Fondo
Los residentes de San Francisco necesitan saber qué tan bien los servicios de la ciudad satisfacen sus necesidades. La tarea de proporcionar un cuadro de mando de fácil comprensión para los servicios de la ciudad recae en la talentosa Unidad de Desempeño de la Ciudad de la Oficina del Contralor . Desde 2015, han mantenido los memorables Cuadros de Mando de Desempeño de la Ciudad : elegantes paneles de control que ofrecen una visión clara, nítida y panorámica del desempeño de la ciudad de San Francisco.
¿Cuál fue el problema?
A la gente le encantaron, los residentes los tuitearon y todo parecía ir bien…
Pero detrás de escena, las cosas no eran tan buenas. Los cuadros de mando se desarrollaron rápidamente en dos meses para cumplir con una fecha límite urgente. Con más de 70 gráficos, esto dejó poco tiempo para el refinamiento del proceso. Tableau, el software utilizado para los cuadros de mando, requería datos en un formato específico para visualizarlos, pero no ofrecía herramientas para ayudar a "ordenar los datos". Los datos provenían de archivos planos csv extraídos de su base de datos de rendimiento y se "ordenaban" manualmente en Excel para obtener el formato necesario. Cada vez que era necesario actualizar la métrica, los analistas tenían que descargar manualmente los nuevos datos, actualizar una (o, a veces, varias) hojas de cálculo de Excel, iniciar sesión en una computadora compartida cuando nadie más la estaba usando y seguir los pasos para actualizar y volver a publicar el elemento visual de Tableau.
Además, cada métrica tenía una cadencia de actualización diferente (anual, trimestral o mensual) y rara vez se alineaban al mismo tiempo, lo que generaba un trabajo constante de manipulación de datos. Como resultado, se necesitaban aproximadamente 5 empleados, 75 horas al mes, solo para mantener los paneles en su estado original.
El proceso no solo era largo y engorroso, sino que además no era reproducible. Cada miembro del personal memorizaba las particularidades de sus propias métricas, lo que generaba silos de conocimiento. Cuando una métrica dejaba de actualizarse, solo ese miembro del equipo podía diagnosticar, solucionar y resolver el problema.
La Unidad de Rendimiento sabía que este proceso podía funcionar mejor. Era necesario estandarizar los datos y necesitaban una herramienta que pudiera automatizar la manipulación de datos de una manera más eficaz y eficiente.
¿Qué se hizo?
La Unidad de Desempeño abordó el problema en etapas. Primero, trabajaron con DataSF para identificar una estructura de datos para los datos del cuadro de mando, incluidas las transformaciones y asignaciones de campos. El conjunto de datos resultante se aloja en el portal Open Data , donde se actualiza automáticamente todos los días. El resultado estandarizado proporciona un conjunto de datos central y consistente sobre el que se pueden basar las visualizaciones.
Los miembros del equipo de cuadros de mando asistieron a una capacitación sobre PowerBI de DataSF . Al darse cuenta de las ventajas que se obtendrían al automatizar el proceso de transformación de datos, se dispusieron a convertir los más de 70 informes de Tableau a PowerBI.
¿Cuál fue el resultado?
La capacidad de PowerBI para gestionar el flujo de trabajo completo del análisis de datos, combinada con una fuente de datos armonizada proporcionada por los datos abiertos, permitió lograr nuevas eficiencias. En un nivel básico, la aplicación de la fuerza combinada de los datos abiertos y PowerBI permitió ahorrar una cantidad significativa de tiempo del personal, lo que se tradujo en un ahorro inmediato en los resultados finales. Las 75 horas mensuales se redujeron a 15 horas mensuales, lo que representa una reducción del 80 % en la carga de trabajo.
Aunque el ahorro de tiempo fue sustancial, lo que se hizo con el tiempo ahorrado es aún más emocionante. La Unidad de Rendimiento pasó del mantenimiento de Data Wrangling a la mejora continua de los cuadros de mando. ¡Ahora dedican 15 horas al mes a iterar y mejorar! Los resultados son claros. Los cuadros de mando son más dinámicos y pueden contar historias más ricas con detalles visuales adicionales. Se ha aplicado un sentido de diseño moderno a las páginas de los cuadros de mando, reemplazando la página de destino estática que existía antes.
El equipo de Scorecard está ansioso por recibir sus comentarios sobre los cuadros de mando y alienta sugerencias y cambios enviándolos por Twitter a @SFCityScorecard .
Equipo
- Emily Alt, Unidad de Desempeño de la Ciudad, Oficina del Contralor
- Luke Fuller, Unidad de Desempeño de la Ciudad, Oficina del Contralor
- Alice Kassinger, Unidad de Desempeño de la Ciudad, Oficina del Contralor
- Wendy Lee, Unidad de Desempeño de la Ciudad, Oficina del Contralor
- Natasha Mihal, Unidad de Desempeño de la Ciudad, Oficina del Contralor
- Cody Reneau, Unidad de Desempeño de la Ciudad, Oficina del Contralor
- Sarah Small, Unidad de Desempeño de la Ciudad, Oficina del Contralor