背景
舊金山居民需要了解城市服務如何滿足他們的需求。為城市服務提供易於理解的記分卡的工作落在了財務總監辦公室才華橫溢的城市績效部門的肩上。自 2015 年以來，他們一直保留著令人難忘的城市績效記分卡：時尚的儀表板，可以清晰、清晰地鳥瞰舊金山市的表現。
出了什麼問題
人們喜歡它們，居民在推特上發推文，一切看起來都很順利…
但幕後的事情並沒有那麼好。計分卡在兩個月內迅速開發完成，以滿足緊迫的期限。由於有 70 多個圖表，因此幾乎沒有時間進行流程最佳化。 Tableau 是用於儀表板的軟體，需要特定格式的資料才能視覺化，但沒有提供幫助「整理資料」的工具。資料來自從效能資料庫中提取的 csv 平面文件，並在 Excel 中手動「整理」為所需的格式。每次需要更新指標時，分析師都必須手動下載新數據，更新一個（有時是多個）Excel 電子表格，在沒有其他人使用時登入共享計算機，然後執行刷新步驟並重新發布 Tableau 視覺對象。
此外，每個指標都有不同的更新節奏（每年、每季或每月），並且很少同時對齊，產生持續的資料整理工作。結果，大約需要 5 名員工每月工作 75 小時才能將儀表板保持在原始狀態。
這個過程不僅漫長而且繁瑣；它也是不可複製的。每位員工都記住了自己指標的獨特之處，導致了知識孤島。當指標停止更新時，只有該團隊成員可以診斷、排除故障並修復問題。
績效部門知道這個流程可以做得更好。數據需要標準化，他們需要一種能夠以更有效和高效的方式自動處理數據的工具。
做了什麼
績效部門分階段解決了這個問題。首先，他們與 DataSF 合作確定記分卡資料的資料結構，包括欄位的轉換和對應。產生的資料集託管在開放資料入口網站上，每天都會自動更新。標準化輸出提供了可視化所基於的一致的中央資料集。
記分卡團隊的成員參加了DataSF PowerBI 訓練。在意識到自動化資料轉換流程可以提高效率後，他們開始將所有 70 多個 Tableau 報表轉換為 PowerBI。
結果如何
PowerBI 能夠處理資料分析的完整工作流程，並與開放資料提供的統一資料來源結合，從而提高了效率。從根本上講，應用開放資料和 PowerBI 的組合可以節省大量員工時間，從而立即節省成本。每月75小時減少到每月15小時，工作量減少了80%。
儘管節省的時間相當可觀，但利用節省的時間所做的事情更令人興奮。績效部門從資料整理維護轉向持續改善記分卡。他們現在每個月花費 15 個小時進行迭代和改進！結果很明顯。記分卡更加動態，能夠透過添加視覺細節來講述更豐富的故事。現代設計感已應用於報表卡頁面，取代了先前存在的靜態登入頁面。
記分卡團隊渴望獲得您對記分卡的回饋，並透過在推特上@SFCityScorecard鼓勵提出建議和更改。
團隊
- Emily Alt，財務長辦公室城市績效部門
- Luke Fuller，財務長辦公室城市績效部門
- Alice Kassinger，財務長辦公室城市績效部門
- Wendy Lee，財務長辦公室城市績效部門
- Natasha Mihal，財務總監辦公室城市績效部門
- Cody Reneau，財務總監辦公室城市績效部門
- Sarah Small，財務總監辦公室城市績效部門