承包商應何時提交發票？
承包商有責任遵守合約條款並按時或在下個月的 15 個日曆日之前提交每月發票，即使不需要報告成本或服務單位。例如，4 月份的發票應在 5 月 15 日或之前提交。最終發票應在資助期限結束後的第 45 個日曆日或之前發送。例如，如果您的合約遵循市財政年度，即 7 月 1 日至 6 月 30 日，則最終發票應在 8 月 15 日之前提交。 此外，發票必須按順序發送。例如，如果不先支付 4 月份的發票，則無法支付 5 月份的發票。這些要求在每份合約的「付款方式」部分的附錄 B 費用計算中有詳細說明。請注意，根據贈款規定或資金要求，贈款資金可能有不同的發票到期日。
為什麼我還沒收到發票範本？
發票範本作為合約處理的最後一步發布，反映最終的附錄 B（預算）。合約分析師收到並處理合約文件後，處理新的原始協議（合約）或對原始合約的修訂可能需要至少 6 至 8 週的時間，因為合約協議必須在 DPH 之外獲得批准。 然而，在 DPH 內部處理的修訂、或計劃預算修訂 (RPB) 以及對合約進行的任何其他非正式修改所需的處理時間要少得多。
承包商可以修改發票範本嗎？
不可以。 DPH 發票分析師將正式發票範本發送給承包商，該範本基於批准的合約預算。如果承包商提交的發票與認證合約中的發票不同，則該發票將不予處理。如果您發現發票範本有任何錯誤，請聯絡發票分析師。
如果承包商的實際支出超出發票範本上的預算行項目，是否會付款？
可能吧。規則是，只有當超出預算行項目的實際支出金額不超過適用費用類別總額的 1,000 美元，或該行項目超支金額不超過 1,000 美元時，發票分析師才會批准成本報銷發票。總資金的10% 或10,000 美元（以較小者為準）。此外，行項目中的超支僅限於已確定的允許費用類別。允許的費用類別包括：佔用、材料和用品、一般營運、員工差旅、其他和薪資（現有職位的加薪或 FTE 增加）。超支也必須屬於預算中已有的行項目和費用類別；無法將新的訂單項目或新類別新增至預算。此外，超支必須透過另一個現有費用類別中的支出不足來抵消，以便不超出個人發票預算。與此規則相關的所有其他相關限制，請參閱第 XI 節第 12 頁。 DPH 合約服務發票程序手冊第 19 條。
什麼是 BHS 首付款 (IP)？ （僅限 BHS）
這是僅限於行為健康服務 (BHS) 承包商的歷史做法。大多數 BHS 承包商在財政年度開始時收到首期付款，根據最新的附錄 B，這通常等於承包商上一年預算的 25%。簽訂合約的年份，則首期付款將不包含這些資金。 IP 的金額是根據合格的資金來源（即普通基金和心理健康服務法資金）計算的。 （贈款和工單資金不包含在初始付款金額的計算中）；承包商必須有足夠的忠誠度/員工不誠實債券保險證明。
這筆一次性付款以初始付款發票的形式發出，該發票由 DPH 合約辦公室準備並由承包商簽署。 DPH 財政/應付帳款辦公室按月等額減少未來每月發票付款，以便收回 10 月至 3 月期間的初始付款，或按照認證合約中的規定。
首期付款和預付款有什麼區別？
DPH 使用的正確術語是「初始付款」。 「高級」是用於相同流程的先前術語。然而，「提前」一詞的法律含義並不能準確反映 DPH 流程，因此不再使用該術語。
我是否必須償還在財政年度開始時發放的首期付款？ （僅限 BHS）
是的。 DPH 的財政部門從承包商在本市財政年度的 10 月至 3 月期間提交的每月發票中或按照合約中的規定收回初始付款金額，以確保該部門沒有針對當年交付的實際服務多付款項
我可以延長首期付款的回收期（投資回收期）嗎？ （僅限 BHS）
雖然合約中規定了固定的恢復期，但希望延長恢復期的承包商可以向副財務長 Drew Murrell 提出正式請求。承包商應向副 FO 提供財務信息，以協助他評估請求。
什麼是「多年預支款 (MYE) 發票範本？ （僅限 BHS）
