Actas del Consejo de Compensación Laboral - 20 de noviembre de 2023

Llamar al orden

• 9:05 AM

Lista de asistencia

• Carol Isen, Directora de Recursos Humanos (Representada por Kate Howard) - Presente
• Anna Duning, Directora de Presupuesto del Alcalde (Representada por Fisher Zhu) - Presente
• Carmen Chu, Administradora de la Ciudad (Representada por Mark Hennig) - Presente
• Erik Rapoport, Director Ejecutivo Adjunto, Sistema de Jubilación de Empleados de San Francisco - Presente
• Todd Rydstrom, Contralor Adjunto, Oficina del Contralor (Representado por Devin Macaulay) - Presente
• Matthew Barravecchia, Fiscal Adjunto de la Ciudad, Oficina del Fiscal de la Ciudad - Presente

Kate Howard dio la bienvenida a los miembros más nuevos del consejo: Fisher Zhu de la Oficina de Presupuesto del Alcalde, Mark Hennig de la Oficina del Administrador de la Ciudad y Devin Macaulay de la Oficina del Contralor.

Punto No. 1 - Solicitudes públicas para hablar sobre cualquier asunto dentro de la jurisdicción del Consejo de Compensación de los Trabajadores que aparezca en la agenda

Oradora: Kate Howard, Directora General Adjunta

Comentario del Consejo:

Ninguno.

Comentario público:

Ninguno.

Punto Nº 2 - Aprobación con posible modificación del acta

Matthew Barravecchia mocionó aprobar las actas de la reunión celebrada el 21 de agosto de 2023. La moción fue secundada por Erik Rapoport.

Acción: Se aprobó por unanimidad el acta del 20 de agosto de 2023.

Punto n.º 3 - Informe de la División de Compensación de los Trabajadores (WCD)

El Director de Compensación de Trabajadores, Julian Robinson, fue llamado para presentar el informe de la División de Compensación de Trabajadores.

Orador: Julian Robinson, Director Adjunto, División de Compensación Laboral

Informe sobre logros, desafíos e iniciativas, programa de regreso al trabajo, Covid-19, datos breves sobre el desempeño, finanzas y análisis de reclamaciones.

Julian Robinson saludó al consejo. Explicó que se enviaron diapositivas informativas con antelación para su revisión y que su presentación consistiría en un resumen de los logros, iniciativas y desafíos de la División de Compensación Laboral, seguido de una actualización sobre el Programa de Trabajo Temporal de Transición. A continuación, el Oficial de Seguridad de la Ciudad, Tyler Nguyen, informará sobre Salud y Seguridad. El Subdirector de Finanzas y Tecnología, Stanley Ellicott, presentará datos breves sobre el desempeño y los informes financieros. Por último, el Subdirector de Operaciones de Reclamaciones, Arnold Pacpaco, hablará sobre el análisis de reclamaciones.

Julian Robinson comenzó su presentación de logros recientes. La División de Compensación Laboral de la Ciudad y el Condado de San Francisco:

• Auditoría simulada completada el 1/9/23, con una puntuación final de 0,97029, mientras que la puntuación para aprobar es 1,76324 o inferior.
• Completó todas las actividades de fin de año fiscal, incluido el cierre de año, una auditoría in situ, la participación actuarial y más.
• Informes anuales autoasegurados públicos completados a la Oficina de Planes de Autoseguro (OSIP)
• Proyecto Space Reimagined finalizado en septiembre de 2023
• Actualizaciones de personal:
  • Gerente de Reclamaciones de WCD nombrado con éxito - Ed Stone
  • Supervisores del WCD del equipo de policía y bomberos contratados con éxito
  • Ajustador de reclamaciones final seleccionado y pendiente de contratación
  • (3) Candidatos a Asistente de Reclamaciones seleccionados y pendientes de contratación

Las iniciativas clave continuas del año fiscal 24 para la División de Compensación de Trabajadores incluyen:

