INFORME
Iniciativas de reforma en el Departamento de Inspección de Edificios
La misión del Departamento de Inspección de Edificios de San Francisco es garantizar la protección de la vida y la propiedad en la ciudad verificando que los edificios y las estructuras se construyan y mantengan de conformidad con todos los códigos y reglamentos aplicables. Para aumentar la confianza del público en la gestión, las operaciones y la supervisión del departamento, el personal ha identificado los siguientes problemas clave y las posibles iniciativas para mejorar nuestros procesos, desarrollar a nuestro personal y mejorar la transparencia para el público.
Esta iniciativa comenzó oficialmente el 19 de mayo de 2021. Las actualizaciones de estado trimestrales se publicarán en esta página.
Gestión
Área de enfoque
Garantizar la conducta ética del personal y reducir los posibles conflictos de intereses en el departamento.
Estructura existente/salvaguardias
El personal recibe módulos de capacitación sobre ética y conflictos de intereses. El personal debe leer el Código de conducta y firmar una Declaración de actividades incompatibles. El personal también debe presentar un Formulario 700 todos los años y asistir a capacitaciones sobre ética.
Nuevas iniciativas:
- Revisión y actualizaciones del Código de conducta
- Se desarrollaron capacitaciones adicionales para el personal sobre temas que incluyen, entre otros, responsabilidad, servicio al cliente, diversidad/equidad/inclusión y gestión de personas.
- Revisión de las funciones del departamento en materia de equidad racial
Administración
Recursos humanos
Área de enfoque
Atraer y contratar empleados altamente calificados y diversos y brindarles una incorporación estandarizada y capacitación continua para que tengan éxito en su función.
Estructura existente/Salvaguardias
El Departamento publica anuncios de empleo ampliamente, comparte las ofertas de trabajo con el personal y mantiene abiertas todas las oportunidades de contratación para postulaciones durante un período de tiempo adecuado. El Departamento emplea las mejores prácticas para reunir los paneles de contratación, lo que incluye reclutar representantes de otros departamentos, formar un panel diverso para el equipo de entrevistas y utilizar una metodología de puntuación estandarizada. El Departamento sigue protocolos de desidentificación de candidatos y exige capacitaciones sobre sesgo implícito para los miembros del panel. Los representantes del Departamento participan en los grupos de trabajo del DHR, incluido el Grupo de trabajo de contratación de diversidad y los grupos de trabajo para abordar las políticas de desidentificación, la disciplina y la divulgación y el reclutamiento.
Nuevas iniciativas
- Estandarizar los procesos de entrevista, contratación e incorporación.
- Participe en una serie destacada que muestra diferentes tipos de trabajos en DBI como parte de un esfuerzo de divulgación y amplíe el alcance.
- Establecer un nuevo estándar de publicación de un reclutamiento con un mínimo de dos semanas de antelación.
- Ampliar y estandarizar los programas de incorporación, capacitación y tutoría.
- Implementar capacitación del personal en torno a iniciativas de equidad racial y cultura organizacional.
Gestión de registros
Área de enfoque
Garantizar la exactitud, integridad y accesibilidad pública de los registros públicos administrados por DBI.
Estructura existente/salvaguardias
El registro público de información sobre la propiedad incluye la solicitud de permiso, los planos, la tarjeta de trabajo, el certificado de finalización final y el permiso emitido, que se guardan en formato digital. Para proteger las copias digitales, el logotipo de DBI se incorpora al documento y el archivo se bloquea.
Los clientes pueden ver los planos oficiales de los edificios en la oficina del DBI, pero tienen la restricción de verlos únicamente. Los clientes no pueden tomar fotografías de estos registros según la ley estatal. Se les informa a los clientes sobre las reglas y las computadoras en el mostrador están restringidas y tienen un inicio de sesión genérico, por lo que solo brindan acceso al sitio web, no a la red interna. Cualquier copia impresa se considera una copia oficial del registro con el logotipo del DBI incrustado en el documento. Hay dos logotipos diferentes: copias públicas e internas para indicar dónde se originaron los documentos. Para las solicitudes de planos de construcción, el DBI notifica al profesional de diseño sobre la solicitud, y el profesional de diseño tiene 30 días para aprobar o rechazar la solicitud.
Todo el personal que tenga acceso a Papervision firma un acuerdo que establece que el uso es estrictamente comercial. Solo el personal de RMD puede editarlo y el departamento mantiene un registro de auditoría. El gerente del departamento revisa un informe de todas las personas que han visto o realizado modificaciones en un registro. El personal nuevo tiene acceso limitado a Papervision hasta que haya pasado el período de prueba.
Nuevas iniciativas
- Implemente Secure Share (en lugar de correos electrónicos) para brindar más seguridad y más capacidad.
