評估師工作量報告

背景

舊金山每天都在建造新的建築物和住宅。平均每年有超過 20,000 個新建和在建項目。評估記錄員辦公室負責為財產稅的目的提供公平公正的財產價值評估。評估員辦公室每年帶來超過 30 億美元的財產稅收入，其中三分之二的資金留在當地，用於支持公共安全、公園、圖書館以及健康和社會服務等城市服務。

出了什麼問題

評估員辦公室有超過 20,000 個正在進行的建設項目，開發了一個流程來確定這些項目的優先順序和分配。這主要是一個手動且勞動密集的過程。結果，將產生六十個單獨的工作簿，並且這六十個工作簿還需要為每個項目添加額外的數據，然後評估師才能將它們用作評估財產的主要工具。附加資料分散在各個來源，例如：

• 納稅人提交的資料儲存在其文件管理系統中
• 開放資料入口網站上DBI 許可證資料集的建築檢查註釋
• 來自開放資料入口網站的歷史納稅資料集

讓事情變得更加複雜的是，評估人員需要處理數據並將其輸入到內部 AS-400 系統的五個不同螢幕中。然後將其納入“錯誤報告”，供八位主要評估師審查、識別品質控制問題，並發送回評估師進行手動更正。他們確認已進行更正，直到兩週後的下一份報告。

如上圖所示，這是一項複雜的工作，幾乎影響了評估團隊的所有成員。

• 耗時- 基於手動 Excel 的系統意味著管理和維護工作簿和關聯流程需要單一分析師花費大量時間。
• 品質問題- 由於是手動流程，資料品質問題只能在事後發現，並且需要額外的手動工作來修復。

做了什麼

改進這項流程的艱鉅任務落在了資料分析師團隊的肩上，而專案檢修則落在了營運分析師 Michelle Wong 身上。結果是該工具從手動靜態 Excel 工作簿徹底轉變為具有增強功能的自動化動態 Power BI 報告。該專案是透過迭代、以使用者為中心的方法完成的，該方法最大限度地減少了工作量並最大限度地提高了使用者的支持度。

透過利用 DataSF 的 PowerBI 課程和辦公時間，Michelle 很快就意識到透過 PowerBI 徹底改變流程的潛力。特別是，DataSF 資料建模課程為她建立了一個基於 PowerBI 的系統建立了理論基礎，該系統可以自動化整個過程。產生的資料模型將現有業務邏輯嵌入到 PowerBI 中。現在不再是 60 個 Excel 工作簿，而是一個由優雅且靈活的資料模型提供支援的報表。從資料模型到V1的開發過渡時間僅三週！

此外，米歇爾還添加了一個資料品質頁面，如果評估員忘記輸入字段，該頁面會立即發出警報。在錯誤到達主要評估員之前，它就發現了錯誤（焦點小組將其重新命名為“不完整”）。此外，她還透過添加互動式地圖和附加欄等進階功能來整合使用者回饋，以方便評估人員完成任務。

成功的很大一部分歸功於米歇爾在推出新的 PowerBI 報告時採用的迭代和以用戶為中心的方法。米歇爾創建了報告的 V1，它簡單地重現了評估師習慣看到的內容。她創建了焦點小組，並在 ASR 內提供辦公時間，以幫助簡化過渡。這在員工之間建立了信任和興奮。例如，工作人員要求提供新穎的功能，例如可搜尋的地圖，以識別當天要造訪哪些網站。這涉及合併一個全新的資料集，但由於資料模型的靈活性，只需要幾個小時即可交付。

結果如何

負責引導流程的分析師將 100% 的時間花在這個專案上，減少到 5%，從而大大釋放了時間來滿足更緊迫的分析需求。他從管理 Excel 工作簿轉變為管理整個專案。實際上，該報告為評估記錄員提供了一位新的分析師。

數據品質頁面大大減少了提交給首席評估師審查的最終報告中的錯誤數量，從而節省了員工數小時的時間。它也有助於改變分析師和評估師之間的動態。在自動化資料品質標記出現之前，分析師必須扮演資料演習中士這個非常無趣的角色。評估人員的一些小而一致的痛點（例如缺乏地圖和立即從外部系統存取資訊）得到了解決，使工作生活更有效率。

評估人員對工具和以使用者為中心的流程的反應非常積極。

團隊

Michelle Wong，評審記錄員
Benjamin Lau，評審記錄員