• Contratación:
  • La renovación del contrato para el sistema Ventiv/Claim avanza con la aprobación de PSC, la aprobación de fuente única y la aprobación 14B
  • Solicitud de cotización para la planificación de servicios de investigación en curso
  • Extensión del contrato del Defensor del Pueblo – Añadir valor – en curso
• Capacitación a pedido de WC Essentials en desarrollo con WFD
• La academia de capacitación “Cultivemos lo nuestro” dentro del WCD se encuentra en las primeras etapas de planificación
• Informes y seguimiento continuos para la Asignación Temporal de Trabajo Transitorio (TTWA)
• Ampliación del uso del Programa de Triaje de Enfermería para grandes departamentos clave
• Revisión y mejora del cumplimiento de los informes de Medicare

Los desafíos que enfrentamos incluyen:

● Se emitió la norma final del Plan de Salud No Grupal (NGHP) de la Sección 111 del MSP el 11/10/23 sobre sanciones monetarias civiles por no informar oportunamente a Medicare

● Déficit presupuestario de la policía debido a gastos de reclamaciones catastróficas que han superado con creces las expectativas

● El Gobernador firmó la SB623, que extiende la presunción de Trastorno de Estrés Postraumático (TEPT) para agentes de paz y bomberos por 4 años adicionales hasta el 1/1/2029

Julian Robinson informó al consejo sobre el Proyecto de Ley 1213 de la Asamblea, que se presentó como impugnación durante la sesión anterior del Consejo en agosto de 2023. Este proyecto de ley fue vetado por el Gobernador el 8 de octubre de 2023. Este proyecto de ley habría exigido que la incapacidad temporal pagada debido a la denegación de tratamiento por parte del médico tratante, de ser posteriormente revocada por una Revisión Médica Independiente (IMR), no se computara para los límites legales de las prestaciones por incapacidad total por una sola lesión.

A continuación, el Director Robinson analizó las iniciativas actuales del Programa de Trabajo Temporal de Transición (PTT) del WCD, los primeros hallazgos, los desafíos y los próximos pasos. Seguimos manteniendo reuniones periódicas con departamentos, proveedores de la Red de Prácticas Médicas (MPN), clínicas ocupacionales y empleados lesionados para responder preguntas y definir el tono y las expectativas del programa.

Los primeros análisis de datos de TTWA muestran lo siguiente:

• El 78% de las reclamaciones notificadas eran elegibles para derechos modificados
• El 69% de las reclamaciones rastreadas fueron atendidas para servicio modificado, y el 31% no.
• 50 días promedio perdidos por reclamos que proporcionaron TTWA
• 159 días promedio perdidos por reclamaciones no atendidas
• 15.468 días totales perdidos por reclamaciones con TTWA
• 22.275 días totales perdidos por reclamaciones no atendidas

Los hallazgos clave indican que se registró un promedio de 109 días perdidos adicionales por reclamación cuando el departamento no adaptó las tareas modificadas. Utilizando datos de 2023 de $271 por día perdido, esto equivale a $1,844,697 o un promedio de $20,508 por reclamación en beneficios adicionales por tiempo perdido. El WCD ha calculado un promedio de 24 días perdidos por mes calendario. Estos resultados confirman que la falta de adaptación a las restricciones laborales se asocia con una mayor duración de la discapacidad y mayores costos para la Ciudad. Julian Robinson indicó que, actualmente, las estadísticas se basan en un pequeño número de reclamaciones abiertas con actividad continua. Una vez que el número de reclamaciones aumente, un análisis posterior centrado únicamente en las reclamaciones cerradas brindará la oportunidad de realizar un análisis comparativo más sólido.

La subdirectora general Kate Howard solicitó preguntas o comentarios al consejo sobre el informe de regreso al trabajo.

Comentario del Consejo:

Ninguno.

A continuación, se presentó a Tyler Nguyen para informar sobre la COVID-19 y compartir el informe de Salud y Seguridad del DHR en nombre de la Dra. Fiona Wilson.

Se realizaron muy pocos cambios en la gestión de la COVID-19 durante el último trimestre. El mandato de vacunación se rescindió el 23 de agosto de 2023. Todas las demás prácticas de gestión se mantuvieron vigentes, como los controles de salud diarios, el aislamiento y la cuarentena, el uso de mascarilla tras la enfermedad o exposición durante 10 días, el uso de mascarilla durante el brote hasta que se determine su fin y la notificación al personal sobre las exposiciones en el lugar de trabajo. Seguimos animando a los empleados a mantenerse al día con sus vacunas contra la COVID-19, ya que una nueva vacuna estuvo disponible en centros de salud y comercios a partir de mediados de septiembre.

