Proseso ng pag-invoice para sa mga kontratista na nagtatrabaho sa SF Public Health

Kailan dapat magsumite ang isang kontratista ng mga invoice?

Ang Kontratista ay may pananagutan sa pagsunod sa mga tuntunin ng kontrata nito at pagsumite ng buwanang mga invoice sa oras o bago ang ika-15 araw ng kalendaryo ng susunod na buwan, kahit na walang gastos o mga yunit ng serbisyo na kailangang iulat. Halimbawa, ang isang invoice ng Abril ay dapat isumite sa o bago ang ika-15 ng Mayo. Ang huling invoice ay dapat ipadala sa o bago ang ika-45 araw ng kalendaryo pagkatapos ng pagtatapos ng termino ng pagpopondo. Halimbawa, kung ang iyong kontrata ay sumunod sa taon ng pananalapi ng Lungsod, ibig sabihin, Hulyo 1 – Hunyo 30, kung gayon ang (mga) huling invoice ay dapat na isumite nang hindi lalampas sa ika-15 ng Agosto. Higit pa rito, ang mga invoice ay dapat ipadala sa sunud-sunod na pagkakasunud-sunod. Halimbawa, hindi mababayaran ang isang invoice sa Mayo nang hindi muna nagbabayad ng isang invoice ng Abril. Ang mga kinakailangang ito ay nakadetalye sa Appendix B na Pagkalkula ng mga Singilin, sa ilalim ng seksyong Paraan ng Pagbabayad ng bawat kontrata. Pakitandaan, ang pagpopondo ng grant ay maaaring may ibang takdang petsa ng invoice alinsunod sa probisyon ng grant o mga kinakailangan sa pagpopondo. 

Bakit hindi ko pa natatanggap ang aking mga template ng invoice? 

Ang mga template ng invoice ay ibinibigay bilang ang huling hakbang sa pagpoproseso ng kontrata, na sumasalamin sa panghuling Appendix B (badyet). Ang pagpoproseso ng isang bagong orihinal na kasunduan (kontrata), o isang pag-amyenda sa orihinal na kontrata ay maaaring tumagal ng hindi bababa sa 6 hanggang 8 linggo pagkatapos matanggap at maproseso ng Contract Analyst ang mga dokumento ng kontrata, dahil ang kasunduan sa kontrata ay dapat maaprubahan sa labas ng DPH. Gayunpaman, ang isang rebisyon na panloob na pinoproseso sa loob ng DPH, o isang Rebisyon sa Mga Badyet ng Programa (RPB's) at anumang iba pang impormal na pagbabagong ginawa sa kontrata ay tumatagal ng mas kaunting oras upang maproseso.   

Maaari bang baguhin ng isang kontratista ang template ng invoice?

Hindi. Hindi dapat baguhin ng kontratista ang template ng invoice. Ipinapadala ng DPH Invoice Analyst ang opisyal na template ng invoice sa kontratista, at ang template na ito ay batay sa naaprubahang badyet ng kontrata. Kung ang mga invoice na isinumite ng kontratista ay iba sa mga invoice sa sertipikadong kontrata, hindi mapoproseso ang invoice. Kung makakita ka ng anumang mga error sa iyong (mga) template ng invoice, mangyaring makipag-ugnayan sa Invoice Analyst.

Kung ang aktwal na paggasta ng kontratista ay lumampas sa (mga) na-budget na line item sa template ng invoice, ibibigay ba ang pagbabayad? 

