Quy trình lập hóa đơn cho các nhà thầu làm việc với SF Public Health

Khi nào nhà thầu phải nộp hóa đơn?

Nhà thầu có trách nhiệm tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng và nộp hóa đơn hàng tháng đúng hạn hoặc trước ngày 15 dương lịch của tháng tiếp theo, ngay cả khi không cần báo cáo chi phí hoặc đơn vị dịch vụ. Ví dụ: hóa đơn tháng 4 phải được nộp trước ngày 15 tháng 5. Hóa đơn cuối cùng phải được gửi trước ngày 45 dương lịch sau khi kết thúc thời hạn tài trợ. Ví dụ: nếu hợp đồng của bạn tuân theo năm tài chính của Thành phố, tức là từ ngày 1 tháng 7 đến ngày 30 tháng 6, thì hóa đơn cuối cùng phải được nộp chậm nhất là ngày 15 tháng 8. Ngoài ra, hóa đơn phải được gửi theo thứ tự tuần tự. Ví dụ: không thể thanh toán hóa đơn tháng 5 nếu chưa thanh toán hóa đơn tháng 4 trước. Các yêu cầu này được nêu chi tiết trong Phụ lục B Tính toán Phí, trong phần Phương thức Thanh toán của mỗi hợp đồng. Xin lưu ý, tiền tài trợ có thể có ngày đến hạn hóa đơn khác nhau tùy theo điều khoản tài trợ hoặc yêu cầu tài trợ. 

Tại sao tôi vẫn chưa nhận được mẫu hóa đơn? 

Mẫu hóa đơn được phát hành như bước cuối cùng trong quá trình xử lý hợp đồng, phản ánh Phụ lục B (ngân sách) cuối cùng. Việc xử lý một thỏa thuận gốc mới (hợp đồng) hoặc sửa đổi hợp đồng gốc có thể mất tối thiểu 6 đến 8 tuần sau khi các tài liệu hợp đồng được Nhà phân tích hợp đồng nhận và xử lý, vì thỏa thuận hợp đồng phải được phê duyệt bên ngoài DPH. Tuy nhiên, một bản sửa đổi được xử lý nội bộ trong DPH hoặc Bản sửa đổi Ngân sách chương trình (RPB) và bất kỳ sửa đổi không chính thức nào khác được thực hiện đối với hợp đồng sẽ mất ít thời gian hơn nhiều để xử lý.   

Nhà thầu có thể sửa đổi mẫu hóa đơn không?

Không. Nhà thầu không bao giờ được thay đổi mẫu hóa đơn. Chuyên viên phân tích hóa đơn DPH gửi mẫu hóa đơn chính thức cho nhà thầu và mẫu này dựa trên ngân sách hợp đồng đã được phê duyệt. Nếu hóa đơn mà nhà thầu nộp khác với hóa đơn trong hợp đồng đã chứng nhận, thì hóa đơn sẽ không được xử lý. Nếu bạn tìm thấy bất kỳ lỗi nào trên mẫu hóa đơn của mình, vui lòng liên hệ với Chuyên viên phân tích hóa đơn.

Nếu chi phí thực tế của nhà thầu vượt quá các mục ngân sách trên mẫu hóa đơn thì có được thanh toán không? 