Tyler Nguyen continuó con las estadísticas de casos de empleados que reflejan la prevalencia en la comunidad.

• 7034 casos acumulados de COVID-19 durante la pandemia, limitados a herramientas de autoinforme
• 586 casos de COVID-19 en el primer trimestre del año fiscal 24, alcanzaron un máximo a fines de agosto con 64 por semana, y luego bajaron a 32 por semana a fines de septiembre.
• 192 reclamos de compensación laboral en lo que va del año fiscal 23 y 85,4 % aceptados: 86 FIR, 31 DPH, 20 POL
• 305 brotes en lugares de trabajo durante la pandemia, 28 brotes en el primer trimestre del año fiscal 24

En el tercer trimestre del año fiscal 2022 se reportó un máximo de 782 solicitudes de COVID-19. Actualmente, en el primer trimestre del año fiscal 2024 se reportan 180 solicitudes.

El Departamento de Recursos Humanos (DHR) creó una División de Salud y Seguridad dirigida por la Dra. Fiona Wilson, Jefa Médica de Empleados del CCSF, con el apoyo de Tyler Nguyen, Oficial de Seguridad de la Ciudad, y reportando a la Directora de Recursos Humanos, Carol Isen. Esta división...

• Continuar trabajando con los oficiales de seguridad en todos los departamentos de la ciudad.
• Centrarse en la prevención de lesiones, incluida la reducción de incidentes de compensación laboral.
• Aumentar la educación y el compromiso de los empleados.
• Preparar a toda la ciudad para la SB553: Programa de prevención de la violencia en el lugar de trabajo, para julio de 2024.

A continuación, Stanley Ellicott, gerente de Finanzas y Sistemas de Información, resumió el desempeño del primer trimestre del año fiscal.

Actualmente, nos ajustamos al presupuesto del año fiscal. El volumen, el coste y la duración de las reclamaciones son ligeramente superiores a nuestro promedio de referencia de cuatro años consecutivos e incluyen datos de reclamaciones relacionadas con la COVID-19.

Las tendencias de gastos en prestaciones del departamento muestran un aumento estable de aproximadamente el 1% durante el último trimestre. Los gastos de indemnización han disminuido, lo que creemos que se debe a los primeros resultados del programa TTWA. Debido a las hospitalizaciones de alto costo, observamos un aumento del 6,1% en los gastos médicos.

En toda la ciudad, los diez departamentos principales se mantienen mayoritariamente dentro del presupuesto, excepto el Departamento de Policía de San Francisco. Actualmente, pronosticamos un déficit de $4.6 millones de dólares. Una reclamación actual se ha convertido en la más costosa en la historia del programa de Compensación Laboral. Por lo tanto, estamos trabajando con la Alcaldía, la Oficina del Contralor y el Departamento de Policía para encontrar soluciones a este déficit. En general, actualmente estamos $10 millones por debajo del presupuesto, lo que incluye $7.7 millones en asignaciones transferidas del año fiscal anterior. Esperamos que los fondos se reintegren a la cuenta general al final del año fiscal.

Finalmente, Stanley Ellicott presentó un análisis de los costos incurridos para operar el programa de Resolución Alternativa de Disputas (ADR), según lo solicitado durante la reunión del Consejo de agosto de 2023. Dos recursos clave remunerados del programa son la Defensora del Pueblo, Maria Mariotto, y el Director de ADR, el Juez Jubilado Steven Siemers. La Defensora del Pueblo, Maria Mariotto, ayuda a aclarar problemas, defiende a los trabajadores lesionados y agiliza el proceso de resolución, con un costo de $1.6 millones de dólares durante la vigencia del programa, que comenzó en julio de 2019. El Juez Steven Siemers ha recibido $152,363 durante la vigencia del programa.

