phố thông qua Chính sách Lưu giữ và Tiêu hủy Hồ sơ này (“Chính sách”) theo Chương 8 của Bộ luật Hành chính San Francisco. Chính sách này thay thế tất cả các chính sách lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ trước đây do văn phòng này ban hành. Chính sách này áp dụng cho tất cả hồ sơ và tài liệu, bất kể hình thức vật lý hay đặc điểm, được Văn phòng Quản trị Thành phố lập hoặc tiếp nhận liên quan đến giao dịch công việc công. Mục đích của chính sách này là cung cấp một hệ thống quản lý hồ sơ của Văn phòng Quản trị Thành phố, lưu trữ và bảo quản an toàn những hồ sơ cần lưu giữ, tuân thủ tất cả các yêu cầu pháp lý hiện hành về lưu giữ và tiêu hủy tài liệu, đồng thời xác định và thiết lập các hướng dẫn tiêu hủy những tài liệu đã lỗi thời hoặc không cần lưu giữ.
A. CHÍNH SÁCH GIỮ LẠI
Văn phòng Quản lý Thành phố sẽ lưu giữ tài liệu trong thời gian sử dụng hiện tại hoặc trước đó, trừ khi cần lưu giữ lâu hơn để tham khảo lịch sử, hoặc để tuân thủ các yêu cầu hợp đồng hoặc pháp lý, hoặc cho các mục đích khác được nêu dưới đây.
Đối với mục đích lưu giữ và hủy hồ sơ, thuật ngữ “hồ sơ” được định nghĩa như sau theo Mục 8.1 của Bộ luật Hành chính San Francisco:
“Giấy tờ, sách, ảnh, phim, bản ghi âm, bản đồ, bản vẽ hoặc tài liệu khác, hoặc bất kỳ bản sao nào của chúng, do bộ phận tạo ra hoặc nhận được liên quan đến giao dịch công việc công và có thể được bộ phận lưu giữ làm bằng chứng về các hoạt động của bộ phận, để lấy thông tin chứa trong đó hoặc để bảo vệ các quyền hợp pháp hoặc tài chính của Thành phố và Quận hoặc của những người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi các hoạt động của Thành phố và Quận.”
Tài liệu và các tài liệu khác không cấu thành “hồ sơ” theo mục đó, bao gồm cả những tài liệu được mô tả dưới đây trong Danh mục 4, có thể bị tiêu hủy khi không còn cần thiết, trừ khi có quy định khác. Khi cần thiết, và với sự chấp thuận bằng văn bản của Luật sư Thành phố, các sở, ban, ngành và văn phòng trực thuộc Văn phòng Quản trị Thành phố có thể thiết lập các chính sách lưu giữ hồ sơ của nhóm, trong đó yêu cầu lưu giữ các loại hồ sơ cụ thể trong thời gian dài hơn thời hạn quy định trong chính sách này.
Hồ sơ và tài liệu của Văn phòng Quản lý Thành phố sẽ được phân loại để lưu giữ và tiêu hủy như sau:
Loại 1: Lưu trữ vĩnh viễn. Hồ sơ là hồ sơ vĩnh viễn hoặc thiết yếu sẽ được lưu trữ vô thời hạn.
- Hồ sơ vĩnh viễn. Hồ sơ vĩnh viễn là hồ sơ theo luật định phải được lưu giữ vĩnh viễn và không đủ điều kiện để tiêu hủy trừ khi được chụp vi phim hoặc lưu trữ trên hệ thống hình ảnh quang học, với phim hoặc băng được lưu trữ trong kho lưu trữ được Tiểu bang phê duyệt. (Điều 8.4, Bộ luật Hành chính). Sau khi các biện pháp này được thực hiện, hồ sơ giấy gốc có thể bị tiêu hủy. Các bản sao của hồ sơ vĩnh viễn có thể bị tiêu hủy bất cứ khi nào chúng không còn cần thiết cho hoạt động hiệu quả của Văn phòng Quản trị Thành phố. Ví dụ về hồ sơ vĩnh viễn bao gồm chương trình nghị sự, thông báo và biên bản họp ủy ban; báo cáo thường niên của các sở ban ngành; hợp đồng và báo cáo trái phiếu; và các trích dẫn của Cal/OSHA.