MYE 發票範本是每月發票，僅在新財政年度開始時使用上一財政年度的費率和預算向行為健康服務 (BHS) 承包商開立（如果新財政年度的合約尚未處理） 。例如，FY20-21 MYE 發票是基於承包商的 FY19-20 預算。這些發票是佔位發票，用於持續現金流，同時正在製定和處理新年預算和發票。術語“MYE”不是正式術語，而是 DPH 用於引用這些佔位符發票的術語。
為什麼要使用 MYE 發票？
幾乎所有 DPH 合約都是多年期合約（請參閱協議第 2 條條款以確認您的合約期限）。然而，BHS、承包商每年提交更新的附錄 A（敘述）和 Bs（預算），而不是在原始合約獲得認證時提交所有年份的這些內容。這是歷史慣例，很大程度上是因為總是會有影響預算的變化，例如增加的營商成本 (CODB) 資金將需要一套新的發票範本。在發出新財政年度的資金通知並使用相應的新發票範本處理更新的附錄之前，將使用臨時 MYE 發票。這些 MYE 發票範本是基於上一年的預算和費率，因為這是作為 MYE 發票範本開發基礎的認證合約中存在的內容。
何時使用 MYE？
在新會計年度開始時，發票分析師將發布 MYE 發票範本。承包商將使用這些 MYE 發票提交並付款，直到處理新的附錄，並發布反映當年資金通知和相應更新合約的新發票範本。對於服務費 (FFS) 發票，在提交本年度第一個月發票後不久，發票分析師（見下文）將準備一份調整發票*，以向承包商提供所欠的任何差額。對於成本報銷 (CR) 發票，承包商將在下個月的發票中包含調整支出。請注意：新的多年期合約** 第一年不會收到 MYE 發票，直到合約得到正式認證。
* 填寫調整發票以修正原始合約和修改後合約之間的差異。
**大多數 DPH 合約都是多年期的，即整個合約期限為五年或更長，並寫在合約中。持有非 BHS 多年合約的承包商在合約首次製定時提交一次合約每一年的計畫說明（附錄 A）和預算（附錄 B），僅在發生變更時進行修改。通常情況下，BHS 合約並非如此；對於多年期合同，簽訂 BHS 合約的承包商必須每年提交附錄 A 和 B。
MYE 發票範本和當年發票範本有什麼差別？ （僅限 BHS）
「MYE」發票將反映上一年度的資金金額和費率。提供者將提交這些月度發票，直到開發並開立當年發票；本年度的發票將反映本年度的資金通知，並基於更新的預算附錄（即附錄 B 和 CRDC）。
有沒有簡單的方法可以查看我使用的是「MYE」發票範本還是當年的發票範本？ （僅限BHS）
是的。檢查發票範本的左下區域。如果是 MYE，則會註明：MYE。對於當年的發票模板，文件右上角的「模板版本」欄位中註明了三種可能性：
- 協議-新合同，
- 修訂作為現有合約的修訂或變更，或
- RPB 對規劃預算的修訂
上述每一項將註明在發票範本的左下角。
如果您已經提交了 MYE 月度發票，是否必須填寫全部 12 個當年發票範本？ （僅限 BHS）
不需要，如果已提交 MYE 發票，則無需重新提交每月發票。基於經認證的合約、修訂的計畫預算 (RPB) 或修正案的當前每月發票將取代 MYE 發票範本。收到當年發票範本後，請勿使用任何其他 MYE 發票範本。 例如，如果承包商提交 7 月至 10 月的 MYE 發票，則在 11 月開立當年發票範本；然後，該機構應丟棄舊的 MYE 發票，並從 11 月開始使用修訂後的發票模板，並在整個財政年度結束或修改合約之前繼續使用這些發票。 大多數情況下，當合約在獲得認證的當年進行修改時，將簽發新的發票範本來替換最後一套發票。
調整發票何時開立？由誰負責填寫調整發票？是公共衛生部門還是承包商？ （適用於BHS和非BHS機構）