Comentario del Consejo:

El consejo solicitó confirmar qué departamentos participan actualmente en el programa ADR. Stanley Ellicott respondió que el programa incluye a miembros de organizaciones laborales de la Asociación de Oficiales de Policía de San Francisco y la Asociación de Bomberos de San Francisco.

El subdirector de reclamaciones, Arnold Pacpaco, presentó a continuación análisis y estadísticas detalladas de reclamaciones. El promedio de reclamaciones por cada 100 empleados a tiempo completo en toda la ciudad es de aproximadamente 12; sin embargo, debido a la naturaleza de sus trabajos, la policía, los bomberos y el sheriff tienen un promedio de 19 por cada 100 empleados a tiempo completo. Las tres principales causas de reclamaciones en la ciudad son la exposición, las lesiones corporales y el trauma acumulativo.

La frecuencia de presentación de reclamaciones aumentó un 8% en el primer trimestre. En comparación con 2020, la frecuencia de presentación de reclamaciones del Departamento de Bomberos aumentó un 40%. La frecuencia de presentación de reclamaciones de Salud Pública aumentó un 13% y la de Aeropuertos aumentó un 43%. La frecuencia de presentación de reclamaciones de la Policía disminuyó un 17% y la de la Policía disminuyó un 23% en el primer trimestre del año fiscal 2023-24. En general, a nivel de la ciudad, la frecuencia de presentación de nuevas reclamaciones aumentó un 8% durante el primer trimestre del año fiscal 2023-24.

El inventario de reclamaciones abiertas, incluyendo indemnizaciones y solo cobertura médica, se mantiene estable en aproximadamente 5200 reclamaciones. La Policía, Salud Pública y Bomberos registran el mayor número de días perdidos por departamento. La Oficina del Sheriff y el Departamento de Parques y Recreación experimentaron una disminución, probablemente debido al programa de Trabajo Temporal de Transición.

Centrándose en las estadísticas de litigios, las reclamaciones litigadas tienden a costar más que las reclamaciones no litigadas, ya que pueden incluir partes del cuerpo adicionales o requerir evaluaciones y declaraciones especializadas. La tasa promedio de litigios en toda la ciudad es del 20 %. Durante el primer trimestre, las tasas de litigios para la policía fueron del 10 % y para los bomberos del 4 %, ambas menores que en años anteriores, gracias a los beneficios del programa de Resolución Alternativa de Disputas (ADR). En lugar de recurrir a abogados, los trabajadores lesionados pueden acudir a un Defensor del Pueblo, quien puede brindarles aclaraciones y orientación, lo que resulta en una reducción de las tasas de litigios.

Luego, el Sr. Pacpaco devolvió la reunión al subdirector Howard, quien solicitó preguntas o comentarios del consejo.

Comentario del Consejo:

Matthew Barravecchia, fiscal adjunto de la ciudad, agradeció al WCD por proporcionar las cifras del programa de ADR. Solicitó datos sobre las reclamaciones de ADR litigadas y no litigadas, ya que le gustaría ver el ahorro en costos.

Kate Howard reiteró que el WCD trabaja en estrecha colaboración con la Oficina del Contralor para realizar una evaluación de fin de año y determinar los ahorros del programa ADR. Solicitó ver los datos de esta evaluación de fin de año, que podrían incluir la distribución de los fondos de ahorro a los miembros del sindicato de policías y bomberos. Recomendó la presentación de estadísticas de litigios de años anteriores a la implementación del programa ADR para mostrar los beneficios del programa en comparación con los datos de ahorro actuales.

Eric Rapaport quisiera ver los datos de TTWA sobre los porcentajes de alojamiento de servicio modificado de los departamentos. Julian Robinson afirmó que observamos mucha desinformación y que hemos estado trabajando para reeducar a los departamentos y disipar mitos urbanos para ayudar a reducir costos.

Fisher Zhu preguntó si sabemos qué departamentos están implementando el servicio modificado y cuáles no. Julian Robinson confirmó que sí lo sabemos y que estamos trabajando con los departamentos para aumentar los porcentajes de servicio modificado y así reducir costos.

Matthew Barravecchia brindó comentarios positivos de que el equipo de litigios está teniendo éxito con el programa TTWA.

Comentario público:

Ninguno.