Malamang. Ang panuntunan ay aaprubahan lang ng Invoice Analyst ang Cost Reimbursement Invoice kung ang aktwal na halaga ng paggasta na lumalampas sa (mga) item sa linya ng badyet ay hindi hihigit sa $1,000 ng kabuuang naaangkop na kategorya ng gastos, o ang halaga ng over-expenditure ng line-item na ito ay hindi lumampas sa LESER ng alinman sa 10% o $10,000 ng kabuuang pagpopondo sa naaangkop na kategorya ng gastos. Gayundin, ang labis na paggasta sa isang line-item ay limitado sa mga natukoy na pinapayagang kategorya ng gastos. Kabilang sa mga pinapayagang kategorya ng gastos ang: Occupancy, Materials & Supplies, General Operating, Staff Travel, Other, at Salaries (mga pagtaas o FTE na pagtaas ng mga kasalukuyang posisyon). Ang sobrang paggastos ay dapat ding nasa isang dati nang (mga) item sa linya at (mga) kategorya ng gastos na nasa badyet na; hindi maaaring magdagdag ng bagong line item o bagong kategorya sa badyet. Higit pa rito, ang sobrang paggastos ay dapat na mabawi sa pamamagitan ng underspending sa isa pang umiiral nang (mga) kategorya ng gastos upang ang indibidwal na badyet ng invoice ay hindi lumampas. Para sa lahat ng iba pang nauugnay na paghihigpit na nauugnay sa panuntunang ito pumunta sa Seksyon XI, pg. 19 ng DPH Contract Service Invoice Procedures Manual .

Ano ang BHS initial payment (IP)? (BHS Lang)

Isa itong makasaysayang kasanayan na limitado sa mga kontratista ng Behavioral Health Services (BHS). Karamihan sa mga kontratista ng BHS ay tumatanggap ng isang paunang bayad sa simula ng isang taon ng pananalapi, na karaniwang katumbas ng 25% ng badyet ng nakaraang taon ng kontratista, gamit ang pinakabagong Appendix B. Sa madaling salita, kung ang isang kontratista ay nabigyan ng bagong pondo sa kasalukuyang taon na hindi pa nakaabot sa kontrata, kung gayon ang paunang bayad ay hindi naglalaman ng mga pondong iyon. Ang halaga ng IP ay kinakalkula batay sa mga karapat-dapat na mapagkukunan ng pagpopondo (ibig sabihin, pagpopondo ng General Fund at Mental Health Services Act). (Ang pagpopondo ng grant at work order ay hindi kasama sa pagkalkula ng paunang halaga ng pagbabayad); at ang kontratista ay dapat may katibayan ng sapat na seguro sa bono ng katapatan/panlilinlang ng empleyado. 

Ang isang beses na pagbabayad na ito ay ibinibigay sa anyo ng isang Invoice ng Paunang Pagbabayad na inihanda ng Contracts Office ng DPH at pinirmahan ng kontratista. Ang pagbabawas sa mga buwanang pagbabayad ng invoice sa hinaharap ay ginagawa sa pantay na buwanang halaga ng DPH Fiscal/Accounts Payable Office upang mabawi ang paunang bayad sa panahon ng Oktubre hanggang Marso, o gaya ng nakasaad sa sertipikadong kontrata.

Ano ang pagkakaiba sa pagitan ng paunang bayad at paunang bayad? 

Ang tamang terminolohiya na ginamit ng DPH ay "Initial Payment". Ang "Advance" ay dating terminolohiya na ginamit para sa parehong proseso. Gayunpaman, ang terminong "Advance" ay may legal na kahulugan na hindi isang tumpak na pagpapakita ng proseso ng DPH, at samakatuwid ang terminong ito ay hindi na ginagamit.

Kailangan ko bang ibalik ang paunang bayad na ibinigay sa simula ng taon ng pananalapi? (BHS Lang)

Oo. Binabawi ng Fiscal Unit ng DPH ang paunang halaga ng pagbabayad mula sa mga buwanang invoice na isinumite ng kontratista, sa panahon ng Oktubre hanggang Marso ng taon ng pananalapi ng Lungsod, o tulad ng nakasaad sa kontrata upang matiyak na ang Departamento ay hindi naglabas ng labis na bayad laban sa mga aktwal na serbisyong naihatid sa loob ng taon.