- Hồ sơ thiết yếu. Hồ sơ thiết yếu là hồ sơ cần thiết cho sự hoạt động liên tục của chính phủ và bảo vệ quyền và lợi ích của cá nhân. (Điều 8.9 Bộ luật Hành chính). Ví dụ về hồ sơ thiết yếu bao gồm thư tư vấn và ý kiến, biên bản ghi nhớ chính sách, giấy phép xây dựng, giấy phép kinh doanh và tài liệu hướng dẫn như sổ tay hướng dẫn.
Hạng mục 2: Hồ sơ hiện hành. Hồ sơ hiện hành là hồ sơ được lưu giữ tại văn phòng và thiết bị của Văn phòng Quản trị Thành phố để thuận tiện cho nhân viên, dễ dàng tham khảo hoặc vì lý do khác. Hồ sơ hiện hành được lưu giữ như sau:
- Trường hợp luật quy định thời hạn lưu giữ. Sở sẽ lưu giữ hồ sơ hiện hành theo thời hạn quy định trong luật liên bang, tiểu bang hoặc địa phương. Ví dụ về hồ sơ mà luật quy định thời hạn lưu giữ cụ thể bao gồm Mẫu Báo cáo Lợi ích Kinh tế 700 (bắt buộc theo Mục 81009(e) của Bộ luật Chính quyền California) và Báo cáo Thương tích do Tai nạn.
- Trường hợp luật không quy định thời hạn lưu giữ. Nếu luật không quy định thời hạn lưu giữ cụ thể, sở sẽ tuân thủ thời hạn được quy định trong Biểu Lưu trữ và Tiêu hủy Hồ sơ đính kèm (“Biểu”). Sở sẽ lưu giữ hồ sơ hiện hành tối thiểu hai năm, mặc dù hồ sơ đó có thể được coi là “hồ sơ lưu trữ” và được lưu trữ ngoài cơ sở trong thời hạn lưu giữ áp dụng. Ví dụ về hồ sơ hiện hành bao gồm hóa đơn mua vật tư, biên bản ghi nhớ của sở và tài liệu ngân sách.
Loại 3: Hồ sơ lưu trữ. Hồ sơ lưu trữ là hồ sơ được lưu giữ ngoài cơ sở. Những hồ sơ này phải tuân theo các yêu cầu lưu giữ tương tự như hồ sơ hiện hành.
Loại 4: Không yêu cầu lưu giữ. Hồ sơ và các tài liệu khác không đáp ứng định nghĩa về "hồ sơ" theo Mục 8.1 của Bộ luật Hành chính là tài liệu Loại 4 không cần phải lưu giữ trừ khi có quy định khác của luật pháp địa phương. Trừ khi luật hiện hành hoặc Phụ lục có quy định khác, sở có thể hủy các tài liệu và vật liệu (bao gồm cả bản gốc và bản sao) mà sở không còn cần để hoạt động hoặc tiếp tục hoạt động. Những tài liệu này có thể không có giá trị pháp lý. Ví dụ bao gồm các tài liệu và vật liệu được tạo ra để thuận tiện cho người tạo ra chúng, các tài liệu dự thảo (trừ một số hợp đồng) bị thay thế bởi các phiên bản tiếp theo hoặc bị vô hiệu do hành động của sở, và các bản sao không còn cần thiết. Các ví dụ cụ thể bao gồm phiếu tin nhắn điện thoại, thư từ hỗn hợp không yêu cầu theo dõi hoặc hành động của sở, sổ tay, email không chứa thông tin mà sở không bắt buộc phải lưu giữ theo chính sách này, và các tệp theo trình tự thời gian.
Trừ một số trường hợp ngoại lệ, không có yêu cầu lưu giữ cụ thể nào được áp dụng cho các tài liệu thuộc danh mục này. Thay vào đó, người khởi tạo hoặc người nhận sẽ quyết định thời điểm tài liệu hết giá trị sử dụng.
B. HỒ SƠ KHÔNG ĐƯỢC ĐỀ CẬP TRONG LỊCH TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ
Hồ sơ và các tài liệu hoặc vật liệu khác không bắt buộc phải lưu giữ theo luật định và không được nêu rõ trong lịch trình đính kèm có thể bị tiêu hủy bất cứ lúc nào với điều kiện là chúng đã được lưu giữ trong thời hạn quy định đối với các hồ sơ tương tự.
