Proceso de facturación para contratistas que trabajan con el Departamento de Salud Pública de San Francisco

¿Cuándo debe un contratista presentar facturas?

El contratista es responsable de cumplir con los términos de su contrato y presentar las facturas mensuales a tiempo o antes del día 15 del calendario del mes siguiente, incluso si no es necesario informar ningún costo o unidad de servicio. Por ejemplo, una factura de abril debe presentarse el 15 de mayo o antes. La factura final debe enviarse el 45.° día del calendario o antes después del final del período de financiación. Por ejemplo, si su contrato sigue el año fiscal de la ciudad, es decir, del 1 de julio al 30 de junio, entonces la(s) factura(s) final(es) debe(n) enviarse a más tardar el 15 de agosto. Además, las facturas deben enviarse en orden secuencial. Por ejemplo, una factura de mayo no se puede pagar sin pagar primero una factura de abril. Estos requisitos se detallan en el Apéndice B Cálculo de cargos, en la sección Método de pago de cada contrato. Tenga en cuenta que la financiación de la subvención puede tener una fecha de vencimiento de factura diferente según la disposición de la subvención o los requisitos de financiación. 

¿Por qué no he recibido aún mis plantillas de factura? 

Las plantillas de factura se emiten como el paso final en el procesamiento del contrato, y reflejan el Apéndice B final (presupuesto). El procesamiento de un nuevo acuerdo original (contrato) o una enmienda al contrato original puede llevar un mínimo de 6 a 8 semanas después de que el analista de contratos haya recibido y procesado los documentos del contrato, ya que el acuerdo del contrato debe ser aprobado fuera del DPH. Sin embargo, una revisión que se procesa internamente dentro del DPH, o una Revisión de los Presupuestos del Programa (RPB) y cualquier otra modificación informal realizada al contrato demoran mucho menos tiempo en procesarse.   

¿Puede un contratista modificar la plantilla de factura?

No. El contratista nunca debe cambiar la plantilla de factura. El analista de facturas del DPH envía la plantilla de factura oficial al contratista, y esta plantilla se basa en el presupuesto del contrato aprobado. Si las facturas que envía el contratista son diferentes a las facturas del contrato certificado, la factura no se procesará. Si encuentra algún error en las plantillas de factura, comuníquese con el analista de facturas.

Si los gastos reales del contratista exceden las partidas presupuestadas en la plantilla de factura, ¿se emitirá el pago? 

Posiblemente. La regla es que el analista de facturas aprobará una factura de reembolso de costos solo si el monto de gasto real que excede una partida presupuestaria no supera los $1000 de la categoría de gasto total aplicable, o si el monto de gasto excesivo de esta partida no excede el MENOR de los dos valores siguientes: el 10 % o los $10 000 del financiamiento total en la categoría de gasto aplicable. Además, el gasto excesivo en una partida se limita a las categorías de gastos permitidas identificadas. Las categorías de gastos permitidas incluyen: Ocupación, Materiales y suministros, Operaciones generales, Viajes del personal, Otros y Salarios (aumentos o aumentos de FTE de puestos existentes). El gasto excesivo también debe estar en una partida o categorías de gastos preexistentes que ya estén en el presupuesto; no se puede agregar una nueva partida o categoría al presupuesto. Además, el gasto excesivo debe compensarse con un gasto insuficiente en otra categoría de gastos preexistente, de modo que no se exceda el presupuesto de la factura individual. Para conocer todas las demás restricciones pertinentes relacionadas con esta regla, consulte la Sección XI, pág. 19 del Manual de procedimientos de facturación de servicios contratados del DPH .

¿Qué es un pago inicial de BHS? (Solo BHS)

Esta es una práctica histórica limitada a los contratistas de Servicios de Salud Conductual (BHS). La mayoría de los contratistas de BHS reciben un pago inicial al comienzo de un año fiscal, que generalmente es igual al 25 % del presupuesto del año anterior del contratista, utilizando el Apéndice B más reciente. En otras palabras, si a un contratista se le otorgan nuevos fondos en el año en curso que aún no se han incluido en el contrato, entonces el pago inicial no contendrá esos fondos. El monto del IP se calcula en función de las fuentes de financiamiento elegibles (es decir, el Fondo General y el financiamiento de la Ley de Servicios de Salud Mental). (El financiamiento de subvenciones y órdenes de trabajo no se incluye en el cálculo del monto del pago inicial); y el contratista debe tener prueba de un seguro de fianza de fidelidad/deshonestidad de empleados suficiente. 