Có thể. Quy tắc là Chuyên viên phân tích hóa đơn sẽ chỉ chấp thuận Hóa đơn hoàn trả chi phí nếu số tiền chi tiêu thực tế vượt quá một hoặc nhiều mục ngân sách không quá 1.000 đô la trong tổng số hạng mục chi phí áp dụng hoặc số tiền chi vượt mục này không vượt quá SỐ NHỎ HƠN trong số 10% hoặc 10.000 đô la trong tổng số tiền tài trợ trong hạng mục chi phí áp dụng. Ngoài ra, chi vượt trong một mục chỉ giới hạn ở các hạng mục chi phí được phép đã xác định. Các hạng mục chi phí được phép bao gồm: Chi phí sử dụng, Vật liệu & Vật tư, Hoạt động chung, Du lịch của nhân viên, Khác và Lương (tăng lương hoặc tăng FTE cho các vị trí hiện tại). Chi vượt cũng phải nằm trong một hoặc nhiều mục và hạng mục chi phí đã có trong ngân sách; không được thêm một mục hoặc hạng mục mới vào ngân sách. Hơn nữa, chi vượt phải được bù đắp bằng cách chi tiêu thiếu trong một hoặc nhiều hạng mục chi phí đã có khác để ngân sách hóa đơn riêng lẻ không bị vượt quá. Đối với tất cả các hạn chế liên quan khác đến quy tắc này, hãy tham khảo Mục XI, trang 19 của Sổ tay thủ tục hóa đơn dịch vụ hợp đồng của DPH .

Khoản thanh toán ban đầu của BHS (IP) là gì? (Chỉ dành cho BHS)

Đây là một thông lệ lịch sử chỉ giới hạn ở các nhà thầu Dịch vụ Sức khỏe Hành vi (BHS). Hầu hết các nhà thầu BHS nhận được khoản thanh toán ban đầu vào đầu năm tài chính, thường bằng 25% ngân sách năm trước của nhà thầu, sử dụng Phụ lục B mới nhất. Nói cách khác, nếu một nhà thầu được trao khoản tài trợ mới trong năm hiện tại mà vẫn chưa được đưa vào hợp đồng, thì khoản thanh toán ban đầu sẽ không bao gồm các khoản tiền đó. Số tiền của IP được tính toán dựa trên các nguồn tài trợ đủ điều kiện (tức là, Quỹ chung và tài trợ của Đạo luật Dịch vụ Sức khỏe Tâm thần). (Tài trợ cho khoản tài trợ và lệnh làm việc không được bao gồm trong tính toán số tiền thanh toán ban đầu); và nhà thầu phải có bằng chứng về bảo hiểm trái phiếu trung thực/không trung thực của nhân viên. 

Khoản thanh toán một lần này được phát hành dưới dạng hóa đơn Thanh toán ban đầu do Văn phòng Hợp đồng của DPH lập và được nhà thầu ký. Văn phòng Tài chính/Khoản phải trả của DPH sẽ thực hiện việc giảm các khoản thanh toán hóa đơn hàng tháng trong tương lai theo số tiền bằng nhau hàng tháng để thu hồi khoản thanh toán ban đầu trong khoảng thời gian từ tháng 10 đến tháng 3 hoặc theo quy định trong hợp đồng đã chứng nhận.

Sự khác biệt giữa thanh toán ban đầu và thanh toán trước là gì? 

Thuật ngữ chính xác được DPH sử dụng là “Thanh toán ban đầu”. “Tạm ứng” là thuật ngữ trước đây được sử dụng cho cùng một quy trình. Tuy nhiên, thuật ngữ “Tạm ứng” có ý nghĩa pháp lý không phản ánh chính xác quy trình DPH, do đó thuật ngữ này không còn được sử dụng nữa.

Tôi có phải trả lại khoản thanh toán ban đầu đã phát hành vào đầu năm tài chính không? (Chỉ dành cho BHS)

Có. Đơn vị Tài chính của DPH thu hồi giá trị thanh toán ban đầu từ các hóa đơn hàng tháng do nhà thầu nộp trong khoảng thời gian từ tháng 10 đến tháng 3 của năm tài chính Thành phố hoặc theo quy định trong hợp đồng để đảm bảo rằng Sở không thanh toán quá mức cho các dịch vụ thực tế được cung cấp trong năm.

Tôi có thể gia hạn thời gian hoàn trả (lịch trình hoàn trả) cho khoản thanh toán ban đầu không? (Chỉ dành cho BHS)

Mặc dù có một thời gian phục hồi được xác định trong hợp đồng, nhà thầu muốn kéo dài thời gian phục hồi có thể gửi yêu cầu chính thức tới Drew Murrell, Phó giám đốc tài chính. Nhà thầu sẽ được yêu cầu cung cấp cho Phó giám đốc tài chính thông tin tài chính để hỗ trợ ông đánh giá yêu cầu.

