報告
建築檢查部的改革舉措
舊金山建築檢查部的使命是透過驗證建築物和構築物的開發和維護是否符合所有適用的規範和法規，確保城市內的生命和財產得到保障。為了增強公眾對該部門管理、營運和監督的信心，工作人員確定了以下關鍵問題和潛在舉措，以改善我們的流程、培養我們的員工並提高公眾的透明度。
該計劃於 2021 年 5 月 19 日正式開始。
管理
重點領域
確保員工行為符合道德規範並減少部門內潛在的利益衝突。
現有結構/保障措施
為工作人員分配了道德和利益衝突的培訓模組。員工必須閱讀行為準則並簽署不相容活動聲明。員工還必須每年提交 700 表格披露並參加道德培訓。
新舉措：
- 行為準則檢討與更新
- 額外的員工培訓主題包括但不限於責任、客戶服務、多元化/公平/包容性、人員管理
- 部門職能的種族平等審查
行政
人力資源
重點領域
吸引和僱用高素質、多元化的員工，並為他們提供標準化的入職培訓和持續培訓，以幫助他們在職位上取得成功。
現有結構/保障措施
該部門廣泛發布職位信息，與員工分享職位信息，並在適當的時間內開放所有招聘機會以供申請。部門在組成招募小組時採用最佳實踐，包括招募其他部門的代表、為面試團隊安排多元化的小組以及使用標準化評分方法。該部門遵循候選人去識別協議，並要求對小組成員進行隱性偏見培訓。部門代表參加 DHR 工作小組，包括多元化招募工作小組和處理去身分化政策、紀律以及外展和招募問題的工作小組。
新舉措
- 標準化面試、招募和入職流程。
- 作為外展工作的一部分，參加展示 DBI 不同類型工作的聚焦系列活動並擴大外展範圍
- 制定招募資訊發佈時間至少兩週的新標準
- 擴大入職、培訓和指導計劃並使其標準化
- 圍繞種族平等和組織文化措施實施員工培訓
記錄管理
重點領域
確保 DBI 管理的公共記錄的準確性、完整性和公眾可訪問性。
現有結構/保障措施
財產資訊的公共記錄包括許可證申請、計劃、工作卡、最終竣工證書和頒發的許可證，所有這些都以數位方式保存。為了保護數位副本，DBI 徽標嵌入在文件中，並且文件被鎖定。
客戶可以在 DBI 辦公室查看官方建築平面圖，但僅限查看。根據州法律，客戶不得對這些記錄拍照。顧客會收到有關規則的指導，櫃檯上的電腦受到限制並具有通用登入名，因此它們僅提供對網站的訪問，而不提供對內部網路的訪問。任何列印副本都被視為帶有嵌入到文件中的 DBI 徽標的記錄的正式副本。有兩種不同的標誌——公共副本和內部副本，用於表示文件的來源。對於建築平面圖請求，DBI 會將請求通知設計專業人員，設計專業人員有 30 天的時間批准或拒絕該請求。
任何有權存取 Papervision 的員工都會簽署一份協議，表明其僅供商業用途。只有 RMD 員工可以編輯，並且該部門維護審計追蹤。部門經理審查查看或編輯任何記錄的每個人的報告。新員工在試用期結束之前對 Papervision 的存取受到限制。
新舉措
- 實施安全共享（而不是電子郵件）以提供更高的安全性和更大的容量。
管理資訊服務
重點領域
確保建築許可證和記錄的準確性和完整性。
現有結構/保障措施
頒發許可證後，許可證追蹤系統（PTS）記錄就會被鎖定，如果我們需要返回並進行任何更改，則需要通過主管。客戶無法向 MIS 提交票據來更新資訊——DBI 工作人員是保護記錄的看門人。系統自動備份並保持記錄完整性。所有記錄的備份可確保即使主記錄已更改或刪除，記錄仍然存在並受到保護。該部門維護審計表，顯示任何記錄刪除情況。如果存在差異，將產生審計報告。
新舉措
- IT 經理的網路安全評估培訓
- 許可證追蹤平台的現代化
檢查
建築、電氣、管道和住房檢查
重點領域
確保檢查過程的完整性並防止濫用行為。
現有結構/保障措施
巡視部門將全市劃分為各區，並指派巡視員進行巡視。除非主管指派，檢查人員不得在其區域之外進行檢查。檢查員定期輪調到不同地區。部門經理對檢查進行抽查，高級檢查員審查報告。該部門力求檢查結果中的語言保持一致，檢查員接受過培訓以核實網站上的信息。要結束住房案件減免令，必須由首席住房監察員簽署。
新措施和建議
- 預先檢查以增強品質合規性
- 對檢查員進行培訓，確保他們正在查看批准的計劃並知道要尋找什麼
- 在線提供許可證的檢查記錄和更正詳細信息
- 我們網站上為客戶提供有關如何提出疑慮的重要信息
- 為公眾提交法規執行投訴的指南－通常需要更加具體
守則執行
重點領域
確保守則執行過程的完整性和公平性。
現有結構/保障措施
違規行為分為幾層：空置建築、軟層、鍋爐工程、其他違規行為。大約 75% 的工作是文書工作，而不是現場工作。檢查員需要簽署宣誓書以確認通知的張貼。透過電子表格和電子表格追蹤訊息，以確保人們承擔責任。檢查員必須記錄結果。代碼執行主管審查每份違規通知的準確性和記錄。如果顧客不滿意，主管會審查檢查員的工作。所有案件的預期週期為 21 天（召開聽證會）。該部門每隔一周進行一次品質控制。兩年前，該部門成立了投訴調查小組（過去曾前往地區督察）以提高回應能力。
新措施/建議
- 根據增強的品質合規立法，指派團隊負責人並制定新流程，將重複違規者轉介給適當的州許可委員會以採取可能的行動
- 擴大和澄清有關準則的公共資訊和宣傳，以進一步教育公眾有關準則執行和違規處罰的資訊。
- 任命一名新的高級檢查員來監督並確保問責制
- 在資料庫中向公眾提供 NOV
許可證服務
重點領域
確保以最高水準的信心和誠信審查計劃並頒發許可證。
現有結構/保障措施
許可證服務部門隨機分配項目給計畫檢查員，因此客戶不能要求獲得特定的計畫檢查員。管理人員定期進行品質控制。
新舉措
- 對計劃審查和額外品質控制進行抽查
- 計劃審查標準化措施，確保一致性
- Qless 調度，確保專案隨機分配給計畫審核者
- 明確複查標準
- 建立 OTC 與內部審查的標準，為客戶提供更好的指導
- 關於如何根據增強的品質合規性控制發現和報告避免代碼合規的典型方法的培訓