Este pago único se emite en forma de factura de pago inicial que prepara la Oficina de Contratos del DPH y firma el contratista. La Oficina Fiscal/De Cuentas por Pagar del DPH realiza una reducción en los pagos mensuales futuros de la factura en montos mensuales iguales para recuperar el pago inicial durante el período de octubre a marzo, o según lo establecido en el contrato certificado.

¿Cuál es la diferencia entre un pago inicial y un pago anticipado? 

La terminología correcta que utiliza el DPH es “Pago inicial”. “Adelanto” es una terminología que se utilizaba anteriormente para el mismo proceso. Sin embargo, el término “Adelanto” tiene un significado legal que no refleja con precisión el proceso del DPH y, por lo tanto, ya no se utiliza.

¿Tengo que devolver el pago inicial emitido al inicio del año fiscal? (Solo BHS)

Sí. La Unidad Fiscal del DPH recupera el valor del pago inicial de las facturas mensuales presentadas por el contratista, durante los meses de octubre a marzo del año fiscal de la Ciudad, o según lo establecido en el contrato para garantizar que el Departamento no haya emitido un pago en exceso contra los servicios realmente prestados durante el año.

¿Puedo extender el período de recuperación (cronograma de reembolso) para el pago inicial? (Solo BHS)

Si bien en el contrato se establece un período de recuperación, el contratista que desee ampliarlo puede presentar una solicitud formal a Drew Murrell, subdirector financiero. El contratista deberá proporcionar al subdirector financiero información financiera para ayudarlo a evaluar la solicitud.

¿Qué es una plantilla de factura de “gravamen multianual” (MYE)? (Solo BHS)

Las plantillas de facturas MYE son facturas mensuales que se emiten únicamente a los contratistas de Behavioral Health Services (BHS) al inicio de un nuevo año fiscal utilizando las tarifas y el presupuesto del año fiscal anterior, si el contrato para el nuevo año fiscal aún no se ha procesado. Por ejemplo, las facturas MYE del año fiscal 20-21 se basan en el presupuesto del año fiscal 19-20 del contratista. Estas facturas son facturas de reemplazo para continuar con el flujo de efectivo, mientras se desarrollan y procesan el presupuesto y las facturas del nuevo año. El término "MYE" no es un término formal, pero es el término que utiliza el DPH para hacer referencia a estas facturas de reemplazo.

¿Por qué se utiliza una factura MYE? 

Prácticamente todos los contratos de DPH son contratos plurianuales (consulte el Artículo 2 de los Términos del Acuerdo para confirmar el plazo de su contrato). Sin embargo, BHS y los contratistas envían los Apéndices A (narración) y Bs (presupuesto) actualizados anualmente, en lugar de enviarlos todos los años en el momento en que se certifica el contrato original. Esta es una práctica histórica que se debe en gran parte a que siempre hay cambios que afectan el presupuesto, por ejemplo, la financiación adicional del Costo de hacer negocios (CODB) que requerirá un nuevo conjunto de plantillas de facturas. Hasta que se emita la notificación de financiación de un nuevo año fiscal y se procesen los apéndices actualizados con las nuevas plantillas de facturas correspondientes, se utilizan las facturas MYE provisionales. Estas plantillas de facturas MYE se basan en el presupuesto y las tarifas del año anterior porque eso es lo que existe en el contrato certificado como base para el desarrollo de la plantilla de factura MYE.

¿Cuándo se utiliza un MYE?     

Al comienzo del nuevo año fiscal, el analista de facturas emitirá plantillas de facturas MYE. El contratista enviará y recibirá el pago utilizando estas facturas MYE hasta que se procesen los nuevos apéndices y se emitan nuevas plantillas de facturas que reflejen la notificación de financiación del año actual y el contrato actualizado correspondiente. En el caso de una factura de pago por servicio (FFS), poco después de que se envíe la factura del primer mes del año actual, el analista de facturas preparará una factura de ajuste* (consulte a continuación) para proporcionar al contratista cualquier diferencia adeudada. En el caso de una factura de reembolso de costos (CR), el contratista incluirá los gastos de ajuste en la factura del mes siguiente. Tenga en cuenta: los nuevos contratos plurianuales** no recibirán facturas MYE el primer año, no hasta que el contrato haya sido certificado formalmente. 

*Se completa una factura de ajuste para corregir las diferencias entre el contrato original y el modificado.