Punto n.º 4 - Punto de debate: Informe de la División de Compensación para Trabajadores de la Agencia de Transporte Municipal de San Francisco

Orador: Jim Radding, Gerente de Compensación Laboral de la Agencia de Transporte Municipal de San Francisco

Informe sobre logros e iniciativas, desafíos, COVID-19, datos breves sobre el rendimiento, análisis de reclamaciones y finanzas.

Jim Radding, Gerente de Reclamos de Compensación para Trabajadores de SFMTA, presentó y reconoció a Andrew Mathews, gerente del administrador externo, Intercare.

Logros:

Durante la reunión, se debatieron varias iniciativas y logros clave. A continuación, se presenta un resumen de los puntos principales:

• Iniciativa LightSpeed: del 1 de julio de 2023 al 30 de septiembre de 2023, se completaron 88 investigaciones in situ.
• Programa de intervención temprana: 172 expedientes revisados del 1/7/23 al 30/9/23
• Revisiones de reclamaciones trimestrales con SFMTA y el equipo, la próxima reunión es el 16/11/23.
• Mesa Redonda Mensual – Nuevas Reclamaciones con 30 días de TTD Pagados. 7
• Proyecto de Cierre – Mesas Redondas Semanales con la oficina del Fiscal Adjunto de la Ciudad revisando archivos con reclamos complementarios para buscar acuerdos finales.
• Iniciativa – Completar análisis y descripciones de puestos de trabajo actualizados.
• Programa de Trabajo de Transición (TWP)/Programa de Regreso al Trabajo (RTW)
• Entrenamiento mensual con todas las divisiones.
• El programa TWP/RTW tiene un promedio de 50 empleados por semana para el programa de trabajo modificado de 90 días.
• Encuesta de empleados lesionados implementada el 1 de septiembre de 2023.
• Orientación sobre compensación laboral para nuevos empleados en SFMTA.
• Excursión del equipo de compensación laboral de SFMTA (Intercare, Intermed, Investigaciones de Passanisi, Oficina del Fiscal Adjunto de la Ciudad y Administración de Tránsito de SFMTA)

Desafíos actuales:

Durante la reunión se discutieron los siguientes desafíos:

● Aumento del máximo del beneficio por incapacidad temporal

● Aumento general de los costes/gastos de reclamaciones

● Ubicaciones disponibles para asignaciones del programa de trabajo de transición (TWP)

● Reclamaciones por agresión/Salud mental

Estos desafíos resaltan la necesidad de una gestión cuidadosa de los costos y de esfuerzos para mejorar la red de proveedores médicos a fin de garantizar procesos de compensación laboral efectivos y eficientes para la SFMTA.

Informe sobre la COVID-19:

• 8 reclamos de compensación laboral por COVID-19 presentados en el primer trimestre del año fiscal 2024
  • 8 reclamaciones de indemnización, 0 reclamaciones litigadas, 2 reclamaciones denegadas
• 334 reclamos de compensación laboral por COVID-19 presentados hasta el 30/9/23
  • 254 Solo reclamaciones notificadas.
    • 79 reclamaciones de indemnización reportadas, 8 reclamaciones litigadas, 35 reclamaciones denegadas: prueba negativa o no de naturaleza ocupacional
    • Promedio pagado por reclamo de indemnización = $9,703
    • Promedio incurrido por reclamo de indemnización = $11,855
    • Al 30/09/23, solo quedaban abiertas 7 reclamaciones

El costo promedio de las reclamaciones de indemnización cerradas en el primer trimestre de 2024 fue de $17,664, en comparación con el valor de referencia del primer trimestre de 2023 de $20,585. Las nuevas reclamaciones de indemnización este trimestre totalizaron 155, frente al valor de referencia del primer trimestre de 2023 de 146, y las reclamaciones solo médicas totalizaron 13, frente a las 6 del primer trimestre de 2023. El ratio fiscal de gastos reales a presupuesto fue del 28% tanto en el primer trimestre de 2024 como en el de 2023. La duración promedio de las reclamaciones cerradas en el primer trimestre de 2024 fue de 150 días, significativamente mayor que las 86 reclamaciones cerradas en el primer trimestre de 2023.