Maaari ko bang pahabain ang panahon ng pagbawi (iskedyul ng pagbabayad) para sa paunang pagbabayad? (BHS Lang)

Habang may nakatakdang panahon ng pagbawi na tinukoy sa kontrata, ang isang kontratista na nagnanais na pahabain ang panahon ng pagbawi ay maaaring gumawa ng pormal na kahilingan kay Drew Murrell, Deputy Finance Officer. Ang kontratista ay inaasahang magbibigay sa Deputy FO ng impormasyong pinansyal upang tulungan siya sa pagsusuri ng kahilingan.

Ano ang template ng invoice na “Multi-Year Encumbrance (MYE)? (BHS lang)

Ang mga template ng invoice ng MYE ay mga buwanang invoice na ibinibigay lamang sa mga kontratista ng Behavioral Health Services (BHS) sa simula ng isang bagong taon ng pananalapi gamit ang mga rate at badyet mula sa naunang taon ng pananalapi, kung ang kontrata para sa bagong taon ng pananalapi ay hindi pa naproseso . Halimbawa, ang mga invoice ng FY20-21 MYE ay batay sa badyet ng contractor sa FY19-20. Ang mga invoice na ito ay mga placeholder na invoice upang ipagpatuloy ang cash flow, habang ang bagong taon na badyet at mga invoice ay binuo at pinoproseso. Ang terminong "MYE" ay hindi isang pormal na termino, ngunit ito ang terminong ginamit ng DPH upang tukuyin ang mga placeholder na invoice na ito.

Bakit ginagamit ang MYE invoice? 

Halos lahat ng kontrata ng DPH ay mga multi-year na kontrata (tingnan ang Artikulo 2 Mga Tuntunin ng Kasunduan para kumpirmahin ang termino ng iyong kontrata). Gayunpaman, ang BHS, mga kontratista ay nagsusumite ng na-update na Appendix As (narrative) at Bs (badyet) sa taunang batayan, kumpara sa pagsusumite ng mga ito sa lahat ng taon sa oras na ang orihinal na kontrata ay na-certify. Isa itong makasaysayang kasanayan dahil sa malaking bahagi dahil palaging may mga pagbabagong nakakaapekto sa badyet, hal. idinagdag na pagpopondo sa Cost of Doing Business (CODB) na mangangailangan ng bagong hanay ng mga template ng invoice. Hanggang sa maibigay ang abiso sa pagpopondo ng bagong taon ng pananalapi, at ang na-update na mga apendise ay naproseso na may kaukulang mga bagong template ng invoice, ang pansamantalang mga invoice ng MYE ay ginagamit. Ang mga template ng invoice ng MYE na ito ay batay sa badyet at mga rate ng nakaraang taon dahil iyon ang umiiral sa sertipikadong kontrata bilang batayan para sa pagbuo ng template ng MYE invoice.

Kailan ginagamit ang isang MYE?     

Sa simula ng bagong taon ng pananalapi, maglalabas ang Invoice Analyst ng mga template ng MYE invoice. Ang kontratista ay isusumite at babayaran gamit ang mga MYE na invoice na ito hanggang sa maproseso ang mga bagong appendice, at ang mga bagong template ng invoice ay ibibigay na sumasalamin sa kasalukuyang taon na abiso sa pagpopondo at kaukulang na-update na kontrata. Para sa isang Fee-For-Service (FFS) na invoice, makalipas ang ilang sandali pagkatapos maisumite ang unang buwan ng kasalukuyang taon na invoice, isang adjustment invoice* ang ihahanda ng Invoice Analyst (tingnan sa ibaba) upang mabigyan ang contractor ng anumang pagkakaibang dapat bayaran. Para sa isang invoice ng Cost Reimbursement (CR), isasama ng kontratista ang mga gastos sa pagsasaayos sa invoice sa susunod na buwan. Pakitandaan: Ang mga bagong multi-year na kontrata** ay hindi makakatanggap ng mga invoice ng MYE sa unang taon, hanggang sa pormal na na-certify ang kontrata. 

* Ang isang invoice ng pagsasaayos ay nakumpleto upang itama ang mga pagkakaiba sa pagitan ng orihinal at binagong kontrata.

