Tăng cường giám sát chủ động toàn thành phố đối với các tổ chức phi lợi nhuận với việc bổ sung các yêu cầu giám sát hợp đồng mới

SAN FRANCISCO — Vào tháng 12 năm 2024, Văn phòng Kiểm toán đã thiết lập các yêu cầu mới bắt buộc mà các sở ban ngành của Thành phố và Quận San Francisco (Thành phố) phải tuân thủ khi ký hợp đồng với các tổ chức phi lợi nhuận để cung cấp dịch vụ cộng đồng. Hôm nay, Văn phòng Kiểm toán đã công bố kết quả mới toàn diện về những nỗ lực của Thành phố trong năm qua nhằm chủ động giám sát các tổ chức phi lợi nhuận. Lần đầu tiên, báo cáo thường niên của Văn phòng Kiểm toán giờ đây bao gồm đánh giá về những nỗ lực cụ thể của từng sở ban ngành trong việc giám sát các hợp đồng phi lợi nhuận.

Một nền tảng trong bộ công cụ giám sát của Kiểm soát viên là Chính sách Giám sát Hợp đồng mới, yêu cầu các sở ban ngành phải giám sát các hợp đồng phi lợi nhuận trên 200.000 đô la mỗi năm. Các sở ban ngành thành phố được hướng dẫn xây dựng bộ Chính sách và Quy trình (P&P) riêng, trong đó nêu chi tiết các phương thức cụ thể mà họ dự định giám sát các hợp đồng phi lợi nhuận đáp ứng ngưỡng này, và được yêu cầu bao gồm một số yếu tố chính sau:

• Biện pháp thực hiện: Phác thảo mục tiêu mà bộ phận của họ muốn đạt được thông qua hợp đồng và đưa ra kỳ vọng rõ ràng cho cả nhà thầu và bộ phận ký hợp đồng.
• Báo cáo thường xuyên từ tổ chức phi lợi nhuận: Để các tổ chức phi lợi nhuận thể hiện tiến độ đạt được các biện pháp đánh giá hiệu suất và các mục tiêu hiệu suất khác, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết thường xuyên về hoạt động của chương trình.
• Thăm cơ sở: Nhân viên sở sẽ đến thăm các cơ sở chương trình nơi diễn ra các dịch vụ phi lợi nhuận, chẳng hạn như nhà tạm trú, trung tâm thanh thiếu niên hoặc bếp ăn cộng đồng. Nhân viên thành phố sẽ thực hiện các hoạt động như tham quan cơ sở dịch vụ và xem xét các tài liệu như mẫu hồ sơ khách hàng.

Trong báo cáo khai mạc về các hoạt động của Chương trình Giám sát Hợp đồng, Văn phòng Kiểm toán đã xem xét các Quy định và Điều kiện (P&P) từ các sở ban ngành có hợp đồng phi lợi nhuận hàng năm trên 200.000 đô la và đánh giá mức độ sẵn sàng thực hiện giám sát hợp đồng của họ. Đánh giá của Văn phòng Kiểm toán cho thấy phần lớn các sở ban ngành được đánh giá (73%) có P&P nhìn chung phù hợp với các tiêu chuẩn toàn thành phố và được viết đủ chi tiết và rõ ràng để hỗ trợ việc thực hiện nhất quán của nhân viên và nhà thầu. Mặc dù một số P&P này (41%) cần điều chỉnh nhỏ để hỗ trợ việc áp dụng nhất quán, đánh giá chỉ xác định 3 sở ban ngành (14%) cần cập nhật sâu rộng hơn P&P của mình để đáp ứng các tiêu chuẩn.

“Khi triển khai Chính sách Giám sát Hợp đồng, trọng tâm của chúng tôi là chứng minh tác động của chi tiêu Thành phố”, Kiểm soát viên Greg Wagner cho biết. “Chúng tôi muốn đảm bảo các sở ban ngành của Thành phố tài trợ cho các chương trình hiệu quả. Tất cả bắt đầu bằng việc xây dựng nền tảng chính sách, tiêu chuẩn, công cụ và thực tiễn để đạt được kết quả mà công chúng mong đợi. Công việc này là một bước tiến đáng kể về giám sát và trách nhiệm giải trình, nhằm đảm bảo rằng ngân sách công được sử dụng hiệu quả và có trách nhiệm vì lợi ích cao nhất của các thành viên cộng đồng mà ngân sách dự định phục vụ.”