• Frecuencia de presentación de reclamaciones: La cantidad de reclamaciones de compensación laboral informadas trimestralmente por indemnización aumentó levemente a 155 en comparación con 146 en el mismo trimestre de 2023.
• Frecuencia de reclamaciones por cada 100 FTE: De 5.899 empleados, la organización tuvo 2,85 reclamaciones por cada 100 empleados, significativamente menor que años anteriores cuando el promedio era de 10 por cada 100.
• Distribución de las Causas de las Reclamaciones: Los principales tipos de reclamaciones en la organización durante los últimos 12 meses fueron agresiones físicas/verbales, incidentes vehiculares y movimientos repetitivos, seguidos de resbalones, tropiezos y caídas. Abordar estos problemas mediante la seguridad y la capacitación vehicular, la prevención de agresiones en el lugar de trabajo, las revisiones ergonómicas y la gestión del estrés podría ayudar a reducir el número de reclamaciones y mejorar la seguridad y el bienestar de los empleados.

SFMTA continúa priorizando el bienestar de los empleados implementando protocolos de seguridad, brindando capacitación y recursos y fomentando un entorno de trabajo de apoyo.

Análisis de reclamaciones:

La división de transporte registra el mayor número de reclamaciones abiertas (582) con un importe total superior a $100,000. Esta división también representa el mayor importe total de estas reclamaciones, lo que sugiere que es más propensa a recibir reclamaciones de mayor cuantía debido a la naturaleza del trabajo. SFMTA e Intercare continúan gestionando estas reclamaciones para su posible resolución temprana y definitiva. Las reclamaciones abiertas se clasifican según su importe total. Existen diferentes categorías, que van desde $100,000 y $150,000 hasta reclamaciones superiores a $1 millón. La división de transporte registra el mayor número de reclamaciones abiertas de todas las categorías.

Las reclamaciones de indemnización activa representan el 72% del total de reclamaciones, mientras que las reclamaciones de indemnización médica futura constituyen el 28% restante. Las reclamaciones de indemnización médica futura suelen ser más costosas, mientras que las reclamaciones de indemnización activa son más frecuentes, pero cuestan menos. En el primer trimestre de 2024, se presentaron 1199 reclamaciones de indemnización activa y 425 reclamaciones de indemnización médica futura, con un costo de $261.8 millones.

Al comparar las reclamaciones litigadas con las no litigadas, las tasas de reclamaciones litigadas cayeron del 20% en promedio al 7% el último trimestre.

Finanzas:

Gastos y tendencias de la SFMTA

El gasto real fue de $8,298,744, frente a un presupuesto anual de 29,710,709, equivalente al 27% del presupuesto asignado. Los costos de indemnización fueron de aproximadamente $5.2 millones, un 9% menos que en el primer trimestre del año anterior. Los costos médicos aumentaron un 8%, y los gastos acumulados del primer trimestre fueron de $396,824.

Comentario del Consejo:

Erik Rapoport solicitó un gráfico que muestre cuánto tiempo están abiertas las reclamaciones, es decir, ¿cuál es el porcentaje de reclamaciones a largo plazo?

Comentario público:

Ninguno.

Punto n.º 5 - Oportunidad de incluir temas en agendas futuras

Oradora: Kate Howard, Directora General Adjunta

Comentario del Consejo:

Ninguno.

Comentario público:

Ninguno.

Punto n.º 6 - Oportunidad para que el público comente sobre cualquier asunto dentro de la jurisdicción del consejo

Comentario del Consejo:

Ninguno.

Recordatorio de la próxima reunión programada: 5 de febrero de 2024. En consonancia con el cambio de la ciudad a reuniones en persona, las reuniones del Consejo de Compensación para Trabajadores han regresado al Ayuntamiento.

Punto n.º 7 - Aplazamiento

La subdirectora general Kate Howard levantó la sesión del Consejo de Compensación de Trabajadores.

La próxima reunión del Consejo de Compensación para Trabajadores se llevará a cabo el lunes 5 de febrero de 2024 en el Ayuntamiento, en la Sala 400 a las 9:00 a. m.

La reunión se levantó a las 10:08 horas.