**La mayoría de los contratos del DPH son plurianuales, es decir, el plazo total del contrato es de cinco o más años y está escrito en el contrato. Los contratistas con contratos plurianuales que no sean de BHS presentan las descripciones del programa (Apéndice A) y los presupuestos (Apéndice B) para cada año del contrato una sola vez cuando el contrato se desarrolla por primera vez, y lo modifican solo cuando se producen cambios. Por lo general, este no es el caso de los contratos de BHS; los contratistas con contratos de BHS deben presentar los Apéndices A y B cada año para los contratos plurianuales. 

¿Cuál es la diferencia entre las plantillas de facturas de MYE y las plantillas de facturas del año en curso? (Solo BHS)

Las facturas de “MYE” reflejarán los montos y las tasas de financiación del año anterior. El proveedor enviará estas facturas mensuales hasta que se desarrollen y emitan las facturas del año en curso; las facturas del año en curso reflejarán la notificación de financiación del año en curso y se basan en los apéndices presupuestarios actualizados (es decir, el Apéndice B y el CRDC). 

¿Existe una forma sencilla de comprobar si estoy utilizando una plantilla de factura del año en curso (MYE) en lugar de la plantilla de factura del año actual? (Solo BHS)

Sí. Verifique el área inferior izquierda de la Plantilla de factura. Si es una MYE, se indicará: MYE. Para las plantillas de factura del año actual, hay tres posibilidades que se indican en la esquina superior derecha del campo "Versión de la plantilla" del documento:

1. Acuerdo- un nuevo contrato, 
2. Enmienda como una enmienda o cambio al Contrato existente, o
3. RPB una Revisión del Presupuesto del Programa

Cada uno de los puntos anteriores se detallará en la esquina inferior izquierda de la plantilla de factura.

¿Es necesario completar las 12 plantillas de facturas del año en curso si ya envió facturas mensuales de MYE? (Solo BHS) 

No, no es necesario volver a enviar las facturas mensuales si ya se enviaron facturas MYE. Las facturas mensuales actuales basadas en un contrato certificado, un Presupuesto del Programa Revisado (RPB) o una enmienda REEMPLAZARÁN LAS PLANTILLAS DE FACTURA MYE. Una vez que se reciban las plantillas de factura del año en curso, NO UTILICE ninguna otra plantilla de factura MYE. Por ejemplo, si un contratista envía facturas MYE de julio a octubre, en noviembre se emiten las plantillas de factura del año en curso; luego, la agencia debe descartar las antiguas facturas MYE y comenzar a usar la plantilla de factura revisada a partir de noviembre y continuar usando estas facturas hasta el final del año fiscal o hasta que se haya modificado el contrato. La mayoría de las veces, cuando se modifica un contrato en el año en que se certificó, se emitirán nuevas plantillas de factura que reemplazarán el último conjunto de facturas. 

¿Cuándo se emiten las facturas de ajuste y quién es responsable de completarlas? ¿ El Departamento de Salud Pública (DPH) o el contratista? (Aplica tanto a BHS como a entidades ajenas a BHS).

Para los contratos de pago por servicio, el analista de facturación del DPH preparará y enviará al contratista una factura de ajuste poco después de que este presente una nueva plantilla de factura basada en el presupuesto del año fiscal en curso (no en la financiación del año anterior; por lo tanto, no se trata de una factura de ajuste de mes). Para obtener más información , consulte el documento «Manual de Procedimientos de Facturación del DPH - Capacitación 2019-2020», páginas 12-15. Para los contratos de reembolso de costos, el contratista incluirá los gastos de ajuste en la factura del mes siguiente. Para obtener más información, consulte el documento «Manual de Procedimientos de Facturación del DPH - Capacitación 2019-2020», páginas 16-18.

¿Cuándo es necesario que el contratista presente una factura de conciliación? (Solo HHS, HPS y CHEP) ¿Por qué?

Esto se aplica únicamente a los contratos de pago por servicio (FFS). Esta conciliación debe realizarse junto con la factura final, 45 días calendario después de que finalice el plazo del anexo del contrato. Los contratos de Servicios de Salud para el VIH (HHS) y Prevención del VIH (CHEP) con contratistas de pago por servicio deben presentar una conciliación anual que compare los ingresos recibidos con los costos reales incurridos. Los ingresos recibidos que excedan los costos reales incurridos por la prestación de los servicios informados deben devolverse al Departamento de Salud Pública. El detalle de la conciliación se realiza por modo de servicio, no por el total del anexo del contrato. Si un contratista debe devolver fondos al Departamento, el contratista enviará un cheque, a nombre del Departamento de Salud Pública, junto con la conciliación de FFS y la factura final. La conciliación se realiza para garantizar que el DPH no pague en exceso al contratista y que el pago se base en los gastos reales incurridos.

