Mga hakbangin sa reporma sa Department of Building Inspection

Ang misyon ng San Francisco Department of Building Inspection ay tiyakin na ang buhay at ari-arian sa loob ng The City ay pinangangalagaan sa pamamagitan ng pag-verify na ang mga gusali at istruktura ay binuo at pinapanatili alinsunod sa lahat ng naaangkop na mga code at regulasyon. Upang palawakin ang tiwala ng publiko sa pamamahala, pagpapatakbo at pangangasiwa ng departamento, natukoy ng mga kawani ang mga sumusunod na pangunahing isyu at potensyal na mga hakbangin upang mapabuti ang ating mga proseso, mapaunlad ang ating mga kawani, at mapahusay ang transparency para sa publiko.

Opisyal na nagsimula ang inisyatiba na ito noong Mayo 19, 2021. Ipo-post ang mga quarterly status update sa page na ito.

Pamamahala

Lugar na pinagtutuunan ng pansin

Siguraduhin ang etikal na pag-uugali at pagbabawas ng mga potensyal na salungatan ng interes sa departamento.

Kasalukuyang istraktura/pangangalaga

Ang mga kawani ay nakatalaga ng mga module ng pagsasanay sa etika at mga salungatan ng interes. Dapat basahin ng staff ang Code of Conduct at lagdaan ang Statement of Incompatible Activities. Dapat ding mag-file ang staff ng Form 700 disclosure bawat taon at dumalo sa mga pagsasanay sa etika.

Mga bagong hakbangin:

• Pagsusuri at pag-update ng Code of Conduct
• Mga karagdagang pagsasanay sa kawani na binuo sa mga paksa kabilang ang, ngunit hindi limitado sa pananagutan, serbisyo sa customer, pagkakaiba-iba/pagkakapantay-pantay/pagsasama, pamamahala ng mga tao
• Pagsusuri ng pagkakapantay-pantay ng lahi ng mga tungkulin ng departamento

Pangangasiwa

Human Resources

Lugar ng Pokus

Mang-akit at umarkila ng mataas na kwalipikado, magkakaibang mga empleyado at bigyan sila ng standardized on-boarding at patuloy na pagsasanay upang magtagumpay sa kanilang tungkulin.

Kasalukuyang Istruktura/Mga Pangangalaga

Malawakang nagpo-post ang departamento ng mga trabaho, nagbabahagi ng mga pag-post ng trabaho sa mga kawani at pinananatiling bukas ang lahat ng pagkakataon sa pagkuha para sa mga aplikasyon para sa isang naaangkop na haba ng panahon. Gumagamit ang Departamento ng pinakamahuhusay na kagawian sa pag-assemble ng mga panel sa pag-hire, kabilang ang pag-recruit ng mga kinatawan mula sa ibang mga departamento, pag-upo ng magkakaibang panel para sa pangkat ng panayam at paggamit ng standardized na pamamaraan ng pagmamarka. Sinusunod ng departamento ang mga protocol ng pagtanggal ng pagkakakilanlan ng kandidato at nangangailangan ng mga implicit bias na pagsasanay para sa mga miyembro ng panel. Ang mga kinatawan ng departamento ay lumahok sa mga grupong nagtatrabaho sa DHR, kabilang ang Diversity Recruitment Working Group at mga grupong nagtatrabaho upang tugunan ang mga patakaran sa pag-de-identification, disiplina at outreach at recruitment. 

Mga bagong inisyatiba

• I-standardize ang mga proseso ng pakikipanayam, pagkuha at onboarding.
• Makilahok sa isang serye ng spotlight na nagpapakita ng iba't ibang uri ng trabaho sa DBI bilang bahagi ng pagsisikap sa outreach at palawakin ang outreach
• Magtatag ng isang bagong pamantayan ng pag-post ng isang recruitment para sa hindi bababa sa dalawang linggo
• Palawakin at gawing pamantayan ang mga programa sa onboarding, pagsasanay at mentorship
• Magpatupad ng pagsasanay sa mga kawani tungkol sa pagkakapantay-pantay ng lahi at mga inisyatiba sa kultura ng organisasyon

Pamamahala ng mga rekord

Lugar na pinagtutuunan ng pansin

Tiyakin ang katumpakan, integridad at pampublikong accessibility ng mga pampublikong rekord na pinamamahalaan ng DBI.