Mẫu hóa đơn “Trọng lượng nhiều năm (MYE)” là gì? (Chỉ dành cho BHS)

Mẫu hóa đơn MYE là hóa đơn hàng tháng chỉ được phát hành cho các nhà thầu Dịch vụ Sức khỏe Hành vi (BHS) vào đầu năm tài chính mới bằng cách sử dụng mức giá và ngân sách từ năm tài chính trước đó, nếu hợp đồng cho năm tài chính mới vẫn chưa được xử lý. Ví dụ: hóa đơn MYE năm tài chính 20-21 dựa trên ngân sách năm tài chính 19-20 của nhà thầu. Các hóa đơn này là hóa đơn tạm thời để tiếp tục dòng tiền, trong khi ngân sách và hóa đơn năm mới đang được phát triển và xử lý. Thuật ngữ “MYE” không phải là thuật ngữ chính thức, nhưng là thuật ngữ được DPH sử dụng để tham chiếu đến các hóa đơn tạm thời này.

Tại sao lại sử dụng hóa đơn MYE? 

Hầu như tất cả các hợp đồng DPH đều là hợp đồng nhiều năm (xem Điều khoản 2 của Thỏa thuận để xác nhận thời hạn hợp đồng của bạn). Tuy nhiên, BHS, các nhà thầu nộp Phụ lục A (tường thuật) và Bs (ngân sách) đã cập nhật hàng năm, thay vì nộp tất cả các năm này vào thời điểm hợp đồng gốc được chứng nhận. Đây là thông lệ lịch sử phần lớn là do luôn có những thay đổi tác động đến ngân sách, ví dụ như khoản tài trợ Chi phí kinh doanh (CODB) bổ sung sẽ yêu cầu một bộ mẫu hóa đơn mới. Cho đến khi thông báo tài trợ cho năm tài chính mới được ban hành và các phụ lục đã cập nhật được xử lý với các mẫu hóa đơn mới tương ứng, các hóa đơn MYE tạm thời sẽ được sử dụng. Các mẫu hóa đơn MYE này dựa trên ngân sách và tỷ lệ của năm trước vì đó là những gì có trong hợp đồng được chứng nhận làm cơ sở để phát triển mẫu hóa đơn MYE.

MYE được sử dụng khi nào?     

Vào đầu năm tài chính mới, Chuyên viên phân tích hóa đơn sẽ phát hành mẫu hóa đơn MYE. Nhà thầu sẽ nộp và được thanh toán bằng các hóa đơn MYE này cho đến khi các phụ lục mới được xử lý và các mẫu hóa đơn mới được phát hành phản ánh thông báo tài trợ năm hiện tại và hợp đồng cập nhật tương ứng. Đối với hóa đơn Phí dịch vụ (FFS), ngay sau khi hóa đơn tháng đầu tiên của năm hiện tại được nộp, Chuyên viên phân tích hóa đơn sẽ lập hóa đơn điều chỉnh* (xem bên dưới) để cung cấp cho nhà thầu bất kỳ khoản chênh lệch nào còn nợ. Đối với hóa đơn Hoàn trả chi phí (CR), nhà thầu sẽ bao gồm các khoản chi điều chỉnh trong hóa đơn của tháng tiếp theo. Xin lưu ý: Các hợp đồng nhiều năm mới** sẽ không nhận được hóa đơn MYE trong năm đầu tiên, cho đến khi hợp đồng được chứng nhận chính thức. 

* Hóa đơn điều chỉnh được lập để sửa chữa những sai sót giữa hợp đồng gốc và hợp đồng đã sửa đổi.