Servicios de información de gestión
Área de enfoque
Garantizar la exactitud e integridad de los permisos y registros de construcción.
Estructura existente/salvaguardias
Una vez emitido un permiso, el registro del Sistema de Seguimiento de Permisos (PTS) se bloquea y, si necesitamos volver atrás y hacer algún cambio, debe pasar por un supervisor. Los clientes no pueden enviar un ticket al MIS para actualizar la información; el personal del DBI es el guardián que protege los registros. El sistema realiza automáticamente copias de seguridad y preserva la integridad de los registros. Esta copia de seguridad de todos los registros garantiza que el registro seguirá existiendo y estará protegido, incluso si se modifica o elimina el registro principal. El departamento mantiene tablas de auditoría que muestran las eliminaciones de registros. En caso de discrepancia, se generaría un informe de auditoría.
Nuevas iniciativas
- Capacitación en evaluación de ciberseguridad para gerentes de TI
- Modernización de la plataforma de seguimiento de permisos
Inspecciones
Inspecciones de edificios, electricidad, plomería y vivienda
Área de enfoque
Garantizar la integridad del proceso de inspección y protegerlo contra abusos.
Estructura existente/salvaguardias
La División de Inspecciones ha dividido la ciudad en distritos y asigna las inspecciones a los inspectores de distrito. Los inspectores no pueden realizar inspecciones fuera de su distrito a menos que se las asigne un supervisor. Los inspectores rotan a diferentes distritos de manera regular. Los gerentes de división realizan verificaciones aleatorias de las inspecciones y los inspectores superiores revisan los informes. La División se esfuerza por lograr un lenguaje coherente en los resultados de las inspecciones y los inspectores están capacitados para verificar la información en el sitio web. Para cerrar una orden de reducción en un caso de vivienda, debe estar firmada por el Inspector Jefe de Vivienda.
Nuevas iniciativas y recomendaciones
- Inspecciones previas para un mejor cumplimiento de la calidad
- Capacitación para inspectores, para garantizar que revisen los planes aprobados y sepan qué buscar
- Notas de inspección y detalles de corrección de permisos disponibles en línea
- Información destacada en nuestro sitio web para clientes sobre cómo plantear inquietudes.
- Directrices para el público sobre la presentación de quejas para la aplicación del código: a menudo se necesita más especificidad
Cumplimiento del código
Área de enfoque
Garantizar la integridad y equidad del proceso de aplicación del código.
Estructura existente/salvaguardias
Las infracciones se dividen en niveles: edificios vacíos, pisos blandos, programa de calderas, infracciones varias. Alrededor del 75 % del trabajo es administrativo y no de campo. El inspector debe firmar una declaración jurada para confirmar la publicación de los avisos. La información se registra electrónicamente y mediante una hoja de cálculo para que las personas sean responsables. Los inspectores deben documentar los resultados. El jefe de cumplimiento del código revisa cada aviso de infracción para comprobar su precisión y documentación. Si un cliente no está satisfecho, el jefe revisa el trabajo de los inspectores. La expectativa es un plazo de respuesta de 21 días para todos los casos (para programar una audiencia). La división realiza un control de calidad cada dos semanas. Hace dos años, el departamento formó el equipo de investigación de quejas (que solía acudir a los inspectores del distrito) para mejorar la respuesta.
Nuevas iniciativas/recomendaciones
- De acuerdo con la legislación de cumplimiento de calidad mejorada, asignar un líder de equipo y desarrollar un nuevo proceso para remitir a los infractores reincidentes a la Junta de Licencias Estatal correspondiente para posibles acciones.
- Ampliar y aclarar la información pública y la divulgación en torno al código para educar aún más al público sobre la aplicación del código y las sanciones por infracciones.
- Designar un nuevo inspector superior para supervisar y garantizar la rendición de cuentas.
- Poner los NOV a disposición del público en una base de datos
Servicios de permisos
Área de enfoque
Asegúrese de que los planes se revisen y los permisos se emitan con el más alto nivel de confianza e integridad.
Estructura existente/salvaguardias
La División de Servicios de Permisos asigna proyectos a los verificadores de planos de manera aleatoria, por lo que los clientes no pueden solicitar que se les asigne un verificador de planos específico. Los gerentes realizan controles de calidad periódicamente.
Nuevas iniciativas
- Controles puntuales de revisión de planos y control de calidad adicional
- Medidas de estandarización para la revisión del plan para garantizar la coherencia
- Programación sin Qless para garantizar que los proyectos se asignen a los revisores de planes de forma aleatoria
- Criterios definidos para las comprobaciones posteriores
- Criterios establecidos de revisión de medicamentos OTC vs. internos para brindar mejores pautas a los clientes
- Capacitación sobre cómo detectar y denunciar métodos típicos para evitar el cumplimiento del código mediante un control de cumplimiento de calidad mejorado