**Karamihan sa mga kontrata ng DPH ay multi-year, ibig sabihin, ang buong termino ng kontrata ay lima o higit pang mga taon at nakasulat sa kontrata. Ang mga kontratista na may mga hindi BHS na multi-year na kontrata ay nagsusumite ng mga salaysay ng programa (Appendix As) at mga badyet (Appendix Bs) para sa bawat taon ng kontrata sa isang pagkakataon kapag ang kontrata ay unang binuo, na binabago lamang kapag may mga pagbabago. Karaniwan, hindi ito ang kaso sa mga kontrata ng BHS; Ang mga kontratista na may mga kontrata sa BHS ay kinakailangang magsumite ng Appendix A at B bawat taon para sa mga multi-year na kontrata. 

Ano ang pagkakaiba sa pagitan ng mga template ng invoice ng MYE at mga template ng invoice ng kasalukuyang taon? (BHS Lang)

Ipapakita ng mga invoice ng “MYE” ang mga halaga at rate ng pagpopondo noong nakaraang taon. Isusumite ng provider ang mga buwanang invoice na ito hanggang sa mabuo at maibigay ang mga invoice sa kasalukuyang taon; ang kasalukuyang taon na mga invoice ay sumasalamin sa kasalukuyang taon na abiso sa pagpopondo at nakabatay sa na-update na mga apendise ng badyet (ibig sabihin, Appendix B at CRDC). 

Mayroon bang madaling paraan upang makita kung gumagamit ako ng template ng invoice na “MYE” kumpara sa template ng invoice sa kasalukuyang taon? (BHS Lang)

Oo. Suriin ang kaliwang bahagi sa ibaba ng Template ng Invoice. Kung ito ay isang MYE, ito ay mapapansin: MYE. Para sa kasalukuyang taon na mga template ng invoice, may tatlong posibilidad na nakasaad sa kanang sulok sa itaas sa field na “Bersyon ng Template” ng dokumento:

1. Kasunduan- isang bagong kontrata, 
2. Pag-amyenda bilang pag-amyenda o pagbabago sa kasalukuyang Kontrata, o
3. RPB isang Rebisyon sa Badyet ng Programa

Ang bawat isa sa itaas ay mapapansin sa kaliwang sulok sa ibaba ng Template ng Invoice.

Kailangan mo bang kumpletuhin ang lahat ng 12 kasalukuyang template ng invoice ng taon kung naisumite mo na ang buwanang mga invoice ng MYE? (BHS Lang) 

Hindi, hindi mo kailangang muling isumite ang mga buwanang invoice kung naisumite na ang mga invoice ng MYE. Ang mga kasalukuyang buwanang invoice batay sa isang sertipikadong kontrata, isang Binagong Badyet ng Programa (RPB), o isang pag-amyenda ay PAPALITAN ANG MGA TEMPLATE NG MYE INVOICE. Kapag natanggap na ang kasalukuyang taon na mga template ng invoice, HUWAG GAMITIN ang anumang iba pang template ng MYE invoice. Halimbawa kung, ang isang kontratista ay nagsumite ng mga invoice ng MYE para sa Hulyo hanggang Oktubre, pagkatapos ay sa Nobyembre ang kasalukuyang taon na mga template ng invoice ay ibibigay; pagkatapos, dapat itapon ng ahensya ang mga lumang invoice ng MYE at simulang gamitin ang binagong template ng invoice simula Nobyembre at, patuloy na gamitin ang mga invoice na ito hanggang sa katapusan ng taon ng pananalapi o hanggang sa mabago ang kontrata. Kadalasan kapag ang isang kontrata ay binago sa taon kung kailan ito na-certify, ang mga bagong template ng invoice ay ibibigay na papalitan ang huling hanay ng mga invoice. 