C. LƯU TRỮ HỒ SƠ
Hồ sơ có thể được lưu trữ tại văn phòng hoặc thiết bị của Quản trị viên Thành phố nếu hồ sơ đang được sử dụng hoặc được lưu giữ để thuận tiện hoặc tham khảo nhanh. Ví dụ về các hồ sơ đang hoạt động mà sở có thể lưu giữ tại chỗ bao gồm hồ sơ theo trình tự thời gian đang hoạt động, hồ sơ nghiên cứu và tham khảo, hồ sơ soạn thảo văn bản pháp luật, hồ sơ khiếu nại đang chờ xử lý, hồ sơ hành chính và hồ sơ nhân sự.
Văn phòng Quản trị Thành phố có thể gửi hồ sơ không còn hoạt động đến cơ sở lưu trữ ngoài trụ sở của Thành phố hoặc cơ sở lưu trữ của sở nếu việc sử dụng hoặc tham chiếu của sở đã giảm đủ để cho phép loại bỏ. Tất cả các hộp được gửi đến cơ sở lưu trữ của Thành phố phải được dán nhãn ghi rõ ngày tiêu hủy. Hồ sơ được gửi đến kho lưu trữ trong cùng một hộp phải có cùng ngày tiêu hủy. Ngày tiêu hủy phải được thiết lập theo ngày cuối năm tài chính mà tài liệu được tạo ra, trừ khi có quy định khác.
D. HỒ SƠ LỊCH SỬ
Hồ sơ lịch sử là hồ sơ mà Văn phòng Quản lý Thành phố không còn sử dụng nữa, nhưng có thể có giá trị lịch sử hoặc ý nghĩa quan trọng do độ tuổi hoặc giá trị nghiên cứu của chúng. Hồ sơ lịch sử không được phép tiêu hủy, trừ khi tuân thủ theo các thủ tục quy định tại Mục 8.7 của Bộ luật Hành chính.
E. CÁC KHIẾU NẠI VÀ KIỆN TỤNG ĐANG CHỜ XỬ LÝ
Thời hạn lưu giữ được quy định trong Phụ lục đính kèm không áp dụng cho các tài liệu có liên quan đến khiếu nại hoặc vụ kiện đang chờ xử lý đối với Thành phố, ngay cả khi các hồ sơ đủ điều kiện để tiêu hủy.
Khi Văn phòng Quản trị Thành phố biết được khiếu nại hoặc kiện tụng chống lại Thành phố, sở sẽ thông báo cho Văn phòng Luật sư Thành phố. Bất chấp Phụ lục, sở sẽ lưu giữ tất cả tài liệu và các tài liệu khác liên quan đến khiếu nại hoặc kiện tụng cho đến khi Văn phòng Luật sư Thành phố báo cáo rằng khiếu nại hoặc kiện tụng đã được giải quyết dứt điểm.
F. BĂNG DỰ PHÒNG HOẶC CÁC HỆ THỐNG LƯU TRỮ TƯƠNG TỰ
Văn phòng Quản trị Thành phố có thể sử dụng băng sao lưu hoặc các hệ thống lưu trữ tương tự phục vụ mục đích hạn chế là cung cấp phương tiện phục hồi trong trường hợp thảm họa, sự cố hệ thống của sở hoặc bị xóa trái phép. Sở không được phép truy cập băng sao lưu hoặc các hệ thống lưu trữ tương tự, ngoại trừ trong những trường hợp hạn chế này. Hồ sơ điện tử, chẳng hạn như email mà nhân viên đã xóa đúng theo Biểu của sở nhưng vẫn còn trên băng sao lưu hoặc hệ thống lưu trữ tương tự, cũng tương tự như hồ sơ giấy mà sở đã vứt bỏ hợp pháp nhưng có thể được tìm thấy trong thùng rác của Thành phố. Đạo luật Hồ sơ Công cộng và Sắc lệnh Ánh dương đều không yêu cầu Thành phố phải tìm kiếm những hồ sơ như vậy trong thùng rác, dù là giấy hay điện tử.
G. HỆ THỐNG EMAIL
Hệ thống email không đáp ứng nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ của phòng ban. Phòng ban cung cấp hệ thống email cho nhân viên như một phương tiện liên lạc thuận tiện và hiệu quả. Tuy nhiên, hệ thống email không phải là phương tiện lưu trữ thông tin hoặc bất kỳ hồ sơ nào của phòng ban.