**Hầu hết các hợp đồng DPH là nhiều năm, tức là toàn bộ thời hạn hợp đồng là năm năm trở lên và được ghi trong hợp đồng. Các nhà thầu có hợp đồng nhiều năm không phải BHS nộp các bản tường thuật chương trình (Phụ lục A) và ngân sách (Phụ lục B) cho mỗi năm của hợp đồng một lần khi hợp đồng được lập lần đầu, chỉ sửa đổi khi có thay đổi. Thông thường, điều này không đúng với hợp đồng BHS; Các nhà thầu có hợp đồng BHS được yêu cầu nộp Phụ lục A và B mỗi năm đối với hợp đồng nhiều năm. 

Sự khác biệt giữa mẫu hóa đơn MYE và mẫu hóa đơn năm hiện tại là gì? (Chỉ dành cho BHS)

Hóa đơn “MYE” sẽ phản ánh số tiền tài trợ và tỷ lệ của năm trước. Nhà cung cấp sẽ gửi các hóa đơn hàng tháng này cho đến khi hóa đơn của năm hiện tại được lập và phát hành; hóa đơn của năm hiện tại sẽ phản ánh thông báo tài trợ của năm hiện tại và dựa trên các phụ lục ngân sách đã cập nhật (tức là Phụ lục B và CRDC). 

Có cách nào dễ dàng để xem tôi đang sử dụng mẫu hóa đơn "MYE" hay mẫu hóa đơn năm hiện tại không? (Chỉ dành cho BHS)

Có. Kiểm tra khu vực dưới cùng bên trái của Mẫu hóa đơn. Nếu đó là MYE, nó sẽ ghi chú: MYE. Đối với mẫu hóa đơn năm hiện tại, có ba khả năng được ghi chú ở góc trên bên phải trong trường "Phiên bản mẫu" của tài liệu:

1. Thỏa thuận- một hợp đồng mới, 
2. Sửa đổi như một sửa đổi hoặc thay đổi đối với Hợp đồng hiện tại, hoặc
3. RPB là bản sửa đổi cho Ngân sách Chương trình

Mỗi mục trên sẽ được ghi chú ở góc dưới bên trái của Mẫu hóa đơn.

Bạn có phải hoàn thành tất cả 12 mẫu hóa đơn của năm hiện tại nếu bạn đã nộp hóa đơn MYE hàng tháng không? (Chỉ dành cho BHS) 

Không, bạn không cần phải nộp lại hóa đơn hàng tháng nếu hóa đơn MYE đã được nộp. Hóa đơn hàng tháng hiện tại dựa trên hợp đồng được chứng nhận, Ngân sách chương trình đã sửa đổi (RPB) hoặc sửa đổi sẽ THAY THẾ CÁC MẪU HÓA ĐƠN MYE. Sau khi nhận được các mẫu hóa đơn của năm hiện tại, KHÔNG SỬ DỤNG bất kỳ mẫu hóa đơn MYE nào khác. Ví dụ, nếu một nhà thầu nộp hóa đơn MYE cho tháng 7 đến tháng 10, thì vào tháng 11, các mẫu hóa đơn của năm hiện tại sẽ được phát hành; sau đó, cơ quan đó phải hủy bỏ các hóa đơn MYE cũ và bắt đầu sử dụng mẫu hóa đơn đã sửa đổi bắt đầu từ tháng 11 và tiếp tục sử dụng các hóa đơn này cho đến hết năm tài chính hoặc cho đến khi hợp đồng được sửa đổi. Thông thường nhất là khi hợp đồng được sửa đổi trong năm được chứng nhận, các mẫu hóa đơn mới sẽ được phát hành thay thế cho bộ hóa đơn cuối cùng. 

Hóa đơn điều chỉnh được phát hành khi nào và ai chịu trách nhiệm lập Hóa đơn điều chỉnh? DPH hay Nhà thầu? (Áp dụng cho cả BHS và Non-BHS)

Đối với hợp đồng Phí Dịch vụ, Chuyên viên Phân tích Hóa đơn của DPH sẽ lập và gửi cho nhà thầu một hóa đơn điều chỉnh ngay sau khi nhà thầu nộp mẫu hóa đơn mới dựa trên ngân sách năm tài chính hiện tại (không phải ngân sách năm trước (do đó không phải hóa đơn MYE)). Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo tài liệu Hướng dẫn Quy trình Hóa đơn DPH - 19-20, trang 12-15. Đối với hợp đồng Hoàn trả Chi phí, nhà thầu sẽ bao gồm các khoản chi phí điều chỉnh trong hóa đơn của tháng tiếp theo. Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo tài liệu Hướng dẫn Quy trình Hóa đơn DPH - 19-20, trang 16-18.