Kailan inilalabas ang Mga Adjustment Invoice at sino ang responsable sa pagkumpleto ng Adjustment Invoice? DPH o ang Kontratista? (Nalalapat sa parehong BHS at Non-BHS)

Para sa mga kontrata ng Fee-For-Service, ang Invoice Analyst ng DPH ay maghahanda at magpapadala sa kontratista ng adjustment invoice pagkatapos magsumite ang contractor ng bagong template ng invoice na nakabatay sa kasalukuyang badyet ng taon ng pananalapi (hindi sa pagpopondo sa nakaraang taon (kaya, hindi isang MYE invoice)). Para sa karagdagang impormasyon pumunta sa DPH Invoice Procedure Manual Training-19-20 na dokumento, pahina 12-15. Para sa mga kontrata ng Cost Reimbursement, isasama ng kontratista ang mga gastos sa pagsasaayos sa invoice sa susunod na buwan. Para sa karagdagang impormasyon pumunta sa DPH Invoice Procedure Manual Training -19-20 na dokumento, pahina 16-18.

Kailan kinakailangan para sa kontratista na magsumite ng invoice ng pagkakasundo? (HHS, HPS at CHEP lang) Bakit?

Nalalapat lamang ito sa mga kontrata ng Fee-For-Service (FFS). Ang pagkakasundo na ito ay dapat bayaran kasama ang huling invoice, 45 araw sa kalendaryo pagkatapos ng pagtatapos ng termino ng apendise ng kontrata. Ang mga kontrata ng HIV Health Services (HHS) at HIV Prevention (CHEP) sa mga Fee-For-Service contractor ay kailangang magsumite ng taunang pagkakasundo na naghahambing ng mga natanggap na kita sa aktwal na mga gastos na natamo. Ang mga natanggap na kita na labis sa aktwal na mga gastos na natamo para sa paghahatid ng mga serbisyong iniulat ay dapat ibalik sa Kagawaran ng Pampublikong Kalusugan. Ang detalye ng reconciliation ay ayon sa Service Mode, hindi ayon sa kabuuan ng apendise ng kontrata. Kung ang isang kontratista ay dapat magbalik ng mga pondo sa Departamento, ang kontratista ay magsusumite ng isang tseke, na dapat bayaran sa Kagawaran ng Pampublikong Kalusugan, kasama ang FFS reconciliation at final invoice. Ginagawa ang reconciliation upang matiyak na hindi labis na binabayaran ng DPH ang kontratista at ang pagbabayad ay nakabatay sa aktwal na gastos na natamo.

Ano ang form ng Invoice Variance Request (IVR) at kailan ito ginagamit? 

Ang Invoice Variance Request form ay ginagamit kung ang sobrang paggastos ng isang kontratista sa isang kasalukuyang naka-budget na kategorya ng gastos ay lumampas sa (1) $1,000 at lumampas sa 10% ng kategorya ng gastos, o (2) $10,000 ng kabuuang kategorya ng gastos. Kapag nangyari ito, maaaring humiling ang kontratista ng pag-apruba ng invoice sa pamamagitan ng pagsusumite ng IVR Form. Ang form na ito ay maaari lamang ihain nang isang beses sa katapusan ng taon ng pananalapi at sa oras lamang na isinumite ang huling invoice sa pagtatapos ng taon. Ginagamit lang ang form para pahintulutan ang pagbabayad ng pagkakaiba-iba ng invoice sa huling buwan ng taon ng pananalapi o termino ng pagpopondo. Nalalapat lang ang patakaran sa mga invoice ng Cost Reimbursement at hindi nalalapat sa mga hindi pinapayagang gastos gaya ng Subcontractors/Consultant, Indirect Expenses, Fringe Benefits, Capital Expenses o sa anumang bagong line item sa badyet. 

Mga Fringe Benefits (Maaaring gamitin ang IVR kung ang mga gastos sa fringe benefit ay lumampas sa $1,000. Hindi mailalapat ang IVR kung gusto ng kontratista na ipakita ang pagtaas ng fringe benefit rate sa mga kasalukuyang taon; pagkatapos ay dapat iproseso ang Revision to Program Budget (RPB)) , Capital Expenses o sa anumang bagong line item sa badyet.

Tingnan ang Buod ng IVR sa Pahina 7.