Kasalukuyang istraktura/pangangalaga

Kasama sa pampublikong rekord para sa impormasyon ng ari-arian ang aplikasyon ng permiso, mga plano, job card, Sertipiko ng Pangwakas na Pagkumpleto at inisyu na permit, na lahat ay digital na naka-save. Para protektahan ang mga digital na kopya, naka-embed ang logo ng DBI sa dokumento at naka-lock ang file.

Maaaring tingnan ng mga customer ang mga opisyal na plano ng gusali sa opisina ng DBI, ngunit limitado lamang sa pagtingin. Hindi pinapayagan ang mga customer na kumuha ng mga larawan ng mga talaang ito batay sa batas ng estado. Ang mga customer ay itinuro sa mga panuntunan, at ang mga computer sa counter ay pinaghihigpitan at may generic na pag-login, kaya nagbibigay lamang sila ng access sa website, hindi sa panloob na network. Ang anumang kopya ng printer ay itinuturing na opisyal na kopya ng talaan na may logo ng DBI na naka-embed sa dokumento. Mayroong dalawang magkaibang logo—pampubliko at panloob na mga kopya upang ipahiwatig kung saan nagmula ang mga dokumento. Para sa mga kahilingan para sa mga plano sa pagtatayo, inaabisuhan ng DBI ang propesyonal sa disenyo ng kahilingan, at ang propesyonal sa disenyo ay may 30 araw upang aprubahan o tanggihan ang kahilingan.

Ang sinumang kawani na may access sa Papervision ay pumirma sa isang kasunduan na ito ay para lamang sa paggamit ng negosyo. Tanging kawani ng RMD ang maaaring mag-edit, at ang departamento ay nagpapanatili ng isang audit trail. Sinusuri ng manager ng departamento ang isang ulat ng lahat na tumingin o gumawa ng anumang mga pag-edit sa anumang talaan. Ang mga bagong kawani ay may limitadong access sa Papervision hanggang sa makalipas sila sa panahon ng pagsubok.

Mga bagong inisyatiba  

• Ipatupad ang Secure Share (sa halip na mga email) upang magbigay ng higit na seguridad at higit na kapasidad.

Mga Serbisyo sa Impormasyon sa Pamamahala

Lugar na pinagtutuunan ng pansin

Tiyakin ang katumpakan at integridad ng mga permit at rekord ng gusali.

Kasalukuyang istraktura/pangangalaga

Pagkatapos maibigay ang permit, mai-lock ang rekord ng Permit Tracking System (PTS)—at kung kailangan nating bumalik at gumawa ng anumang mga pagbabago, kailangan itong dumaan sa isang superbisor. Ang mga customer ay hindi maaaring maghain ng ticket sa MIS upang mag-update ng impormasyon—ang kawani ng DBI ang gatekeeper upang protektahan ang mga talaan. Ang system ay awtomatikong nagba-back up at pinapanatili ang integridad ng mga talaan. Tinitiyak ng back-up na ito ng lahat ng mga talaan na ang talaan ay mananatili at mapoprotektahan, kahit na ang pangunahing tala ay binago o inalis. Ang departamento ay nagpapanatili ng mga talahanayan ng pag-audit na nagpapakita ng anumang mga pagtanggal ng mga tala. Sa kaso ng isang pagkakaiba, isang ulat sa pag-audit ay bubuo. 

Mga bagong inisyatiba  

• Pagsasanay sa pagtatasa ng cybersecurity para sa mga tagapamahala ng IT
• Modernisasyon ng platform sa pagsubaybay sa permit

Mga inspeksyon

Mga Inspeksyon sa Gusali, Elektrisidad, Pagtutubero at Pabahay

Lugar na pinagtutuunan ng pansin

Tiyakin ang integridad ng proseso ng inspeksyon at protektahan mula sa mga pang-aabuso.

Kasalukuyang istraktura/pangangalaga

Hinati ng Dibisyon ng Inspeksyon ang lungsod sa mga distrito at nagtalaga ng mga inspeksyon sa inspektor ng distrito. Ang mga inspektor ay hindi pinapayagang magsagawa ng mga inspeksyon sa labas ng kanilang distrito maliban kung itinalaga ng isang superbisor. Ang mga inspektor ay regular na iniikot sa iba't ibang distrito. Ang mga tagapamahala ng dibisyon ay nagsasagawa ng mga spot check sa mga inspeksyon, at ang mga senior inspector ay nagsusuri ng mga ulat. Ang dibisyon ay nagsusumikap para sa pare-parehong wika sa mga resulta sa mga inspeksyon, at ang mga inspektor ay sinanay upang i-verify ang impormasyon sa website. Upang isara ang isang order ng abatement sa isang kaso ng pabahay, kailangan itong pirmahan ng Chief Housing Inspector.