Khi nào nhà thầu cần nộp hóa đơn đối chiếu? (Chỉ dành cho HHS, HPS và CHEP) Tại sao?

Điều này chỉ áp dụng cho các hợp đồng Phí dịch vụ (FFS). Việc đối chiếu này phải được thực hiện cùng với hóa đơn cuối cùng, 45 ngày dương lịch sau khi kết thúc thời hạn phụ lục hợp đồng. Các hợp đồng Dịch vụ Y tế HIV (HHS) và Phòng ngừa HIV (CHEP) với các nhà thầu Phí dịch vụ phải nộp bản đối chiếu hàng năm so sánh doanh thu nhận được với chi phí thực tế phát sinh. Doanh thu nhận được vượt quá chi phí thực tế phát sinh cho việc cung cấp các dịch vụ đã báo cáo phải được trả lại cho Sở Y tế Công cộng. Chi tiết đối chiếu được thực hiện theo Chế độ dịch vụ, không phải theo tổng số phụ lục hợp đồng. Nếu nhà thầu phải trả lại tiền cho Sở, nhà thầu sẽ nộp séc, ghi rõ là trả cho Sở Y tế Công cộng, cùng với bản đối chiếu FFS và hóa đơn cuối cùng. Việc đối chiếu được thực hiện để đảm bảo rằng DPH không trả quá nhiều tiền cho nhà thầu và khoản thanh toán được dựa trên chi phí thực tế phát sinh.

Biểu mẫu Yêu cầu thay đổi hóa đơn (IVR) là gì và được sử dụng khi nào? 

Biểu mẫu Yêu cầu phương sai hóa đơn được sử dụng nếu chi tiêu vượt mức của nhà thầu trong danh mục chi phí đã lập ngân sách hiện tại vượt quá (1) 1.000 đô la và vượt quá 10% của danh mục chi phí hoặc (2) 10.000 đô la của tổng danh mục chi phí. Khi điều này xảy ra, nhà thầu có thể yêu cầu phê duyệt hóa đơn bằng cách gửi Biểu mẫu IVR. Biểu mẫu này chỉ có thể được nộp một lần vào cuối năm tài chính và chỉ tại thời điểm hóa đơn cuối năm cuối cùng được nộp. Biểu mẫu chỉ được sử dụng để ủy quyền thanh toán phương sai hóa đơn vào tháng cuối cùng của năm tài chính hoặc thời hạn tài trợ. Chính sách này chỉ áp dụng cho các hóa đơn Hoàn trả chi phí và không áp dụng cho các chi phí không được phép như Nhà thầu phụ/Tư vấn, Chi phí gián tiếp, Quyền lợi bổ sung, Chi phí vốn hoặc bất kỳ mục dòng mới nào trong ngân sách. 

Lợi ích bổ sung (IVR có thể được sử dụng nếu chi phí lợi ích bổ sung vượt quá 1.000 đô la. IVR sẽ không áp dụng nếu nhà thầu muốn phản ánh mức tăng trong tỷ lệ lợi ích bổ sung trong những năm đang diễn ra; sau đó phải xử lý Sửa đổi Ngân sách Chương trình (RPB), Chi phí Vốn hoặc bất kỳ mục dòng mới nào trong ngân sách.

Xem Tóm tắt IVR ở Trang 7.