¿Qué es un formulario de solicitud de variación de factura (IVR) y cuándo se utiliza? 

El formulario de Solicitud de variación de factura se utiliza si el gasto excesivo de un contratista en una categoría de gasto presupuestada existente supera (1) $1,000 y supera el 10% de la categoría de gasto, o (2) $10,000 de la categoría de gasto total. Cuando esto ocurre, el contratista puede solicitar la aprobación de la factura mediante la presentación de un formulario de IVR. Este formulario solo se puede presentar una vez al final del año fiscal y solo en el momento en que se envía la factura final de fin de año. El formulario se utiliza solo para autorizar el pago de una variación de factura en el último mes del año fiscal o período de financiación. La política solo se aplica a las facturas de reembolso de costos y no se aplica a los gastos no permitidos, como subcontratistas/consultores, gastos indirectos, beneficios complementarios, gastos de capital o cualquier partida nueva en el presupuesto. 

Beneficios complementarios (se puede utilizar el IVR si los gastos de beneficios complementarios superan los $1000. El IVR no se aplicará si el contratista desea reflejar el aumento en la tasa de beneficios complementarios en los años en curso; en ese caso, se debe procesar una Revisión del Presupuesto del Programa (RPB)), Gastos de capital o cualquier nueva partida en el presupuesto.

Consulte el resumen del IVR en la página 7.

Resumen de solicitud de variación de factura

• La solicitud de variación de factura aprobada se aplica SÓLO al último mes de ese año fiscal o período de financiación.
• Para reflejar estos cambios en los años en curso, se debe procesar una Revisión del Presupuesto del Programa (RPB). 
• Los cambios durante el año deben realizarse a través del proceso normal de modificación de contrato.
• Los gastos totales no pueden superar el presupuesto total de la factura. El gasto excesivo en una o más categorías de gastos debe compensarse con un gasto insuficiente en una o más categorías de gastos diferentes.

¿Existe un Manual de Facturas disponible al que pueda recurrir como referencia?

La Oficina Comercial-Unidad de Presupuesto del DPH ha publicado el Manual de procedimientos de facturación de servicios contractuales del DPH *, que se puede encontrar en el sitio web del CDTA en www.sf.gov/cdta .

¿Cómo puedo recibir capacitación sobre cómo completar las facturas del DPH?

Consulte www.sf.gov/cdta y descargue la presentación en PowerPoint de capacitación sobre facturación para obtener una descripción general. También puede comunicarse con su analista de facturas para obtener ayuda. Por último, la Oficina Comercial del DPH, Unidad de Presupuesto, ofrece una clase de capacitación sobre facturación todos los años, con el objetivo de que se realice durante el primer trimestre del nuevo año fiscal.

Los retrasos en los pagos completos suelen deberse a:

1. Uso incorrecto de plantilla de factura.
2. Facturas no enviadas en orden secuencial.
3. Los entregables de bajo nivel que no superen la evaluación de facturas de hitos trimestrales requerirán la aprobación del SOC antes de que se emita el pago (esto es específicamente para contratos de reembolso de costos (CR) que no sean de BHS) que pueden requerir una demora. Puede acelerar este proceso enviando una explicación junto con el envío de la factura.
4. Subcontratistas que no están debidamente nombrados o que no figuran en el Apéndice B del contratista. (Consulte la Política de subcontratistas en www.sf.gov/cdta)
5. El acuerdo del subcontratista no coincide con la factura enviada.
6. El analista de facturas no tiene una copia del contrato de subcontratación. Los contratos firmados deben enviarse al gerente del programa CDTA.
7. El contratista no adjunta facturas de subcontratistas como documentación de respaldo.
8. La factura excede el presupuesto de la categoría de gastos en más del 10% o $10 000. ¿Se refiere a la línea de artículo de la factura?
9. Los nuevos puestos, las nuevas partidas, los aumentos de gastos de capital, los aumentos de subcontratistas, los aumentos de beneficios complementarios o los aumentos de costos indirectos se incluyen en la plantilla de factura y no existen en el presupuesto o no están en una categoría de gasto permitida para respaldar el exceso de gasto sin una revisión del presupuesto. Estos ajustes requieren que se complete un formulario de Solicitud de cambio de contrato (CCR) y, si se autoriza, el contratista debe presentar un Presupuesto de programa revisado (RPB).
10. Consulte las preguntas frecuentes del Manual de facturas para conocer otros problemas que puedan retrasar las facturas.

Comuníquese con su gerente de proyecto de CDTA o visite www.sf.gov/cdta para descargar el Manual de facturación del DPH y obtener más información.