對於按服務收費的合同，DPH的發票分析師將在承包商提交基於本財年預算（而非上年度資金，因此並非中期結算發票）的新發票模板後不久，準備並向承包商發送調整發票。更多資訊請參閱DPH發票流程手冊培訓-19-20文件第12-15頁。對於成本補償合同，承包商應將調整支出計入下個月的發票中。更多資訊請參閱DPH發票流程手冊培訓-19-20文件第16-18頁。
承包商何時需要提交調節發票？ （僅限 HHS、HPS 和 CHEP）為什麼？
這僅適用於按服務收費 (FFS) 合約。此核對應與最終發票一起在合約附錄期限結束後 45 個日曆日內完成。與按服務收費承包商簽訂的愛滋病毒健康服務 (HHS) 和愛滋病毒預防 (CHEP) 合約必須提交年度調節表，將收到的收入與實際發生的成本進行比較。收到的超過報告服務提供實際成本的收入必須退還給公共衛生部。對帳詳細資料按服務模式列出，而非依合約附錄總計列出。如果承包商必須將資金退還給該部門，則承包商將提交一張抬頭為公共衛生部的支票，以及 FFS 調節表和最終發票。進行對帳是為了確保 DPH 不會多付給承包商，並且付款是根據實際發生的支出而定。
什麼是發票差異請求 (IVR) 表格以及何時使用？
如果承包商在現有預算費用類別中的超支超過 (1) 1,000 美元並超過費用類別的 10%，或 (2) 總費用類別的 10,000 美元，則使用發票差異申請表。發生這種情況時，承包商可以透過提交 IVR 表格來要求發票批准。 該表格只能在財政年度結束時提交一次，並且只能在提交最終年終發票時提交。此表格僅用於授權在財政年度或融資期限的最後一個月支付發票差異。此政策僅適用於成本報銷發票，不適用於不允許的費用，例如分包商/顧問、間接費用、附加福利、資本費用或預算中的任何新行項目。
附加福利（如果附加福利費用超過 1,000 美元，則可以使用 IVR。如果承包商希望反映連續幾年附加福利率的增加，則 IVR 將不適用；然後必須處理計劃預算修訂 (RPB)） 、資本支出或預算中的任何新行項目。
發票差異請求摘要
- 核准的發票差異申請僅適用於該財政年度或資助期限的最後一個月。
- 為了反映近年來的這些變化，必須對計劃預算（RPB）進行修訂。
- 年內的變更必須透過正常的合約修改流程進行。
- 總費用不能超過發票的總預算。一種費用類別的超支必須透過不同費用類別的支出不足來抵銷。
有發票手冊可供我參考嗎？
DPH 業務辦公室預算部門已發布了DPH 合約服務發票程序手冊*，可在 CDTA 網站www.sf.gov/cdta上找到該手冊。
我如何接受如何填寫 DPH 發票的培訓？
請造訪www.sf.gov/cdta並下載發票培訓 PowerPoint 簡報，以了解概述。您也可以聯絡您的發票分析師尋求協助。最後，DPH 業務辦公室預算部門每年提供發票培訓課程，目標是在新財政年度的第一季進行。
全額付款延遲通常是由於：
- 發票模板使用不正確。
- 發票未依序提交。
- 未通過季度里程碑發票評估的低交付成果將需要在付款前獲得 SOC 批准（這專門針對非 BHS、成本報銷 (CR) 合約），可能需要延遲。您可以透過在提交發票時提交解釋來加快此過程。
- 未正確命名或未在承包商附錄B 中列出的分包商。
- 分包商協議與提交的發票不符。
- 發票分析員沒有分包商協議副本。已簽署的協議應提交給您的 CDTA 專案經理。
- 承包商未附上分包商發票作為證明文件。
- 發票超出費用類別預算超過 10% 或 10,000 美元，您是指發票行項目>嗎？
- 新職位、新行項目、資本費用增加、分包商增加、附加福利增加或間接成本增加包含在發票範本中，且預算中不存在或不屬於支援超額支出的允許費用類別無需修改預算。這些調整需要填寫合約變更請求 (CCR) 表，如果獲得授權，承包商必須提交修訂後的專案預算 (RPB)。
- 有關可能阻礙發票的其他問題，請參閱發票手冊常見問題。
請聯絡您的 CDTA PM 或造訪www.sf.gov/cdta下載 DPH 的發票手冊以取得更多資訊。