Ngoài đánh giá Chương trình Giám sát Hợp đồng, Báo cáo thường niên và bộ dữ liệu FY25 cũng cung cấp kết quả giám sát tài chính của Thành phố đối với 206 nhà thầu phi lợi nhuận. Thành phố đã ký hợp đồng với các tổ chức phi lợi nhuận để cung cấp 1,6 tỷ đô la dịch vụ vào năm ngoái và các hoạt động giám sát tài chính đảm bảo các nhà cung cấp dịch vụ có các hoạt động quản lý tài chính mạnh mẽ và bền vững. 206 tổ chức phi lợi nhuận được giám sát trong FY25 đã nhận được 1,4 tỷ đô la tiền tài trợ, tương đương 87% tổng chi tiêu của tổ chức phi lợi nhuận vào năm ngoái. Đánh giá giám sát tài chính FY25 cho thấy 72% các tổ chức phi lợi nhuận được giám sát đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn của Thành phố. Trong số 49 tổ chức phi lợi nhuận không đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn, các vấn đề phổ biến nhất liên quan đến việc hoàn thành kiểm toán tài chính kịp thời, các thách thức về dòng tiền và các hoạt động phân bổ chi phí. Trong hầu hết các trường hợp, tỷ lệ các tổ chức phi lợi nhuận có những lo ngại này đã giảm hoặc vẫn ổn định so với năm trước.

Văn phòng Kiểm toán đã đưa 16 tổ chức phi lợi nhuận vào diện Hành động Khắc phục Toàn thành phố do kết quả giám sát tài chính và các vấn đề khác liên quan đến hợp đồng — chiếm 9% tổng số các tổ chức phi lợi nhuận được giám sát. Trong đó, 14 tổ chức phi lợi nhuận được xếp vào "Hạng 2" do các vấn đề quản lý tài chính nghiêm trọng và hai tổ chức được xếp vào "Hạng 3" do các vấn đề nghiêm trọng hơn. Một số tổ chức phi lợi nhuận này không cung cấp báo cáo tài chính đã được kiểm toán hiện hành, trong khi một số tổ chức khác có những lo ngại rộng rãi hơn liên quan đến việc lập hóa đơn và thực hành bảng lương, giám sát nhà thầu phụ, và điểm yếu trọng yếu hoặc hoạt động liên tục trong quá trình kiểm toán.

Những tổ chức phi lợi nhuận này và các tổ chức khác sẽ nhận được các dịch vụ Xây dựng năng lực dưới hình thức đào tạo và hướng dẫn phù hợp từ Văn phòng Kiểm toán để xây dựng các hoạt động quản lý và tài chính phù hợp. Văn phòng Kiểm toán đã cung cấp hơn 267 giờ hướng dẫn tài chính cho 12 tổ chức phi lợi nhuận trong năm tài chính 2025.

Các nhà thầu phi lợi nhuận của San Francisco tiếp tục cung cấp một số dịch vụ thiết yếu nhất hỗ trợ cư dân đang gặp khó khăn. Kết quả giám sát làm nổi bật những lĩnh vực mà một số nhà thầu đang gặp khó khăn, cho phép các sở ban ngành và nhà thầu xây dựng kế hoạch giải quyết nhanh chóng những vấn đề này, đồng thời duy trì các dịch vụ thiết yếu.

Lý lịch

Vào tháng 3 năm 2024, Hội đồng Giám sát đã thông qua một sắc lệnh (55-24) do cựu Giám sát viên Catherine Stefani bảo trợ, chỉ đạo Văn phòng Kiểm toán thiết lập các tiêu chuẩn cho các mục tiêu hiệu suất có thể đo lường được đối với các hợp đồng với các tổ chức phi lợi nhuận, tạo ra chính sách giám sát hiệu suất và chương trình chuẩn hóa trên toàn thành phố và thực hiện đánh giá hàng năm về việc tuân thủ chương trình của các phòng ban.

Mặc dù hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận đều cung cấp dịch vụ chất lượng, một số trường hợp ngoại lệ nổi bật trong vài năm qua đã làm nổi bật nhu cầu của Thành phố về việc tăng cường giám sát các hợp đồng này. Các chính sách mới đặt ra các yêu cầu cơ bản mà các sở ban ngành phải tuân thủ khi ký hợp đồng với các tổ chức phi lợi nhuận để cung cấp dịch vụ cho công chúng.

Báo cáo năm nay, đáp ứng các yêu cầu báo cáo được thiết lập theo sắc lệnh 55-24, lần đầu tiên nêu chi tiết về mức độ chặt chẽ của các Chính sách và Quy trình của các sở ban ngành khác nhau. Mục tiêu của yêu cầu mới này là giúp các sở ban ngành đảm bảo các tổ chức phi lợi nhuận cung cấp dịch vụ chất lượng cao và có trách nhiệm. Văn phòng Kiểm toán đã mở rộng Chương trình Giám sát và Xây dựng Năng lực Phi lợi nhuận Toàn thành phố lâu đời để bao gồm các hoạt động mới liên quan đến việc thực hiện Chính sách Giám sát Hợp đồng.

Truy cập SF.GOV để biết các chương trình, chính sách và thông tin của Văn phòng Kiểm soát về hợp đồng phi lợi nhuận .