Buod ng Kahilingan sa Variance ng Invoice

• Ang Approved Invoice Variance Request ay naaangkop LAMANG sa huling buwan ng fiscal year na iyon o termino ng pagpopondo.
• Upang maipakita ang mga pagbabagong ito sa mga kasalukuyang taon, ang isang Revision to Program Budget (RPB) ay dapat iproseso. 
• Ang mga pagbabago sa loob ng taon ay dapat gawin sa pamamagitan ng normal na proseso ng pagbabago ng kontrata.
• Ang kabuuang gastos ay hindi maaaring lumampas sa kabuuang badyet ng invoice. Ang sobrang paggastos ng isang (mga) kategorya ng gastos ay dapat na mabawi sa pamamagitan ng underspending sa ibang (mga) kategorya ng gastos.

Mayroon bang available na Invoice Manual para sanggunian ko?

Inilathala ng DPH Business Office-Budget Unit ang DPH Contractual Services Invoice Procedures Manual * na makikita sa website ng CDTA sa www.sf.gov/cdta .

Paano ako makakatanggap ng pagsasanay kung paano kumpletuhin ang mga invoice ng DPH?

Mangyaring sumangguni sa www.sf.gov/cdta at i-download ang Invoice Training PowerPoint Presentation upang bigyan ang iyong sarili ng pangkalahatang-ideya. Maaari ka ring makipag-ugnayan sa iyong Invoice Analyst para sa tulong. Sa wakas, ang DPH Business Office-Budget Unit ay nag-aalok ng isang invoice training class taun-taon, na may layuning mangyari sa unang quarter ng bagong taon ng pananalapi.

Ang mga pagkaantala sa buong pagbabayad ay kadalasang dahil sa:

1. Maling paggamit ng template ng invoice.
2. Hindi naisumite ang mga invoice sa sunud-sunod na pagkakasunud-sunod.
3. Ang mga mababang maihahatid na hindi pumasa sa quarterly milestone na pagtatasa ng invoice ay mangangailangan ng pag-apruba ng SOC bago ibigay ang pagbabayad (Ito ay partikular para sa mga hindi BHS, mga kontrata sa Pagbabalik sa Gastos (CR) na maaaring mangailangan ng pagkaantala. Maaari mong pabilisin ang prosesong ito sa pamamagitan ng pagsusumite ng paliwanag kasama ng iyong pagsusumite ng invoice.
4. Ang mga subcontractor na hindi wastong pinangalanan o hindi nakalista sa Appendix B ng kontratista. (Tingnan ang Patakaran ng Subcontractor sa www.sf.gov/cdta
5. Ang kasunduan sa subcontractor ay hindi tumutugma sa isinumiteng invoice.
6. Ang Invoice Analyst ay walang kopya ng subcontractor agreement. Ang mga nilagdaang kasunduan ay dapat isumite sa iyong CDTA Program Manager.
7. Hindi inilakip ng kontratista ang mga invoice ng subcontractor bilang sumusuportang dokumentasyon.
8. Ang invoice ay lumampas sa badyet ng kategorya ng gastos na higit sa 10% o $10,000 ang ibig mong sabihin ay ang invoice line-item>?
9. Ang mga bagong posisyon, bagong line item, mga pagtaas ng Capital Expense, mga pagtaas ng subcontractor, mga fringe benefit na pagtaas, o hindi direktang mga pagtaas sa gastos ay kasama sa template ng invoice at alinman ay wala sa badyet o wala sa isang pinapayagang kategorya ng gastos upang suportahan ang labis na paggasta nang walang rebisyon sa badyet. Ang mga pagsasaayos na ito ay nangangailangan ng pagkumpleto ng isang Contract Change Request (CCR) form, at kung pinahintulutan, dapat magsumite ang contractor ng Revised Program Budget (RPB).
10. Sumangguni sa Invoice Manual FAQ para sa iba pang mga isyu na maaaring magkaroon ng mga invoice.

Mangyaring makipag-ugnayan sa iyong CDTA PM o pumunta sa www.sf.gov/cdta para i-download ang Invoice Manual ng DPH para makakuha ng karagdagang impormasyon.