Tóm tắt yêu cầu thay đổi hóa đơn

• Yêu cầu thay đổi hóa đơn đã phê duyệt CHỈ áp dụng cho tháng cuối cùng của năm tài chính hoặc thời hạn tài trợ đó.
• Để phản ánh những thay đổi này trong những năm đang diễn ra, cần phải tiến hành Sửa đổi Ngân sách Chương trình (RPB). 
• Mọi thay đổi trong năm phải được thực hiện thông qua quy trình sửa đổi hợp đồng thông thường.
• Tổng chi phí không được vượt quá tổng ngân sách của hóa đơn. Chi tiêu vượt mức của một (các) loại chi phí phải được bù đắp bằng chi tiêu thiếu hụt ở một (các) loại chi phí khác.

Có Sổ tay hướng dẫn lập hóa đơn nào để tôi tham khảo không?

Văn phòng Kinh doanh-Đơn vị Ngân sách DPH đã công bố Sổ tay Thủ tục Hóa đơn Dịch vụ Hợp đồng DPH * có thể được tìm thấy trên trang web của CDTA tại www.sf.gov/cdta .

Tôi có thể nhận được đào tạo về cách hoàn thành hóa đơn của DPH như thế nào?

Vui lòng tham khảo www.sf.gov/cdta và tải xuống Bài thuyết trình PowerPoint về Đào tạo Hóa đơn để cung cấp cho bạn bản tổng quan. Bạn cũng có thể liên hệ với Chuyên viên phân tích hóa đơn của mình để được hỗ trợ. Cuối cùng, Văn phòng kinh doanh DPH-Đơn vị ngân sách cung cấp lớp đào tạo hóa đơn hàng năm, với mục tiêu diễn ra trong quý đầu tiên của năm tài chính mới.

Sự chậm trễ trong việc thanh toán đầy đủ thường là do:

1. Sử dụng mẫu hóa đơn không đúng.
2. Hóa đơn không được nộp theo thứ tự tuần tự.
3. Các sản phẩm giao hàng thấp không vượt qua đánh giá hóa đơn mốc hàng quý sẽ cần phê duyệt SOC trước khi thanh toán được thực hiện (Điều này dành riêng cho các hợp đồng không phải BHS, Hoàn trả chi phí (CR)) có thể cần phải trì hoãn. Bạn có thể đẩy nhanh quá trình này bằng cách gửi giải thích cùng với hóa đơn của mình.
4. Các nhà thầu phụ không được nêu tên chính xác hoặc không được liệt kê trong Phụ lục B của nhà thầu. (Xem Chính sách về nhà thầu phụ tại www.sf.gov/cdta
5. Thỏa thuận với nhà thầu phụ không khớp với hóa đơn đã nộp.
6. Chuyên viên phân tích hóa đơn không có bản sao hợp đồng thầu phụ. Các hợp đồng đã ký phải được nộp cho Quản lý Chương trình CDTA của bạn.
7. Nhà thầu không đính kèm hóa đơn của nhà thầu phụ làm chứng từ hỗ trợ.
8. Hóa đơn vượt quá ngân sách danh mục chi phí hơn 10% hoặc 10.000 đô la, ý bạn là mục chi tiết hóa đơn>?
9. Các vị trí mới, các mục dòng mới, tăng Chi phí vốn, tăng nhà thầu phụ, tăng phúc lợi bên lề hoặc tăng chi phí gián tiếp được bao gồm trong mẫu hóa đơn và không tồn tại trong ngân sách hoặc không nằm trong danh mục chi phí được phép để hỗ trợ chi tiêu vượt mức mà không cần điều chỉnh ngân sách. Những điều chỉnh này yêu cầu phải hoàn thành biểu mẫu Yêu cầu thay đổi hợp đồng (CCR) và nếu được ủy quyền, thì nhà thầu phải nộp Ngân sách chương trình đã điều chỉnh (RPB).
10. Tham khảo Câu hỏi thường gặp về Sổ tay hóa đơn để biết các vấn đề khác có thể làm chậm trễ hóa đơn.

Vui lòng liên hệ với PM CDTA hoặc truy cập www.sf.gov/cdta để tải xuống Sổ tay hóa đơn của DPH để biết thêm thông tin.