Ulat sa Workload ng Appraiser

Background

Araw-araw sa San Francisco, ang mga bagong gusali at tirahan ay itinatayo. Sa isang karaniwang taon, mayroong higit sa 20,000 bago at patuloy na mga proyekto sa pagtatayo. Ang Opisina ng Assessor-Recorder ay may pananagutan sa pagbibigay ng patas at walang kinikilingan na pagtatasa ng halaga ng isang ari-arian para sa layunin ng pagbubuwis ng ari-arian. Bawat taon, ang Assessor's Office ay nagdadala ng mahigit $3 bilyon na kita sa buwis sa ari-arian at ang dalawang-katlo ng pondo ay nananatiling lokal na sumusuporta sa mga serbisyo ng Lungsod, tulad ng kaligtasan ng publiko, mga parke, mga aklatan, at mga serbisyong pangkalusugan at panlipunan.

Ano ang problema

Sa mahigit 20,000 aktibong proyekto sa konstruksyon, ang Assessor's Office ay bumuo ng isang proseso upang bigyang-priyoridad at italaga ang mga proyektong ito. Ito ay higit sa lahat ay manu-mano at masinsinang proseso. Bilang resulta, bubuo ng animnapung magkahiwalay na workbook, at ang animnapung workbook na ito ay kailangan ding dagdagan ng karagdagang data para sa bawat proyekto bago magamit ng mga appraiser ang mga ito bilang pangunahing mga tool upang suriin ang isang property. Ang karagdagang data na nakakalat sa iba't ibang mapagkukunan tulad ng:

• Ang data na isinumite ng mga nagbabayad ng buwis na nakaimbak sa kanilang Document Management System
• Mga tala sa Pag-inspeksyon ng Building mula sa dataset ng DBI Permits sa open data portal
• dataset ng Historical Tax Rolls mula sa Open Data Portal

Ang karagdagang kumplikadong mga bagay, ang mga appraiser ay kailangang iproseso at ipasok ang data sa limang magkakaibang mga screen sa kanilang panloob na AS-400 system. Pagkatapos ay kinuha ito sa isang "Ulat ng Error" para sa walong punong-guro na appraiser upang suriin, tukuyin ang mga isyu sa pagkontrol sa kalidad, at ipadala pabalik sa mga appraiser para sa manu-manong pagwawasto. Kinumpirma nila na ang mga pagwawasto ay ginawa sa pamamagitan ng paghihintay hanggang sa susunod na ulat sa loob ng dalawang linggo.

Gaya ng ipinahihiwatig ng larawan sa itaas, ito ay isang masalimuot na gawain, na nakakaapekto sa halos lahat ng miyembro ng pangkat ng pagtatasa Maraming mga punto ng sakit, ang pinakamalaki sa mga ito ay:

• Ubos ng oras - Ang manu-manong Excel based system ay nangangahulugan na ang pamamahala at pagpapanatili ng mga workbook at mga nauugnay na proseso ay mangangailangan ng maraming oras ng trabaho ng isang analyst.
• Mga isyu sa kalidad - Dahil sa manu-manong proseso, ang mga isyu sa Kalidad ng Data ay nakuha lamang pagkatapos ng katotohanan at nangangailangan ng karagdagang manu-manong trabaho upang ayusin.

Kung ano ang ginawa

Ang nakakatakot na gawain ng pagpapabuti ng prosesong ito ay nahulog sa pangkat ng data analyst at ang pag-overhaul ng proyekto ay napunta sa Operations Analyst, si Michelle Wong. Ang resulta ay isang radikal na pagbabago ng tool mula sa isang manual na static na Excel workbook patungo sa isang automated, dynamic, ulat ng Power BI na may pinahusay na functionality. Naisakatuparan ang proyekto sa pamamagitan ng umuulit, nakasentro sa user na diskarte na nagbawas ng pagsisikap at nag-maximize ng pagbili ng user.

Sa pamamagitan ng pagsasamantala sa mga kurso at oras ng opisina ng DataSF ng PowerBI, mabilis na nakilala ni Michelle ang potensyal na radikal na baguhin ang proseso sa pamamagitan ng PowerBI. Sa partikular, ang kursong Pagmomodelo ng Data ng DataSF ay nagbigay sa kanya ng teoretikal na pundasyon upang buuin ang isang system na binuo sa PowerBI na mag-o-automate sa buong proseso. Ang resultang modelo ng data ay naka-embed sa kasalukuyang lohika ng negosyo sa PowerBI. Sa halip na animnapung excel workbook, mayroon na ngayong isang ulat na pinapagana ng isang elegante at flexible na modelo ng data. Tatlong linggo lang ang tagal ng transition ng development mula sa data model hanggang V1!

Bilang karagdagan, isinama ni Michelle ang isang pahina ng Kalidad ng Data na agad na inalertuhan ang mga Appraiser kung nakalimutan nilang magpasok ng isang field. Nakakuha ito ng mga error (na binago ng focus group bilang "Hindi Kumpleto") bago nila naabot ang mga pangunahing appraiser. Higit pa rito, isinama niya ang feedback ng user sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga advanced na feature tulad ng mga interactive na mapa at karagdagang column upang mapadali ang mga gawain ng mga appraiser.

Ang malaking bahagi ng tagumpay ay nagmula sa umuulit at nakasentro sa user na diskarte na ginawa ni Michelle sa paglabas ng bagong ulat ng PowerBI. Gumawa si Michelle ng V1 ng ulat na ginawang muli kung ano ang nakasanayan nang makita ng mga appraiser. Gumawa siya ng mga focus group at nagbigay ng mga oras ng opisina sa loob ng ASR upang makatulong na mapagaan ang paglipat. Nagdulot ito ng tiwala at pananabik sa mga tauhan. Halimbawa, humingi ang staff ng mga nobelang feature tulad ng isang mahahanap na mapa upang matukoy kung aling mga site ang bibisitahin sa araw na iyon. Kabilang dito ang pagsasama ng isang ganap na bagong dataset, ngunit, dahil sa flexibility ng modelo ng data, tumagal lamang ito ng ilang oras upang maihatid.

Ano ang kinalabasan

Ang analyst na inatasan sa pagpapastol sa proseso ay naging 5% mula sa 100% ng oras na ginugol sa proyektong ito, na lubhang naglalaan ng kanilang oras para sa mas mahigpit na mga pangangailangan sa pagsusuri. Nagpunta siya mula sa pamamahala ng mga excel workbook hanggang sa pamamahala ng proyekto sa kabuuan. Sa katunayan, ang ulat ay nagbigay sa Assessor-Recorder ng isang bagong analyst.

Ang pahina ng kalidad ng data ay lubhang nagbawas sa dami ng mga error sa huling ulat na ibinigay sa Mga Principal Appraiser upang suriin kung aling mga oras ang nakatipid ng oras ng kawani. Nakatulong din ito na baguhin ang dynamic sa pagitan ng mga Analyst at Appraiser. Bago i-flag ang automated na kalidad ng data, kailangang gampanan ng mga Analyst ang napaka hindi nakakatuwang papel ng mga sarhento ng data drill. Ang mga appraiser ay maliit ngunit pare-pareho ang mga pain-point tulad ng kakulangan ng mapa at agarang pag-access sa impormasyon mula sa mga panlabas na system ay nalutas na ginagawang mas mahusay ang buhay sa trabaho.

Ang mga tugon ng mga appraiser sa tool at ang prosesong nakasentro sa user ay napaka positibo.

Koponan

Michelle Wong, Assessor Recorder
Benjamin Lau, Assessor Recorder