Mga bagong inisyatiba at rekomendasyon

• Mga paunang inspeksyon para sa pinahusay na kalidad ng pagsunod
• Pagsasanay para sa mga inspektor, tinitiyak na tinitingnan nila ang mga inaprubahang plano at alam kung ano ang hahanapin
• Mga tala sa inspeksyon at mga detalye ng pagwawasto sa mga permit na ginawang available online
• Prominenteng impormasyon sa aming website para sa mga customer tungkol sa kung paano itaas ang mga alalahanin
• Mga alituntunin para sa publiko tungkol sa paghahain ng mga reklamo para sa pagpapatupad ng code—kadalasan ay nangangailangan ng higit pang detalye

Pagpapatupad ng Code

Lugar na pinagtutuunan ng pansin

Tiyakin ang integridad at pagiging patas ng proseso ng pagpapatupad ng code.

Kasalukuyang istraktura/pangangalaga

Ang mga paglabag ay nahahati sa mga tier—mga bakanteng gusali, malambot na kuwento, boiler program, iba't ibang mga paglabag. Humigit-kumulang 75% ng trabaho ay clerical vs field work. Kailangang lagdaan ng inspektor ang affidavit upang kumpirmahin ang pag-post ng mga abiso. Ang impormasyon ay sinusubaybayan sa elektronikong paraan at sa pamamagitan ng spreadsheet upang mapanatiling may pananagutan ang mga tao. Kailangang idokumento ng mga inspektor ang mga resulta. Sinusuri ng Hepe ng Pagpapatupad ng Kodigo ang bawat Abiso ng Paglabag para sa katumpakan at dokumentasyon. Kung hindi nasisiyahan ang isang customer, sinusuri ng Chief ang trabaho ng mga inspektor. Ang inaasahan ay isang 21-araw na turnaround para sa lahat ng kaso (upang mag-set up ng pagdinig). Ang dibisyon ay nakikibahagi sa kontrol sa kalidad tuwing ibang linggo. Dalawang taon na ang nakararaan, binuo ng departamento ang pangkat ng pagsisiyasat ng reklamo (na ginagamit upang pumunta sa mga inspektor ng distrito) upang mapabuti ang pagtugon.

Mga bagong inisyatiba/rekomendasyon  

• Alinsunod sa pinahusay na batas sa pagsunod sa kalidad, magtalaga ng pinuno ng koponan at bumuo ng isang bagong proseso upang i-refer ang mga umuulit na lumalabag sa naaangkop na Lupon sa Paglilisensya ng Estado para sa potensyal na aksyon
• Palawakin at linawin ang pampublikong impormasyon at outreach sa paligid ng code upang higit pang turuan ang publiko tungkol sa pagpapatupad ng code at mga parusa sa paglabag. 
• Magtalaga ng bagong senior inspector upang mangasiwa at matiyak ang pananagutan
• Gawing available sa publiko ang mga NOV sa isang database

Mga Serbisyo ng Permit

Lugar na pinagtutuunan ng pansin

Tiyakin na ang mga plano ay susuriin at ang mga permit ay ibinibigay na may pinakamataas na antas ng kumpiyansa at integridad.

Kasalukuyang istraktura/pangangalaga

Ang Dibisyon ng Mga Serbisyo ng Permit ay nagtatalaga ng mga proyekto upang magplano ng mga checker nang random, kaya hindi maaaring hilingin ng mga customer na kumuha ng mga partikular na checker ng plano. Pana-panahong nagsasagawa ang mga tagapamahala ng kontrol sa kalidad.

Mga bagong inisyatiba  

• Mga spot check sa pagsusuri ng plano at karagdagang kontrol sa kalidad
• Mga hakbang sa standardisasyon para sa pagsusuri ng plano upang matiyak ang pagkakapare-pareho
• Qless na pag-iiskedyul upang matiyak na ang mga proyekto ay itinalaga sa mga tagasuri ng plano nang random
• Tinukoy na pamantayan para sa muling pagsusuri
• Itinatag na pamantayan ng OTC kumpara sa in-house na pagsusuri upang magbigay ng mas mahuhusay na mga alituntunin para sa mga customer
• Pagsasanay kung paano makita at mag-ulat ng mga tipikal na pamamaraan upang maiwasan ang pagsunod sa code sa bawat pinahusay na kontrol sa pagsunod sa kalidad