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第一步：提交投訴
選民可在遇到他們認為的無障礙違規行為後的 60 個日曆日內向任何部門提出投訴。
投訴必須以書面形式提交，但如果投訴人需要其他格式，ADA協調員將提供相應協助。例如，作為ADA協調員，您可以在與投訴人電話溝通的同時，為其填寫線上投訴表格。
投訴內容應包括：
- 問題陳述
- 地點
- 日期和時間
- 選民姓名（非必填）
- 選民聯絡資訊（非必填）
- 他們還想提供有關投訴的任何其他資訊嗎？
請注意：
- 民眾可以匿名投訴。但各部門仍需記錄匿名投訴的調查和處理結果。
- 如果投訴人沒有提供足夠的資訊使相關部門能夠調查和解決問題，則相關部門可以認為該投訴已被放棄。
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步驟二：確認收貨
- 如果 ODA 收到投訴，ODA 會將投訴副本發送給相關的市政府部門。
- ODA將在5個工作天內向申請人發送收據確認函。確認函將包含：後續步驟的說明，包括相關部門的調查安排和回覆時間表。
- 如果您的部門直接收到投訴，您將像 ODA 一樣，按照上述方式向投訴人確認收到投訴。
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步驟三：調查
貴部門將有30個工作天的時間進行調查，並確定最佳解決方案。根據投訴的性質，投訴可能在30天內解決。
如果您的部門無法在 30 個工作天內回應，您必須向 ODA 申請延期。
延期申請必須包含延期理由。 ODA 將在 5 個工作天內評估該申請。如果 ODA 批准延期，該部門將向申請人提供狀態更新。延期理由可能包括但不限於：
- 該部門需要更多時間來了解拆除建築障礙的可行性和時間表。
- 該部門需要更多時間收集相關資訊。
- ADA協調員在30個工作天內不在辦公室。
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步驟 4：決議
該部門將在30個工作天內，或在任何已批准的延期期限內，向投訴人作出回應。回覆中將包含對投訴調查的說明以及任何適用的解決方案。
- 該部門將在答覆截止日期前至少 5 個工作天向 ODA 發送答覆草稿以供審核。
- ODA將審核回复，並在5個工作天內向部門提出任何修改建議。
如果該部門認定沒有發生無障礙違規行為，該部門將向當事人提供詳細的書面解釋，說明其認定結果。
如果選民的首選溝通方式是電話，部門可以打電話給選民告知決定結果。同時，也應發送書面回覆。如果選民沒有或不願提供電子郵件/郵寄地址，部門必須向俄亥俄州發展事務部 (ODA) 發送一份書面決定摘要，其中應包含向選民傳達決定結果的方式和時間的證明文件。
如果發現無障礙違規行為，且無法在 30 個工作天內解決，相關部門將提供一份實施計畫。該實施計劃將包括：
- 將採取的行動的描述
- 完成時間表
- 負責執行該計劃的人員的聯絡方式
請注意：如對部門的決定不滿意，選民可以提出上訴。選民應被告知，自收到部門決定之日起，他們有 10 個工作日的時間提出上訴。上訴應提交至俄亥俄州殘疾人事務部 (ODA) 的《美國殘疾人法》申訴上訴小組（「小組」）。更多詳情，請參閱 ODA 的《申訴上訴程序》。
ODA 和貴部門收到的所有書面投訴、回覆和申訴，市府將保留至少五年。