Nhân viên Quản trị Thành phố phải xác định xem Biểu Lưu trữ và Hủy đính kèm có yêu cầu lưu giữ một hồ sơ cụ thể hay không. Nếu Biểu Lưu trữ yêu cầu lưu giữ email, nhân viên phải lưu giữ email đó theo Biểu Lưu trữ và xóa khỏi hệ thống email. Nếu Biểu Lưu trữ không yêu cầu lưu giữ email, nhân viên có thể xóa email ngay khi không còn cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ chính thức ngay lập tức hoặc lưu trữ ở nơi khác trong thời gian nhân viên cho là phù hợp. Trong mọi trường hợp, cho dù để đáp ứng nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ hay chỉ đơn thuần phục vụ nhu cầu hành chính, nhân viên không được lưu trữ email liên lạc trên hệ thống email.
H. HỒ SƠ LIÊN QUAN ĐẾN TÌNH TRẠNG KHẨN CẤP/THẢM HỌA VÀ PHỤC HỒI CHI PHÍ
Hồ sơ liên quan đến các trường hợp khẩn cấp/thảm họa và phục hồi chi phí cho các chương trình và hoạt động của Cơ quan Quản lý Tình trạng Khẩn cấp Liên bang (FEMA) và Văn phòng Dịch vụ Khẩn cấp của Thống đốc California (CAL OES) được quản lý theo Bộ luật Liên bang 44 CFR § 13.42. Theo 44 CFR § 13.42, Văn phòng Quản trị viên Thành phố phải lưu giữ mọi hồ sơ liên quan đến tài liệu phục hồi chi phí phát sinh trong trường hợp khẩn cấp hoặc thảm họa trong ba (3) năm sau khi Tiểu bang đóng yêu cầu bồi thường của Thành phố. Bộ luật California cũng yêu cầu lưu giữ mọi hồ sơ tài chính và chương trình liên quan đến chi phí hoặc chi tiêu đủ điều kiện nhận hỗ trợ tài chính của tiểu bang trong ba năm. (19 CCR § 2980(e)). Văn phòng Quản trị viên Thành phố sẽ lưu giữ mọi hồ sơ liên quan đến chi phí phục hồi khẩn cấp/thảm họa trong ba (3) năm kể từ ngày tệp Bảng tính Dự án chính thức đóng khi nhận được thư đóng từ Tiểu bang California. Tuy nhiên, nếu chính quyền tiểu bang hoặc liên bang yêu cầu thời gian lưu giữ lâu hơn, Văn phòng Kiểm toán sẽ ban hành các quy tắc cụ thể về việc lưu giữ hồ sơ đối với bất kỳ thảm họa nào.
I. HỒ SƠ LIÊN QUAN ĐẾN CÁC VẤN ĐỀ TÀI CHÍNH
Văn phòng Kiểm soát Tài chính phải phê duyệt tất cả hồ sơ liên quan đến các vấn đề tài chính được đề xuất tiêu hủy trước khi sở thực hiện tiêu hủy. (Điều 8.3, Bộ luật Hành chính). Văn phòng Kiểm soát Tài chính xem xét và phê duyệt Biểu mẫu của từng sở. Văn phòng Quản lý Thành phố sẽ xin phép Văn phòng Kiểm soát Tài chính để tiêu hủy các tài liệu liên quan đến các vấn đề tài chính không nằm trong Biểu mẫu.
J. HỒ SƠ LIÊN QUAN ĐẾN HỒ SƠ LƯƠNG
Hội đồng Hưu trí phải phê duyệt tất cả hồ sơ liên quan đến séc lương, thẻ chấm công và các tài liệu liên quan được đề xuất tiêu hủy trước khi phòng ban tiêu hủy chúng. (Điều 8.3, Bộ luật Hành chính). Hội đồng Hưu trí xem xét và phê duyệt Lịch trình của từng phòng ban. Văn phòng Quản trị Thành phố sẽ xin phép Hội đồng Hưu trí để tiêu hủy các tài liệu liên quan đến séc lương, thẻ chấm công và các tài liệu liên quan không nằm trong Lịch trình.
K. HỒ SƠ CÓ Ý NGHĨA PHÁP LÝ
Văn phòng Luật sư Thành phố phải phê duyệt tất cả hồ sơ có giá trị pháp lý được đề xuất tiêu hủy trước khi sở thực hiện tiêu hủy. (Điều 8.3, Bộ luật Hành chính). Văn phòng Luật sư Thành phố xem xét và phê duyệt Biểu mẫu của từng sở. Văn phòng Quản trị Thành phố sẽ xin phép Văn phòng Luật sư Thành phố để tiêu hủy các tài liệu có giá trị pháp lý nhưng không nằm trong Biểu mẫu. Biểu mẫu của Quản trị Thành phố
PHỤ LỤC - Lịch trình của Quản trị viên Thành phố